Organización de eventos: 7 herramientas imprescindibles + plantilla gratis

Organizar un evento, ya sea corporativo, virtual o presencial, es una de las tareas más complejas en la planificación empresarial. La organización de eventos ha figurado habitualmente entre los trabajos más estresantes según diversas clasificaciones profesionales, y no es difícil entender por qué: un coordinador de eventos debe gestionar múltiples variables al mismo tiempo (proveedores, asistentes, presupuestos, plazos y logística), y sin las herramientas adecuadas, el estrés y la desorganización pueden comprometer el resultado final.

Para lograr producir un evento online o un evento presencial, hay que trabajar con varias tareas a la vez, además de ser un experto en organizaciones. Es el motivo por el que hay tantas aplicaciones en el mercado actual: herramientas de organización de eventos para ayudarte con cada aspecto de la gestión, la ejecución y el seguimiento.

La clave está en entender qué problemas intentas resolver y usar las herramientas correctas para solucionarlos. Si en tu empresa tienes el rol de organizador de eventos y quieres dedicar tu tiempo a hacer un gran trabajo, no a administrar los pormenores del trabajo vinculados a la gestión de herramientas complicadas, necesitas un enfoque más estratégico que te permita aumentar la productividad de tu equipo.

A continuación, te mostramos siete herramientas en las que puedes basarte para simplificar la organización de eventos y volverte más productivo (y reducir tu nivel de estrés).

¿Qué es la organización de eventos?

La organización de eventos es el proceso de planificar, coordinar y ejecutar encuentros con un propósito específico: desde conferencias y lanzamientos de producto hasta ferias comerciales, seminarios web y actividades de dinámicas de equipo. El organizador de eventos define los objetivos, gestiona el presupuesto, selecciona proveedores, coordina la logística y supervisa la experiencia de los asistentes.

En el contexto actual, en el que los eventos híbridos y virtuales han ganado protagonismo, contar con herramientas digitales especializadas se ha convertido en un factor diferencial para el éxito de cualquier evento. Ya no basta con gestionar la logística de forma manual: los profesionales del sector necesitan plataformas que centralicen la información, automaticen procesos y ofrezcan datos para tomar decisiones estratégicas.

Por qué usar herramientas digitales en la organización de eventos

Las herramientas digitales transforman la manera en que los profesionales planifican y ejecutan eventos. Estas son cinco ventajas clave de integrarlas en tu flujo de trabajo:

1. Ahorro de tiempo: automatizar tareas repetitivas, como el envío de confirmaciones o la actualización de listas de asistentes, libera horas que puedes dedicar a la estrategia y la creatividad.

2. Mejor coordinación del equipo: una plataforma centralizada permite que todos los miembros del equipo vean el progreso, las fechas de entrega y las responsabilidades en tiempo real.

3. Centralización de la información: en lugar de dispersar datos entre hojas de cálculo, correos y documentos, las herramientas digitales reúnen toda la información del evento en un mismo lugar.

4. Análisis de datos para decisiones más inteligentes: los informes y las métricas que ofrecen estas plataformas te ayudan a medir el rendimiento del evento y a mejorar en futuras ediciones.

5. Reducción de costes operativos: al eliminar procesos manuales y minimizar errores, las herramientas digitales contribuyen a optimizar el presupuesto del evento.

Según el informe The State of AI at Work realizado por el Work Innovation Lab de Asana, los trabajadores del conocimiento dedican el 55 % de su tiempo a tareas administrativas en lugar del trabajo estratégico para el que fueron contratados. De hecho, el agotamiento digital alcanzó el 84 % y las cargas de trabajo inmanejables llegaron al 77 %. Las organizaciones que han integrado la inteligencia artificial de forma estratégica en sus procesos logran mejoras de productividad del 91 %, frente al 61 % de las que no lo hacen. Para los profesionales de la organización de eventos, esto significa que adoptar herramientas con capacidades de automatización e IA puede marcar la diferencia entre un evento mediocre y uno excepcional.

Herramientas para la gestión de relaciones con los clientes (CRM)

Las herramientas de CRM son esenciales para organizar la información de asistentes y mantener relaciones sólidas con los clientes antes y después de los eventos. Cualquier empresa del sector de la organización de eventos o relaciones públicas necesita una herramienta de CRM para gestionar contactos de forma eficaz. Tanto si el número de asistentes a tu evento empresarial es elevado (por ejemplo, si estás trabajando en la organización de congresos) como si se trata de un número reducido de asistentes, pero de un perfil alto, necesitarás gestionar cada uno de esos contactos.

