Burndown Chart: qué es y cómo usarlo con ejemplos

Empiezas el lunes con una reunión de sprint. Te enteras de que hubo un problema de desarrollo que podría retrasar el proyecto un par de días. Te preguntas, ¿hay tiempo suficiente para terminar todo el trabajo para la semana que viene?

La mayoría de nosotros hemos estado en una situación similar, y encontrar suficiente tiempo en el cronograma de tu equipo para finalizar los proyectos a tiempo puede ser un gran desafío. Ahí es donde entra en juego el burndown chart, una herramienta de Scrum muy útil en project management.

Un burndown chart o gráfico de trabajo pendiente te ayuda a analizar las tareas que tienes por hacer con respecto al tiempo que necesitas para finalizarlo. Puede ser una excelente herramienta para visualizar y gestionar mejor los recursos de tu equipo para así poder priorizar el cronograma. Analicemos en detalle qué es un gráfico burndown y cómo puedes crear tus propios gráficos.

¿Qué es un burndown chart o gráfico de trabajo pendiente?

Un burndown chart es la representación visual del trabajo pendiente con respecto al tiempo necesario para finalizarlo. Al estimar el tiempo que necesitarás para finalizar las tareas, resolver los problemas y realizar las pruebas pertinentes, podrás determinar la fecha de finalización del proyecto.

Un burndown chart se usa comúnmente cuando se trabaja en iteraciones para determinar de manera eficiente si un equipo tiene tiempo suficiente para completar su trabajo. No solo te ayuda a estimar la fecha de finalización del proyecto, sino que también puede brindarte información sobre el desempeño del equipo.

Asimismo, corresponde al Scrum Master actualizar el burndown chart al final de cada sprint.

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Tipos de burndown chart

Existen fundamentalmente 3 tipos de gráficos de burndown que suelen utilizarse en Scrum: sprint burndown chart, release burndown chart y product burndown chart.

Sprint burndown chart

Durante la creación del sprint backlog cada miembro del equipo determinará el esfuerzo y tiempo que requiere cada tarea pendiente del sprint. Según avanza el sprint, cada miembro actualizará el esfuerzo dedicado y tiempo utilizado en cada tarea. Con toda esta información del backlog, el Scrum Master creará el gráfico de trabajo pendiente del sprint.

Release burndown chart

Un lanzamiento en Scrum es el proceso que conlleva las tareas desde el desarrollo del producto hasta que éste llega al cliente. En metodologías Agile, se dice que es posible liberar o lanzar el producto cuando cumple los requisitos de funcionalidad y expectativas del cliente. Un lanzamiento de producto en Scrum generalmente constará de uno o varios sprints cada uno de ellos de la misma duración. Así, este gráfico mostrará el progreso del equipo hasta la fecha final del lanzamiento del producto.

Product burndown chart

Un product burndown chart monitoriza la cantidad de trabajo pendiente que queda para cumplir con los objetivos de producto definidos inicialmente con el cliente.

Este gráfico burndown representa los puntos de historia o story points (por su definición en inglés) del backlog del producto. El gráfico muestra los puntos de las historias para cada sprint completado, por lo que representa la evolución del cumplimiento de los requisitos del producto a lo largo del tiempo. El Backlog y el Product burndown chart suelen actualizarse al final de cada sprint.

Burndown chart vs. burn-up chart

Los gráficos burn-up o de trabajos terminados, se usan para dar seguimiento al trabajo ya finalizado, mientras que el gráfico de burndown representa el trabajo pendiente. Tanto los gráficos burn-up como los gráficos burndown te mantienen informado sobre las diferentes variables dentro de un proyecto, por lo que a menudo se usan juntos.

¿Cómo funcionan los burndown chart?

Con los gráficos burndown se estima la cantidad de trabajo que queda por hacer y se comparan con el tiempo que llevará completar el trabajo. El objetivo es representar con precisión el tiempo asignado para planificar con anticipación los recursos futuros.

Muchos equipos usan burndown charts, pero son los equipos ágiles los que los usan con mayor frecuencia. Esto se debe a que estos gráficos son más apropiados para analizar iteraciones cortas, como sprints. Ahora que sabes cómo funcionan los gráficos burndown, veamos cómo analizarlos.

Cómo interpretar un gráfico burndown

Un gráfico burndown tiene muchos componentes diferentes. Es importante comprender cada uno de los componentes, no solo para interpretar la información correctamente, sino también para poder crear tu propio gráfico.

