¿Qué es un diagrama de flujo y cómo hacerlo?

En el diagrama de flujo se representan todos los pasos, las secuencias y las decisiones de un proceso o flujo de trabajo. Si bien hay muchos tipos diferentes de diagrama de flujo, el diagrama básico es un mapa de procesos en su forma más simple. Es una herramienta muy potente que se puede aplicar en muchos campos diferentes para la planificación, visualización, documentación y mejora de los procesos.

Los ingenieros industriales Frank y Lillian Gilbreth presentaron esta herramienta por primera vez en la Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos (American Society of Mechanical Engineers ASME) en 1921. Desde entonces, los diagramas de flujo han servido para perfeccionar, estandarizar y optimizar procesos en los más variados sectores.

Si quieres saber más acerca de la gran diversidad de clases de diagramas de flujos y de los símbolos que se utilizan en los diagramas, este es el lugar indicado. También te contaremos sobre cómo crear diagramas de flujo y te brindaremos algunos ejemplos que esperamos te sirvan de inspiración.

¿Qué es un diagrama de flujo?

Un diagrama de flujo o flujograma es una representación gráfica y secuencial de un proceso o flujo de trabajo con todas las tareas y actividades principales necesarias para lograr un objetivo común. Para que visualmente se pueda representar la sucesión de tareas y la relación entre ellas se utilizan símbolos como flechas, rombos, rectángulos o prismas.

Seguro que habrás visto muchas veces alguno de los múltiples tipos de diagramas de flujo que existen. Un diagrama de flujo de permitirá seguir los pasos de un proceso, identificar de forma fácil en qué fases del procesos estás implicado y ayuda también en la toma de decisiones.

¿Para qué sirve un diagrama de flujo?

Los diagramas de flujo pueden ser útiles en muchas situaciones, como, por ejemplo, para hacer lo siguiente:

1. Documentar un proceso

Los diagramas de flujo son magníficos para trazar y documentar algún proyecto o proceso colaborativo.

2. Simplificar y visualizar ideas o procesos complejos

No todos los miembros del equipo tendrán el tiempo (o los recursos) para leer detenidamente un proceso documentado largo y complicado. Los diagramas de flujo son muy útiles para que cualquiera pueda seguir el flujo de trabajo, entender las tareas y analizar los pasos individuales de manera rápida y sencilla.

3. Organizar al equipo y asignar tareas con efectividad

Representa visualmente un proceso que pueda facilitar la asignación de tareas a los miembros del equipo y organiza el trabajo del grupo de manera que todo fluya mejor.

4. Tomar decisiones y justificarlas

Las decisiones, con frecuencia, parecen ser mucho menos intimidantes y complicadas cuando están dispuestas en un diagrama de flujo. Los diagramas de flujo también pueden ser útiles para ver las consecuencias de esas decisiones, lo que facilita la anticipación y argumentación de los pasos a seguir.

5. Identificar y evitar cuellos de botella o problemas

Los diagramas de flujo son muy útiles para descubrir cuellos de botella o inconvenientes antes de que se vuelvan problemas graves. Con el trazado del proceso entero en esta guía visual, puedes seguir cada paso y, a la vez, garantizar que se dediquen el tiempo y los recursos suficientes para cada tarea.

6. Estandarizar los procesos

Una vez que el diagrama de flujo está listo, puedes reutilizarlo para otros proyectos o procesos similares. A la larga, tanto el equipo como tú ahorraréis tiempo (y evitarán el estrés).

7. Dar seguimiento al progreso de un proyecto

Como es muy fácil seguir los pasos del diagrama de flujo, siempre es posible detectar en qué etapa del proceso o proyecto se encuentra el equipo en un momento dado. Simplifica muchísimo el seguimiento del progreso y también ofrece un panorama general excelente de las tareas que falta finalizar.

Símbolos de los diagramas de flujo

 Los diagramas de flujo varían, van desde ilustraciones rápidas hechas a mano para ayudar a documentar o planificar un proceso hasta diagramas de flujo de trabajo complejos generados con algún software exclusivo para tal fin. Para que fuera más fácil entender los flujos de trabajo en los distintos equipos, departamentos e incluso sectores, el American National Standards Institute (ANSI) estableció estándares oficiales en la década de 1960 que la International Organization for Standardization (ISO) adoptó en 1970 y se han actualizado y mejorado continuamente desde entonces. La última versión de este estándar es la confirmada en 2019.

Cuando leas un diagrama de flujo, hazlo siguiendo los estándares occidentales. Es decir, de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha. Ten encuenta que existen más de 30 símbolos estandarizados para crear diagramas de flujo. Los símbolos pueden indicar algún proceso o documento, decisiones que hay que tomar y mucho más.

