¿Qué es la documentación de procesos? Guía práctica con ejemplos

¿Quieres ejecutar un proceso nuevo, pero no estás seguro de cómo empezar? Esto es justo lo que necesitas. La documentación de procesos es una descripción detallada de cómo llevar a cabo un proceso. En ella se describen los pasos exactos que se necesitan para realizar una tarea de principio a fin.

Al crear un documento detallado, puedes alinear el trabajo de equipo en torno a los objetivos del proceso y fomentar la claridad dentro de la organización. Como líder de equipo, tienes la oportunidad de definir qué campos y funciones se ajustan mejor a tu equipo, desde identificar los límites del proceso hasta documentar sus pasos.

Analicemos el propósito de la documentación de procesos, cómo crear una (con ejemplos) y los beneficios de implementarla en tu equipo. 

¿Qué es la documentación de procesos?

La documentación de procesos es un documento interno activo que registra en detalle las tareas y pasos necesarios para lanzar un proceso nuevo.

Es importante documentar y dar seguimiento adecuadamente al progreso de los procesos nuevos, ya sea algo tan simple como incorporar empleados nuevos o definir metas más grandes como cambiar la estructura del equipo.

También puedes utilizar la documentación de procesos para optimizar los procesos en curso. Puede que te sorprenda saber cuántos documentos de procesos ya existen en tu organización, desde el desarrollo de herramientas nuevas hasta las comunicaciones con clientes. 

Además de mantener a los equipos alineados, la documentación de procesos sirve como una hoja de ruta para los miembros del equipo, ya que ayuda a establecer de forma clara los pasos necesarios para crear un proceso nuevo. También elimina la confusión entre los miembros del equipo, puesto que sirve como una fuente de referencias para consultar al momento de hacer algo.  

Documentación de procesos vs. mapas de procesos

Aunque los dos términos se parecen entre sí, hay muchas diferencias clave entre la documentación de procesos y los mapas de procesos.

La diferencia principal entre ambos es el diseño de cada sistema. La documentación de procesos se enfoca en la creación de un documento escrito que define los detalles clave, mientras que el mapa de procesos se enfoca en la visualización del proceso. Si bien la documentación de procesos incluye una representación visual, es bastante diferente a la representación visual detallada de un mapa de procesos.

Cómo crear un documento de procesos

Existen ocho pasos que puedes seguir a la hora de crear un documento de procesos, desde el alcance inicial hasta la prueba y revisión.

El objetivo de cada fase es documentar formalmente todos los pasos de un proceso, lo que brindará claridad en las comunicaciones y alineación en tu equipo. Abordaremos estos ocho pasos y los componentes clave que deberías incluir en tu documento de procesos.

1. Determina el alcance del proceso

En el primer paso, el gerente del proyecto determina el alcance de la información inicial y crea una breve descripción basada en los objetivos, el cronograma y las prioridades. Esto se hace revisando los objetivos y documentándolos en un caso de negocios. 

Al definir el alance del proceso, procura incluir:

• Objetivos clave: Considera qué indicadores clave de rendimiento u objetivos empresariales estás tratando de lograr con el proceso.

• Participantes: Puede que aún no sepas qué personas específicas harán cada tarea, pero puedes considerar qué equipos trabajarán juntos. 

• Cronograma: Puedes estimar el alcance del proceso y el cronograma con el método de la ruta crítica.

• Prioridades: Determina cuán importante es la implementación de este proceso en comparación con otros proyectos y objetivos en los que esté trabajando tu equipo.

Estos factores ayudan a generar un panorama más claro para que los participantes y el equipo de liderazgo entiendan rápidamente el proceso a realizar. 

2. Define los límites del proceso

Una vez que tengas la información inicial del proceso, podrás definir los límites. Para hacerlo, delimita dónde se enmarca el proceso en los diversos equipos al identificar las diferentes tareas que realizará cada uno. Considera dónde comienza y termina el proceso, y a quién afecta. 

Definir estos límites puede ayudar a establecer guías claras para las tareas cuando estés listo para implementar el proceso nuevo. Por ejemplo, si quieres reducir el trabajo repetitivo mediante la automatización de procesos, tus límites podrían incluir que el equipo de TI se dedique a iniciar el proceso y que tu equipo de Operaciones lo ejecute. 

3. Determina las entradas y salidas del proceso

El tercer paso consiste en identificar las entradas y salidas.

• Las entradas del proceso son los recursos que se necesitan para llevarlo a cabo. 

• Las salidas del proceso son todo aquello que deseas lograr al final del proceso.

