Automatización de procesos de negocios (BPA): Cómo eliminar el trabajo repetitivo

¿Estás buscando la manera de eliminar el trabajo repetitivo y al mismo tiempo aumentar la eficiencia del equipo? La automatización podría ser la solución perfecta. La automatización de tareas recurrentes te permitirá ahorrarle tiempo a tu equipo e incluso ayudará a evitar pequeños errores diarios. Y cuando se trata de eficiencia, no hay nada más valioso que aprovechar tu día al máximo.

En este artículo, repasaremos los conceptos sobre la automatización de los procesos de negocios, los beneficios de implementar un sistema propio y algunos ejemplos de tareas comunes que puedes automatizar. 

¿Qué es la automatización de procesos de negocios?

En resumen, la automatización de procesos de negocios es el uso de tecnología de automatización para gestionar tareas recurrentes en organizaciones donde es posible reemplazar el trabajo manual. Si bien puede parecer complicado, es el proceso de delegar tareas a una herramienta en lugar de a un miembro del equipo. El verdadero truco consiste en implementar la herramienta de manera que se adapte a las necesidades de tu negocio.

Existen muchos métodos diferentes de automatización. Independientemente de que se trate de la gestión de procesos de negocios o de la automatización robótica de procesos, es importante poder diferenciar los términos comunes.

Automatización de procesos de negocios (BPA) vs. gestión de procesos de negocios (BPM)

La automatización de procesos de negocios a menudo se confunde con la gestión de procesos de negocios, y con razón. Después de todo, la gestión de procesos de negocios es el término genérico que se usa para varias técnicas de automatización.

La gestión de procesos de negocios se define como una disciplina en la que las personas usan diversos métodos para descubrir, modelar, analizar, medir, mejorar, optimizar y automatizar los procesos de negocios. Por lo tanto, la automatización de los procesos de negocios es solo una pequeña parte de la gestión de procesos de negocios.

Automatización de procesos de negocios (BPA) vs. automatización de procesos mediante robótica (RPA)

Si bien estos términos son similares, existen algunas diferencias. La automatización de procesos de negocios es un enfoque integral que se basa en la automatización asistida por tecnología, mientras que la automatización de procesos mediante robótica es un enfoque específico que usa robots de software e inteligencia artificial.

Por definición, la automatización de procesos mediante robótica es una forma de automatización de procesos de negocios basada en el uso de robots de software metafóricos o en inteligencia artificial.

¿Qué procesos de negocios puedes automatizar?

Ahora viene a la parte interesante: ¿Qué procesos puedes automatizar? En realidad, existe una infinidad de tareas que puedes automatizar. La parte más complicada es saber cómo hacerlo. 

Es mejor empezar con tareas simples y avanzar lentamente hacia procesos de automatización más complejos. Las tareas que las empresas automatizan con frecuencia incluyen los entregables del proyecto, la entrada de datos, las órdenes de venta e incluso la nómina, lo que permite ahorrarle tiempo y dinero a tu equipo. 

Las capacidades que tengas dependerán de las herramientas y el software que uses. Por lo tanto, es una buena idea conocer las funciones que tienes disponibles antes de sumergirte demasiado en la automatización. Si aún no cuentas con una herramienta, comprueba si un software de gestión de flujos de trabajo es adecuado para ti.

Estas son algunas de las tareas más comunes que puedes automatizar con una herramienta de automatización. 

Tareas de proyectos

La mayoría de los proyectos en los que trabajas se componen de varias tareas, también llamadas dependencias, que deben completarse. Si bien algunos equipos usan la automatización para crear listas de tareas pendientes más efectivas, otros prefieren métodos como los tableros Kanban o cronogramas estilo diagrama de Gantt. Independientemente del método que prefieras, la automatización puede ayudarte a crear estas tareas e incluso a cerrarlas en algunos casos.

Puedes automatizar las tareas del proyecto para hacer lo siguiente:

• Mover tareas al proyecto correcto

• Asignar tareas al compañero de equipo adecuado

• Notificar a los participantes sobre las dependencias del proyecto

• Establecer y cambiar las fechas de entrega

• Entregar el trabajo en el momento correcto

Con la automatización del trabajo improductivo, como la gestión de tareas del proyecto, puedes asignar tareas automáticamente a los miembros de tu equipo, cambiar fácilmente las fechas de entrega y notificar a los participantes sobre los cambios.

Comunicación

La automatización de las comunicaciones es otra forma de optimizar las tareas recurrentes. Desde recordatorios de proyectos hasta actualizaciones semanales del equipo, la automatización de estas pequeñas tareas (pero que requieren mucho tiempo) puede ser un excelente primer paso para crear un proceso de negocios más inteligente.

