Método Kaizen: la guía para la mejora continua en las empresas

Piensa en tu vida diaria, en tu trabajo, en la escuela, en el hogar, en tu vida social, etc. ¿Existe algún aspecto de tu vida que podría mejorarse? Si bien puedes estar contento con tu vida, recuerda que siempre hay aspectos que se pueden mejorar.

Esta es la esencia del método Kaizen, una filosofía que se basa en la idea de que debemos realizar pequeñas acciones de forma constante para poder llevar continuamente vidas más satisfactorias. Así fue que se desarrolló el proceso de mejora continua aplicado a las empresas.

¿Qué es la mejora continua (Kaizen)?

La palabra Kaizen proviene de dos términos japoneses: kai, que significa “mejora”, y zen, que significa “bueno” o “bienestar”. La combinación de estas palabras crea el concepto de mejora continua. Kaizen se refiere al proceso de mejora continua en todos los aspectos de un negocio, desde las prioridades estratégicas hasta las operaciones diarias. El principio de mejora continua se basa en la idea de que si realizamos pequeñas mejoras de forma continua a lo largo del tiempo, estas pueden conducir a cambios importantes a largo plazo.

El proceso Kaizen se popularizó en la década de 1950 después de la Segunda Guerra Mundial por los fabricantes japoneses. El objetivo del método Kaizen es mejorar continuamente los procesos para eliminar cualquier desperdicio. En este contexto, el desperdicio se refiere al uso ineficiente del tiempo o a la redundancia en los procesos.

Un ejemplo muy conocido del modelo de mejora continua es el modelo de producción de Toyota, que se centra en fabricar solo “lo que se necesita, cuando se necesita y en la cantidad necesaria”. Desde entonces, este modelo se ha aplicado a muchas empresas, incluso fuera del sector de producción.

¿Qué es el proceso de mejora continua?

El objetivo de este proceso es optimizar las actividades que generan valor agregado para los clientes y eliminar las ineficiencias. Al igual que en los procesos Lean, el principio de mejora continua tiene como objetivo eliminar tres tipos de desperdicio.

Tipos de desperdicio en el proceso de mejora continua

Muda

El término japonés muda se traduce como desperdicio o inutilidad. En el contexto del proceso de mejora continua, este tipo de desperdicios impiden que determinados procesos de trabajo alcancen la excelencia operativa.

Existen dos tipos de muda: tipo 1 y tipo 2.

• Tipo 1: Procesos que no aportan valor a los clientes, pero que siguen siendo necesarios para el cliente final. Un claro ejemplo sería una inspección de seguridad. Si bien no agrega ningún valor al producto final, es importante ofrecer un producto seguro a los clientes. 

• Tipo 2: Procesos que no aportan valor a los clientes y no son necesarios para el cliente final. Suelen ser procesos internos, como la documentación. El método Kaizen tiene como objetivo reducir o eliminar este tipo de procesos.

En el concepto muda tipo 2 se han definido siete tipos de desperdicios. Estos son:

1. Transporte: todo movimiento innecesario de productos

2. Inventario: exceso de materia prima y productos terminados

3. Movimientos: movimiento innecesario de personas o equipamiento

4. Esperas: tiempo de inactividad entre un paso y el siguiente

5. Sobreproducción: producción en exceso de un producto

6. Sobreproceso: trabajar demasiado en un producto que no proporciona valor

7. Defectos: fabricar productos inutilizables

Mura

El término japonés mura significa “irregularidad” o “inconsistencia”. Este tipo de irregularidades puede contribuir a la creación de residuos muda. Para evitar que esto ocurra, el objetivo es desarrollar un proceso equilibrado y simplificado para lograr que en ninguna etapa se generen cuellos de botella.

Una línea de montaje es un ejemplo simple de mura. Si una sección de la línea de montaje está atrasada, el equipo puede producir muy poco o demasiado de un producto específico para compensar el cuello de botella.

La metodología Kanban es una buena herramienta para minimizar estos cuellos de botella. En el proceso Kanban, el trabajo se organiza y avanza por etapas, por lo que los equipos solo usan los recursos que necesitan en cada etapa.

Muri

El término japonés muri significa “sobrecargado”, o “más allá de la capacidad de uno”. Si nos referimos a la carga de trabajo, el término muri indica una cantidad de trabajo irracional. En el caso de la maquinaria, muri hace referencia a los daños que pueden causar a la maquinaria y a sus costosas reparaciones. Si nos referimos a los empleados, muri puede provocar ausentismo, enfermedades o incluso agotamiento. 

Existen diferentes estrategias que puedes implementar para crear una cultura de mejora continua. A continuación, te mostramos algunas de las metodologías más comunes.

El Ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PHVA)

Walter Shewart introdujo por primera vez el ciclo PHVA, que luego fue desarrollado por W. Edwards Deming.

El ciclo PHVA se divide en 4 pasos principales:

• ​Planificar: Identificar el objetivo principal de este proyecto y cómo se medirá el éxito.

• Hacer: Poner en marcha lo planificado para lograr el objetivo.

• Verificar: Supervisar las acciones implementadas durante la etapa anterior (hacer). ¿Se ha visto alguna mejora?

• Actuar: Aplicar los cambios en todo el proyecto o, si la planificación implementada en la fase 2 no tuvo éxito, realizar pequeños cambios hasta que todo funcione.

Este marco se usa para abordar y resolver problemas relacionados con la gestión de proyectos y la mejora de procesos. Debido a su naturaleza cíclica, esta metodología facilita la implementación de cambios de forma continua.

