Agendas de reuniones

Cómo crear una agenda de reunión en Asana

Si bien que puedes crear un proyecto para una agenda de reunión (para cualquier reunión), es probable que quieras comenzar con una reunión de equipo recurrente o con reuniones individuales y después, crear agendas para cualquier reunión a medida que lo necesites. Hay algunas formas de crear tu agenda de reunión. Para empezar rápido:

  1. Comienza con la plantilla para agenda de reunión y personalízala según las necesidades de tu equipo.
  2. O importa la hoja de cálculo con la que actualmente programas las reuniones.

Captura de pantalla de un proyecto de agenda de reunión de equipo semanal en Asana

Si eres usuario de una versión gratis, prefieres crear tu propia agenda de reunión desde cero o quieres seguir las mejores prácticas generales para los proyectos de Asana mira el videotutorial Cómo usar Asana para no perderte nada:

Ejemplos de reuniones que puedes planificar con Asana

Puedes planificar cualquier reunión en Asana, pero vamos a aportar algunas ideas para que des tus primeros pasos:

Consejos para planificar y preparar tu reunión

1. Agrega temas de discusión y elementos de la agenda como tareas

Mientras piensas en los temas que debes analizar o tratar, agrega elementos de la agenda o agrega tareas que ya existen desde otros proyectos. Como las tareas pueden convivir en múltiples proyectos, no será necesario duplicarlas. Una vez que hayas tratado ese tema, podrás quitarlo del proyecto de la agenda.

Ponte de acuerdo acerca de las convenciones del equipo sobre quién puede contribuir con la agenda. Por ejemplo, podrías hacerlo solo o tener un líder de la reunión que la confeccionara.

2. Revisar y priorizar los puntos para debatir antes de la reunión

Crea secciones (o columns si se trata de un proyecto en tablero) para organizar los asuntos. Puedes crear diferentes categorías, como, por ejemplo, “Programa”, “Seguimiento”, “Venideros” o “Anotaciones”.

Antes de la reunión, revisa y prioriza los temas de la agenda. Arrastra y suelta las tareas para ponerlas en el orden correcto.

3. Comparte cualquier archivo o contexto importante antes de la reunión.

Los proyectos de agendas de reuniones también sirven para que los asistentes encuentren fácilmente los recursos y el contexto que puedan necesitar antes de la reunión. Por ejemplo, si necesitas que los compañeros de equipo lean algo de antemano, crea una tarea con el contexto y los archivos que necesiten y después asigna copias de la tarea a los asistentes con una fecha de entrega anterior a la de la reunión, para que lleguen preparados.

Consejos para llevar a cabo tu reunión

1. Durante la reunión, deja la agenda visible para todos.

Las reuniones se pueden desviar de su objetivo si los compañeros de equipo no están todos enfocados en lo mismo. Trae tu agenda de Asana para tenerla en la pantalla durante la reunión o recomienda a los compañeros de equipo que la abran desde su aplicación móvil. Será útil para tus compañeros de equipo. Sin importar desde dónde asistan, todos verán lo mismo durante la reunión.

2. No pierdas de vista las acciones pendientes y los seguimientos para lograr una mejor respuesta

Nos ofrecimos como voluntarios para hacer algo en una reunión, después volvimos a nuestros escritorios y no podemos recordar qué es lo que acordamos. En su lugar, los compañeros de equipo pueden crear tareas para las acciones pendientes que surjan durante la reunión y asignarlas directamente. Al incluir detalles en la descripción de la tarea, el contexto y el motivo por el que es necesaria quedan claros incluso después del cierre de la reunión.

3. Distribuye las notas de la reunión con mayor facilidad.

En vez de dar seguimiento por separado con las notas de la reunión, simplemente puedes crear una tarea con las notas dentro de tu agenda y agregar a los asistentes o ausentes como seguidores de la tarea para que puedan ver un resumen de lo que sucede junto con la agenda que usaste.

Asegúrate de distribuir de forma equitativa las tareas de tomar nota entre los asistentes para que todos puedan participar activamente y para asegurarte de que no sean siempre los mismos quienes se ofrecen voluntariamente.

4. Analiza las ideas y la estrategia en vez de hacer simples actualizaciones de estados.

Como usar la ayuda de Asana en general te permite ver mejor qué es lo que sucede y en qué punto se encuentra el trabajo, es probable que notes que la frecuencia de las reuniones se reduce o que ayuda a que los análisis tengan un mayor impacto. Cuando no tienes la necesidad de repasar una simple lista de verificación con “pendientes, en curso, listo”, puedes centrarte en los bloqueadores, los problemas y los resultados.

¿Deseas recibir ayuda para usar Asana con las actualizaciones de estados? Mira nuestro curso en línea o las funciones de ayuda para supervisar los estados de los proyectos.

Recursos para planificar agendas y dirigir reuniones

Recursos Enlace
Tutorial de video Mira Cómo usar Asana
Plantilla de agenda de reunión Usar plantilla
Curso a pedido Regístrate en la Academia Asana

Iniciar sesión

or

¿Olvidaste la contraseña?

Regístrate

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

Regístrate

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

Comienza tu prueba gratuita

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

Comienza tu prueba gratuita

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

Obtén Asana Premium

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

Obtén Asana Business

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

¡Caray, no fue posible registrarte!

Lo intentamos, pero hubo un problema al crear tu cuenta. ¡Cierra esta ventana y vuelve a intentarlo!

¡Qué tal, ya nos conocemos!

Agregar enlace a

Error: Selecciona un espacio de trabajo antes de agregar el enlace


Lo sentimos, este navegador no es compatible

Asana no funciona con el navegador de internet que utilizas actualmente. Regístrate utilizando uno de estos navegadores compatibles.


Inicia sesión o regístrate en Asana para calcular tu precio

or

¿Olvidaste la contraseña?

Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las tareas nuevas aparecerán en la parte superior de tu lista en Asignadas recientemente.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe Tab+N al final del título de cualquier tarea para convertirla en sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.