Un burndown chart suele incluir lo siguiente:

• Eje X (horizontal): el eje X es el eje horizontal y representa la cantidad de tiempo que queda para completar el proyecto. Esto generalmente se muestra en días.

• Eje Y (vertical): el eje Y es el eje vertical y representa el esfuerzo restante necesario para completar el proyecto. Es decir, aquí aparecerán las tareas del backlog de trabajo pendiente o sprint backlog.

• Línea de trabajo real: Esta línea representa el trabajo real que aún queda por realizar. A menudo difiere de la estimación inicial debido a los posibles obstáculos que surgen durante el proyecto y al tiempo adicional que a veces se necesita para completar el trabajo. La línea de trabajo real puede ser recta en algunos casos, pero tiende a ser un trazado menos lineal debido a los inconvenientes que surgen en el transcurso del proyecto y al trabajo no previsto. 

• Línea ideal de trabajo restante (trabajo estimado): La línea ideal de trabajo restante representa la cantidad de trabajo que calculaste en un escenario ideal. A menudo, es una trayectoria más recta en comparación con la línea de trabajo real. 

• Puntos de historia: los equipos ágiles suelen usar los puntos de historia para estimar el trabajo pendiente. En un burndown chart, los puntos de historia se representan en los ejes X e Y. Por ejemplo, el eje Y puede tener de 0 a 100 puntos de historia, que representan la dedicación, y el eje X puede tener de 1 a 30 puntos de historia, que representan los días que quedan para completar el trabajo.

• Objetivo del sprint: por último, para que un gráfico burndown sea eficaz, debe incluir el objetivo general del sprint. Por ejemplo, tu objetivo de sprint podría ser una línea recta que represente el 50 % del esfuerzo durante 12 días. Si bien es posible que tu trabajo real no cumpla con este objetivo de manera exacta, siempre es bueno tener un objetivo a alcanzar para que las tareas sigan avanzando. 

Los burndown charts son excelentes para visualizar rápidamente el trabajo pendiente y el tiempo que se necesita para completar ese trabajo. Sin embargo, no brindan información sobre la trayectoria de un proyecto, como por ejemplo, los cambios realizados. Esto hace que sea difícil saber si los cambios se deben a que se finalizaron tareas de la lista de trabajos pendientes o a un cambio en los puntos de historia.

Este es el motivo por el cual los gráficos burndown suelen combinarse con una lista del trabajo pendiente del producto, gestionada por el product owner, y un proceso de control de cambios para realizar un seguimiento eficaz del progreso del proyecto.

Cómo crear un burndown chart

Ahora que sabes qué son los gráficos burndown, veremos cómo tú, el project manager, puedes crear tus propios gráficos. Este tipo de gráficos pueden parecer simples, pero es necesario seguir algunos pasos importantes para poder crearlos correctamente.

Desde la estimación del esfuerzo hasta el seguimiento del progreso diario, estos son los cinco pasos claves que debes seguir para crear un gráfico burndown y así estimar la cantidad de trabajo necesario.

Paso 1: Estimar el esfuerzo

El primer paso para crear un burndown chart es estimar el esfuerzo necesario para completar un sprint determinado. Puedes hacer esto considerando una línea de base ideal. En otras palabras, la cantidad ideal de horas en un período de tiempo determinado.

Por ejemplo, supongamos que la línea ideal es completar el sprint en 5 días con 80 horas de trabajo. Eso equivale a 16 horas de trabajo por día. Entonces, tu punto de partida, es decir la trayectoria del esfuerzo comenzaría en 80 (es decir, 80 horas) y realizarías un seguimiento del progreso del trabajo durante los días restantes. Sería algo así:

• Día 1: 80 horas de trabajo

• Día 2: 64 horas de trabajo

• Día 3: 48 horas de trabajo

• Día 4: 32 horas de trabajo

• Día 5: 16 horas de trabajo

Una vez que hayas estimado el esfuerzo, podrás empezar a dar seguimiento al progreso diario para trazar la línea real.

Paso 2: Dar seguimiento al progreso diario

Una vez que tengas tus estimaciones, puedes empezar a dar seguimiento al progreso diario del equipo Scrum. Puedes hacerlo con un gráfico simple o en una herramienta de cronograma para supervisar el tiempo que lleva completar cada tarea y cómo los esfuerzos avanzan hacia el objetivo final.

A continuación, te mostramos un ejemplo de cómo debería ser tu progreso diario.

Al final del quinto día, cada tarea debe sumar un total de 80 horas según lo estimado en el primer paso.

