La planificación de la capacidad: qué es y cómo hacerlo

Antes de hornear un pastel, debes asegurarte de tener la cantidad correcta de ingredientes. Si te falta un huevo o azúcar, seguramente el pastel no saldrá como esperas.

Lo mismo ocurre con un proyecto grande. Si no tienes suficientes recursos para completar el proyecto, no resultará como esperas. Para asegurarte de tener todos los ingredientes correctos cuando los necesites (en este caso serían los miembros del equipo, las habilidades y las herramientas) usa el proceso de planificación de la capacidad.

¿Qué es la planificación de la capacidad?

La planificación de la capacidad es el proceso para determinar las posibles necesidades de un proyecto. En pocas palabras, consiste en tener los recursos adecuados disponibles cuando los necesitas. Estos recursos pueden ser personas con las habilidades adecuadas, tiempo disponible para agregar otro proyecto o el presupuesto necesario.

Beneficios de la planificación de la capacidad

Como gerente de proyecto, ¿por qué deberías crear un plan para la capacidad del equipo? Conocer los requisitos de capacidad para diferentes proyectos puede ayudarte a prevenir cuellos de botella y mantener la cadena de suministro en funcionamiento. A continuación, puedes explorar algunos beneficios más de la planificación de la capacidad.

Tomar decisiones informadas sobre la asignación de personal

Cuando tu equipo comience a prepararse para nuevos proyectos, crea un plan de capacidad para asegurarte de no sobrecargarlos de trabajo. Si comprendes claramente la capacidad del equipo puedes prevenir el agotamiento. Recuerda que el 71 % de los trabajadores lo experimentaron al menos una vez en 2020.

Con una planificación eficaz de la capacidad, puedes alinear las habilidades del equipo con su disponibilidad para nuevos proyectos. Si no hay suficientes recursos libres para un proyecto, sabrás que necesitas más personal.

Conocer las habilidades de los miembros del equipo y su capacidad para realizar tareas adicionales puede prevenir el agotamiento y acelerar el proceso de toma de decisiones para la asignación de personal.

Minimizar los costos de producción

Cuando administras la capacidad del equipo, optimizas los recursos para el alcance del trabajo que se debe completar. De esta manera, no pagarás por más recursos de los que necesitas y, en última instancia, podrás minimizar los costos de producción. Por ejemplo, si 12 personas trabajan en el Proyecto A que se puede completar solo con 9, puedes asignar a 3 de esos miembros del equipo al Proyecto B. Así, minimizas el gasto en el Proyecto A.

Esto también te permite reducir los costos de proyectos futuros. Cuando creas un plan de capacidad para un proyecto, puedes usarlo como base para otro similar más adelante. Gracias a que cuentas con esta referencia, tienes un punto de partida útil y no necesitas estimar los requisitos de capacidad desde cero. Así, el equipo puede ahorrar tiempo y acelerar el proceso de planificación de la capacidad.

¿Cuál es la diferencia entre la planificación de la capacidad y la planificación de los recursos?

Si bien a veces se usan indistintamente, la planificación de la capacidad y la planificación de recursos son estrategias similares, pero ligeramente diferentes.

La planificación de la capacidad se centra en la oferta y la demanda de los recursos. El objetivo es que, con un plan de capacidad sólido, puedas estimar cuándo tendrás un aumento en la demanda de recursos y prepararte para abordarla.

La planificación de recursos se centra en los recursos disponibles y cómo asignarlos. La planificación de la capacidad de los recursos es una combinación de ambas estrategias: anticipar una necesidad de más recursos en el futuro.

Diferentes tipos de planificación de capacidad

Existen tres categorías diferentes que se utilizan en distintos escenarios para optimizar la capacidad de producción.

Estrategia de Lead (anticipación)

La estrategia de Lead, o de anticipación, consiste en aumentar la capacidad de producción cuando se espera una gran demanda.

