25 habilidades esenciales de gestión de proyectos que necesitas para tener éxito

Foto del colaborador - Julia MartinsJulia Martins18 de diciembre de 202016 min de lectura
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En Asana, creemos que si gestionas proyectos, eres un gerente de proyectos... independientemente del cargo que ocupes. Para que los equipos colaboren de forma eficaz y hagan su mejor trabajo, necesitan un gerente de proyectos como tú para que les marques el camino. Si ya te encuentras gestionando un proyecto o incluso varios proyectos, ¿cómo puedes convertirte en un mejor gerente de proyectos?

Si quieres perfeccionar y desarrollar tus habilidades de gestión de proyectos, estás en el lugar correcto. En esta guía abordamos 25 habilidades esenciales que necesitas para tener éxito como gerente de proyectos y cómo puedes desarrollarlas con el paso del tiempo.

¿Qué son las habilidades de gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es la práctica de organizar y ejecutar el trabajo de manera eficiente, y ayudar a tu equipo a hacer lo mismo. Un gerente de proyectos solía ser un miembro del equipo que recibía capacitación y certificación en tecnologías complicadas de gestión de proyectos. Las herramientas de gestión de proyectos tradicionales eran difíciles de configurar y requerían un mantenimiento constante, que es de donde proviene el puesto de “gerente de proyectos”.

La gestión de proyectos moderna se diferencia de la gestión de proyectos tradicional de dos formas. A medida que las empresas y los equipos democratizaban sus procesos de gestión de proyectos, se necesitaban cada vez más miembros y líderes de equipo que pudieran planificar un proceso desde la concepción hasta la implementación final. Para apoyar a los líderes de equipos, se necesitaba un software que pudiera convertir procesos de trabajo complejos en herramientas flexibles y fáciles de usar.

Hoy en día, las herramientas de gestión de proyectos modernas son lo suficientemente flexibles que pueden ser usadas por cualquier equipo para cualquier proyecto, por lo que puedes iniciar tus proyectos de inmediato. Con las herramientas de gestión de proyectos actuales, puedes convertirte fácilmente en gerente de proyectos y aportar un nuevo nivel de claridad y visibilidad a tu equipo del proyecto. Y aunque no necesitas desarrollar habilidades complejas o aprender a usar herramientas complicadas para convertirte en un gerente de proyectos exitoso, existen habilidades técnicas, duras y blandas que puedes desarrollar para convertirte en un gerente de proyectos aún más exitoso.

Es posible que algunas de estas habilidades no se apliquen en tu caso y probablemente ya hayas desarrollado otras tantas. Apóyate en esta lista para desarrollar las habilidades con mayor relevancia para ti.

10 habilidades blandas para la gestión de proyectos

Las habilidades blandas son las que llamamos “habilidades no técnicas” o habilidades que te ayudan a mejorar la calidad de tu trabajo, sin tener que acceder a una herramienta o requisitos técnicos específicos. También se conocen como “habilidades interpersonales” ya que te ayudan a mejorar la colaboración y a relacionarte con tus colegas en el trabajo. Estas son las 10 habilidades blandas más importantes para la gestión de proyectos 

1. Colaboración

La colaboración es la piedra angular de todas las habilidades de la gestión de proyectos, así sean habilidades blandas, duras o técnicas. En la gestión de proyectos, la colaboración te permite trabajar mejor en equipo. Cuando puedes colaborar de manera eficaz, puedes comunicarte mejor con tu equipo y realizar un excelente trabajo.

Para mejorar tus habilidades de colaboración, practica entablar todo tipo de conversaciones. La comunicación abierta y sin límites, y la cocreación son esenciales para la colaboración en equipo. Para más consejos, consulta el artículo de nuestra Guía sobre colaboración en equipo.

2. Comunicación

La comunicación efectiva es una de las competencias más importantes en la gestión de proyectos y es esencial para una colaboración efectiva. Para desarrollar tus habilidades de comunicación, intenta ser abierto y honesto con tus compañeros de trabajo. Esto requiere un alto grado de confianza, tanto de tu parte como de tus compañeros. Para generar confianza mediante una comunicación abierta, debes alentar a los miembros de tu equipo a que expresen sus opiniones en una discusión, incluso si no compartes sus puntos de vista. Con el tiempo, aumentará la capacidad del equipo para colaborar y llevar a cabo un excelente trabajo.

