United Way of Salt Lake da respuesta a un 25 % más de propuestas de subvenciones y aumenta su impacto en la comunidad gracias a Asana

En 2013, una joven llamada Nour y su familia dejaron su hogar y parientes lejanos en Siria para hallar refugio, y una mejor vida, en Utah. No hablaban inglés ni tenían dinero. Con la ayuda de United Way of Salt Lake (UWSL), Nour se inscribió en una escuela de la comunidad de UWSL, aprendió inglés y se le asignó un mentor para que la guiara durante toda su experiencia en la escuela secundaria. En 2018 se graduó de la escuela secundaria y ahora está ahorrando para la universidad y trabaja como voluntaria para UWSL.

“Si quieres ir rápido, ve solo. Si quieres llegar lejos, ve acompañado” es el emblema que aparece en el sitio web de United Way of Salt Lake como recordatorio de que a través de los socios y la comunidad es posible ayudar a miles de personas como Nour en la región. Al trabajar con socios y voluntarios para mejorar las oportunidades educativas y la calidad de vida de quienes lo necesitan, UWSL ayuda a cientos de miles de personas como Nour a alcanzar nuevos niveles educativos.

Bill Crom, CEO de la organización, se centra en los indicadores generales, como su base de donantes y la cultura de la compañía. Mientras su equipo, compuesto por Katy Shoemaker, jefa de Subvenciones; Amy Ahrens Terpstra, vicepresidenta de Asociaciones para el Impacto Colectivo; Luis Miranda, director de Desarrollo de Capacidades; y Courtney Dean, jefa de Participación de Voluntarios, se encargan de la gestión de los programas en toda la organización

A medida que el equipo de UWSL creció en los últimos años, también se expandió el alcance de su trabajo. Incorporaron más voluntarios, llevaron a cabo más eventos, atrajeron a más socios y crearon programas de tutoría y para la comunidad en la región de Salt Lake. Todo este trabajo adicional, y los nuevos miembros del equipo, generó una sensación de caos entre los empleados, lo que Bill denominó como “caos de emails”. El trabajo en toda la organización estaba aislado y disperso, lo que generaba una falta de visibilidad de lo que hacían los empleados y dificultaba el intercambio de información. Bill reconoció que era una forma deficiente de trabajar para alcanzar sus objetivos, por lo que se propuso encontrar una forma de trabajo más eficaz para la organización.

La búsqueda de una solución

Obsesionado por encontrar una mejor forma de trabajar, Bill comenzó a buscar una solución de gestión del trabajo. Se topó con Asana y la evaluó con su asistente, luego con un equipo más grande. Finalmente, eligió Asana porque era la mejor solución que cumplía con sus criterios:

• Era simple y fácil de usar.

• La funcionalidad de la comunicación era sólida, por lo que el equipo podía abandonar los emails.

• Se integra con otras herramientas que usan como Google Drive, Outlook y Slack.

• Se puede acceder al trabajo desde cualquier dispositivo con la aplicación móvil.

Una vez que la probó con su equipo, UWSL comenzó a extender el uso de Asana en toda la organización. Identificaron usuarios avanzados para que lleven a cabo las capacitaciones, con el objetivo de tener un impulsor dentro de cada equipo. Para ayudar a los nuevos empleados a avanzar más rápido, también incorporaron capacitaciones de Asana en su proceso de incorporación y se apoyaron en el equipo de Éxito del Cliente de Asana para llevar a cabo algunas capacitaciones.

Impulsando el trabajo, para el equipo y la comunidad

El equipo de USWL ha visto numerosos beneficios desde que incorporaron Asana en toda la organización, como un aumento en su capacidad de respuesta a las propuestas de subvenciones y el ahorro de tiempo en las tareas rutinarias. A continuación, te mostramos cómo:

• Cada miembro del equipo sabe cómo su trabajo contribuye con los objetivos de la organización: al dar seguimiento a las prioridades del equipo junto con los objetivos de la organización y de los departamentos en Asana, todos pueden ver cómo su trabajo contribuye con el panorama general.

• Se optimizaron los procesos para grandes iniciativas, como las propuestas: usar las plantillas permite que el equipo pueda gestionar un 25 % más de propuestas y solicite subvenciones incluso más grandes, ya que sabe que no se pasará por alto ningún paso.

• Pueden ofrecer más oportunidades de voluntariado para la comunidad y los socios: usar un formulario de Google para gestionar las solicitudes de los voluntarios ayuda a que el equipo dote de personal a sus iniciativas de forma más eficiente. Además, así se automatiza el proceso de gestión de los voluntarios.

• El proceso de contratación es más colaborativo: dar seguimiento al proceso de selección de personal en Asana permite a la organización tener más claridad. Esto se debe a que cada paso está debidamente definido en un proyecto, y todas las personas involucradas en el proceso pueden consultar la información de los candidatos.

• Todos tienen claridad en cuanto a sus responsabilidades: al usar Asana para gestionar las reuniones internas, las acciones pendientes se asignan en tiempo real para que los próximos pasos queden claros.

Evolucionando para ayudar mejor a la comunidad

UWSL evoluciona constantemente para aumentar su impacto y alcance. Siempre se buscan nuevas formas de crear asociaciones más significativas y cambiar a la comunidad para mejor. En el centro de sus actividades se encuentra un equipo comprometido y un flujo constante de financiamiento para lograr iniciativas exitosas. Sin estos dos elementos, su trabajo sería imposible. Para UWSL, Asana cumple un rol clave a la hora de mantener a los empleados comprometidos, dejar claras sus responsabilidades, permitirles buscar mayores oportunidades de financiación y, en última instancia, ayudarlos a lograr mayores niveles educativos en la comunidad.