Software y herramientas de gestión de proyectos: las mejores opciones en 2022

Si gestionas el trabajo, eres gerente de proyectos. Pero no siempre fue así. Durante muchos años, las únicas personas responsables de gestionar proyectos eran (como era de esperar) los gerentes de proyectos. Estos roles altamente especializados usaban herramientas heredadas que requerían una amplia capacitación y mucha experiencia.

Ahora, se espera que todas las personas gestionen sus propios proyectos, y estas herramientas obsoletas ya no son prácticas. Y, aunque todavía existe el rol del gerente de proyecto y las soluciones heredadas, el software de gestión de proyectos moderno se ha adaptado para satisfacer las necesidades de una fuerza laboral más dinámica y colaborativa.

Tanto si eres el encargado de una empresa nueva que solo necesita ayuda con la facturación como si eres el responsable de una multinacional, hay un software de gestión de proyectos adecuado para ti. Sigue leyendo para descubrir qué software de gestión de proyectos se adapta a las necesidades de tu organización.

¿Qué es el software de gestión de proyectos?

El software de gestión de proyectos es una herramienta que ayuda a los equipos a organizar, dar seguimiento y ejecutar el trabajo. Básicamente, es como un espacio interactivo, donde coordinas la forma en que trabajas, colaboras y te comunicas con los demás. Pero la mejor solución de gestión de proyectos va mucho más allá: conecta tus flujos de trabajo más avanzados en toda la empresa y te ayuda a lograr tus objetivos más importantes y audaces.

Es una categoría amplia y puede ser tan simple como listas de verificación digitales o tan compleja como una plataforma de gestión del trabajo completa. El tipo de software de gestión de proyectos que elijas, y cómo lo uses, dependerá del tamaño, las necesidades y los objetivos generales de tu organización.

¿Por qué debo utilizar un software de gestión de proyectos?

En la actualidad, todos administran proyectos, pero no siempre cuentan con las herramientas que necesitan para hacerlo de manera eficaz. Esto a menudo lleva a los equipos a usar una hoja de cálculo, que es excelente para organizar el trabajo, pero no permite acceder a actualizaciones en tiempo real. Las hojas de cálculo son extremadamente manuales y, de hecho, pueden impedir la colaboración entre equipos. En resumen, carecen de las posibilidades que ofrece un software de gestión de proyectos. 

Es por eso que el software de gestión de proyectos es tan importante para el entorno de trabajo actual. Entre sus muchos beneficios, permite conectar las tareas, los equipos, las partes interesadas, los objetivos y todo lo demás.

Beneficios del software de gestión de proyectos

• Enfoca tu trabajo. Podrás completar más tareas, pero, lo que es más importante aún, harás el trabajo correcto. Con el software de gestión de proyectos, es menos probable que haya trabajo duplicado o que pierdas tiempo buscando materiales.

• Reduce el trabajo improductivo. Con el software de gestión de proyectos, puedes relacionar cada tarea individual con objetivos que respalden la visión más general y amplia de la organización, para que todos sepan cómo están impulsando el éxito de la empresa con cada proyecto. Cuando los empleados entienden cómo sus tareas diarias inciden en la empresa, se sienten aún más motivados para dar lo mejor de sí.

• Vincula las soluciones tecnológicas. Las empresas necesitan innumerables herramientas para desenvolverse en el mundo del trabajo actual. Con un software de gestión de proyectos dinámico, puedes conectar todas tus herramientas en una sola plataforma. Imagina tener las comunicaciones de Slack, los archivos de Dropbox, los archivos adjuntos de Google Drive y más en un solo lugar.

• Crea un sistema de registros. Usa el software de gestión de proyectos como sistema de registro para todos tus proyectos y las tareas relacionadas. Como resultado, puedes almacenar la información y, al mismo tiempo, facilitar el acceso y el uso de la misma a todas las partes interesadas y a los equipos.