Para desarrollar una mejor comunicación, prueba establecer pautas de comunicación con tu equipo. Probablemente uses varios tipos de software de comunicación, como email, Slack y herramientas de gestión del trabajo. Tener claro qué herramientas usar para cada tipo de comunicación puede ayudar a tu equipo a comunicarse y colaborar de manera más fácil y efectiva.

Si quieres ayudar a que tu equipo sea más productivo, prueba la comunicación asincrónica. Para ello, debes generar el hábito de escribir todas tus ideas, lo cual te ayudará a lograr mucho más sin tener que programar constantemente reuniones en el calendario.
Si quieres ayudar a que tu equipo sea más productivo, prueba la comunicación asincrónica. Para ello, debes generar el hábito de escribir todas tus ideas, lo cual te ayudará a lograr mucho más sin tener que programar constantemente reuniones en el calendario.

3. Trabajo en equipo

El trabajo en equipo consiste en apoyar a tu equipo y alentarlos a hacer un gran trabajo, juntos. Todos tienen algo que aportar, y el equipo es más eficaz cuando trabajan juntos de lo que podría llegar a ser cada miembro por separado. La colaboración es parte del trabajo en equipo, pero el trabajo en equipo es mucho más grande y garantiza que todos se sientan cómodos y motivados para contribuir.

Si quieres mejorar tus habilidades para trabajar en equipo, prueba hacer muchas preguntas. Participa activamente de las sesiones de lluvias de ideas del equipo, de las conversaciones individuales y de los aportes de todos los miembros del equipo. Piensa si hay algún miembro que no ha dicho nada en mucho tiempo o si otro miembro podría tener una buena idea o alguna habilidad relevante.

Descarga: Alinea el trabajo del equipo con la misión de la organización

4. Resolución de problemas

La resolución de problemas es una habilidad colaborativa e iterativa que te ayuda a abordar un problema para finalmente resolverlo. Tener habilidades para la resolución de problemas no siempre implica tener la respuesta “correcta” a todos los problemas. Por el contrario, las personas que tienen excelentes habilidades para la resolución de problemas intentan abordar los problemas desde nuevas perspectivas y trabajar metódicamente para encontrar una solución.

Para desarrollar tus habilidades para la resolución de problemas, te recomendamos empezar a cuestionar todas tus decisiones. ¿Por qué tomaste una determinada decisión? ¿Podrías haberlo solucionado de otra manera? Incluso si la respuesta es “no”, cuestionar cuál ha sido tu motivación y tus decisiones puede ayudarte a practicar tus habilidades para resolver problemas y a abordar mejor los problemas en el futuro.

Para garantizar que nuestras reuniones sean productivas, valoramos poder debatir sobre temas abiertos a través del diálogo. Esto nos permite encontrar una solución en vez de compartir actualizaciones de estado.
Para garantizar que nuestras reuniones sean productivas, valoramos poder debatir sobre temas abiertos a través del diálogo. Esto nos permite encontrar una solución en vez de compartir actualizaciones de estado.

5. Organización

Para muchos gerentes de proyectos, la organización es la habilidad social más intimidante. Podrías pensar que la capacidad organizativa es algo que simplemente “tienes” o “no tienes”. Sin embargo, como todas las demás habilidades de gestión de proyectos mencionadas en este artículo, puedes desarrollar tus habilidades organizativas hasta convertirte en discípulo de Marie Kondo.

La manera más eficaz de mejorar tus habilidades organizativas es crear (y mantener) una fuente central de referencias para tu trabajo y el de tu equipo. Solemos estar desorganizados porque el trabajo no está conectado. De hecho, el empleado promedio utiliza 10 herramientas diferentes por día. Si tu información se encuentra dispersa, sin duda sentirás que estás desorganizado. En lugar de usar 10 herramientas diferentes para organizar tu trabajo, prueba usar Asana como tu herramienta de organización para que tú y tu equipo compartan una fuente central de referencias.

