4 herramientas para la planificación de eventos que todo administrador debería usar

Herramientas para la planificación de eventos
  • En este artículo, aprenderás cómo hacerlo.
    • Las cuatro herramientas en las que puedes confiar para simplificar la gestión de eventos.
    • Cómo organizar, simplificar y gestionar tus eventos.
    • Cómo hacer que los asistentes participen y consolidar relaciones.

Esta la publicación de un invitado hecha porRachel Grate, estratega y editora de contenido en Eventbrite.

La planificación de eventos es estresante. De hecho, en la lista anual de CareerCast entre los trabajos más estresantes, el coordinador de eventos se ubica justo debajo de los puestos de oficial de policía, piloto de aerolínea y bombero. Probablemente no salves vidas ni luches contra el crimen, pero sin dudas a veces sientes como si así fuera.

Para lograr producir un evento es necesario trabajar con varias tareas a la vez, además de contar con un nivel de organización extremo. Motivo por el cual hay tantas aplicaciones en el mercado de hoy en día. Herramientas para ayudarte con cada aspecto de la organización de un evento.

En realidad, es demasiado.

Quieres dedicar tu tiempo a centrarte en hacer un gran trabajo, no a gestionar herramientas. El objetivo es entender qué problemas son los que intentas resolver y usar las herramientas correctas (y solamente esas herramientas) para solucionarlos.

A continuación te mostramos cuatro herramientas en las que puedes basarte para simplificar la gestión de eventos y volverte más productivo. Funcionan muy bien solas e incluso mejor, juntas.

Salesforce y Hubspot: Organiza la información de los asistentes y mantén relaciones sólidas.

No hay herramientas más importantes que las diseñadas para gestionar la relación con los clientes (CRM) para cualquier negocio al que realmente le importen sus clientes (es decir, a todos los negocios de eventos). Con una herramienta de primer nivel en el mundo como Salesforce o HubSpot mantienes bien organizada toda la información de los asistentes.

Tu gestión de la relación con los clientes es particularmente crítica si uno de los objetivos de tu evento es generar ventas o puntos para recaudar fondos. Una vez que tengas la información de tu cliente almacenada en tu herramienta para gestión de la relación con los clientes, podrás dar seguimiento al comportamiento de cada cliente a lo largo del tiempo.

Pero una buena gestión de la relación con los clientes también es útil para gestionar mejor las relaciones con tu proveedores, patrocinadores y socios. De modo que esta herramienta puede ser tu eje central para organizar todos los aspectos humanos de tu evento.

Eventbrite: simplifica el acceso a las entradas y las inscripciones para el evento para aumentar la asistencia

Es probable que ya uses una plataforma en línea para vender las entradas o reunir las inscripciones, pero no todas las soluciones se crearon con el mismo fin.

Tu plataforma en línea para las entradas debería aportar más que solo las transacciones, para ayudarte a gestionar el evento de principio a fin. También debería proporcionarte información valiosa e informes que pudieras usar para tomar decisiones estratégicas en los momentos correctos. Finalmente, debería ayudarte a promover la asistencia mediante la integración de las aplicaciones favoritas de los asistentes como Facebook e Instagram.

Si usas Eventbrite, obtendrás una perspectiva detallada acerca de las personas que asistirán a tu evento con acceso a análisis visuales, gráficos e informes. Además, la aplicación “Evenbrite Organizador” te ayuda a dar seguimiento a la venta de las entradas con tu teléfono en tiempo real. Hace que controlar el evento por móvil sea más sencillo y también simplifica la posibilidad de estar actualizado con el seguimiento en vivo de las asistencias.

Tu tecnología para la gestión de eventos también debería poder sincronizarse automáticamente con todo tu kit de herramientas para la planificación de los eventos, incluso con…

Emma y Mailchimp: consigue la participación de potenciales asistentes por email

El 73 % de los profesionales que se ocupan de los eventos dicen que los emails son una de las principales estrategias de marketing para mejorar en 2019, según una nueva encuesta de Eventbrite. Para comunicarte (y mantenerte en contacto) con los potenciales asistentes, no hay mejor canal que este.

Al mismo tiempo, el 52 % de los profesionales que se ocupan de los eventos dicen creer que será más difícil promover las ventas por email en 2019. Ese es el motivo por el cual es crítico contar con una plataforma para marketing por email que te permita dar seguimiento al esfuerzo y mejorar las ventas.

Emma y MailChimp son dos de las mejores herramientas de servicios de marketing por email que existen. Si las usas, podrás:

  • Crear campañas por email bien diseñadas y basadas en la marca.
  • Organizar tu lista de contactos por email según la categoría (por ejemplo, los asistentes potenciales en contraposición a los asistentes inscriptos comparados con los que se repiten) y elegir mensajes personalizados para cada grupo.
  • Programar y automatizar el envío de emails.

Mucho mejor si tu plataforma de emails se sincroniza con la plataforma para entradas al evento. Tal como sucede entre Mailchimp y Emma con Eventbrite. Entonces, cuando los clientes compren las entradas para el evento, se los agregará automáticamente a las listas de email, lo que te ahorrará un paso manual importante (además evitarás cometer errores o incluso correr el riesgo de olvidarte).

Asana: gestiona cada pequeño detalle de la planificación de tu evento

Esta lista no estaría completa si no mencionáramos nuestra herramienta de cabecera para dar seguimiento a las piezas en movimiento de la planificación de eventos: Asana. Asana es una herramienta para gestión laboral que ayuda a los usuarios a planificar mejor los proyectos, a dar seguimiento a lo que es importante para los equipos y a producir mejores trabajos y más rápido.

Usa Asana para crear un proyecto para cada evento que gestiones y llenarlo con todos los pasos de tus calendarios inversos. Después, comparte el proyecto (y los flujos de trabajo, los roles y los vencimientos) con todos los integrantes de tu organización que se relacionen con el evento, para que sepan quién se ocupa de cada tarea, cuál es la fecha de entrega y que puedan además, supervisar el progreso como lo planifiques.

No importa si estás en una organización grande o en un equipo de una sola persona, Asana tiene una plantilla personalizable para la planificación de eventos lista para que des seguimiento a los pendientes y al progreso específico de los flujos de trabajo del evento. También puedes integrar la tecnología con tus otras herramientas de cabecera como MailChimp y Salesforce.

Las herramientas para planificación de eventos son solo el comienzo

Cuando eliges con la debida atención las herramientas para planificación de eventos que se integran bien entre ellas, recibes más por tu dinero de lo que realmente cuestan. Para más ideas acerca de cómo mantenerte productivo y bien enfocado este año, lee la Guía esencial de productividad del profesional de eventos: edición 2019.