Backlog: qué es el trabajo pendiente del sprint y ejemplos

En la metodología Scrum, el backlog es un artefacto que ayudará al equipo de desarrollo a entender qué tareas pendientes deben completar. Cuando se trabaja en un proyecto complejo, es fácil empezar a sentirse sobrepasado con la cantidad de trabajo que hay por delante. En estos casos, todo se ve afectado, desde la calidad a la productividad del equipo.

Si alguna vez te has visto en una situación similar, tal vez te estés preguntando si realmente te conviene trabajar en sprints. Los sprints son iteraciones o procesos cortos con los que se dividen múltiples proyectos en tareas más fáciles de gestionar. 

Si bien es cierto que trabajar en sprints puede servir para que el equipo se organice y sea eficiente, también puede resultar intimidante al principio. Después de todo, ¿cómo se sabe cuál es el trabajo que hay que hacer y para cuándo?

Aquí es donde entra en juego el trabajo pendiente del sprint o sprint backlog que sirve para dejar bien en claro qué trabajos debe finalizar el equipo durante un sprint. Es una buena manera de garantizar que todos los miembros del equipo estén alineados y cuenten con una única fuente de referencias. En este artículo, te contaremos exactamente cuál es el significado de backlog, describiremos en detalle qué es el trabajo pendiente del sprint o sprint backlog, sus diferencias con product backlog y compartiremos un ejemplo para que te resulte muy sencillo y efectivo preparar un registro tú mismo.

¿Cuál es el significado de backlog?

Backlog es el término genérico que hace referencia al trabajo pendiente de un proyecto. Además de backlog, que es el término en inglés más utilizado, también leerás otras expresiones que se refieren a lo mismo: trabajo pendiente o pila de tareas. Por eso, generalmente, al hablar de backlog, en muchas fuentes verás que se estarán refiriendo a product backlog o backlog del producto.

Sin embargo, existen dos tipos de backlog: el product backlog o pila de producto y el sprint backlog. El product backlog es el artefacto en Scrum que recoge todo lo que creemos que podemos necesitar para desarrollar el producto, es decir, todas las tareas sobre las que el equipo Scrum va a trabajar. Mientras, el sprint backlog o trabajo pendiente del sprint es la selección de esas tareas pendientes que el equipo planea finalizar durante un sprint de un proyecto.

¿Qué es el trabajo pendiente del sprint o sprint backlog?

El trabajo pendiente del sprint, tal y como comentábamos, es la lista de tareas que el equipo Scrum finalizará durante un sprint de un proyecto. Estos elementos, por lo general, se obtienen del trabajo pendiente del producto o product backlog durante la sesión de planificación de sprint. El trabajo pendiente del sprint evita la corrupción del alcance, ya que identifica exactamente qué hará el equipo, y qué no, durante cada sprint.  

¿Cuándo debería usar el backlog de trabajo pendiente del sprint?

Deberías preparar el trabajo pendiente del sprint junto con tu equipo durante la reunión de planificación del sprint o sprint planning. La frecuencia exacta variará según la duración de los sprints, pero te recomendamos que lo hagas cada quince días o una vez al mes. Si aplicas la metodología ágil Scrum, el Scrum Master, con la ayuda de su equipo, elegirá los trabajos pendientes del producto de los que habrá que ocuparse esa semana. Si trabajas con otra metodología ágil, el responsable podría ser el encargado o el gestor del proyecto.

Si eres el Scrum Master tendrás la responsabilidad de preparar el trabajo pendiente del sprint y distribuir las tareas entre todos los que participen en el proyecto. Con ayuda de tus colegas, deberás elegir los trabajos pendientes según su prioridad, y luego, documentar lo que se necesita para cada tarea. Para esto, puedes usar las historias de usuarios que son las funciones de software expresadas desde la perspectiva del usuario final en el marco de un flujo de trabajo.

Scrum Backlogs: trabajo pendiente del producto vs. trabajo pendiente del sprint

Las diferencias entre el trabajo pendiente del producto o product backlog y el del sprint son bastante notorias, a pesar de que ambos se encuentran al mismo nivel con relación al producto.

Con el backlog de producto se da seguimiento a cada paso que da el equipo. Según el tamaño de la organización, puede haber un solo registro de trabajo pendiente del producto o varios para diferentes equipos. El product owner (propietario del producto) se ocupará de depurar periódicamente el trabajo pendiente para garantizar que se prioricen las iniciativas más importantes y que cada iniciativa cuente con toda la información necesaria para trabajar en ella.

El nivel de detalle de las tareas del backlog de producto dependerá de la cercanía en su implementación. Es decir, las tareas que se implementarán en los próximos sprints deben tener un mayor nivel de detalle ya que después formarán parte del sprint backlog, mientras que aquellos trabajos pendientes de sprints más lejanos tendrán un nivel de detalle inferior.

El trabajo pendiente del sprint, en cambio, es un subconjunto del trabajo pendiente del producto en el que se enumeran las tareas que se deben finalizar dentro de un sprint específico. Se utiliza para identificar los elementos del trabajo pendiente del producto con los que debe trabajar el equipo durante un sprint determinado. La selección se lleva a cabo durante el proceso de planificación del sprint. Los elementos se mueven desde el trabajo pendiente del producto al del sprint y, a partir de que comienza el sprint, ya no deberían cambiarse de lugar.

¿Cuál es el objetivo del sprint backlog o trabajo pendiente del sprint?

El backlog de trabajo pendiente del sprint se utiliza para definir qué tareas se deben llevar a cabo durante un sprint. Para ello, la información se mantiene toda en un mismo espacio compartido. Así se simplifican las comunicaciones y se genera una fuente central de tareas para el sprint.