6. Gestión del tiempo

La gestión del tiempo y las habilidades organizativas van de la mano. Cuando mejores las habilidades para organizar tus tareas, tendrás un panorama más claro de todo lo que tienes por hacer y del tiempo que te demandarán tus próximas tareas.

Aun así, puede ser difícil priorizar el trabajo. Para mejorar tus habilidades para una gestión del tiempo más eficaz y combatir la procrastinación, usa una herramienta de gestión del trabajo para dar seguimiento a la prioridad relativa de cada tarea. Una vez que tengas claro qué tareas son de alta prioridad, podrás abordarlas primero, y así asegurarte de que nada se te pase por alto.

7. Habilidades de liderazgo

Cuando gestionas un proyecto, no solamente eres un gerente de proyectos, también eres un líder. Incluso si no te ves a ti mismo en el rol de líder, el equipo de tu proyecto recurrirá a ti para que les brindes apoyo, asesoramiento y orientación.

Para desarrollar tus habilidades de liderazgo, prueba abordar las situaciones con empatía y comprensión. Un buen líder une a todos y promueve el trabajo en equipo y la colaboración. También deberías tomarte el tiempo necesario para decidir qué tipo de líder quieres ser. Estos son algunos de los estilos de liderazgo más conocidos:

  • Liderazgo de servicio. Si tu objetivo principal es servir a tu equipo, te puede interesar el liderazgo de servicio. Los líderes de servicio se centran en apoyar el desarrollo del equipo para que puedan desempeñarse de la mejor manera posible.

  • Liderazgo participativo. También conocido como “liderazgo democrático”, es un estilo de liderazgo donde se incentiva a que todo el equipo del proyecto se involucre y colabore en la toma de decisiones.

  • Liderazgo transformacional. En este estilo de liderazgo, el líder se centra en gran medida en realizar una visión para el equipo y colabora con los miembros para crear cambios inspiradores.

  • Liderazgo autocrático. Los líderes autocráticos agilizan la toma de decisiones del proyecto con muy poca participación por parte del equipo del proyecto. Esto puede ayudar a los equipos a centrarse en los objetivos del proyecto y a tomar decisiones rápidas.

  • Liderazgo laissez faire. En este estilo de liderazgo, los líderes fomentan la creatividad y la flexibilidad dentro del equipo del proyecto. “Laissez-faire” significa “déjalo ir” en francés, y los líderes del estilo laissez faire adoptan esa mentalidad.

Asana me permite controlar todo, pero también garantiza que mis compañeros de equipo no se verán inundados de tareas sobre estrategias de contenido. Podemos estar separados y a la vez conectados de una forma única.
Asana me permite controlar todo, pero también garantiza que mis compañeros de equipo no se verán inundados de tareas sobre estrategias de contenido. Podemos estar separados y a la vez conectados de una forma única.

8. Adaptabilidad

En algún momento, ya sea en este proyecto o en el próximo, se cambiará algún elemento de tu plan de proyecto. Tal vez se modifique la fecha de entrega o cambien las prioridades, y cuando eso suceda, deberás adaptar tu flujo de trabajo en consecuencia. Los grandes gerentes de proyectos pueden realizar cambios y adaptarse a los nuevos escenarios, para seguir guiando al equipo del proyecto en la dirección correcta.

La adaptabilidad significa comprender cuándo y cómo cambiar de rumbo. Si no tienes visibilidad de todo lo que está sucediendo, puede ser difícil corregir el rumbo o decidir cómo actuar. La mejor manera de desarrollar la adaptabilidad es tener un panorama claro de todo lo que está activo en tu proyecto. Esto lo puedes lograr si das seguimiento a tu proyecto en una herramienta de gestión del trabajo.

9. Resolución de conflictos

Es inevitable que surjan conflictos durante la gestión de un proyecto. Puede suceder que un miembro del equipo no esté de acuerdo con las prioridades de las entregas, quizás un involucrado quiera cambiar el alcance del proyecto o tal vez te excedas del presupuesto o no se cumplan con los vencimientos.