• Línea de flujo: La línea de flujo muestra la dirección del proceso y conecta a dos bloques entre sí.

• Terminador o terminal: El terminador o terminal representa los puntos de inicio o fin del proceso de un diagrama de flujo.

• Proceso: El símbolo del proceso es el componente más común de un diagrama de flujo e indica un paso del proceso.

• Comentario o anotación: Puedes mencionar información extra acerca de un paso con un comentario o anotación.

• Entrada/salida: El símbolo de entrada/salida representa el proceso de incorporación o extracción de datos externos.

• Decisión: Este símbolo representa a una decisión que tu equipo o tú deben tomar para pasar al paso siguiente del proceso. Por lo común, se trata de una decisión del estilo “verdadero o falso” o de una pregunta que se responde por sí o por no.

• Datos almacenados: Simboliza a un archivo o base de datos.

• Símbolo “o”: Indica que el flujo del proceso continúa en tres o más ramas.

• Entrada manual Este símbolo representa a los datos o la información que se debe ingresar manualmente al sistema.

• Exposición: Indica un paso en el que se expone información importante.

• Documento: Este símbolo representa a un solo documento.

• Retraso: Con este símbolo puedes planificar y representar cualquier período de demora que será parte del proceso.

• Símbolo de unión de invocación: Este símbolo se usa para converger diversas ramas en un solo proceso.

• Operación manual: Simboliza a una operación o ajuste manual del proceso.

• Conector (con otra página): Este símbolo se usa para conectar otros dos símbolos que están en diferentes páginas.

• Conector (en esta página): Con este punto se pueden conectar dos símbolos y reemplazar líneas largas para simplificar el diagrama de flujo.

• Preparación o inicialización: Este símbolo indica un paso de preparación o inicialización en el proceso.

• Proceso alternativo: Las líneas de este símbolo, por lo general, son líneas de puntos. El símbolo en sí mismo indica una alternativa al paso normal del proceso en caso de ser necesaria.

• Proceso predeterminado: Este símbolo señala un proceso que ya ha sido determinado en algún otro lugar.

• Múltiples documentos: Simboliza a muchos documentos.

Una vez que conoces lo que representa cada símbolo, puedes leer o crear casi cualquier tipo de diagrama de flujo y entender mejor el proceso visualizado. Cuando crees un diagrama de flujo en el que se utilicen diferentes formas y símbolos, incluye una leyenda para que los demás compañeros de equipo puedan entenderlo.

Tipos de diagramas de flujo

Como los diagramas de flujo son herramientas muy potentes, se usan en muchos campos y sectores del mercado. Puedes verlos en educación, ventas y marketing, negocios, ingeniería o fabricación. Los diagramas de flujo se pueden hallar prácticamente en cualquier lugar.

Dependiendo del tipo de proceso que pretendes visualizar, tal vez te convenga usar algún tipo de diagrama de flujo en particular. Mark A. Fryman, en su libro Quality and Process Improvement (Mejora de los procesos y la calidad), 2002, afirma que hay cinco tipos de diagramas de flujo desde la perspectiva de los negocios:

Además de los tipos de diagrama de flujo que Fryman definió para el ámbito de los negocios, hay muchos otros tipos que se desarrollaron a lo largo de los años.

• El diagrama de flujo de decisiones ayuda aexplicar las medidas que se toman para justificar una decisión. Este tipo de diagramas de flujo es muy útil para anticipar las consecuencias de diferentes decisiones.

• Un diagrama de flujo lógico seaplica para detectar deficiencias, cuellos de botella o limitaciones del proceso que podrían causar interrupciones o problemas. 

• Un diagrama de flujo de sistema representa el modo en que los datos fluyen en un sistema. Por lo general, se usan en el mundo de las finanzas.

• Con un diagrama de flujo de productos se visualiza el proceso de creación del producto y su orden secuencial. Este tipo de gráficos pueden constituir documentación muy útil para cuando lances un producto nuevo o mejores el proceso de producción.

• En un diagrama de flujo de procesosse muestra cómo se obtendrá cierto resultado con un proceso. Probablemente crees un diagrama de flujo de este tipo para mejorar algún proceso que ya uses o para implementar uno nuevo.