Los elementos que no se encuentren dentro del trabajo pendiente estarán fuera del alcance. De este modo, ofreces la claridad necesaria para que los miembros del equipo se centren en las tareas exactas con las que deben trabajar y evitas la corrupción del alcance.

¿Cuándo se prepara el trabajo pendiente del sprint?

Prepara el trabajo pendiente del sprint durante la etapa de planificación de cada sprint nuevo del proyecto. Si bien puedes actualizar las tareas individuales con detalles y otros avances durante el sprint, se recomienda no modificar el trabajo pendiente durante la ejecución.

Después, el registro del trabajo pendiente se almacena en un espacio compartido para que los Scrum Masters o cualquiera de los demás participantes puedan revisarlo durante alguna reunión de análisis retrospectivo en la que se evalúe qué resultó bien y qué no.

El trabajo pendiente del sprint es la fuente de toda la información del sprint. Es un componente crucial para el éxito de cualquier estrategia planteada con el sprint. Puede resultar útil interpretar al trabajo pendiente del sprint como la hoja de ruta en la que se registran todos los artefactos de Scrum.

¿Qué incluye el backlog del sprint?

El sprint backlog debería incluir componentes importantes como las historias de usuarios y las descripciones de las tareas.

En el trabajo pendiente deberías documentar componentes específicos, como el nombre del sprint, las descripciones y las historias de usuarios de cada iniciativa, la prioridad de cada tarea, los cambios pertinentes en tiempo real y los detalles de las reuniones para planificación de sprint o de las reuniones diarias de actualización, solo por nombrar algunos ejemplos. Para empezar a elaborar tu backlog de sprint, no olvides incluir lo siguiente:

• Historias de usuarios o user stories: es una función de software expresada desde la perspectiva del usuario final. Es una pieza fundamental para entender el efecto que tendrá cada función en el usuario final. 

• Nombre de la tarea: aunque parezca obvio, asigna a cada tarea un nombre claro y orientado a acciones concretas para organizar el trabajo pendiente. Empieza con un verbo; por ejemplo, “Diseñar un componente nuevo para implementar en la aplicación web” es más descriptivo que “Componente nuevo”. De este modo, los participantes podrán entender rápidamente cuál el trabajo pendiente y los entregables en los que trabaja cada miembro del equipo. 

• Descripción de la tarea: además de un nombre que indique una acción concreta, incluye una descripción breve de cada tarea. Gracias a ello, ofrecerás claridad con respecto a las tareas y cada integrante estará al tanto de qué pasos debe seguir a continuación. 

• Priorización de las tareas: dado que en un mismo proyecto se incluyen muchas tareas, resulta indispensable establecer las prioridades de los objetivos más importantes. Esto te ayudará a garantizar que se cumplan los plazos previstos y que el sprint se mantenga en curso como se espera. 

• Gráfico burndown del sprint: un gráfico burndown o de trabajo pendiente, es un diagrama que muestra el trabajo que queda por hacer en comparación con el tiempo necesario para completarlo. Durante un sprint, el equipo usará estos gráficos para estimar cuánto tiempo demandará cada proceso iterativo. 

• Asignación de tiempo diaria: para poder dar seguimiento a los tiempos estimados en comparación con los reales en el gráfico burndown es necesario dar seguimiento a las asignaciones diarias. Analiza cuánto tiempo hay que dedicar a cada tarea en minutos u horas. Al final de la semana, suma el total de tiempo asignado para cada tarea y completa el gráfico burndown.

Aunque es de esperar que los sprints tengan sus diferencias, es muy importante que no olvides incluir todos estos detalles importantes cuando empieces a preparar tu propio backlog.

Cómo preparar el trabajo pendiente del sprint

Ahora que sabes qué debes incluir en sprint backlog, ¿qué hay que hacer exactamente para prepararlo? Como los Scrum Masters usan un registro de trabajo pendiente nuevo para cada sprint, será fundamental que cuentes con una estructura de base para tomar de referencia.

La clave para preparar un buen backlog es empezar con una plantilla que puedas usar para todos los sprints. En la plantilla, es recomendable que incluyas cada una de las opciones enumeradas arriba en distintas columnas.

A continuación, compartimos un ejemplo de planificación de sprint y del trabajo pendiente o backlog de un proyecto para que tengas una idea de cómo crear tu propia plantilla:

Sabemos que hay diferentes herramientas con las que se puede preparar el trabajo pendiente del sprint, pero el uso de un producto digital como una herramienta para gestión de flujos de trabajo puede resultar sumamente útil. Con una herramienta informática puedes mantener toda la información almacenada en un mismo espacio compartido y facilitar las comunicaciones entre los distintos miembros del equipo. 

Trabaja en sprints para cumplir tus objetivos

Cuando trabajas con proyectos complejos en los que participan muchas personas, la coordinación del trabajo puede parecerse a armar un rompecabezas. Cada pieza debe encajar perfectamente. Este es el motivo por el que trabajar en sprints puede mejorar la eficiencia, fomentar la colaboración y facilitar el cumplimiento de los objetivos.

El trabajo pendiente de un sprint sirve para lograr que los componentes de un proyecto funcionen como engranajes de un motor bien aceitado. Facilitan la planificación, la organización, la gestión de proyectos ágiles y mucho más. Utiliza tecnologías en la nube para mejorar tu eficacia con metodologías ágiles. Y usa los tableros Kanban para simplificar los proyectos y lograr comunicaciones efectivas gracias a la implementación de software previsto para la gestión ágil.