United Way of Salt Lake da respuesta a un 25 % más de propuestas de subvenciones y aumenta su impacto en la comunidad gracias a Asana

En 2013, una joven llamada Nour y su familia dejaron su hogar y parientes lejanos en Siria para hallar refugio, y una mejor vida, en Utah. No hablaban inglés ni tenían dinero. Con la ayuda de United Way of Salt Lake (UWSL), Nour se inscribió en una escuela de la comunidad de UWSL, aprendió inglés y se le asignó un mentor para que la guiara durante toda su experiencia en la escuela secundaria. En 2018 se graduó de la escuela secundaria y ahora está ahorrando para la universidad y trabaja como voluntaria para UWSL.

“Si quieres ir rápido, ve solo. Si quieres llegar lejos, ve acompañado” es el emblema que aparece en el sitio web de United Way of Salt Lake como recordatorio de que a través de los socios y la comunidad pueden ayudar a miles de personas como Nour en su región. Al trabajar con socios y voluntarios para mejorar las oportunidades educativas y la calidad de vida de los necesitados, UWSL ayuda a cientos de miles de personas como Nour a alcanzar nuevos niveles educativos.

Bill Crom, director general de la organización, se centra en los indicadores generales, como su base de donantes y la cultura de la compañía. Mientras su equipo, compuesto por Katy Shoemaker, gerenta de Subvenciones; Amy Ahrens Terpstra, vicepresidenta de Asociaciones para el Impacto Colectivo; Luis Miranda, director de Desarrollo de Capacidades; y Courtney Dean, gerenta de Participación de Voluntarios, se encarga de la gestión de los programas en toda la organización

A medida que el equipo de UWSL creció en los últimos años, también se expandió el alcance de su trabajo. Incorporaron más voluntarios, llevaron a cabo más eventos, atrajeron a más socios y crearon programas de tutoría y para la comunidad en la región de Salt Lake. Todo este trabajo agregado, y los nuevos miembros del equipo, generó una sensación de caos entre los empleados, lo que Bill denominó como “caos de emails”. El trabajo en toda la organización estaba aislado y disperso, lo que ocasionaba una falta de visibilidad en el trabajo que realizaban los empleados y dificultaba el intercambio de conocimientos. Bill reconoció que era una forma deficiente de trabajar para alcanzar sus objetivos, por lo que se propuso encontrar una forma de trabajo más eficaz para la organización.

La búsqueda de una solución

Obsesionado por encontrar una forma mejor de trabajar, Bill comenzó a buscar una solución de gestión del trabajo. Se topó con Asana y la evaluó con su asistente, y luego con un equipo más grande. Finalmente, eligió Asana porque era la mejor solución que cumplía con sus criterios:

• Es simple y fácil de usar

• La funcionalidad de la comunicación es sólida, por lo que el equipo podía abandonar los emails

• Se integra con otras herramientas que usan como Google Drive, Outlook y Slack

• Se puede acceder al trabajo desde cualquier dispositivo con la aplicación móvil

Una vez que la probó con su equipo, UWSL comenzó a extender el uso de Asana en toda la organización. Identificaron a usuarios avanzados para que lleven a cabo las capacitaciones, y procuraron contar con un impulsor en cada equipo. Para ayudar a los nuevos empleados a avanzar más rápido, también incorporaron capacitaciones de Asana en su proceso de incorporación y se apoyaron en el equipo de Éxito del Cliente de Asana para ejecutar algunas capacitaciones.

Con Asana, toda nuestra organización es muy colaborativa. Ha terminado con el aislamiento entre los equipos y los proyectos y, de esta forma, ha ayudado a que las personas se den cuenta del lugar que ocupan en todo el ámbito general.”

Impulsando el trabajo, para su equipo y la comunidad

El equipo de USWL ha visto numerosos beneficios desde que incorporaron Asana en toda la organización, como un aumento en su capacidad de respuesta a las propuestas de subvenciones y el ahorro de tiempo en las tareas rutinarias. A continuación te contamos cómo lo lograron:

• Cada miembro del equipo sabe cómo su trabajo contribuye con los objetivos de la organización: al dar seguimiento a las prioridades del equipo junto con los objetivos de la organización y del departamento en Asana, todos pueden ver cómo su trabajo contribuye con el panorama general.

• Procesos para grandes iniciativas, como las propuestas, fueron simplificados: usar las plantillas permite que el equipo tome un 25 % más de propuestas y solicite subvenciones incluso más grandes ya que saben que no se pasarán por alto ningún paso.

Con Asana, podemos enviar un 25 % más de solicitudes de subvenciones todos los años y podemos solicitar subvenciones más grandes que impactan en el trabajo que realizamos de una manera más significativa.”

• Pueden ofrecer más oportunidades de voluntariado para la comunidad y los socios: usar un formulario de Google para gestionar las solicitudes de los voluntarios ayuda a que el equipo dote de personal a sus iniciativas de forma más eficiente. Además, automatizan el proceso de gestión de los voluntarios.

• El proceso de contratación es más colaborativo: dar seguimiento al proceso de selección de personal en Asana permite a la organización ganar claridad. Esto se debe a que cada paso está debidamente definido en un proyecto, y todos los involucrados en el proceso pueden consultar la información de los candidatos.

• Todos tienen claridad en cuanto a sus responsabilidades: al usar Asana para gestionar las reuniones internas, las acciones pendientes son asignadas en tiempo real para que los próximos pasos queden claros.

Me encanta la claridad de las expectativas que Asana ofrece al trabajo que realizamos. Tenemos mejores comunicaciones en cuanto a cómo progresamos con el trabajo.”

Evolucionando para servir mejor a la comunidad

UWSL se encuentra en constante evolución para aumentar su impacto y alcance. Siempre buscan nuevas formas de crear asociaciones más significativas y cambiar a la comunidad para mejor. En el núcleo de sus actividades yace un equipo comprometido y un flujo constante de financiamiento para lograr iniciativas exitosas. Sin estos dos elementos, su trabajo sería imposible. Para UWSL, Asana juega un rol fundamental al mantener a sus empleados comprometidos, dejando en claro las responsabilidades y permitiéndoles alcanzar mayores oportunidades de financiamiento. Y en última instancia, los ayuda a lograr mayores niveles educativos en la comunidad.

En las organizaciones complejas, necesitas encontrar una forma de mantener a todos organizados. La peor forma de trabajar es cuando reina el aislamiento, porque no hay forma de ver lo que sucede en toda la organización. Asana nos ofrece una única plataforma para que todos los equipos puedan compartir su trabajo, comunicarse y realizar un seguimiento.”