• Aumenta la colaboración entre diferentes departamentos. El software de gestión de proyectos es, en esencia, una herramienta de colaboración en equipo. Al combinar el trabajo, los objetivos y las personas de todos los proyectos, equipos y departamentos, este software te permite crear una organización interdisciplinaria e interconectada.

• Almacena el trabajo de forma segura. ¿Alguna vez eliminaste una celda por accidente en una hoja de cálculo? ¿U olvidaste dónde guardaste tu última lista de tareas pendientes? Almacenar todo en la nube te permite mantener la organización y reduce la posibilidad de que se pierda el trabajo. Y todo mientras garantizas la privacidad.

Los 11 mejores software y herramientas de gestión de proyectos en 2022

Existe una amplia gama de opciones de software de gestión de proyectos disponible en el mercado actual. Elegir solo una solución puede resultar abrumador; por eso, creamos esta lista con los mejores productos disponibles en la industria actualmente y los tipos de empresas más adecuados para cada uno. Compáralos y descubre cómo el software de gestión de proyectos puede optimizar y mejorar tu trabajo.

1. Asana: ideal para empresas

Asana va más allá del software de gestión de proyectos tradicional para brindar una solución completa de gestión del trabajo que se adapta a las necesidades dinámicas y cambiantes de las empresas. Asana no solo te ayuda a administrar las tareas (aunque también puede hacerlo), sino que conecta todo el trabajo que realiza tu empresa con los objetivos y la estrategia de negocios general. Con Asana, obtienes mucho más que un software de gestión de proyectos, ya que incluye todas estas funciones:

• Integraciones con todas tus herramientas y sistemas favoritos, para que puedas mantener tu trabajo organizado en una sola plataforma.

• Objetivos que conectan a todas las personas y tareas en tu empresa, para que puedas asegurarte de que el trabajo que se realiza es siempre el más importante.

• Automatizaciones para tareas, programación, asignación de trabajo y mucho más. Todo está diseñado para reducir la cantidad de tiempo que dedicas al trabajo repetitivo de baja prioridad.

• Plantillas de proyectos listas para usar para que puedas empezar a trabajar en las tareas más importantes de inmediato.

• Paneles de informes que automáticamente brindan actualizaciones a las partes interesadas y eliminan las reuniones de actualización de estado.

• Funciones de seguridad, privacidad y cumplimiento que mantienen tus datos seguros.

Descubre qué más puedes hacer con Asana.

2. Trello: ideal para la gestión de proyectos simple

Trello (propiedad de Atlassian) es un software de gestión de proyectos estilo tablero Kanban. En Trello, almacenas las tareas del proyecto en tableros etiquetados con un tema general. Por ejemplo, puedes tener un tablero para las tareas “No iniciadas”, “En progreso” y “Finalizadas”. La configuración facilita el seguimiento del progreso del proyecto de un tablero a otro, lo cual es útil cuando necesitas una herramienta simple para proyectos pequeños.

3. Smartsheet: ideal para los fanáticos de las hojas de cálculo

Smartsheet es como una versión avanzada de una hoja de cálculo, con más funciones. Este sistema puede ser intuitivo para las empresas que tradicionalmente usaban hojas de cálculo para la gestión de proyectos, como el seguimiento del tiempo con planillas de horarios.

4. Jira: ideal para la gestión de proyectos ágiles

Jira (propiedad de la empresa matriz Atlassian) es una solución diseñada específicamente para el desarrollo de software y está lista para implementarse en equipos que utilizan la metodología Agile para hacer su trabajo. Jira se usa a menudo para proyectos de desarrollo comunes, como el seguimiento de errores, así como proyectos donde se usa el proceso Scrum.

5. Monday: ideal para pequeñas empresas

Monday ofrece una amplia gama de aplicaciones que facilitan la implementación y permiten comenzar de inmediato. Esto es útil para las pequeñas empresas que están dando los primeros pasos con el software de gestión de proyectos, aunque una vez que se acelera el trabajo, se amplía el tamaño de la empresa o aumenta la colaboración entre equipos, quizá no puedas seguir avanzando.