Six Sigma

Six Sigma es una metodología de mejora de procesos que se usa comúnmente en el sector industrial. Esta metodología está centrada en minimizar la variabilidad durante el proceso de fabricación, lo que se logra mediante un riguroso control y garantía de la calidad.

Existen dos modelos principales para implementar la metodología Six Sigma: DMAIC y DMADV.

DMAIC

El método DMAIC se divide en cinco fases:

• Definir el sistema

• Medir los aspectos clave del proceso actual y recopilar datos

• Analizar los datos para verificar la relación causa y efecto

• Mejorar u optimizar el proceso actual en función de los datos recopilados

• Controlar el nuevo proceso implementado para evitar desviaciones

DMADV

El método DMADV, también conocido como Diseño para Six Sigma (DFSS) se usa durante el desarrollo del proceso de creación de un producto nuevo. Estas son las cinco etapas:

• Definir los objetivos de diseño considerando las demandas del cliente

• Medir e identificar las funcionalidades del producto y las capacidades de producción

• Analizar para desarrollar alternativas de diseño

• Diseñar una alternativa mejorada en función del análisis realizado en el paso anterior

• Verificar el diseño y configurar los pilotos de prueba

La metodología ágil

Agile es un marco de gestión de proyectos que divide los proyectos en fases más pequeñas llamadas sprints. Luego de cada ciclo de sprint, el equipo reflexiona sobre el trabajo realizado y evalúa los posibles cambios que se podrían hacer para mejorar el próximo sprint. Muchos de los procesos ágiles suelen ser iterativos lo que permite crear una cultura basada en la mejora continua.

Beneficios de las estrategias de mejora continua

Permite realizar cambios económicos y de bajo riesgo

En el método de mejora continua, los cambios son fáciles de realizar. La idea detrás de esto es implementar pequeños cambios y realizar pruebas para verificar que funcionan. Si no funcionan, entonces el flujo de trabajo no se verá afectado por estos cambios pequeños.

Un buen ejemplo sería un cambio en una línea de montaje. El equipo puede modificar dos pasos que no dependen entre sí y observar si dichos cambios mejoran la velocidad del proceso de producción. Si la producción se ralentiza, el equipo puede volver fácilmente a la configuración original sin tener que cambiar todo el proceso.

Empodera a las personas para que realicen cambios positivos

El proceso de mejora continua permite que cada miembro del equipo tome el control de sus procesos. Si algo no funciona para un miembro del equipo, puede realizar los cambios necesarios para optimizar su proceso individual. El método Kaizen proporciona mejores resultados si se implementa en toda la empresa y si está arraigado en la cultura corporativa. 

Personaliza los procesos de cada equipo

Un proceso determinado puede funcionar bien para un equipo, pero ¿qué sucede cuando se incorporan empleados nuevos al equipo? Es posible que el proceso original ya no funcione tan bien como antes. Sin embargo, el método Kaizen permite a los equipos realizar modificaciones para adaptarse a entornos en constante cambio.

Un buen ejemplo aquí sería escalar los procesos de un equipo pequeño a un equipo más grande. Un equipo de dos o tres personas puede registrar determinada información en una hoja de cálculo sin problemas. Pero, ¿qué sucede cuando de repente se convierte en un equipo de 20 personas? En un equipo tan grande, gestionar la información en una hoja de cálculo puede volverse insostenible. El proceso Kaizen permite que el equipo experimente con el flujo de trabajo que mejor se adapte al grupo a medida que siguen creciendo.

Fomenta la curiosidad y el ingenio

Cuando la cultura de una empresa es alentar a los miembros del equipo a mejorar y personalizar los procesos comerciales, está fomentando la curiosidad y las ganas de crear en toda la empresa. Esto permite que los empleados prueben flujos nuevos sin temor a romper los procesos actuales o a ser criticados por sus errores. Si algo no funciona, siempre se puede volver al proceso original.

Consejos para implementar un modelo de mejora continua

Si tu equipo aún no usa ningún modelo de mejora continua, puede llevar algún tiempo implementar un proceso nuevo. A continuación, ofrecemos algunos consejos para ayudarte a implementar esta idea en tu empresa.

Empieza con cambios pequeños

El objetivo del método Kaizen es introducir cambios pequeños de forma gradual. Empieza a trabajar con algunos miembros del equipo para ver cómo funcionan los cambios realizados. Si todo va bien, pruébalos con otros equipos. Este proceso de implementación es la práctica del método Kaizen.

Alienta a los líderes a ser abiertos

El método de mejora continua funciona particularmente bien cuando los líderes sénior alientan a los demás empleados. Te recomendamos brindar capacitaciones especiales al equipo directivo para que puedan fomentar la generación de ideas nuevas y para eliminar cualquier barrera que pueda obstaculizar los esfuerzos de cualquier persona que intente mejorar sus procesos.

No intentes alcanzar la perfección

Una de las cuestiones más difíciles de usar el modelo de mejora es la búsqueda de la perfección, ya que es algo imposible de alcanzar. La filosofía detrás del método Kaizen es hacer pequeños cambios para ser un poco mejor de lo que eras el día anterior. Perseguir la perfección puede llevar a un equipo a realizar cambios que en realidad no son necesarios.

Usa una herramienta de gestión del trabajo para realizar el proceso de mejora continua

Las metodologías de mejora continua funcionan mejor cuando se integran con estrategias de gestión de proyectos iterativas, como Kanban y Agile. Las herramientas de gestión del trabajo permiten que los equipos puedan organizar el trabajo en un solo lugar e implementar los cambios positivos que necesitan para alcanzar el éxito.