Un ejemplo de este tipo de planificación es cuando las tiendas minoristas contratan trabajadores temporales durante las fiestas. Estas empresas saben que normalmente hay un aumento de clientes durante esta época, por lo que contratan personal adicional por un período corto de tiempo.

Estrategia de Lag (retraso)

Esta estrategia se basa en aumentar la capacidad de producción cuando se experimenta una demanda en tiempo real.

Esto sucede con frecuencia en la industria de los restaurantes, donde una persona está “de guardia”. Según la ocupación del restaurante, como gerente, puedes llamar a otros empleados adicionales para asegurarte de que haya suficientes recursos (en otras palabras, miembros del equipo) para atender a todos los clientes que reciban esa noche.

Estrategia de Match (adaptación)

Esta estrategia es una combinación de las dos anteriores, donde se realiza un aumento lento de la capacidad en pequeños incrementos hasta alcanzar la utilización de recursos deseada.

Siguiendo con el ejemplo anterior, un gerente puede tener a varios empleados diferentes de guardia durante la noche y, si recibe un gran grupo inesperadamente, puede llamar a más de una persona para servir a los clientes hasta que la multitud disminuya.

Proceso de planificación de la capacidad

El proceso de planificación de la capacidad puede variar de una empresa a otra, pero hay algunos pasos básicos que debes tener en cuenta siempre.

1. Estimar la demanda anticipadamente: si sabes que tienes un nuevo proyecto en camino, haz una estimación informada sobre el trabajo que deberá realizar el equipo para este proyecto. Así, sabrás qué recursos necesitarás para completarlo y podrás comparar esta información con los recursos que tienes disponibles.

2. Determinar la capacidad requerida: según las estimaciones iniciales, calcula la capacidad que necesitarás para completar el trabajo que pronosticaste en el paso anterior. Intenta usar una unidad de medida común, como horas, o una herramienta de estimación de proyectos, como el sistema de tallas de camiseta. Por ejemplo, los gerentes de ingeniería estiman la planificación de la capacidad de acuerdo con la cantidad de horas que se necesitan para completar un proyecto.

3. Calcular la capacidad de recursos de tu equipo actual: si asumirán otro proyecto, debes asegurarte de que tengan la disponibilidad para manejarlo sin agotarse. Si una persona promedio puede trabajar aproximadamente 30 horas a la semana y actualmente tiene proyectos en los que está trabajando, evalúa cuánta capacidad tiene en una semana restando su carga actual en horas del promedio de 30.

4. Medir la diferencia entre la capacidad actual y la requerida: según la capacidad que necesitas para un proyecto, evalúa cómo se comparan tus recursos actuales con la demanda anticipada.

5. Alinear la capacidad con la demanda: en función de la diferencia que identificaste en el paso anterior, optimiza ambas para alcanzar un equilibrio. Si tu equipo está actualmente trabajando al máximo y no puede realizar tareas adicionales para completar el proyecto, agrega más personas al equipo a corto plazo para finalizarlo. Si tienes más recursos de los necesarios, incluye otro proyecto para optimizar eficazmente los recursos disponibles.

Herramientas de planificación de la capacidad

Existen muchas herramientas diferentes en el mercado, y encontrar la adecuada depende de qué deseas priorizar para tu equipo. Algunas herramientas de gestión de recursos son muy específicas y se centran únicamente en la planificación de la capacidad o la gestión de recursos.

Usar una herramienta de gestión del trabajo como Asana te permite administrar recursos, supervisar la carga de trabajo del equipo y agilizar la comunicación, todo en una plataforma. El equipo de Hudl monitorea cada día su carga de trabajo con Asana para reevaluar fácilmente su capacidad y reasignar el trabajo antes de que alguien se agote. Debido a que pueden ver sus tareas en un espacio compartido, nadie tiene demasiado trabajo. Para obtener más información, lee sobre cómo Hudl rediseñó su estrategia de marketing para tener éxito con Asana.