Cómo crear un plan de acción eficaz

Los planes de acción son una técnica popular de gestión de proyectos que te ayudan a delinear exactamente cómo lograrás tus objetivos. Ya sea que estés en medio de un proyecto de planificación estratégica o buscando un método confiable para establecer metas de desarrollo personal, un plan de acción es la herramienta ideal para hacerlo.

Hoy te mostraremos cómo puedes crear esta hoja de ruta clara paso a paso y qué otras herramientas debes utilizar para aprovechar al máximo tu plan de acción. ¡Comencemos!

¿Quién necesita un plan de acción?

Un plan de acción es útil para cualquier persona que desee organizar un proceso paso a paso. Cuando creas este tipo de plan, debes detallar exactamente qué acciones realizarás para lograr los objetivos del proyecto. Estos planes pueden ayudarte a organizar las tareas pendientes y garantizar que tengas toda la información y los recursos necesarios para lograr tus objetivos.

Con frecuencia, los planes de acción se utilizan en la planificación estratégica, donde se definen objetivos de tres a cinco años en los que trabajará toda la organización. Una vez que hayas creado un plan estratégico, puedes usar un plan de acción para describir exactamente cómo alcanzarás los objetivos estratégicos. Al hacerlo, brindas al equipo un marco para dar seguimiento a todas las tareas individuales que deben completar a fin de alcanzar el objetivo estratégico general.

Sin embargo, los planes de acción no solo pueden usarse en la planificación estratégica. También puedes aprovecharlos para alcanzar objetivos de forma sistemática en otras áreas. ¿Qué otros planes de acción puedes crear?

• Plan de acción de negocios

• Plan de acción de marketing

• Plan de acciones correctivas

• Plan de acción de ventas

• Plan de acción del proyecto

• Plan de acción de desarrollo personal

Independientemente del tipo de plan de acción que crees, asegúrate de hacerlo en un software de gestión de tareas. De esa manera, podrás compartir fácilmente las acciones a realizar y los cronogramas con el equipo y dar seguimiento a las tareas pendientes finalizadas. Además, en lugar de actualizaciones de estado manuales y entregables poco claros, el equipo obtiene una fuente centralizada de información para todo lo que deben hacer para alcanzar los objetivos.

Ahora, veamos cómo crear un plan de acción que aumente la eficiencia y el compromiso del equipo.

Paso 1: Definir un objetivo SMART

Cuando se trata de establecer objetivos, la claridad es fundamental. Con el método de objetivos SMART, tienes la tranquilidad de que tu objetivo está claramente definido. Establece objetivos específicos, medibles, alcanzables, realistas y de duración limitada para aprovechar las ventajas de esta técnica.

Por ejemplo, tu objetivo podría ser entregar el proyecto actual (medible) en cuatro meses (de duración limitada) sin gastos excesivos (específico). Suponiendo que este objetivo es alcanzable y realista en función de los recursos disponibles, es un excelente ejemplo de un objetivo SMART que puedes definir.

Paso 2: Identificar las tareas

Ahora que tienes un objetivo claramente definido y escrito, es momento de identificar los pasos que debes seguir para alcanzarlo. Enumera todas las tareas que tú y el equipo deben completar para alcanzar los hitos y, en última instancia, el objetivo principal.

Estos son algunos ejemplos de tareas para diferentes tipos de planes de acción:

Objetivo: ampliar el equipo de siete a nueve miembros para junio.

Tareas:

• Reunirse con el equipo de recursos humanos para hablar sobre la campaña de selección de personal.

• Crear una plantilla de proyecto para realizar un seguimiento de los candidatos.

• Programar tres entrevistas por semana.

Objetivo: seleccionar y empezar a usar un nuevo software de gestión del trabajo en toda la empresa para fines del segundo trimestre.

Tareas:

• Solicitar el presupuesto.

• Crear un plan de implementación para el segundo trimestre.

• Programar capacitaciones para los miembros del equipo.

