Crear y usar plantillas de Asana

Si tu equipo tiene flujos de trabajo que normalmente siguen, no tienes que replicar esas tareas y proyecto en Asana todo el tiempo. Ya sea que crees tu propia plantilla personalizada o usar plantillas creadas por Asana, es muy sencillo configurar un flujo de trabajo, así no tendrás que empezar desde cero ni perderte ningún paso.

Crear plantillas personalizadas

Crea plantillas personalizadas para flujos de trabajo y proyectos en común para ahorrar tiempo en la configuración futura del proyecto y asegúrate de que todos sigan los procesos correctos. Puedes actualizar estas plantillas a medida que refinas tus procesos y aprendes de proyectos anteriores.

Crea una nueva plantilla personalizada:

  1. Crea un nuevo proyecto para capturar una secuencia de tareas que tu equipo hace regularmente.
  2. Agrega secciones, columnas, o campos personalizables para organizar y categorizar tu trabajo de manera clara.
  3. Puedes asignar tareas, incluir archivos adjuntos y detalles de tareas al proyecto de la plantilla. También puedes incluir más detalles en descripción sobre los flujos de trabajo y cómo usar el proyecto.
  4. Una vez que hayas hecho la plantilla del proyecto, haz clic en el menú del título del proyecto, y selecciona Guardar como Plantilla. Asegúrate de no eliminar o archivar el proyecto.

Convierte un proyecto existente en una plantilla personalizada:

  1. Una vez que hayas terminado de usar el proyecto para el trabajo actual, quita la información que no es necesaria, como fechas de entrega, responsables y archivos adjuntos
  2. Después de limpiar el proyecto, haz clic en el menú del título del proyecto y selecciona Guardar como Plantilla.

Guarda cualquier proyecto como plantilla haciendo clic en el menú del título del proyecto y seleccionando Guardar como plantilla

Usa una plantilla personalizada:

  1. Para usar tus plantillas, crea un nuevo proyecto al hacer clic en el botón + button en la barra superior.
  2. Haz clic en la pestaña Plantillas en la pantalla del nuevo proyecto. Tus plantillas personalizadas serán organizadas por equipo.
  3. Después de que encuentres la plantilla que deseas usar, y seleccionar Usar plantilla para crear un proyecto utilizando esta plantilla.
  4. Una vez que hayas seleccionado tu plantilla, puedes nombrar tu nuevo proyecto y seleccionar a qué equipo va dirigido. Haz clic en Crear Proyecto cuando estés listo.

Crea un nuevo proyecto a partir de una plantilla personalizada dirigiéndote a la pestaña de plantillas y luego desplázate por las plantillas disponibles

Ejemplos de plantillas para crear

Aquí hay algunos ejemplos de dónde podrías intentar hacer un proyecto de plantilla:

Consulta la sección de la Guía formas de usar Asana para obtener aún más inspiración de una gran variedad de tipos de equipos y ejemplos.

Usa las plantillas creadas por Asana

Si deseas ahorrar aún más tiempo o necesitas ayuda para comenzar, consulta nuestras plantillas creadas por Asana. Nuestras plantillas prefabricadas te ayudan a configurar una variedad de flujos de trabajo que puedes personalizar aún más para conocer las necesidades de tu equipo.

Para usar plantillas creadas por Asana:

  1. Crear un nuevo proyecto al hacer clic en el botón + button en la barra superiorbarra superior La barra superior aparece en la parte superior de Asana arriba del encabezado. Lee mas .
  2. Haz clic en la pestaña Plantillas en la pantalla de nuevos proyectos. Hay dos plantillas gratuitas, con plantillas adicionales disponibles para usuarios Premium.
  3. Selecciona Usar Plantilla para crear un proyecto usando esta plantilla, o Vista Previa para ver qué está en la plantilla.
  4. Una vez que hayas seleccionado tu plantilla, puedes cambiar el nombre de la plantilla y elegir a qué equipo debe estar asignado proyecto. Haz clic en Crear Proyecto cuando estés listo.

Las plantillas creadas por Asana son fáciles de usar y pueden ayudar a tu equipo a comenzar un proyecto rápidamente.

Crea plantillas de tareas

También puedes copiar tareas que tengan flujos de trabajo repetibles.

Copia una tarea y selecciona los campos para copiar a su tarea de plantilla

Crea una tarea de plantilla para copiar:

  1. Crea una nueva tarea. Sugerimos que uses “plantilla” o “copiarme” en el nombre de la tarea, para que sea sencillo encontrarla con el uso de búsqueda y nadie la modifique accidentalmente.
  2. Agrega todos los pasos como subtareas (para crear subtareas rápidamente, usa el atajo de teclado Tab+S).
  3. Asegúrate de hacer la tarea pública o agrega seguidoresseguidores Agrega seguidores a cualquier tarea y recibirán notificaciones sobre las actualizaciones de la tarea. Lee mas , para que otros acceder a ella.
  4. Copiar la tarea by selecting Haz una copia desde acciones de tarea (el botón de los tres puntos) en la esquina superior derecha del panel derecho.

Copiar una tarea existente:

  1. Copiar una tarea existente con las subtareas correctas. Selecciona Hacer una copia desde acciones de tareas (el botón de tres puntos) en la esquina superior derecha del panel derecho.
  2. Renombra la tarea para incluir la palabra “plantilla” o “cópiame”. Desmarque todos los campos que no son necesarios en la plantilla, como responsable, fecha de entrega, seguidores o archivos adjuntos. También puedes incluir más detalles descripción de la tareadescripción de la tarea La descripción de la tarea es un campo de texto que permite a los usuarios agregar detalles y contexto a sus tareas. Lee mas sobre el flujo de trabajo y cómo usar la tarea.
  3. Para usar una plantilla otra vez, simplemente selecciona búsquedabúsqueda La búsqueda te permite encontrar cualquier tarea, proyecto o conversación en tu espacio de trabajo u organización. Lee mas “plantilla” o “copiarme,” selecciona la tarea, y duplícala.

Los usuarios Asana Premium también puede copiar dependencias de tareas al duplicar la plantilla de una tarea.

Ejemplos

Aquí hay algunos ejemplos de donde puedes copiar una tarea:

Para crear una biblioteca de tareas de plantilla, crea una “plantilla” etiquetaetiqueta Usa etiquetas para marcar tareas o agrupar tareas similares. Lee mas . Etiqueta todas tus tareas de plantilla, después selecciona la etiqueta, para que la lista puede ser accesible desde menú lateralmenú lateral Usa el menú lateral para navegar hasta el panel, los elementos favoritos, los proyectos y los equipos. El menú lateral puede minimizarse. Lee mas posteriormente.

Con la flexibilidad de Asana, puedes usar plantillas para crear flujos de trabajo y procesos completos para que tu equipo pueda comenzar a trabajar y no preocuparse por perderse un solo paso.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.