La resolución de conflictos consiste en escuchar todas las partes del conflicto para que todos puedan expresar su punto de vista y sentirse apoyados. Si una parte se ve perjudicada, tómate el tiempo de escuchar y tratar de encontrar una solución que funcione para todos. Incluso cuando esto no sea posible, abordar la conversación con paciencia y empatía puede ayudar a evitar una situación potencialmente frustrante y así lograr un mejor resultado.

Lee: Cómo hacer críticas constructivas y cómo recibirlas

10. Pensamiento crítico

El pensamiento crítico, como la resolución de problemas, no tiene una “solución”. En el pensamiento crítico no hay “ganadores”, pero puedes usar la lógica para abordar los problemas en lugar de tomar decisiones basadas únicamente en tus emociones. Un buen pensador crítico está capacitado para analizar la información disponible y sacar sus propias conclusiones basándose en los hechos, al igual que Sherlock Holmes desvelaría un misterio.

Para desarrollar el pensamiento crítico, detente un momento y pregúntate: ¿cómo llegué a esta conclusión? ¿Podría haber otra respuesta? ¿Mi decisión estuvo influenciada por algo más que la información basada en hechos? Las decisiones basadas en las emociones no son necesariamente incorrectas. De hecho, algunas de las mejores decisiones se toman cuando algo nos apasiona. Sin embargo, el pensamiento crítico ayuda a garantizar que abordaremos una situación desde la perspectiva correcta.

No quiero centrarme únicamente en el resultado final. El método que usamos para lograrlo también es importante. Asana ha sido de gran ayuda al permitirnos hacer un seguimiento del trabajo de una manera visible y práctica.
No quiero centrarme únicamente en el resultado final. El método que usamos para lograrlo también es importante. Asana ha sido de gran ayuda al permitirnos hacer un seguimiento del trabajo de una manera visible y práctica.

7 habilidades duras para la gestión de proyectos

A diferencia de las habilidades blandas, las habilidades duras son las que se pueden enseñar y cuantificar. Si bien las habilidades blandas mencionadas anteriormente son aplicables a cualquier situación, estas siete habilidades duras son relevantes en el contexto de la gestión de proyectos. El desarrollo de estas siete habilidades te ayudará a convertirte en un gerente de proyectos más competente y eficiente.

1. Definir el alcance de un proyecto

El alcance del proyecto incluye el tamaño, los objetivos y las limitaciones de un proyecto. El alcance de tu proyecto definirá lo que puedes lograr en un período determinado y con un presupuesto específico. Es importante establecer y definir el alcance de tu proyecto para evitar corrupción en el mismo, que suele ocurrir cuando las entregas del proyecto exceden el alcance.

Para mejorar las habilidades para definir el alcance de un proyecto, practica establecer el alcance del proyecto con anticipación y con frecuencia. Una vez que lo hayas definido, compártelo con todos los involucrados y comunícalo regularmente, para que todos estén informados sobre los objetivos y las limitaciones del proyecto. Para más consejos, consulta el artículo de nuestra Guía sobre la corrupción del alcance.

Hemos podido reducir la cantidad de productos sobrevendidos y la cantidad de veces que debemos comunicarnos con el cliente para posponer una fecha de envío.
Hemos podido reducir la cantidad de productos sobrevendidos y la cantidad de veces que debemos comunicarnos con el cliente para posponer una fecha de envío.

2. Elaborar la hoja de ruta de un proyecto

Habilidades de gestión de proyectos: Elaborar la hoja de ruta de un proyecto

La hoja de ruta de un proyecto es una descripción general de alto nivel de las entregas clave y el cronograma del proyecto. Las hojas de ruta del proyecto son útiles en el caso de iniciativas complejas con muchos involucrados, porque pueden ayudarte a mantener a todo el equipo del proyecto informado y alineado antes de que se inicie el proyecto.