Puedes automatizar las comunicaciones para lo siguiente:

• Enviar recordatorios de proyectos

• Enviar actualizaciones al equipo

• Enviar actas de reuniones

• Enviar comunicaciones a clientes

• Enviar una serie de emails después de una compra

Como puedes ver en los ejemplos anteriores, existen muchas posibilidades para automatizar las comunicaciones. Cualquiera de estas opciones puede ayudar con las actualizaciones internas y externas y la atención al cliente.

Entrada de datos

Muchas empresas ven la automatización principalmente como un método para el ingreso de datos. La entrada de datos suele ser una tarea tediosa, repetitiva que generalmente requiere trabajo mensual o semanal y que demanda mucho tiempo. 

Puede automatizar la entrada de datos para lo siguiente:

• Reducir la información duplicada

• Importar formularios

• Señalar y prevenir inconsistencias entre los datos

• Enviar la información a los participantes correspondientes

• Guardar información de clientes

Además de estas posibilidades, la entrada de datos automatizada puede ayudar a reducir los costos operativos que habitualmente se incurrirían por la entrada manual de la información.

Órdenes de ventas

Con la herramienta adecuada de gestión de relaciones con los clientes (CRM), podrás usar la automatización para recopilar y redirigir la información de las órdenes de venta de los clientes. Esto puede resultar útil por varias razones, como prestar servicio a los clientes y personalizar las campañas de marketing.

Puedes automatizar las órdenes de compras para lo siguiente:

• Prestar servicios al cliente

• Personalizar las campañas de marketing

• Predecir el éxito de un producto

• Seguir las tendencias del mercado

La automatización de estas tareas no solo le ahorran tiempo a tu equipo, también pueden ayudar a tu empresa a competir en el mercado y respaldar las estrategias para el crecimiento futuro.

Nóminas

La nómina conlleva tareas imprescindibles para cualquier empresa. Si todavía realizas este trabajo de forma manual, te estás perdiendo de todos los beneficios de automatizar el proceso. De manera similar a los procesos que describimos anteriormente, la automatización de la nómina ayuda a evitar errores, a crear procedimientos más rápidos y evita que te quedes sentado en la oficina durante horas.

Puedes automatizar las nóminas para lo siguiente:

• Pagar los sueldos

• Crear reportes de nómina

• Entregar recibos de sueldo a los miembros del equipo

• Ajustar las horas de trabajo para el pago de licencias

• Apoyar a los empleados con sus declaraciones de impuestos

• Realizar cambios en el registro de beneficios

La nómina es una de las tareas que definitivamente debes automatizar, ya que le ahorrarás mucho trabajo a tu equipo. 

Desarrollo de clientes potenciales

El desarrollo de clientes potenciales es otro proceso ideal para automatizar si tienes la tecnología adecuada. Esto puede ser en forma de programas de emails, como una serie de emails de bienvenida o de reactivación de cuentas, o de promoción de contenido, como publicidad dirigida. 

Puedes automatizar el desarrollo de clientes potenciales para lo siguiente:

• Crear flujos de trabajo para las campañas

• Compartir contenido relevante con clientes potenciales

• Enviar emails para nutrir la relación con los clientes potenciales

• Almacenar datos de clientes potenciales

Si bien existen muchas formas de aprovechar las ventajas de la automatización del desarrollo de clientes potenciales, lo más importante es intentar mejorar continuamente las campañas de marketing en base a los indicadores clave de rendimiento (KPI). Lo peor que puedes hacer es configurar una campaña y luego simplemente olvidarte de ella, así que asegúrate de analizar el rendimiento de tus campañas para seguir mejorando.

Ejemplos de automatización de procesos de negocios

Ahora que conoces algunas de las tareas que normalmente se automatizan, veamos un ejemplo concreto de automatización de procesos de negocios. Un buen plan debe tener en cuenta tanto a los usuarios comerciales como a la experiencia del cliente.

A continuación encontrarás algunos ejemplos para que tengas una mejor idea de cómo puedes usar la automatización a tu favor. 

Ejemplo 1: Automatizar las tareas del proyecto

Escenario: Estás trabajando en un proyecto nuevo y notas que hay una tarea atrasada. Te comunicas con el miembro del equipo para verificar el estado de la tarea y te dice que la tarea está finalizada pero que se olvidó de marcar la dependencia como cerrada. Debido a esto, varias subdependencias están atrasadas.

Solución: Puedes usar la automatización para configurar recordatorios de tareas para cuando se acerquen las fechas de vencimiento sin ninguna intervención adicional de tu parte. Esto habría evitado que las tareas se retrasaran en primer lugar. También les habría ahorrado a ti y a las partes involucradas el tiempo que perdieron intentando resolver este asunto. 