Paso 3: Calcular el esfuerzo real

Después de calcular las estimaciones, puedes usar un gráfico similar para dar seguimiento al esfuerzo real que se necesita para finalizar cada tarea. El resultado podría ser el mismo que tu estimación, pero por lo general, suele ser ligeramente diferente, dependiendo de la complejidad del sprint y los posibles obstáculos que puedan retrasar el cronograma del proyecto.

Lo más probable es que la línea de trabajo real trazada en el gráfico no sea una línea perfectamente recta. Es normal que el trabajo tenga altibajos, ya que la mayoría de los proyectos suelen sufrir algunas desviaciones respecto del plan original.

Paso 4: Obtener los resultados finales

El cuarto paso para crear un burndown chart consiste en obtener los datos finales, que provienen de las estimaciones iniciales y del trabajo real registrado en el paso dos.

Esto lo puedes lograr comparando las estimaciones con el tiempo real registrado. Te recomendamos mantener el tiempo registrado en un espacio compartido para que los miembros del equipo puedan acceder a los datos durante todo el proyecto y actualizar el trabajo del equipo.

Una vez que hayas recopilado todos los datos, puedes trazarlos en tu gráfico burndown para obtener una representación visual.

Paso 5: Trazar el burndown chart

El último paso del proceso consiste en transferir los datos a tu gráfico burndown. Para eso, necesitas ingresar el esfuerzo estimado en el eje Y. Para tomar el ejemplo anterior, comenzaría a las 80 horas y avanzarían hasta las 16 horas. En el eje X, comenzaría con el día uno y avanzaría hasta el día cinco.

Una vez que hayas completado todos los puntos, puedes comenzar a trazar las líneas de tiempo restante ideal y del tiempo real. Es probable que estas líneas se vean ligeramente diferentes a menos que el esfuerzo real sea exactamente el mismo que el esfuerzo estimado al comienzo.

A continuación, te mostramos cómo se vería tu gráfico burndown con este ejemplo.

Como puedes ver, la línea de trabajo real es ligeramente diferente a la del trabajo ideal. El esfuerzo de trabajo real fue mayor de lo previsto al principio, pero menor de lo esperado al final. Por lo tanto, aunque el camino fue ligeramente diferente, el resultado final fue el mismo.

Beneficios de usar un burndown chart

Un gráfico burndown es una excelente herramienta para visualizar el trabajo que se debe realizar en comparación con el tiempo que lleva completarlo. Por lo tanto, es ideal para equipos que trabajan en sprints.

Otros beneficios de usar un gráfico burndown incluyen:

1. Ofrece una comparación directa: el gráfico burndown muestra una comparación directa entre el trabajo que se necesita realizar y el esfuerzo requerido para completar el sprint. Esta información ayuda a los equipos a conectar las tareas con los objetivos más grandes y avanzar para cumplir los objetivos del sprint. 

2. Mantiene a los equipos en la misma sintonía: los miembros del equipo tienen una fuente de información a la que pueden acceder para visualizar el trabajo necesario y el esfuerzo diario estimado, lo que les permite dar seguimiento y estar al día con el trabajo.

3. Brinda información sobre la productividad del equipo: un burndown chart no solo es una excelente herramienta para visualizar el trabajo, sino que también puede brindarte información sobre la productividad de tu equipo y la velocidad con la que se finalizan los trabajos. Si el trabajo real dista mucho del trabajo ideal, entonces podrás centrarte en ayudar a tu equipo a ser más productivos. 

Todos estos beneficios hacen que los gráficos burndown sean una herramienta excelente para dar seguimiento a la gestión de recursos del equipo, al esfuerzo y la productividad. Sin mencionar que es perfecta para aquellos que prefieren visualizar sus tareas y los objetivos generales del proyecto.

Haz un seguimiento del progreso con un burndown chart

Ahora que ya sabes cómo interpretar y usar los gráficos burndown, puedes crear uno tú mismo. Esto te permitirá conectar a los miembros de tu equipo con una única fuente de datos. A los equipos de Scrum que trabajan en proyectos ágiles, esta herramienta les permite reducir drásticamente la incertidumbre sobre el trabajo que queda por hacer. Sin mencionar que estarás preparado para identificar y prevenir la corrupción del alcance antes de que ocurra.

Si buscas otras formas de dar seguimiento al trabajo y de mantener a tu equipo informado y en sintonía, considera usar una herramienta de gestión de proyectos en la que puedas hacer todo eso y mucho más. Desde conectar las tareas a los objetivos hasta crear plantillas de planificación, entre otras funciones. Asana puede ayudarte a gestionar todos tus proyectos.