Las hojas de ruta de los proyectos se suelen crear en un software similar a un diagrama de Gantt, para mostrar un cronograma general del proyecto como un gráfico de barras horizontales. Para crear la hoja de ruta de un proyecto, usa una herramienta como el Cronograma de Asana para crear un cronograma aproximado e incluir los logros clave o las dependencias importantes del proyecto.

3. Redactar un brief del proyecto

Incluso si no creas una hoja de ruta, puede ser útil tener un brief del proyecto. El brief del proyecto describe los objetivos generales del proyecto y cómo planeas alcanzarlos. Puede funcionar como una estrella guía para consultar durante las futuras sesiones de planificación.

Ejemplo de un brief de proyecto en Asana

El aspecto más importante a tener en cuenta sobre el brief del proyecto es que es un documento dinámico. A medida que desarrolles el plan del proyecto y recibas comentarios de los involucrados, puedes adaptar y actualizar el brief del proyecto. En general, el brief del proyecto debe incluir un enlace a la hoja de ruta del proyecto (si has creado una), una lista de los involucrados y sus roles (a veces llamado gráfico RACI), documentos, archivos y cualquier otra información relevante que tu equipo pueda necesitar.

Tener un control ejecutivo y una visión general de los proyectos es fundamental para poder estar informados respecto al trabajo en todo momento.
Tener un control ejecutivo y una visión general de los proyectos es fundamental para poder estar informados respecto al trabajo en todo momento.

4. Programar la reunión inicial de un proyecto

Una reunión inicial es una oportunidad para alinearse con los demás involucrados del proyecto. Es tu oportunidad para dejar en claro los objetivos y el alcance del proyecto, así como para compartir cualquier documento que hayas creado, como la hoja de ruta, el brief o cualquier documentación complementaria, como una lista de materiales para una campaña de marketing o un brief creativo para un equipo de diseño.

Para tener una reunión inicial exitosa, prueba compartir la documentación que hayas creado con los involucrados del proyecto. Luego, organiza una sesión de lluvia de ideas o de preguntas y respuestas para responder todas las consultas sobre las variables adicionales, como el presupuesto, los recursos o las entregas finales.

5. Llevar a cabo la planificación de un proyecto

En esencia, el plan de un proyecto (a veces llamado carta del proyecto ) es un esquema que presenta los elementos clave que tu proyecto necesita para tener éxito. El plan de un proyecto debe incluir estos siete elementos:

  1. Objetivos

  2. Métricas de éxito

  3. Los participantes y sus roles

  4. Presupuesto

  5. Logros y entregas

  6. Cronogramas y programas

  7. Plan de comunicación del proyecto

Es posible que algunos de estos elementos, como los logros y objetivos, ya estén definidos en la hoja de ruta o en el brief del proyecto. Pero es justamente en el plan del proyecto donde todos estos elementos se unen para crear una imagen cohesiva del trabajo a realizar. Si quieres empezar con la planificación de proyectos, consulta nuestra guía para planes de proyectos o prueba nuestra plantilla gratis para planes de proyectos.

Al comienzo del año, dedicamos mucho tiempo a planificar cuál será nuestra visión y qué queremos lograr al final de dicho año. Una vez hecho esto, lo resumimos en un proyecto para que sea visible para todos. Tener esa representación visual en Asana nos permite hacer modificaciones con gran facilidad.
Al comienzo del año, dedicamos mucho tiempo a planificar cuál será nuestra visión y qué queremos lograr al final de dicho año. Una vez hecho esto, lo resumimos en un proyecto para que sea visible para todos. Tener esa representación visual en Asana nos permite hacer modificaciones con gran facilidad.

6. Crear el cronograma de un proyecto

[Vista de Cronograma] Proyecto para campaña de marca en Asana

El cronograma de tu proyecto describe el orden y la duración de los eventos durante el ciclo de vida del proyecto. El cronograma del proyecto permite que tu equipo pueda dar seguimiento a los éxitos del proyecto y hacer las entregas correctas en los plazos indicados.

Para crear un excelente cronograma de proyecto, asegúrate de establecer las fechas de inicio y finalización de tu proyecto, así como los logros clave. A medida que creas tareas y entregas individuales, define las dependencias entre las tareas y establece la fecha de inicio y de entrega de cada trabajo. Luego, usa un cronograma para poner en marcha el trabajo.

