A todos alguna vez nos pasó que hemos terminado nuestra jornada laboral preguntándonos a dónde se nos fue el tiempo y qué fue lo que pudimos hacer. Entre reuniones, solicitudes especiales y trabajos repetitivos, es fácil perder la noción del tiempo. Comprender en qué ocupamos nuestro tiempo (de modo inteligente o no), es el primer paso para poder crear un flujo de trabajo productivo.

¡Presentamos las plantillas de registro de horas de trabajo!

¿Qué es un registro de horas trabajadas?

Perder la noción del tiempo es un problema: tiene un impacto directo en el incumplimiento de los plazos y en la sobrecarga de trabajo. Y si no sabes qué en qué estás perdiendo el tiempo, puede ser bastante difícil encontrar una solución. Para eso son útiles las plantillas de registro de trabajo.

Un registro de trabajo es un historial de todas tus tareas finalizadas, incluido el tiempo que te tomó completarlas. Los registros de trabajo están ordenados cronológicamente por bloques de tiempo, lo que te permite visualizar rápidamente el tiempo dedicado a tus tareas, incluidas las reuniones o el tiempo de concentración. Al brindarte visibilidad sobre cómo usas tu tiempo, estos registros te ayudan a recuperar el control de tu día para poder trabajar de manera efectiva. Al final de la semana sabrás qué tareas has realizado en el total de horas trabajadas y, lo más importante, cómo las has distribuido.

¿Qué es una plantilla de horas de trabajo?

Una plantilla de registro de horas de trabajo (también conocida como plantilla de registro de tiempo o de jornada laboral) es una herramienta para dar seguimiento a tus horas de trabajo. Puedes crear plantillas de registro de horas de trabajo con etiquetas personalizadas que describan el trabajo, como por ejemplo si una tarea es facturable o no, la prioridad de la tarea, el estado y mucho más.

Lo mejor de todo es que las plantillas de registro de trabajo son duplicables, por lo que una vez que hayas creado tu primera plantilla, podrás usarla todas las veces que quieras. Solo tienes que iniciar sesión y empezar a trabajar.

Ventajas de contar con un registro de horas de trabajo online

Por supuesto, puedes realizar un seguimiento de tu tiempo con una hoja de trabajo, una planilla de horarios impresa o una hoja de cálculo de Excel para registro de horas. Son métodos tradicionales, pero poco efectivos. Los registros de tiempo impresos tienen un formato preestablecido y no suelen contemplar tu forma de trabajar. Las plantillas de Excel son un poco más funcionales, pero igualmente son poco flexibles y menos personalizables. Además, ¿realmente necesitas otra hoja de cálculo de Excel en tu vida?

En cambio, los registros de trabajo digitales son personalizables, dinámicos y duplicables. Te permiten visualizar rápidamente cómo usas tu tiempo gracias a funciones muy prácticas como bloques de tiempo personalizados y campos de estado de prioridad codificados por colores. No pierdas más tiempo usando un registro de trabajo que no te resulte práctico. Un registro de trabajo online es una herramienta de gestión de proyectos que te permite:

• Realizar un registro de cómo distribuyes tu tiempo diariamente 

• Identificar las áreas en donde estás perdiendo tiempo y encontrar la manera de evitarlo

• Reducir los pormenores del trabajo

• Aumentar tu productividad y eficiencia

• Eliminar las pérdidas de tiempo y las tareas de poco valor

• Identificar las iniciativas a las que dedicas demasiado tiempo

• Facturar correctamente las horas trabajadas 

• Aumentar la eficiencia de tus proyectos

• Perfeccionar tus flujos de trabajo

Cómo crear una plantilla de registro de horas de trabajo online

Ahora que sabes qué es una plantilla de registro de horas de trabajo online y por qué deberías usar una, veamos cómo puedes configurar tu propia plantilla para maximizar tu productividad.

1. Agrega todas las tareas pendientes del día en la parte superior de tu plantilla de registro de horas de trabajo

Crea una sección y agrega todo lo que tienes planificado hacer ese día, como reuniones, tareas pequeñas y tareas pendientes importantes. Para priorizar mejor tu trabajo, agrega etiquetas de prioridad, tipo de facturación, estado y esfuerzo.

2. Crea una sección de “tareas finalizadas” con bloques de tiempo para el día

La sección “tareas finalizadas” de tu plantilla de registro de horas de trabajo es donde harás un seguimiento de tus tareas pendientes a medida que trabajes en ellas y las completes. Al empezar tu jornada, la sección estará vacía y luego la irás llenando a medida que avance el día. Incluye también bloques de tiempo, es decir, intervalos de tiempo en los que realizarás tus tareas. Te recomendamos dividir tu día en bloques de una o media hora y ajustar esos bloques sobre la marcha.

3. Registra tus actividades y tareas a medida que las finalizas

A medida que completes las tareas de tu sección de tareas pendientes diarias, regístralas en la sección de tareas finalizadas e incluye el tiempo que te demandó. Por ejemplo, si empiezas tu día revisando los emails de 8 a. m. a 9 a. m., registra “Revisión de emails” en la sección de tareas finalizadas en el bloque de tiempo de 8 a. m. a 9 a. m. No te preocupes si el tiempo que dedicaste no coincide exactamente con los bloques de tiempo establecidos, puedes simplemente ajustarlos mientras trabajas.