Puedes determinar las salidas si observas los objetivos iniciales del proyecto y seleccionas los indicadores específicos y medibles. Por ejemplo, si tu objetivo es dedicarle menos tiempo al trabajo repetitivo, una de las salidas puede ser automatizar los recordatorios de las tareas; mientras que la entrada puede ser implementar una herramienta de gestión del trabajo. 

Al determinar las entradas y salidas, podrás desglosar cada uno de estos objetivos en pasos más pequeños más adelante.

4. Identifica los pasos del proceso

Ahora que has reunido la información necesaria mediante las entradas y salidas del proceso, es hora de desglosar tu plan de procesos en pasos más pequeños. Esto se puede hacer de manera independiente, o bien, en una sesión de lluvia de ideas.

Comienza observando el punto de inicio del proceso; o en otras palabras, lo que determina los límites del proceso. En algunos casos, puede haber una dependencia que se debe finalizar para que comience el proceso; por ejemplo, para automatizar los recordatorios de tareas, primero se deben crear las tareas.

Una vez que hayas determinado los límites del proceso, haz una lista de todos los pasos del proceso en orden secuencial. Si se necesitan varias tareas, escribe cada una dentro del paso. Procura que los pasos se mantengan lo más simples posible y concéntrate en plasmar solo las partes clave del proceso.

Desglosa cada paso en componentes más pequeños que se puedan asignar a cada persona involucrada. El próximo paso es asignar quién es el responsable de cada paso.

5. Asigna los roles en el proyecto

Una vez que todos los pasos estén claros, es hora de desglosar cada tarea y asignarle un responsable. Es una buena idea incluir información detallada de cada tarea en el documento, como entregables y cronogramas. Esto aporta mayor claridad y optimiza la comunicación.

Si necesitas brindar más contexto a una tarea en proyectos más complejos, considera tener una reunión con el equipo o mostrarles dónde está la información que necesitarán. Puede ser que se trate de conocimientos legales o pautas de la marca que se necesiten para un entregable. 

6. Crea un diagrama de flujo del proceso

Ahora viene lo mejor: visualizar el proceso. Una manera fácil de hacerlo es con un diagrama de flujo. Según el tipo de proceso que quieras documentar, un diagrama de flujo puede aportar mayor claridad. Una herramienta de gestión de flujos de trabajo también te resultará útil para dar seguimiento a los objetivos y las tareas sobre la marcha. 

Para crear el diagrama de flujo, necesitarás tener a mano los pasos del proceso, las entradas y salidas, y la información de las personas involucradas. Luego, lo único que tienes que hacer es organizar cada paso en un orden secuencial.

Te presentamos un ejemplo de un diagrama de flujo de un documento de procesos para que te inspires a crear el tuyo:

Como puedes ver, cada paso tiene una entrada y salida correspondiente. Visualizar estos pasos en un diagrama de flujo facilita la visualización de los recursos y resultados que puedes esperar. También puedes agregar carriles a tus diagramas para categorizar quién es el responsable de cada tarea, lo que puede resultar muy útil en procesos complejos.

Aunque cada proceso se vea ligeramente diferente, es importante que conectes los pasos en orden y proporciones la información clave desde el comienzo.

7. Indica las excepciones del flujo del proceso

Ahora que ya has documentado una representación visual del flujo de tu proceso, toma nota de todas las excepciones que tu equipo haya podido encontrar. Estas excepciones vienen a raíz del hecho de que no todos los flujos seguirán exactamente el mismo camino. 

Por ejemplo, una excepción para el flujo de trabajo anterior puede ser que algunas tareas no necesitan ser revisadas, dependiendo de la complejidad del trabajo. En ese caso, procura tomar nota de qué escenarios no requieren aprobación. También deberías incluir los pasos que tu equipo deberá seguir para abordar tales excepciones. 

8. Pon a prueba el proceso

El paso final en la documentación del ciclo de vida del proceso es probarlo para garantizar su funcionamiento. Cuando lo estés probando, identifica dónde surgen problemas o dónde podrían surgir riesgos y corrígelos en tiempo real. Esta es una oportunidad de ajustar tu proceso nuevo, así que haz los cambios necesarios para que funcione sin inconvenientes.

Haz preguntas para encontrar cualquier dificultad:

• ¿Tu documento de flujo del proceso resolvió el problema que querías solucionar?

• ¿Necesitas implementar cambios más grandes para que tu proceso se desarrolle de manera óptima? 

Una vez que hayas superado las dificultades, determina la efectividad del proceso. Esta es una oportunidad de ajustar el proceso para que funcione sin inconvenientes. 