7. Gestionar las tareas

Cuando el proyecto está oficialmente en marcha, la gestión de tareas se refiere a la capacidad para gestionar tu tiempo y el de tu equipo. Los mejores gerentes de proyectos tienen una clara visibilidad del trabajo que está haciendo su equipo, por lo que pueden ayudar a priorizar y ejecutar el trabajo de manera efectiva.

Por supuesto, no puedes saber mágicamente todo lo que sucede en tu proyecto. Para ello, usa un software de gestión de tareas. Un software de gestión de tarea es más que una lista de tareas pendientes: es una forma de obtener una visión integral de todo el trabajo que se lleva a cabo en tu proyecto. Con una gestión de tareas efectiva, puedes capacitar a tu equipo para que trabaje de forma más productiva, eficiente y efectiva.

Gracias a Asana, podemos ver el progreso y los obstáculos del proyecto, los comentarios y las acciones concretas, todo en un solo lugar. Ahora podemos llevar a cabo los trabajos de manera más eficiente y efectiva, lo que se ha vuelto aún más crítico desde que trabajamos de forma remota. ¡Sin Asana estaríamos perdidos!
Gracias a Asana, podemos ver el progreso y los obstáculos del proyecto, los comentarios y las acciones concretas, todo en un solo lugar. Ahora podemos llevar a cabo los trabajos de manera más eficiente y efectiva, lo que se ha vuelto aún más crítico desde que trabajamos de forma remota. ¡Sin Asana estaríamos perdidos!

8 habilidades técnicas de gestión de proyectos

Habilidades blandas: ¡las tienes! Habilidades duras: ¡listo! ¡Lo único que te queda por dominar son las habilidades técnicas!

Las habilidades técnicas se definen como el conocimiento de determinadas herramientas y software en la gestión de proyectos. Estas herramientas no son difíciles de aprender. Como mencionamos anteriormente, la gestión de proyectos moderna está diseñada para ser flexible y fácil de usar. Estas ocho habilidades son aspectos de la gestión de proyectos con los que debes estar familiarizado para poder usarlas en el momento adecuado y de forma eficaz.

1. Diagramas de Gantt

Habilidades de gestión de proyectos: Diagramas de Gantt

Los diagramas de Gantt te permiten visualizar el proyecto como un gráfico de barras horizontales donde cada barra representa una tarea del proyecto y su longitud, la cantidad de tiempo que demandará finalizar esa tarea. Los diagramas de Gantt cuentan con varias funciones esenciales, que incluyen:

  • Logros del proyecto

  • Dependencias

  • Visualización del progreso de los proyectos en tiempo real

  • Fechas de inicio y de entrega

La tecnología de diagramas de Gantt tradicional puede ser difícil de usar y puede tener un alcance limitado. Por eso, en Asana tomamos lo mejor de la tecnología de diagramas de Gantt y la usamos para crear el Cronograma, una herramienta similar a un diagrama de Gantt que te permite ver cómo encajan todas las piezas juntas.

El lanzamiento de un álbum involucra muchas piezas en movimiento, y Asana nos ayuda a dar seguimiento a cada detalle: a saber quién es responsable de cada tarea y cuándo debe finalizarse.
El lanzamiento de un álbum involucra muchas piezas en movimiento, y Asana nos ayuda a dar seguimiento a cada detalle: a saber quién es responsable de cada tarea y cuándo debe finalizarse.

2. Tableros Kanban

Habilidades de gestión de proyectos: Tableros Kanban

Otra herramienta popular de gestión visual de proyectos es el tablero Kanban. Cada columna de un tablero Kanban representa una etapa del trabajo, como NuevoEn progresoTerminado. Cada tarea individual está representada por una tarjeta visual, que avanza a través de las columnas hasta que esté finalizada.

