Qué es la gestión de proyectos Lean (LPM) y cómo implementarla en solo 6 pasos

La gestión de portafolios Lean (LPM) ofrece una nueva forma de gestionar los portafolios de las empresas para aumentar la eficiencia y la satisfacción del cliente. La gestión de portafolios Lean se inspiró en la metodología Lean, una práctica que se ha expandido rápidamente en el mundo de los negocios.

La gestión Lean surgió cuando los ingenieros de Toyota desarrollaron un sistema para reducir el desperdicio en su línea de producción. Este método se popularizó rápidamente por lo que otras industrias comenzaron a aplicar estos principios a los flujos de trabajo de sus proyectos. En este artículo, explicaremos cómo puedes implementar esta gestión para optimizar tus procesos y aumentar la eficiencia.

¿Qué es la metodología Lean?

La metodología Lean busca minimizar el desperdicio en el flujo de trabajo de tu empresa y aumentar el valor para el cliente. Los ingenieros japoneses desarrollaron por primera vez esta metodología en Toyota, pero fue John Krafcik, presidente y director ejecutivo de Hyundai Motor America, quien la introdujo a la gestión de proyectos en su artículo de 1988 titulado “Triumph of the Lean Production System”.

Estos son los 5 principios (o pasos) que se emplean en la metodología Lean:

1. Identificación del valor: Determina el valor de tu producto o servicio.

2. Asignación del flujo de valor: Diagrama el flujo de trabajo actual y compáralo con el flujo de trabajo ideal.

3. Creación de un flujo de trabajo continuo: Elimina los desperdicios del flujo de trabajo para promover la eficiencia.

4. Creación de un sistema “pull”: Extrae el trabajo de la etapa del proceso anterior para moverlo al siguiente a través del ciclo de vida del proyecto.

5. Mejora continua: Realiza mejoras continuas en el flujo de trabajo.

Ya sea que estés gestionando un proyecto o un portafolio, puedes implementar estos principios para identificar las deficiencias en tus procesos y eliminar cualquier elemento que no aporte valor a tu proyecto.

Junto con las herramientas de gestión de portafolios, la gestión de portafolios Lean puede ayudarte a identificar rápidamente los desperdicios en tu flujo de trabajo y optimizar tus sistemas.

¿Qué es la gestión de portafolios Lean (LPM)?

La gestión de portafolios Lean es una extensión de la metodología Lean. Usa los cinco principios de Lean para conectar la estrategia de negocios con la ejecución de proyectos. Como gerente de portafolios, puedes implementar los principios Lean para evaluar las estrategias comerciales y asignar los presupuestos adecuados para implementar dichas estrategias.

En la gestión de portafolios Lean existen tres dimensiones:

• Estrategia y financiación de inversiones: Alinea y financia el portafolio para cumplir con los objetivos comerciales.

• Operaciones de portafolios ágiles: Permite que los equipos ágiles se adapten al cambio y aborden rápidamente los problemas a medida que surjan.

• Gobernanza Lean: Ofrece medidas de seguridad para los costos, la auditoría, el cumplimiento y la previsión de gastos.

La implementación de la gestión de portafolios Lean llevará tiempo, especialmente si tu equipo está acostumbrado a un sistema de gestión de portafolios tradicional. Sin embargo, una vez adoptada, esta nueva forma de gestionar los portafolios te permitirá reducir los costos generales y los retrasos.

A continuación, te mostramos las diferencias entre un portafolio tradicional y un portafolio Lean para ayudarte a identificar qué método funciona mejor para tu equipo.

El modelo Lean también puede alinear tus inversiones con tu estrategia comercial y así ofrecer un mayor valor a tus clientes.

Los seis pasos para la gestión de portafolios Lean

Piensa en la gestión de portafolios Lean como si fuera la reparación de un vehículo. Debes realizar determinados ajustes a lo largo del tiempo para que el motor del vehículo funcione correctamente. Los seis pasos que describiremos a continuación te ayudarán implementar la gestión de portafolios Lean en tu próximo proyecto.

1. Reúne a tus líderes

La reparación de un vehículo puede tardar meses si los empleados no cuentan con los conocimientos mecánicos adecuados para ayudarte. Del mismo modo, la gestión de portafolios Lean es más sencilla cuando tienes un equipo debidamente formado.

El primer paso para gestionar un portafolio debe ser reunir a un grupo de expertos en finanzas que puedan ayudarte a alinear la estrategia comercial con la ejecución del proyecto.

Consejo: Para formar un equipo de gestión de portafolios sólido, es importante que evalúes las fortalezas de los miembros del equipo interno o que trabajes en conjunto con el gerente de contrataciones para contratar empleados con las habilidades adecuadas para el trabajo. Los gerentes de portafolios deben tener experiencia en la recopilación de datos, deben supervisar el desempeño de los proyectos e influenciar a los encargados de la gestión de prioridades.

2. Busca opciones de financiación

Incluso si ya has conformado a un equipo de expertos en reparación de vehículos, no puedes comenzar a trabajar hasta que reúnas dinero necesario para comprar las herramientas y los repuestos. En la gestión de portafolios Lean también se necesita recaudar los fondos necesarios para convertir la estrategia corporativa en acción.