Finalmente, puedes cerrar todas las tareas abiertas del proceso y almacenar la información en un espacio compartido para revisarla posteriormente si es necesario.

Beneficios de la documentación de procesos

Al documentar la información inmediatamente, ya sea con un flujo de procesos detallado o con una estructura compartida, podrás mantener el trabajo encaminado y evitar diferentes problemas a largo plazo.

La documentación de procesos tiene cuatro ventajas clave, que van desde eliminar errores hasta mejorar la asignación de recursos y aumentar la eficiencia:

Elimina errores

La documentación de los procesos de una empresa evita errores al establecer de forma proactiva cada paso del proceso. Puedes analizar la efectividad de los pasos e implementar cambios sobre la marcha. 

Al documentar tu proceso proactivamente eliminas:

• Falta de comunicación: Si no cuentas con la documentación adecuada, la comunicación puede estar diseminada por distintas partes, lo que resulta en más pormenores del trabajo.

• Omisión de pasos: Si no detallas los pasos, algunas tareas pueden pasarse por alto o ser muy confusas, lo que resulta en un proceso ineficiente.

• Objetivos y resultados poco claros: Si los miembros del equipo no entienden el propósito de un proceso en particular, no podrán tener claridad sobre los entregables o prioridades.

El ciclo de vida de la documentación del proceso analiza errores y brinda un sistema para evaluar continuamente los obstáculos y dificultades que puedan surgir durante el ciclo de vida del proceso. Esto te permite modificar o eliminar los pasos que no sean necesarios. 

Reduce el trabajo repetitivo

Una correcta documentación de procesos reduce el trabajo repetitivo y el tiempo destinado a los pormenores del trabajo, ya que la información se presenta desde el principio y con la ayuda de elementos visuales.

La documentación de procesos elimina obstáculos recurrentes tales como:

• Reuniones frecuentes: Sin un documento de procesos se necesitarían reuniones para proporcionar la información. Las reuniones ineficaces consumen mucho tiempo e incluso pueden aumentar la confusión en algunos casos.

• Trabajo duplicado: Cuando las tareas se organizan correctamente desde el principio, es menos probable que haya trabajo duplicado. 

• Comunicación desorganizada: Cuando la información se almacena en diferentes lugares, la comunicación se ve obstaculizada. 

Al reducir estos errores, tu equipo será más productivo y se enfocará en el trabajo en cuestión. También puedes ir un paso más allá e implementar la automatización de procesos de negocios para eliminar cualquier otra forma de trabajo repetitivo que puedas encontrar.

Optimiza la asignación de recursos

Con un documento de procesos puedes optimizar la asignación de recursos al organizar la información en pasos claros y conectarlos con los recursos necesarios. 

Esto asegura que los recursos:

• Sean utilizados de forma correcta: Cuando los equipos saben qué recursos utilizar pueden emplearlos de manera adecuada y eficiente. 

• Estén conectados con los pasos correctos: Al conectar los recursos con las tareas, queda claro cómo y cuándo se deberían usar.

• Produzcan el resultado esperado: Cuando los recursos están asignados correctamente, se pueden utilizar para el propósito esperado.

Dado que el mal uso de los recursos puede resultar en gastos excesivos, es importante establecer las asignaciones correctamente para que tu equipo esté preparado con los recursos necesarios.

Mejora la comunicación

Mantener la comunicación en una herramienta compartida puede evitar problemas en el proceso a futuro. Esto permite que las personas involucradas accedan a una fuente de referencias compartida que pueden consultar en cualquier momento.  

La optimización en la comunicación puede servir para:

• Realizar el trabajo de manera correcta desde un principio: La comunicación clara reduce el riesgo de confusión y de trabajo de baja calidad.

• Crear información clara sobre el proceso: La comunicación puede mantener a los equipos al día con los procesos nuevos. 

• Mejorar los mapas de procesos y los procedimientos operativos estándar: La comunicación puede clarificar la información y asegurar que los mapas de procesos y procedimientos estén alineados con los objetivos originales del proceso.

La comunicación del equipo puede hacer la diferencia entre un buen proceso y uno excelente, así que asegúrate de comunicarte de manera directa y con frecuencia para generar claridad.

Acelera tu progreso con la documentación de procesos

La documentación de procesos te permitirá optimizar las mejoras de los procesos y allanar el camino para diferentes procesos. Un proceso documentado puede ayudarte a evitar ineficiencias y dificultades y, al mismo tiempo, preparar a los miembros del equipo para desarrollar proyectos exitosos en el futuro. 

Lleva la documentación de procesos a otro nivel y usa un software de gestión de flujos de trabajo para optimizar los procesos de tu equipo.