Los tableros Kanban son una herramienta visual de gestión de proyectos muy popular que suelen usar equipos de gestión de proyectos Lean, en particular los equipos de Productos, Ingeniería y Desarrollo de Software. En Asana, Kanban es una de las cuatro vistas del proyecto, que brindan a los equipos la flexibilidad de visualizar su trabajo según sus preferencias.

Lee: Guía para principiantes sobre el uso de tableros Kanban

3. Gestión ágil

La gestión ágil es una metodología de gestión de proyectos Lean que suelen usar los equipos de Productos, Ingeniería y Desarrollo de Software. La metodología ágil opera en un sistema de mejora continua y evolución progresiva, y comprende varias metodologías Lean, como Scrum y Kanban.

Para gestionar un equipo ágil, usa una herramienta de gestión ágil flexible, que ayude a tu equipo a avanzar rápidamente y a iterar los resultados.

4. Gestión de costos

En la gestión de proyectos, la gestión de costos implica considerar el presupuesto en cada etapa del proyecto. La gestión de costos es una parte esencial para liderar un proyecto y un elemento importante que puede determinar el éxito o el fracaso del proyecto. Mantenerse dentro del presupuesto es tan importante como cumplir con los plazos del proyecto, y la gestión de costos puede ayudarte a lograrlo.

Para gestionar los costos de manera efectiva, los buenos gerentes de proyectos definen sus costos y presupuestos al inicio del proyecto. Asegúrate de que los miembros del equipo y demás involucrados del proyecto conozcan el presupuesto. Luego, durante el proyecto, es importante que no pierdas de vista los costos y el presupuesto. Controla los gastos varias veces a lo largo del proyecto para asegurarte de que no te excedes del presupuesto. Una vez finalizado el proyecto, compara el costo estimado con el costo real para determinar si tus estrategias de gestión de costos fueron efectivas. Esto también te puede servir como punto de referencia para proyectos futuros.

5. Gestión de cambios

Si alguna vez has implementado un cambio organizacional importante en tu empresa, probablemente hayas practicado la gestión de cambios, incluso sin saberlo. La gestión de cambios es el proceso mediante el cual se introducen cambios en toda la empresa, como nuevos procesos o herramientas, durante un período determinado para aumentar la productividad y reducir las tensiones. Los elementos comunes de la gestión de cambios incluyen: implementar el cambio organizacional en un flujo de trabajo a la vez y tener impulsores internos para ayudar a guiar el proceso de cambio.

En Asana, usamos la metodología “Cambios a la manera de Asana”, un proceso de 6 pasos desarrollado por nuestro equipo de Éxito del Cliente, que incorpora estrategias comprobadas de gestión de cambios. Para más información, consulta el artículo de gestión de cambios de nuestra Guía.

Durante algún tiempo, nuestro equipo creativo solamente trabajaba de forma reactiva. Pero sin procesos claros, es imposible obtener grandes resultados.
Durante algún tiempo, nuestro equipo creativo solamente trabajaba de forma reactiva. Pero sin procesos claros, es imposible obtener grandes resultados.

6. Software de gestión de proyectos

Habilidades de gestión de proyectos: Software de gestión de proyectos

El software de gestión de proyectos ha evolucionado enormemente en comparación con las herramientas tradicionales que eran difíciles de usar y que debían ser implementadas por un profesional de gestión de proyectos especializado. Sin embargo, como con cualquier herramienta, incluso las más fáciles de usar, te tomará tiempo aprender y dominar cualquier software que elijas. Asegúrate de implementar una herramienta que tenga varios recursos, como una guía escrita y videos tutoriales que te expliquen en detalle cómo usarla.

Naturalmente, creemos que Asana es la mejor herramienta para trabajar. Asana es una herramienta de gestión del trabajo diseñada para ayudarte a coordinar planes, proyectos y procesos en toda la empresa. Si bien la gestión de proyectos puede ayudarte a aumentar la claridad de tus proyectos individuales, la gestión del trabajo es la mejor manera de coordinar los procesos en todos tus proyectos, iniciativas y equipos. Con una herramienta de gestión del trabajo, todos tienen la información que necesitan para trabajar en lo más importante.

Lee: Gestión del trabajo vs. gestión de proyectos: ¿Cuál es la diferencia?