Otros tipos de diagramas de flujo

Algunos de los tipos más populares de diagramas de flujo fueron acuñados por Alan B. Sterneckert en su libro de 2003, Critical Incident Management (Gestión de incidentes críticos) e incluye las siguientes clasificaciones:

• Diagrama de flujo de documento

• Diagrama de flujo de datos

• Diagrama de flujo de sistema 

• Diagrama de flujo de programa

En 1987, Andrew Veronis publicó un libro llamado Microprocessors: Design and Application (Microprocesadores: diseño y aplicación) en el que se describían los siguientes tres tipos de diagramas de flujo:

• Diagrama de flujo de sistema

• Diagrama de flujo general

• Diagrama de flujo detallado

A continuación, enumeramos otros tipos de flujos de trabajo comunes:

• El diagrama de PERT

• El diagrama de flujo de trabajo

• El diagrama de flujo de carriles

• El diagrama de flujo de datos (DFD)

• El diagrama de flujo de procesos (PFD)

• El modelo y notación de procesos de negocios (BPMN 2.0)

• El diagrama de flujo de lenguaje de especificaciones y descripciones (SDL)

• Ell diagrama de flujo de cadena de procesos impulsada por eventos (EPC)

Puedes hallar un diagrama de flujo para documentación de procesos en nuestro artículo sobre la documentación de los procesos y echar un vistazo a los diagramas de PERT para ver algún otro ejemplo muy común.

Cómo crear un diagrama de flujo

Para hacer un diagrama de flujo necesitarás definir el propósito y el alcance, ordenar las tareas cronológicamente, después organizarlas por tipo y símbolo de diagrama de flujo, dibujar el diagrama y perfeccionarlo. Independientemente de que escribas el diagrama de flujo en un cuaderno o de que uses una plantilla para trazar un proceso oficial, tendrás que seguir estos cinco pasos para generar un diagrama de flujo útil y razonable:

1. Confirma y perfecciona el diagrama de flujo. Recibir una segunda, tercera o incluso una cuarta opinión sobre el diagrama de flujo puede resultar muy útil para detectar cuellos de botella o problemas potenciales y darte la posibilidad de perfeccionar el diagrama antes de iniciar el proceso.

2. efine el propósito y el alcance. Antes de empezar a dibujar o de abrir la herramienta para diagramas de flujo, define elalcance del proyecto y el propósito del proceso. Pregúntate qué se debería cumplir con tu proyecto y cuáles serían las fechas adecuadas de inicio y de fin.

3. Pon las tareas en orden cronológico. Dependiendo del tipo de diagrama de flujo que crees, tal vez te convenga revisar la documentación que tienes, consultar a algunos miembros del equipo sobre sus experiencias anteriores u observar algún proceso en curso. Todo esto puede ayudarte a redactar algunos de los pasos en forma de lista antes de crear el primer borrador del diagrama de flujo.

4. Organiza las tareas por tipo y símbolo del diagrama de flujo. Una vez que tienes todas las tareas escritas y organizadas en forma cronológica, asígnalas al símbolo correspondiente para prepararte y dibujar el diagrama de flujo.

5. Dibuja el diagrama de flujo. Puedes hacer un bosquejo a mano o utilizar una herramienta o software para generar diagramas de flujo que puedes compartir fácilmente con el equipo. 

Descarga esta guía para entender y crear diagramas de flujo

Descárgate esta infografía con toda la información necesaria para crear tu diagrama de flujo, así siempre tendrás a mano el significado de todos los símbolos de un diagrama de flujo

Diferencias entre flujogramas y mapas de procesos

En un diagrama de flujo se visualizan todos los pasos que deben seguirse y esto incluye también los envíos de información y documentación, los momentos de toma de decisiones, las entradas y las salidas. Este nivel de detalle hace que los diagramas de flujo sean especialmente interesantes en procesos individuales. Se utilizan, de hecho para diseñar nuevos procesos o revisar un proceso existente.

En cambio, un mapa de procesos te mostrará todos los procesos de una organización o unidad de negocio. Así, en un mapa de procesos podrás ver los procesos más estratégicos, los procesos auxiliares y los procesos más operativos. 

Puedes tener mapas de procesos por áreas de negocio: mapas de procesos para departamentos de ventas o mapas de procesos para un lanzamiento de marketing. 

Plantillas de mapas de procesos

Si buscas empezar a mejorar tus procesos y flujos de trabajo, crea una plantilla de tu proceso de trabajo. Una vez que tengas esta plantilla creada podrás replicarla y será mucho más fácil introducir cambios o mejoras.

Usa plantillas de diagramas de flujo y maximiza la productividad

Se supone que un diagrama de flujo te facilita la vida, entonces, utiliza integraciones con aplicaciones o programas informáticos como Lucidchart para crearlos. Gracias a la integración de Lucidchart + Asana se pueden integrar diagramas, flujos de trabajo y mapas de procesos en los proyectos de Asana. Elige entre cientos de plantillas para crear todos los diagramas de flujo que necesites.

Así, al mismo tiempo que planificas tu proyecto, organizas y calendarizas las tareas podrás incorporar un diagrama de flujo con el que todo el equipo visualizará la secuencia de tareas a realizar. Lúcete y crea con Asana y Lucidchart un proyecto de 10.