Una vez que sepas qué proyectos tienen los costos más altos y son de mayor prioridad para los participantes clave , evalúa el presupuesto de la empresa para poder asignar los recursos con confianza.

Consejo: Conseguir los fondos necesarios generalmente significa buscar dentro de los recursos existentes de la empresa y evaluar cómo destinar parte del presupuesto al proyecto en cuestión. Si el presupuesto de la empresa no cuenta con los fondos suficientes para financiar un proyecto o determinadas características de un proyecto, comunícaselo al gerente de proyectos y trabajen en conjunto para determinar cómo reestructurar el proyecto.

3. Establece una estructura operativa

Ahora que ya cuentas con un equipo de expertos y con el dinero necesario para comenzar con la reparación, puedes desarrollar un plan de acción para trabajar en el vehículo. ¿Por dónde empezarás? ¿Trabajarán todos juntos o cada miembro se encargará de reparar una pieza específica?

También es necesario desarrollar una estrategia para el portafolio de tu empresa. Analiza con el equipo directivo cómo se hará la transición a un plan operativo. Consulta los cinco principios de la metodología Lean e identifica aquellas áreas del método de gestión de portafolios original donde generaban mayor desperdicio.

Consejo: La satisfacción del cliente debe ser tu máxima prioridad al momento de crear una estructura operativa que promueva el rendimiento del portafolio Lean. Usa los comentarios de los clientes para mejorar tus procesos operativos y priorizar las prácticas ágiles para que el flujo de tu portafolio se pueda personalizar.

4. Implementa un flujo de trabajo Lean

Ahora que cuentas con una estrategia, tu equipo puede comenzar con las reparaciones del vehículo. Si la última reparación que hizo les tomó mucho tiempo debido a que había demasiadas personas trabajando en una misma pieza, asegúrate de que tu plan de acción asigne a cada miembro una parte diferente del vehículo. Mientras uno trabaja en el capó, asigna a alguien para que trabaje en la parte inferior del vehículo y a otro colaborador para que trabaje en su interior. Este plan hará que la reparación sea más rápida y eficiente.

Para desarrollar tu flujo de trabajo Lean, debes eliminar el trabajo innecesario o las ineficiencias del proceso de gestión de tu portafolio. Por ejemplo, si has experimentado previamente algunos retrasos en los proyectos debido a que no recibiste notificaciones oportunas del gerente de proyectos, puedes establecer un sistema de extracción que te notifique cuando se finalice la etapa anterior del proceso.

Consejo: Puedes establecer un sistema de extracción con un software de gestión de portafolios. Las herramientas Kanban o los diagramas de Gantt pueden ayudarte a visualizar las etapas del proceso de gestión de tu portafolio. Crea dependencias para notificar a los miembros del equipo cuando la siguiente etapa del proceso esté lista para poder comenzar.

5. Realiza mejoras y aporta claridad

Una vez que se hayan realizado todas las reparaciones, te recomendamos que salgas a probar el vehículo. Aquí es cuando debes estar atento a cualquier ruido o movimiento que te resulte extraño. Luego puedes conducir el coche de regreso al taller para realizar los toques finales y estar seguro de que el vehículo esté apto para circular en la ruta.

Las iniciativas Lean deberían ayudarte a desarrollar flujos de trabajo para la gestión de tu portafolio que se lleven a cabo sin problemas. Sin embargo, la implementación de este marco provocará determinados ajustes en el equipo, por lo que probablemente debas aportar claridad y realizar mejoras para perfeccionar los procesos. No se puede lograr la excelencia operativa si no hay flexibilidad y un deseo constante de seguir mejorando.

Consejo: Usa las mejores prácticas de la gestión de cambios para implementar los cambios entre la gestión de portafolios tradicional y la gestión Lean. Al implementar un proceso de gestión de cambios, puedes lograr que la transición a la gestión de portafolios Lean sea lo más sencilla posible.

6. Celebra las mejoras

Siempre que finalices un proyecto, ya sea la reparación de un vehículo o la entrega de un producto cualquiera, es importante poder celebrar los éxitos. Es gratificante ver un coche andando por la calle después de verlo parado en un depósito de chatarra. También es muy gratificante ver cómo una estrategia de negocios cobra vida y se logra la satisfacción de un cliente gracias a tu presupuesto Lean.

Consejo: Incluso si tu proyecto no sale de acuerdo a lo planificado, te recomendamos usar los errores cometidos como lecciones que te ayuden a optimizar tu próximo proyecto y mejorar la toma de decisiones. Si mantienes una visión de esfuerzo y superación constante para tu portafolio, valdrá la pena celebrar incluso aquellos proyectos que no finalizan exitosamente.

Mejora tus flujos de trabajo ágiles con la gestión de portafolios Lean

La transición a la gestión de portafolios Lean requiere paciencia y mucha concentración. Sin embargo, si sigues los principios Lean, podrás mejorar el flujo de trabajo ágil y aumentar el valor de tus proyectos.

Con un software de gestión de portafolios, tendrás disponible una hoja de ruta con todas las funciones necesarias para el éxito de tus iniciativas, incluida la supervisión de proyectos en tiempo real, las comunicaciones con los clientes y la colaboración en equipo.