7. Gestión de recursos

[Gestión de recursos] Gestión de recursos en Asana

Si ya has gestionado un proyecto, probablemente sepas lo difícil que puede ser obtener claridad con respecto a quién está trabajando en qué, pero no tiene por qué ser así. La gestión de recursos te permite tener una visión clara de la disponibilidad de tu equipo y asegurarte de que nadie esté sobrecargado de trabajo o se esté aburriendo. Es un proceso interactivo que no tiene un estado inicial o final; más bien, un gerente de proyectos eficiente es el que supervisará continuamente la carga de trabajo del equipo para asegurarse de que nadie padezca agotamiento.

El uso de un software de gestión de recursos consta de dos pasos. Primero, averigua cuál es la capacidad productiva de tu equipo y la carga laboral actual. A partir de allí, asigna los recursos en función de la carga de trabajo individual o redistribúyelos equitativamente según lo creas necesario.

8. Gestión de portafolios de proyectos

Habilidades de gestión de proyectos: Gestión de portafolios de proyectos

Con la gestión de portafolios de proyectos, puedes obtener una vista en perspectiva de todo el trabajo pendiente de tu equipo en todos los proyectos. Las herramientas de gestión de portafolios de proyectos te permiten obtener una visión integral de todo el trabajo de tu equipo en tiempo real, para que puedas conectar la estrategia con la ejecución.

Los Portafolios también son una función de Asana esencial para nuestro equipo. Es una gran herramienta que permite a nuestro equipo ejecutivo visualizar todo el trabajo de primer nivel en un solo lugar, incluidos el estado, el progreso y los responsables. Nuestro director general accede a los portafolios diariamente y agrega comentarios. Le encanta poder saber de un vistazo lo que sucede en la empresa.
Los Portafolios también son una función de Asana esencial para nuestro equipo. Es una gran herramienta que permite a nuestro equipo ejecutivo visualizar todo el trabajo de primer nivel en un solo lugar, incluidos el estado, el progreso y los responsables. Nuestro director general accede a los portafolios diariamente y agrega comentarios. Le encanta poder saber de un vistazo lo que sucede en la empresa.

Cómo desarrollar tus habilidades de gestión de proyectos

Veinticinco habilidades pueden parecer muchas. Pero recuerda que no es necesario dominarlas a todas. Algunas, como la metodología ágil, solo son relevantes para los equipos que están interesados ​​en esas metodologías. Otras, como las habilidades organizativas, se pueden aplicar sin realizar prácticamente ningún esfuerzo con una excelente herramienta, como Asana.

Recuerda que desarrollar habilidades de gestión de proyectos requiere práctica. Ponte a prueba para centrarte en una o dos habilidades nuevas para cada proyecto, ya sea probando una nueva forma visual de gestión de proyectos como Kanban, escribiendo tu primer plan de proyecto o bien, apoyándote en la gestión del tiempo.

También puedes tomar clases para desarrollar habilidades de gestión de proyectos duras y blandas. Aunque ya no es necesario obtener certificaciones para ser considerado un gerente de proyectos, el Project Management Institute (PMI) ofrece cursos, eventos educativos y su famosa Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Project Management Body of Knowledge) (la guía PMBOK®): la primera guía de gestión de proyectos publicada.

Por último, una vez que hayas elegido una herramienta de gestión de proyectos, aprovecha las capacitaciones que ofrece esta herramienta para aprender habilidades de gestión de proyectos. En Asana, hemos desarrollado la Academia Asana y la serie de videos Cómo usar Asana para ayudar a los nuevos gerentes de proyectos a aprender nuevas habilidades técnicas, duras y blandas.

Tu kit de herramientas para la gestión de proyectos

Si gestionas un proyecto, eres un gerente de proyectos, y probablemente ya tengas algunas habilidades esenciales de gestión de proyectos incorporadas. Lo más importante es ser proactivo, escuchar a tu equipo y colaborar con tus compañeros. El resto fluirá solo.

¿Te interesa saber más? Prueba Asana para la gestión de proyectos y la gestión del trabajo.

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