En la organización de un evento, es muy importante poder reunir fácil y sencillamente la información de los asistentes. Una vez que tengas la información del asistente, cliente o potencial cliente almacenada en tu herramienta para CRM, podrás dar seguimiento y gestionar el recorrido de cada persona a lo largo del tiempo, de ser posible, hasta cerrar un contrato. La clave es poder dar seguimiento al trayecto para mostrar el retorno sobre la inversión de cada evento que organizas y el impacto que tiene tu equipo en las ganancias.

A continuación, te presentamos dos opciones excelentes para gestionar las relaciones con las partes implicadas como organizador de eventos:

• Salesforce: Salesforce es un potente software de gestión de relaciones con clientes (CRM) que además se integra con un montón de otras herramientas. Te ayudará a generar clientes potenciales, a darles seguimiento y nutrir la relación con ellos, tanto antes como después de tu evento.

• Hubspot: A pesar de no ser un gigante de la tecnología como Salesforce, Hubspot es útil para forjar una gestión sólida de las relaciones con los clientes, cuenta con muchísimas integraciones y también con la Hubspot Academy. Además, hay una versión gratis en caso de que quieras ponerla a prueba antes de comprometerte del todo o de involucrar temas de presupuesto.

Gestión de las inscripciones de los asistentes

Las plataformas de gestión de inscripciones simplifican tanto el proceso de registro para los asistentes como la administración de datos para el organizador. No hay dos caras de la misma moneda: están el lado del asistente y tu lado, como organizador del evento.

Para lograr la mayor cantidad posible de inscritos, durante el proceso de organización de eventos, deberás contar con un proceso de inscripción que sea simple y cómodo para el usuario. Por tu parte, como planificador de eventos, necesitas tener un software con la capacidad de permitirte gestionar las inscripciones sin estrés ni sorpresas, desde cualquier rincón de España, ya sea que el evento acontezca en Madrid, Sevilla, o que quieras atraer a un público de Barcelona. Uno que organice de forma útil y coherente todos los datos importantes que has reunido.

La herramienta que elijas deberá servir mucho más que para simples transacciones. Deberá brindarte información útil y la posibilidad de emitir informes que puedas usar para tomar decisiones estratégicas en momentos adecuados. A continuación, te mostramos dos herramientas que recomendamos para la gestión de inscripciones en organización de eventos:

• Eventbrite: Con Eventbrite obtendrás una perspectiva detallada acerca de las personas que asistirán a tu evento con acceso a análisis visuales, gráficos e informes. Además, la aplicación Eventbrite Organizador te permitirá dar seguimiento a la venta de las entradas con tu teléfono en tiempo real. Controlar el evento por móvil es más sencillo y también simplifica la posibilidad de estar al día con el seguimiento de la concurrencia en directo.

• Bevy: Bevy es una herramienta útil para organizar eventos, ya sean presenciales o virtuales y eventos corporativos o de otro tipo. Es una plataforma integral que sirve para planificar, promover y ejecutar todo tipo de eventos. También permite hacer análisis para que veas el panorama general y se integra con otras herramientas.

Capta a los asistentes por correo electrónico

El email marketing es una de las estrategias más eficaces para promocionar eventos y mantener el contacto con los asistentes, tal como reflejan los estudios del sector sobre rendimiento del email en eventos. Para comunicarte (y mantenerte en contacto) con los potenciales asistentes, algunos de los cuales pueden convertirse en nuevos clientes, no hay mejor canal que el correo electrónico.

Al mismo tiempo, muchos profesionales de la organización de eventos consideran que una de las acciones más difíciles del plan de marketing es promover las ventas por email. Ese es el motivo por el cual es clave contar con una plataforma de gestión. Por ejemplo, para el lanzamiento de productos, si organizas una sala de exposición, es clave contar con una herramienta de gestión de email marketing que te permita dar seguimiento al esfuerzo y mejorar las ventas.

Dentro del marketing digital, el email marketing es una de las disciplinas más necesarias en la organización de eventos. A continuación, dos opciones interesantes para captar a los asistentes por email que utilizan muchos profesionales del sector de la organización y producción de eventos:

• Marketo: Marketo es una marca referente en el mundo del email marketing. Lo destacado de Marketo es la posibilidad que ofrece de detectar las conductas de cierto público específico y orientar las campañas en ese sentido. Si el público objetivo del evento en el que trabajas está dirigido a los clientes potenciales con quienes quieres vincularte y a estimularlos para que pasen luego a la etapa de ventas, entonces, Marketo es lo ideal.

• Iterable: Iterable es una excelente herramienta para marketing por email con la que puedes llegar a muchísimas personas que ya se encuentran usando tus productos. Si estás planificando un evento para clientes, Iterable puede ser la herramienta que necesitas.