Objetivo: organizar una carrera solidaria de 5 kilómetros en mayo para recaudar $15 000 para el banco de alimentos local.

Tareas:

• Encontrar voluntarios y definir las responsabilidades.

• Preparar materiales de marketing y planes de relaciones públicas.

• Conseguir patrocinadores.

Paso 3: Asignar recursos

Una vez que hayas delineado todas las tareas, puedes asignar recursos, como los miembros del equipo, el presupuesto del proyecto o el equipamiento necesario. Este es el momento para preparar todas estas cosas, ya sea al asignar miembros del equipo a ciertas tareas, solicitar un presupuesto o recopilar herramientas útiles.

A veces, no puedes asignar todos los recursos antes de poner en marcha el plan de acción. Tal vez primero debas solicitar financiamiento o necesites la aprobación ejecutiva antes de continuar con una tarea. En ese caso, convierte el recurso en una acción a realizar del plan para poder abordarla más adelante.

Paso 4: Priorizar las tareas

Cuando los miembros del equipo conocen claramente las prioridades, saben qué trabajo hacer primero y qué tareas pueden reprogramar si es necesario. Ningún plan de acción es definitivo y estático, por lo que la mejor manera de empoderar al equipo es al definir y compartir qué tareas tienen una prioridad alta y cuáles son más flexibles.

Para que no existan dudas, ordena todas las acciones a realizar por prioridad y secuencia:

• Prioridad: tareas más y menos importantes.

• Secuencia: orden en que se deben completar las tareas para comenzar otras.

Cuando organices y priorices las acciones a realizar, notarás que algunas dependen de otras. En otras palabras, una tarea no puede comenzar hasta que se finalice la anterior. Destaca estas dependencias y ten en cuenta la secuencia al momento de priorizar el trabajo. A fin de cuentas, debes evitar que se creen cuellos de botella, por ejemplo, si una acción que se consideró como menos importante durante la planificación ahora está retrasando otra acción de alta prioridad.

Paso 5: Definir plazos e hitos

Cuando el equipo conoce el propósito de su trabajo, cuentan con el contexto para priorizar las tareas de manera eficaz y la motivación para hacer un gran trabajo. Los miembros del equipo tienden a estar más motivados cuando comprenden cómo su trabajo contribuye a los objetivos generales y específcos de la empresa.

Para fomentar la participación de tus compañeros de equipo desde el principio, asigna fechas límite a todas las acciones a realizar y define hitos. Estos representan puntos específicos en el cronograma del proyecto e identifican cuándo se completaron las actividades o cuándo comienza una nueva fase.

Crea un cronograma o un diagrama de Gantt para visualizar mejor las tareas prioritarias, los hitos y las fechas límite. El cronograma también es un medio visual para realizar un seguimiento de la fecha de inicio y finalización de cada tarea en el plan de acción. Puedes usarlo como referencia para asegurarte de que el equipo se mantenga encaminado.

Los hitos y las fechas límite realistas mantendrán al equipo motivado y enfocado, lo cual es fundamental para completar el proyecto a tiempo.

Paso 6: Supervisar y adaptar el plan de acción

Tu capacidad de mantenerte al día y adaptarte a los cambios es lo que te convierte en un gran gerente de proyectos. Es fundamental que supervises el progreso del equipo y modifiques el plan cuando sea necesario.

Afortunadamente, tu plan de acción no es definitivo. La mejor manera de dar seguimiento a las prioridades o las fechas límite potencialmente cambiantes es con una herramienta dinámica, como un software de gestión del trabajo. De esa manera, puedes actualizar las tareas pendientes y las dependencias en tiempo real, mantener al equipo alineado y seguir avanzando en tu plan de acción.

Plan de acción, plan B, plan del proyecto y listas de tareas pendientes

Entonces, ¿en qué se diferencia exactamente un plan de acción de todos estos otros planes y listas? Para aclarar esto de una vez por todas, explicaremos qué es cada uno y cuándo debes usarlos para maximizar los esfuerzos del equipo.

