7 herramientas para planificación de eventos que todo gerente debería usar

Imagen del colaborador - Equipo de AsanaTeam Asana31 de agosto de 20205 min de lectura
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La planificación de eventos es estresante. De hecho, en la lista anual de CareerCast entre los trabajos más estresantes, el coordinador de eventos se ubica justo debajo de los puestos de oficial de policía, piloto de aerolínea y bombero. Especial,ente en 2020, cuando muchos planificadores de eventos tuvieron que modificar muchos de sus eventos y hacerlos de forma virtual en vez de en persona debido a la pandemia. Organizar eventos no da lugar al aburrimiento.

Para lograr producir un evento (en línea) hay que trabajar con varias tareas a la vez, además de ser un experto en organizaciones. Es el motivo por el que hay tantas aplicaciones en el mercado actual: herramientas para ayudarte con cada aspecto de la organización, la ejecución y el seguimiento de eventos.

En realidad, es demasiado.

Quieres dedicar tu tiempo a centrarte en hacer un gran trabajo, no a administrar los pormenores del trabajo vinculados a la gestión de herramientas complicadas o asociados a dar seguimiento a la información. El objetivo es entender qué problemas son los que intentas resolver y usar las herramientas correctas (y solamente esas herramientas) para solucionarlos.

A continuación te mostramos siete herramientas en las que puedes basarte para simplificar la gestión de eventos y volverte más productivo.

Lee: Cómo planificar un evento con Asana

Herramientas para la gestión de relaciones con los clientes (CRM)

No hay herramientas más importantes que las diseñadas para gestionar las relaciones con los clientes (CRM). Esto, en cualquier negocio que se precie de que realmente le importan sus clientes (es decir, todos los negocios dedicados a los eventos). Con una herramienta para CRM puedes organizar la información de los asistentes y mantener relaciones sólidas con los clientes antes y después de los eventos.

Es muy importante poder reunir fácil y sencillamente la información de los asistentes. Una vez que tengas la información del asistente, cliente o potencial cliente almacenada en tu herramienta para CRM, podrás dar seguimiento y gestionar el recorrido de cada persona a lo largo del tiempo, de ser posible, hasta cerrar un contrato. La clave es poder dar seguimiento al trayecto para mostrar el retorno sobre la inversión de cada evento que organizas y el impacto que tiene tu equipo en las ganancias.

A continuación, te presentamos dos opciones excelentes:

  • Salesforce: Salesforce es un potente software de gestión de relaciones con clientes (CRM) que además se integra con un montón de otras herramientas. Te ayudará a generar clientes potenciales, a darles seguimiento y nutrir la relación con ellos, tanto antes como después de tu evento.

  • Hubspot: A pesar de no ser un gigante de la tecnología como Salesforce, Hubspot es útil para forjar una gestión sólida de las relaciones con los clientes, cuenta con muchísimas integraciones y también con la Hubspot Academy. Además, hay una versión gratis en caso de que quieras ponerla a prueba antes de comprometerte del todo o de involucrar temas de presupuesto.

Gestión de las inscripciones de los asistentes

No hay dos caras de la misma moneda: están el lado del asistente y tu lado, como organizador del evento.

Para lograr la mayor cantidad posible de inscriptos, debes contar con un proceso de inscripción que sea simple y cómodo para el usuario. Por tu parte, necesitas tener un software con la capacidad de permitirte gestionar las inscripciones sin estrés ni sorpresas. Uno que organice de forma útil y coherente todos los datos importantes que has reunido.

La herramienta que elijas deberá servir mucho más que para simples transacciones. Deberá brindarte información útil y la posibilidad de emitir informes que puedas usar para tomar decisiones estratégicas en momentos adecuados. A continuación, te mostramos dos herramientas que recomendamos:

  • Eventbrite: Con Eventbrite obtendrás una perspectiva detallada acerca de las personas que asistirán a tu evento con acceso a análisis visuales, gráficos e informes. Además, la aplicación “Eventbrite Organizador” te permitirá dar seguimiento a la venta de las entradas con tu teléfono en tiempo real. Controlar el evento por móvil es más sencillo y también simplifica la posibilidad de estar al día con el seguimiento de la concurrencia en directo.