Planificación de proyectos para eventos de principio a fin

Una plataforma de gestión de proyectos es la herramienta que conecta todas las demás: centraliza tareas, plazos, dependencias y comunicación para que el organizador de eventos tenga visibilidad completa del proyecto. Cuando los eventos funcionan a la perfección, tus invitados simplemente se dedican a disfrutar. No importará que estén en un salón de baile, en un centro de convenciones o en el sofá de su casa mirando un webinar. Pero para que eso suceda, las estrategias de planificación de eventos deben estar resueltas, para tener el control de todos los detalles, como calendario de ponentes, gestión de patrocinadores y fechas de entrega. Ya sean eventos deportivos, eventos culturales o eventos empresariales.

Al final, la organización de eventos consiste en la perfecta planificación y gestión de multitud de variables. Requiere la labor de un gestor de proyectos con una buena gestión de los recursos y aquí es donde una plataforma de gestión del trabajo como Asana entra en acción.

Asana permite centralizar todas las tareas, los plazos y las dependencias de tu evento en un solo lugar. Con funciones como los flujos de trabajo automatizados, puedes reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas repetitivas. Además, gracias a AI Teammates, los agentes de inteligencia artificial integrados en Asana, tu equipo puede automatizar procesos como la asignación de tareas, el seguimiento de los hitos y la generación de informes de progreso, lo que os permite centraros en lo que realmente importa: crear una experiencia memorable para los asistentes.

Asana nos permitió escalar la producción de campañas publicitarias para Spotify e informar sobre el impacto de nuestro equipo de manera cuantitativa.”

Blair Wilson, jefe sénior de Gestión de Proyectos, Spotify

El equipo de Operaciones Creativas de Spotify utiliza Asana para gestionar la producción publicitaria a escala global. Gracias a la centralización de flujos de trabajo con formularios, reglas de automatización y paneles de informes, lograron un aumento del 50 % en la producción de campañas y duplicaron la capacidad de cada gestor de proyectos. Lee el caso completo de Spotify.

Para facilitarte el trabajo, hemos creado una plantilla gratuita para planificación y organización de eventos que te ayudará a organizar todos los aspectos de tu próximo evento.

Una plataforma de gestión del trabajo como Asana te será útil para mantener todos los aspectos que un planificador de eventos debe tener bajo control desde un mismo lugar: las sesiones de lluvias de ideas, la asignación de tareas a los demás involucrados o la identificación de los hitos. Al contar con diferentes formas para visualizar el trabajo, puedes cambiar fácilmente y ver tu trabajo como lista, calendario o cronograma para que la organización de eventos se convierta en un proceso que tienes perfectamente controlado. De este modo, te aseguras de poner en orden no solo las tareas pendientes, sino también el tiempo que les dedicarás.

Tanto si eres una agencia de organización de eventos como un empleado del departamento de marketing al que de vez en cuando se encarga de organizar los eventos empresariales en tu empresa, usa Asana para crear un proyecto para cada evento que gestiones y llenarlo con todos los pasos de tus calendarios inversos.

Después, comparte el proyecto (los flujos de trabajo, los roles y los vencimientos) con todos los integrantes de tu organización que se relacionen con el evento, para que sepan quién se ocupa de cada tarea, cuál es la fecha de entrega y que puedan, además, supervisar el progreso de la planificación.

No importa si la organización de eventos en las que sueles trabajar es de grandes dimensiones y de muchos asistentes, como son las entregas de premios; o es un dinámicas de equipo íntimo, o incluso si trabajas en un equipo de una sola persona, Asana tiene una plantilla personalizable para la planificación de eventos lista para que des seguimiento a los pendientes y al progreso específico de los flujos de trabajo del evento. También puedes crear tu propia plantilla para planificación de eventos e iniciar, con ella, mucho más rápido todos tus eventos.

Preguntas frecuentes sobre la organización de eventos

Simplifica la organización de eventos con las herramientas adecuadas

Cuando haces una buena selección de herramientas para la planificación de eventos que se integran bien entre sí, obtienes mucho más de lo que cuesta cada una por separado. Desde la gestión de relaciones con los clientes hasta la coordinación de cada tarea del proyecto, las herramientas digitales adecuadas transforman un proceso complejo en un flujo de trabajo organizado y eficiente.

Lo esencial es elegir plataformas que centralicen la información, faciliten la colaboración del equipo y te permitan automatizar las tareas repetitivas. Una plataforma de gestión del trabajo como Asana te ayuda a tener visibilidad completa de cada etapa del evento, a asignar responsabilidades con claridad y a cumplir los plazos sin contratiempos. Con funciones de automatización y AI Teammates, puedes dedicar menos tiempo a los pormenores del trabajo y más tiempo a crear eventos que dejen huella.

Empieza hoy mismo a planificar tu próximo evento con la plantilla gratuita de Asana y descubre cómo simplificar la organización de eventos de principio a fin.