6. Clickup: ideal para equipos pequeños o startups

La interfaz intuitiva y colorida de Clickup hace que sea fácil de entender y adoptar. Clickup es una opción popular para empresas emergentes con recursos limitados y equipos más pequeños que quizá no necesitan tantas funciones.

7. Notion: ideal para las personas que toman notas

Notion es un sistema mejorado para crear y almacenar documentos dinámicos, hojas y notas. Es útil para empresas o individuos que solo necesitan un espacio más organizado para depositar sus pensamientos e ideas. Sin embargo, Notion puede resultar limitado al momento de trabajar con otros en la misma herramienta.

8. Airtable: ideal para quienes aman crear sus propias herramientas

Airtable proporciona una base de datos flexible sin código y con poco código que puedes usar para crear tu propio sistema de gestión de proyectos a medida (u otra aplicación personalizada). Para quienes prefieren supervisar el desarrollo de back-end de su software de gestión de proyectos, Airtable ofrece esa opción.

9. Wrike: ideal para la gestión de clientes

Wrike ofrece almacenamiento apilable y seguridad en un formato fácil de usar, para que tanto los clientes como los equipos internos puedan acceder a la información de forma segura. Esto puede ser útil cuando trabajas con socios externos, como clientes, además de administrar el trabajo empresarial interno.

10. Workfront: ideal para equipos de marketing únicamente

Workfront (propiedad de Adobe) es un software de gestión de proyectos que se desarrolló inicialmente para los especialistas en marketing. La plataforma se creó para que sea una herramienta para todos los equipos, pero debido a que es tan específica, los usuarios pueden tener dificultades para coordinar con otros equipos fuera del departamento de marketing. 

11. Microsoft: ideal para herramientas personales

Microsoft Office a menudo se etiqueta como una herramienta de gestión de proyectos, pero eso se debe principalmente a que sus productos son un recurso básico en cualquier empresa. Debido a que ya sabemos y entendemos cómo usarlos, los productos de Microsoft Office suelen ser las primeras herramientas a las que recurren los gerentes cuando comienzan a experimentar con la administración de proyectos. Sin embargo, la realidad es que las hojas de cálculo y los documentos de Excel no se crearon para la colaboración, por lo que es mejor usarlos junto con un software de gestión de proyectos completo.

Características que debes buscar en tu herramienta de gestión de proyectos

¿Vas a comprar? Cada sistema de gestión de proyectos tendrá características y funciones diferentes, pero te recomendamos que priorices aquellas plataformas que al menos ofrezcan estas características:

• Funciones de colaboración que permitan el trabajo entre miembros del equipo, departamentos y en toda la empresa, incluido el uso compartido de archivos, el seguimiento de proyectos y la gestión de recursos.

• Una plataforma que proporcione funciones de gestión de portafolios y la capacidad de vincular objetivos con tareas concretas, para que toda la empresa pueda ver cómo se relaciona todo el trabajo.

• Una aplicación móvil para que puedas enviar aprobaciones, recibir notificaciones a tiempo y administrar proyectos sobre la marcha.

• Paneles de informes y proyectos fáciles de acceder y consultar.

• Diferentes estilos de vistas de proyectos compatibles con todos tus tipos de proyectos y operaciones, incluidos los diagramas de Gantt, los tableros Kanban, las listas y los calendarios. De este modo, si tu empresa crece, tendrás la tranquilidad de saber que el software puede adaptarse a ese crecimiento.

• Programación de proyectos mejorada para definir fechas de entrega, crear hitos importantes y controlar fácilmente el tiempo para que todo se mantenga dentro del cronograma.

• Integraciones de aplicaciones de gestión de proyectos que se adapten a tus necesidades de negocios personalizadas.

• Automatizaciones y dependencias que te permitan a ti y a las partes interesadas mantenerse actualizados en tiempo real.