Plan de acción vs. plan B

Es posible que hayas escuchado los términos “plan de acción” y “plan B” usados ​​indistintamente. Pero, de hecho, son dos tipos de planes completamente diferentes. Así es cómo puedes diferenciarlos:

• En un plan de acción, se describen las acciones con muchos detalles, así tú y el equipo saben exactamente qué pasos seguir para alcanzar el objetivo.

• Un plan B es un plan de acción secundario, o una estrategia alternativa, que el equipo puede implementar si el plan original falla. Ya sea por un problema interno o un factor externo, tener un plan B es una excelente manera de prepararte para el peor de los casos.

Plan de acción vs. plan del proyecto

Un plan del proyecto es un poco más complejo que un plan de acción. Es un modelo de los pasos clave que el equipo debe completar para alcanzar los objetivos del proyecto. Un plan del proyecto incluye siete elementos:

1. Metas y objetivos del proyecto

2. Métricas de éxito

3. Participantes y sus roles

4. Alcance y presupuesto

5. Hitos y entregables

6. Cronograma y programa

7. Plan de comunicaciones

Una vez que hayas creado un plan del proyecto, usa un plan de acción para delinear y documentar de qué manera el equipo ejecutará las tareas y alcanzará los objetivos. Esto garantizará que todos en el equipo sepan cuáles son sus responsabilidades y qué deben hacer para cuándo.

Plan de acción vs. lista de tareas pendientes

Las listas de tareas pendientes se suelen utilizar para enumerar tareas individuales que no necesariamente conducen a un objetivo común. Estas pueden cambiar a diario y están mucho menos organizadas que los planes de acción. En un plan de acción se detallan pasos específicos y se incluyen tareas para cumplir con un objetivo común.

Cómo implementar un plan de acción con éxito

Ya sabes cómo crear un plan de acción, pero, para implementarlo con éxito, necesitas contar con las herramientas adecuadas y usarlas correctamente. Estos son nuestros cinco consejos clave para asegurarte de que tu plan de acción sea eficaz:

Usa un software de gestión de tareas

Optimiza tu plan de acción al centralizar todas las tareas y los cronogramas en una única fuente de información. Un software de gestión de tareas como Asana es perfecto para ejecutar tu plan de acción, porque te permite realizar un seguimiento de las actividades pendientes, definir los responsables de las tareas, asignar dependencias y conectarte con tu equipo en tiempo real o de forma asincrónica.

Usa o crea plantillas

Crea o usa una plantilla para enumerar todas las acciones a realizar e incluye notas, el estado, la prioridad y la propiedad de cada una. Si elaboras una plantilla que se adapte a tus proyectos, puedes reutilizarla una y otra vez.

Configura alertas en tiempo real y asigna dependencias

Asegúrate de que todas las acciones a realizar tengan una fecha límite y dependencias. De esa manera, el equipo sabrá cuándo puede comenzar a trabajar en una tarea y qué otras acciones dependen de ella.

Marca las acciones como finalizadas cuando las completes

Al completar las acciones, no olvides marcarlas como finalizadas. Además, asegúrate de que todos tengan visibilidad en tiempo real, así la persona responsable del siguiente paso puede comenzar a trabajar lo antes posible.

Habla sobre las tareas atrasadas o pendientes

Si tienes problemas u ocurren demoras, habla con el equipo para identificar posibles cuellos de botella y encontrar soluciones que mantengan el plan de acción encaminado. Puedes agregar notas directamente en el plan de acción u organizar llamadas para conversar sobre los problemas más complejos.

¡En sus marcas, listos, plan de acción!

Como dijo una vez Benjamin Franklin: “quien falla al planificar, planifica fallar”. Así que, planifica para el éxito con un plan de acción estructurado y herramientas útiles, como el software de gestión de tareas de Asana.

Trabaja de forma conectada y alineada con el equipo en una fuente centralizada de información, lo suficientemente flexible como para modificar tu plan cuando sea necesario.