  • Bevy: Bevy es una herramienta útil para organizar eventos comunitarios, ya sean presenciales o virtuales. Es una plataforma integral que sirve para planificar, promover y ejecutar todo tipo de eventos. También permite hacer análisis para que veas el panorama general y se integra con otras herramientas.

Capta a los asistentes por email

El 73 % de los profesionales que se ocupan de los eventos dijeron que los emails son una de las principales estrategias de marketing para mejorar en 2019, según una nueva encuesta de Eventbrite. Para comunicarte (y mantenerte en contacto) con los potenciales asistentes, no hay mejor canal que este.

Al mismo tiempo, el 52 % de los profesionales que se ocupan de los eventos dijeron creer que será más difícil promover las ventas por email en 2019. Ese es el motivo por el cual es crítico contar con una plataforma para marketing por email que te permita dar seguimiento al esfuerzo y mejorar las ventas.

A continuación, dos opciones interesantes para captar a los asistentes por email:

  • Marketo: Marketo es un operador preponderante en el mundo del marketing por email. Lo destacado de Marketo es la posibilidad que ofrece de detectar las conductas de cierto público específico y orientar las campañas en ese sentido. Si el evento en el que trabajas está dirigido a los clientes potenciales con quienes quieres vincularte y a estimularlos para que pasen luego a la etapa de ventas, entonces, Marketo es lo ideal.

  • Iterable: Iterable es una excelente herramienta para marketing por email con la que puedes llegar a muchísimas personas que ya se encuentran usando tus productos. Si estás planificando un evento para clientes, Iterable puede ser la herramienta que necesitas.

Planificación de proyectos para eventos, de principio a fin

Cuando los eventos funcionan a la perfección, tus invitados simplemente se dedican a disfrutar. No importará que estén en un salón de baile, en un centro de convenciones o en el sofá de su casa mirando un webinar. Pero para que eso suceda, las estrategias de las planificaciones de eventos deben estar resueltas, para tener el control de todos los detalles y fechas de entrega.

Aquí es donde una plataforma de gestión del trabajo como Asana entra en acción.

Una plataforma de gestión del trabajo será útil para mantener todo bajo control desde un mismo lugar, las sesiones de lluvias de ideas, la asignación de tareas a los demás involucrados o la identificación de los logros. Al contar con diferentes formas para visualizar el trabajo, puedes cambiar fácilmente y ver tu trabajo como lista, calendario o cronograma. De este modo, te aseguras de poner en orden no solo las tareas pendientes, sino también el tiempo que les dedicarás.

Usa Asana para crear un proyecto para cada evento que gestiones y llenarlo con todos los pasos de tus calendarios inversos. Después, comparte el proyecto (y los flujos de trabajo, los roles y los vencimientos) con todos los integrantes de tu organización que se relacionen con el evento, para que sepan quién se ocupa de cada tarea, cuál es la fecha de entrega y que puedan además, supervisar el progreso como lo planifiques.

No importa si estás en una organización grande o en un equipo de una sola persona, Asana tiene una plantilla personalizable para la planificación de eventos lista para que des seguimiento a los pendientes y al progreso específico de los flujos de trabajo del evento. También puedes crear tu propia plantilla para planificación de eventos e iniciar, con ella, mucho más rápido todos tus eventos.

Planifica tu próximo evento con Asana

Las herramientas para planificación de eventos son solo el comienzo

Cuando haces una buena selección de herramientas para planificación de eventos que se integran bien entre sí, sin duda obtienes más de lo que cuesta cada una por separado. Mientras menos tengas que preocuparte por las herramientas y los recursos tecnológicos, más tiempo tendrás para concentrarte en sacar adelante eventos magníficos.

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