Ejemplo 2: Automatizar la comunicación del equipo

Escenario: El jefe de operaciones de la empresa te pide que lo involucres en el lanzamiento del producto nuevo para que pueda mantenerse actualizado. Programas una reunión de equipo para repasar la estructura de desglose del trabajo con los participantes del equipo. Consultas el calendario del jefe de operaciones, pero lamentablemente no está disponible en ninguno de los horarios propuestos por el equipo. 

Solución: Puedes usar la automatización para agregar colaboradores fácilmente a las tareas para mantenerlos informados sobre los cambios del proyecto y los próximos vencimientos. No solo serán notificados de forma automática, también podrán ajustar sus preferencias de notificación para priorizar el trabajo que consideren más importante. 

Software de automatización de procesos de negocios

Para poder crear un proceso de negocios eficaz, es importante tener implementado el software de automatización correcto. Una buena herramienta debería brindarte la capacidad de crear flujos de trabajo personalizados, obtener resultados rápidos y realizar cambios fácilmente cuando sea necesario.

Si bien existen numerosas funciones que pueden mejorar la inteligencia tecnológica de tu empresa, hemos destacado algunas de las más importantes:

Tu herramienta debería poder:

• Optimizar los flujos de trabajo.

• Visualizar el trabajo. 

• Proteger la información.

• Ofrecer una interfaz de usuario sencilla.

• Establecer fechas y prioridades.

• Crear pasos personalizados.

• Reducir el trabajo improductivo.

Todas estas características no solo te ayudarán a crear flujos de trabajo confiables, también reducirán los cuellos de botella. Si bien pueden parecer pequeños en el momento, con el tiempo se acumularán y eventualmente conducirán a problemas de eficiencia. Afortunadamente, con el software de automatización de procesos de negocios correcto, estarás bien equipado.

Beneficios de la automatización de procesos de negocios

Quizás te preguntes por qué siquiera es importante implementar la automatización. Esa es una gran pregunta que debe bordarse al principio de tu investigación. 

La automatización de los procesos de negocios ofrece los siguientes beneficios (y muchos más):

• Aumenta la eficiencia

• Optimiza los procesos

• Estandariza las operaciones

Además de ofrecer estos beneficios, la automatización de los procesos de negocios puede permitir que tu empresa fortalezca sus capacidades de inteligencia comercial en general, a través de la planificación de recursos empresariales (ERP) y el uso de varias interfaces de programación de aplicaciones (API). Ambos son sistemas de transformación digital que pueden ayudar a simplificar la automatización de los flujos de trabajo de tu equipo.

Analicemos en detalle cada uno de los beneficios clave de la automatización de procesos de negocios. 

Aumenta la eficiencia

Uno de los mayores beneficios de la automatización de los procesos de negocios es el aumento de la eficiencia, brindándole a tu equipo el tiempo que necesita para hacer su mejor trabajo. Por ejemplo, puedes ahorrar tiempo y evitar errores al automatizar un recordatorio diario de la agenda para los participantes del proyecto.

No solo ayuda a mejorar la productividad, sino que el tiempo libre adicional que se obtiene también puede contribuir a una mayor calidad del trabajo. Es una verdadera victoria para todos.

Optimiza los procesos

Las operaciones de negocios pueden ser complejas tanto para las empresas grandes como pequeñas. Eso se debe a que existen muchos procesos diferentes. Desde la planificación y la elaboración de presupuestos hasta la gestión de los recursos humanos y la incorporación de empleados nuevos, existen numerosas tareas repetitivas que se llevan a cabo detrás de escena en casi todas las empresas.

Con la automatización de procesos de negocios, puedes usar el aprendizaje automático para optimizar tus procesos y mejorar la experiencia tanto del empleado como del cliente.

Estandariza las operaciones

Además de simplificar las tareas dentro de las operaciones de negocios, la automatización de los procesos de negocios puede ayudar a tu equipo a estandarizar los procesos operativos. Una de las formas de lograrlo es automatizando el envío de información a los participantes involucrados, además de muchos otros procesos.

Esto es importante para mantener la coherencia en cada uno de los procedimientos internos. A su vez, reduce al mínimo los errores y el trabajo improductivo y mantiene clara la dirección organizacional.

Optimiza tus flujos de trabajo mediante la automatización de los procesos de negocios

La automatización de los procesos de negocios es la clave para crear un equipo más eficiente. Desde detectar la ineficiencia hasta evitar errores humanos, todo comienza con la automatización. Además, ayuda a que todo mejore, desde los procesos de incorporación de empleados nuevos hasta la satisfacción del cliente. 

¿Buscas herramientas adicionales para mejorar la eficiencia? Descubre cómo un software de flujos de trabajo puede ayudarte.