4. Haz un seguimiento de tu tiempo personal

No olvides registrar las actividades que no forman parte de tus tareas laborales diarias, como los almuerzos, las pausas para tomar un café o los compromisos personales. No hay nada de malo en tomarnos un momento para descansar luego de un largo período de concentración, y registrar estos descansos te dará una idea más precisa de cómo distribuyes tu tiempo durante el día.

5. Revisa tus tareas finalizadas (o sin finalizar)

Antes de cerrar el día, observa las tareas que has terminado y lo que aún te queda por hacer (si es que hay algo). Si tienes tareas pendientes en tu sección de tareas diarias, anota los motivos por los que no has tenido tiempo de trabajar en ellas. ¿Recibiste solicitudes especiales o surgieron reuniones inesperadas? ¿Una tarea tomó más tiempo del que habías previsto (y, de ser así, ¿cuál fue el motivo?)? ¿Cuándo o por qué te sentiste bloqueado? Las respuestas a estas preguntas te ayudarán a tener una imagen más clara cuando llegue el momento de revisar tu registro de trabajo.

6. Analiza tu desempeño y piensa de qué manera podrías mejorar

Finalmente, establece la regularidad con la que revisarás tus registros de trabajo finalizados (todas las semanas, una vez al mes, etc). Busca patrones y situaciones inesperadas. Por ejemplo: ¿Pierdes demasiado tiempo en reuniones largas? ¿Pasas muchas horas al día revisando y respondiendo emails? ¿Postergas algún tipo de tarea? Usa esta información para pensar en formas de mejorar, tales como:

• Eliminar o automatizar tareas poco importantes

• Delegar tareas que son una pérdida de tiempo

• Usar técnicas de gestión del tiempo para concentrarte y finalizar el trabajo más importante  

Qué debes incluir en una plantilla de registro de horas de trabajo online

Registrar el tiempo es mucho más que simplemente hacer un seguimiento del tiempo que dedicas a realizar a tus tareas. Una plantilla de registro de horas de trabajo puede ayudarte a comprender dónde y por qué pierdes el tiempo y orientarte sobre cómo gestionar mejor tu trabajo. Para crear una plantilla de registro de horas de trabajo efectiva, agrega campos personalizados que le den contexto a tu trabajo y te brinden un resumen general de cómo estás usando tu tiempo, como por ejemplo:

• Tus actividades y tareas diarias

• Bloques de tiempo 

• Tipo de facturación de las tareas

• Prioridad de las tareas

• Tiempo que le dedicas a cada tarea

Funciones integradas

• Gestión de recursos. La gestión de recursos te ofrece una visión instantánea de la capacidad productiva de tu equipo, ya que te permite ver en detalle qué trabajo hace tu equipo en todos los proyectos, todo en un solo lugar. Al tener toda la información en una sola vista, puedes detectar problemas, abordar los riesgos y mantener los proyectos encaminados con facilidad. Consulta la Gestión de recursos con frecuencia, para asegurarte de que los miembros del equipo no estén sobrecargados o con poco trabajo. Si es necesario, puedes reasignar o reprogramar tareas de baja prioridad para anteponer las iniciativas más importantes.

• Paneles. Los paneles son pestañas disponibles en los proyectos que contienen tablas y gráficos que te permiten tomar distancia del trabajo diario para obtener una visión general y entender rápidamente el progreso de tu equipo. Personaliza los gráficos para poder identificar inmediatamente los posibles obstáculos para el trabajo de tu equipo, corregirlos y lograr que el proyecto siga avanzando. Usa la pestaña Panel como punto de referencia para encontrar información y captar rápidamente cómo avanza el proyecto.

• Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar actividades. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización.

• Vista de Lista. La vista de lista es una vista de tipo cuadrícula que permite ver fácilmente toda la información de tu proyecto de un vistazo. Al igual que en una lista de tareas pendientes o una hoja de cálculo, en la vista de lista se muestran todas tus tareas a la vez, de modo que no solo veas los títulos y las fechas de entrega de las tareas, sino también cualquier campo personalizado relevante, como la prioridad, el estado o más. Impulsa una colaboración fluida al darle a todo tu equipo visibilidad acerca de quién hace qué y para cuándo.

Aplicaciones recomendadas

• Clockwise. Gracias a la integración entre Clockwise y Asana, puedes agregar tareas de Asana en forma de bloques de tiempo a tu Calendario de Google. Esta integración te permite especificar la duración de las tareas, cuándo se realizan y si Clockwise puede reprogramarlas de manera automática. Agrega tareas a tu calendario y libera tiempo para que puedas realizar tu trabajo.

• Google Workplace. El selector de archivos de Google Workplace está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar archivos a las tareas con tan solo unos clics.

• Dropbox. Adjunta archivos directamente a las tareas de Asana con el selector de archivos de Dropbox, que está integrado en el panel de tareas de Asana.

• Box. Adjunta archivos directamente a las tareas de Asana con el selector de archivos de Box, que está integrado en el panel de tareas de Asana.

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