Hudl brinda software para análisis de rendimiento a más de 4 300 000 instructores, atletas, entrenadores y analistas deportivos de todo el mundo. Para atender mejor las necesidades exclusivas de los clientes de diferentes deportes, la organización está dividida según los distintos mercados deportivos (p. ej., fútbol, baloncesto, etc.). Como eje de estos mercados se encuentra el amplio equipo de Marketing y Diseño de Hudl, que colabora con toda la organización para producir campañas por email, proyectos web y mucho más; todo orientado a mercados específicos.

En sus comienzos, Hudl confiaba en un equipo de gerentes de proyectos que trabajaba tiempo completo en la tarea de clasificar y asignar el personal de los proyectos de Desarrollo Web y de Marketing; proyectos como las campañas por email, la gestión de los materiales para los eventos y las nuevas páginas de inicio. El equipo gestionaba su trabajo con una mezcla fragmentada de hojas de cálculo, herramientas heredadas para la gestión de proyectos y la intranet de la empresa. Este proceso hacía que la planificación de recursos consumiera mucho tiempo, y que los miembros del equipo tuviesen poca visibilidad de sus propias cargas laborales y prioridades.

A medida que la cantidad de proyectos del equipo aumentaba, los problemas de comunicación y de gestión de las expectativas se hacían más frecuentes. No tenían una forma fácil de coordinar y dar seguimiento a cada pieza de trabajo. Carecían de una visión general clara acerca de los proyectos que se procesaban en todo el departamento. En consecuencia, el equipo empezó a buscar una herramienta de gestión del trabajo que les aportara a todos mayor visibilidad, control y que les permitiera asumir la responsabilidad sobre su propio trabajo.

Exploramos en busca de la solución correcta

Después de haber perdido el entusiasmo por cualquier software anterior de gestión de proyectos, el equipo centró su búsqueda en tres criterios principales:

• Todo en uno: la solución debía brindar una fuente única de referencia para que los responsables de marketing vieran todas sus prioridades y tareas en los diferentes proyectos y mercados deportivos.

• Visibilidad de los recursos del equipo en tiempo real: la solución también debía permitir que los gerentes de proyectos pudiesen ver la carga laboral del equipo fácilmente y en tiempo real, para poder tomar decisiones más inteligentes acerca del personal.

• Informes de progreso: por último, la solución debía permitir que los gerentes midieran el trabajo entregado durante cualquier sprint dado y que pudieran notar si los equipos estaban bloqueados o no cumplían con los vencimientos.

El equipo sabía que se trataba de algo importante cuando se encontraron con la plataforma de Asana, tan poderosa y fácil de usar.

Asana era tan fácil de personalizar que no tuvimos que cambiar mucho nuestros procesos para notar inmediatamente los beneficios de contar con una sólida fuente única de referencia para la gestión de los recursos y de los proyectos. ”

Las funciones como la Gestión de recursos y las dependencias de las tareas eran perfectas para aportar más visibilidad a los colaboradores sobre sus flujos de trabajo, y la posibilidad de crear Aprobaciones y de dar seguimiento a diferentes tareas en múltiples proyectos les permitiría entregar sin problemas el trabajo a tiempo y a la persona correcta. Con Asana, Hudl pudo vislumbrar una mejor forma de trabajar con la que se hacía más fácil responder a las necesidades cambiantes del negocio y a las prioridades. Sencillamente, solo había que arrastrar las tareas y soltarlas en algún tablero nuevo o en otro colaborador.

Sentamos las bases del éxito

Una vez tomada la decisión, Hudl se asoció con el equipo de Éxito del Cliente de Asana para desarrollar planes de implementación que llevarían 30, 60 y 90 días, para poner en marcha a todo el departamento y que, además, se incluyeran los objetivos fundamentales de cada etapa del proceso. Algunos de estos objetivos abarcaban la alineación sobre las nuevas convenciones para la gestión de proyectos, para que la transición a Asana fuera lo más impecable posible. El gerente de Éxito del Cliente de Asana ayudó al equipo de Marketing de Hudl a atravesar este proceso para que pudiesen gestionar con confianza los cambios para el resto del equipo.

El equipo de Éxito del Cliente de Asana fue invaluable para nuestro proceso de implementación. Dedicaron tiempo a comprender nuestro negocio y nos mostraron cómo crear flujos de trabajo y procesos prácticos para aprovechar Asana al máximo. No podríamos haberlo hecho sin ellos. ”

A partir de ese momento, todos se centraron de lleno en empezar a crear flujos de trabajo nuevos de Hudl en Asana. El comienzo fue lento, primero se ocuparon de realizar pruebas sobre los procesos de incorporación de trabajos y sprints web en Asana, para entender cómo funcionarían los flujos de trabajo de principio a fin. Después, los codificaron con Reglas y Plantillas. Esta nueva forma de “aprender mientras se hace” demostró ser muy valiosa para la adopción del equipo y además les dio la oportunidad de probar e implementar funciones y actualizaciones nuevas.

Un gol para la productividad

Hoy en día, Hudl lleva a cabo todos sus trabajos creativos y de marketing, incluidos los proyectos de desarrollo web y de sprints, en Asana. La usan para gestionar todo, desde la planificación de las campañas hasta la creación de páginas de inicio nuevas, y han notado excelentes avances en la productividad de todo su equipo de Marketing.

Antes de usar Asana, nunca habíamos tenido una forma de dar seguimiento al trabajo que se llevaba a cabo en múltiples proyectos de distintos departamentos a la vez. Ahora podemos ver todo en detalle y también nuestros compromisos con respecto a los sprints quedan absolutamente claros. ”

Antes la colaboración entre los distintos departamentos era muy desordenada, ahora Asana la ha vuelto clara y predecible.

• El equipo puede ver con el Cronograma y las dependencias cómo está conectado el trabajo y cuándo están listos los activos para entregarlos.

• Han creado ciclos de comentarios y de revisión para los distintos involucrados en el flujo de trabajo del proyecto con las Aprobaciones.

• Pueden ajustar el alcance de los proyectos y gestionar su tiempo con mayor facilidad gracias a las subtareas y los campos personalizados para registrar la dedicación. Cuando los proyectos se finalizan y están listos para pasar por el control de calidad, usan Plantillas para garantizar que se verifiquen todos los puntos necesarios.

Además, el equipo puede dar mejor seguimiento a los sprints y reunir datos sobre el cumplimiento de compromisos con los Portafolios, así logran ajustar la planificación y optimizar futuros sprints. Y cuando los miembros del equipo empiezan a sentirse apremiados por el tiempo, ahora pueden reevaluar fácilmente la capacidad productiva del equipo y reasignar el trabajo con la Gestión de recursos, antes de que alguien sufra agotamiento.

Abrazamos un futuro más confiable y colaborativo

Aparte de ser más productivos, una de las principales ventajas de usar Asana ha sido que el equipo ahora tiene más confianza y es más participativo. Las cargas laborales están mejor equilibradas, los miembros del equipo se sienten empoderados para ajustar las solicitudes de trabajo adicionales cuando tienen otras prioridades en las que centrarse, y el aumento de la visibilidad ha abierto canales nuevos para las comunicaciones y la empatía en todo el equipo.

Mientras Hudl siga haciendo brillar al mundo del rendimiento deportivo, los entusiasmará seguir trabajando con este renovado compromiso. Saben que Asana es la herramienta correcta para su equipo estelar; ya sea que la usen para conectar los puntos entre los diferentes proyectos individuales y los objetivos de la empresa en general, o para dar seguimiento al desarrollo personal y a las reuniones de objetivos y resultados clave.