El mejor software de gestión de proyectos es el que se adapta a tu crecimiento

Muchas soluciones de software de gestión de proyectos parecen tener características similares y, en un nivel básico, muchas de ellas son iguales. Sin embargo, en el momento de elegir, no debe ser solo otra herramienta más. Debe ser una plataforma de gestión de proyectos completa que te permita a ti y al equipo dar lo mejor con el menor esfuerzo.

Esto significa que debes obtener una plataforma que continúe creciendo, expandiéndose y adaptándose a medida que lo hace tu empresa. Lo último que necesitas es encontrar límites justo cuando estás alcanzando el flujo de trabajo ideal. Asana está diseñada para equipos empresariales, lo que significa que puede respaldar tus iniciativas de gestión de proyectos desde el principio, cuando eres tú solo con una idea, hasta convertirte en una empresa Fortune 100. De hecho, más del 80 % de las empresas Fortune 100 usan Asana*.

Con Asana, no se trata solo de generar más entregables, ya que se enfoca en cómo puedes conectar y aprovechar cada aspecto del trabajo, los objetivos y los recursos de tu empresa para producir el trabajo correcto.

Preguntas frecuentes sobre el software de gestión de proyectos

¿Qué software es mejor para la gestión de proyectos?

El mejor software de gestión de proyectos es el que tiene las funciones que necesitas. Busca una herramienta como Asana, una plataforma completa de gestión del trabajo en la que puedes integrar las aplicaciones que ya usas, relacionar los objetivos con las tareas, eliminar el aislamiento entre los equipos y automatizar el trabajo repetitivo que consume mucho tiempo.

¿Qué es básicamente el software de gestión de proyectos?

Es un tipo de software utilizado para todos los aspectos de la gestión de proyectos. Suele incluir todo, desde las etapas de planificación del proyecto (asignación de recursos, establecimiento de fechas de entrega y creación y asignación de listas de tareas) hasta la programación, el seguimiento y la generación de informes del proyecto. El mejor software de gestión de proyectos te ayudará a coordinar y automatizar el trabajo no solo entre proyectos, sino también entre portafolios, equipos y departamentos.

¿Cuál es la diferencia entre el software de gestión de proyectos y el software de gestión de tareas?

El software de gestión de tareas se utiliza únicamente para gestionar tareas y se centra en la producción. Por lo general, es como una lista de tareas pendientes digital con más funciones. El software de gestión de proyectos va más allá de la gestión de tareas y abarca la planificación, la coordinación y los objetivos reales de un proyecto. Incorpora el panorama general, el trabajo de alto impacto y las tareas concretas que debes completar para lograr tus objetivos. Un buen software de gestión de proyectos también tendrá funciones de gestión de tareas, pero no suele ocurrir al revés.

¿Cómo funciona el software de gestión de proyectos?

El software de gestión de proyectos es una herramienta que te ayuda a coordinar todo lo que necesitas para la gestión de proyectos. Por lo general, incluye funcionalidades para crear y asignar tareas, programar todos los aspectos de un proyecto y coordinar el trabajo con los demás integrantes del equipo. El software de gestión de proyectos ideal también te permitirá trabajar de manera interdisciplinaria en todos los equipos, departamentos y proyectos dentro de tu organización.

¿Vale la pena usar un software de gestión de proyectos?

La respuesta es ¡sí! El software de gestión de proyectos tiene una lista casi interminable de beneficios. La mayoría de las personas piensa de inmediato en la productividad como la razón para comprar este tipo de solución, pero el software de gestión de proyectos adecuado puede hacer más que aumentar la producción. Si inviertes en el mejor software de gestión de proyectos para tu empresa, puedes terminar con el aislamiento y alinear a todos con las principales visiones y objetivos de la organización. Esto permite que todos trabajen mejor en los proyectos más importantes.

*Información según datos relevados el 7 de septiembre de 2022. Asana no se hace responsable de la actualización de esta cifra.