Planificación y gestión de eventos

Cómo crear un proyecto de planificación de eventos

Existen muchas maneras de crear un plan de proyecto para eventos. Si quieres empezar rápidamente:

  1. Usa la plantilla para planificación de eventos y adáptala a las necesidades de tu equipo.
  2. Importa la hoja de cálculo que actualmente usas para monitorear los planes de eventos.

Cómo acceder a todas las plantillas de Asana

GIF demostrando cómo acceder a las plantillas en Asana con el botón + de la barra superior

Si eres usuario de una versión gratis, prefieres crear tu propio proyecto de solicitudes desde cero o quieres obtener información sobre las mejores prácticas para proyectos en Asana, empieza por seguir estas instrucciones de creación de proyectos.

Agrega como invitados a proveedores y contratistas a tus proyectos de eventos

Es probable que usualmente inicies el trabajo con los contratistas mediante email, pero es mucho mejor agregar como invitados a los proveedores y contratistas más importantes en tu proyecto de eventos. Esto hace que sea mucho más fácil para todos poder visualizar los plazos, las tareas y los archivos adjuntos garantizando que todo se realizará a tiempo. Además, simplifica la manera de hacer seguimiento a los archivos fundamentales como contratos y facturas.

Consejos para gestionar y realizar el trabajo de eventos

Ahora que ya creaste tu proyecto de planificación de eventos, sigue estos consejos que te ayudarán a gestionarlo a medida que el trabajo avanza.

1. Publica las actualizaciones de estado y mira las actividades del proyecto en el Resumen

Captura de pantalla de una actualización de estado del proyecto en Asana con las notificaciones recientes

A medida que el plan cobra vida con el trabajo de tu equipo, usa la pestaña Resumen para publicar las actualizaciones y ver una lista activa de las tareas del proyecto. En la actualización de estado, puedes arrastrar y soltar los Destacados en tus actualizaciones de estado para compartir los gráficos o los logros. Asana guardará tu plantilla para actualizaciones de estado por si quieres continuar siempre con el mismo formato.

2. Planifica el plan de tu evento (y modifícalo según sea necesario) con el Cronograma

La mayoría de los planes de eventos tienen muchos plazos importantes y dependencias que preceden al gran acontecimiento. El Cronograma te ayuda a planificar todas estos pasos como parte de tu plan antes de iniciar el trabajo para garantizar que todas las piezas encajen y el evento salga perfecto.

GIF de creación de plan de proyecto con la función de cronograma de Asana

Cómo crear tu plan con el Cronograma:

  1. En la vista de Lista, crea tareas para todas las acciones necesarias para realizar tu evento.
  2. Haz clic en la pestaña Cronograma ubicada en la parte superior de tu proyecto para cambiar a la vista de Cronograma.
  3. Programa tareas arrastrándolas y soltándolas en el cronograma. Si detectas conflictos en el calendario, simplemente vuelve a arrastrar y soltar las tareas para reagendarlas.
  4. Extiende los plazos de tareas para que el responsable pueda planificar bien su tiempo de trabajo según la fecha de entrega.
  5. Si las tareas deben realizarse en un orden específico, crea dependencias entre ellas colocando el cursor sobre una tarea y luego arrastrándola hacia la tarea relacionada.

Cuando el trabajo ya está en curso, el Cronograma también puede ayudarte a solucionar conflictos rápidamente antes de que retrasen tus planes. Por ejemplo, si la reserva del lugar para tu evento tarda más de lo esperado, puedes cambiar las tareas dependientes en el cronograma. Los responsables de la tarea reciben automáticamente una notificación indicando que los plazos fueron modificados. De esta manera, el trabajo aún puede empezar a tiempo, sin generar confusión, reuniones extra ni grandes problemas, y sin llegar a ser demasiado tarde.

3. Da seguimiento a los emails importantes (y pasa menos tiempo en tu bandeja de entrada)

Captura de pantalla de las integraciones de email de Outlook y Gmail con Asana para emails y bandejas de entrada

Siempre es posible invitar a los proveedores a tu proyecto de evento, pero si se comunican mediante email, te recomendamos probar los complementos para Gmail, Outlook y otros clientes de email. Cuando recibas emails con documentos importantes o tareas por realizar, puedes agregarlos a Asana directamente desde tu bandeja de entrada y asignarlos como tarea, agregarlos a tu proyecto de evento, entre otras cosas. Con esto, evitarás perder información importante y olvidar tareas en emails (y ya no tendrás que perder tanto tiempo organizando tu bandeja de entrada).

4. Ahorra tiempo en cada plan de evento y no olvides ningún paso importante con las plantillas

Aunque cada evento es distinto, siempre hay una lista de verificación que se comparte y que contiene las tareas principales. Para evitar perder tiempo volviendo a crear un plan para cada evento o guardándolo en un documento que no está conectado al lugar donde se está llevando a cabo el trabajo, puedes crear y guardar tu plantilla de evento en Asana.

GIF guardando un proyecto en Asana como plantilla para reutilizarla

  1. Crea tu lista de verificación principal en un proyecto. A menos que la misma persona complete siempre la misma tarea, no asignes tareas ni agregues fechas de entrega.
  2. Haz clic en ... en el encabezado del proyecto y elige Guardar como plantilla.
  3. Evita que editen o hagan cambios en la plantilla configurando el proyecto como solo para comentar
  4. Para cada evento posterior, copia la plantilla haciendo clic en el botón naranja con el signo +, Proyecto y luego, dirígete a la pestaña donde están guardadas las plantillas de tu organización.
  5. A medida que vas perfeccionando tu lista de verificación, puedes actualizar la plantilla para asegurarte de no repetir los mismos errores ni usar tácticas obsoletas.

Consejos para gestionar el trabajo del día del evento

1. Trabaja en todo momento con las aplicaciones móviles de Asana

En los días cercanos al evento, es probable que tu equipo se encuentre trabajando en terreno, lo que hace difícil saber qué falta por hacer y acceder fácilmente a detalles clave. La aplicación móvil de Asana te mantiene conectado al plan del evento (aunque estés sin conexión tanto en iOS como en Android) antes, durante y después del evento.

Captura de pantalla de una tarea en Asana móvil para la planificación de eventos

Por ejemplo, puedes realizar comentarios directamente en una foto de evento antes de compartirla o confirmar que la agenda del evento fue enviada por email a todos los asistentes a tiempo, desde un teléfono móvil. Esto fortalece la colaboración entre los compañeros de equipo del evento aunque se encuentren en lugares distintos.

2. Transforma conversaciones en tiempo real en acciones con la integración de Slack

Muchos equipos usan Asana y Slack para coordinar e informar sobre el trabajo, especialmente cuando se trata de un evento. En lugar de elegir una herramienta o la otra, los equipos pueden usar ambas con la integración de Asana para Slack.

GIF de creación de una tarea de Asana desde un mensaje de Slack con la integración

Si un compañero de equipo solicita opiniones sobre su discurso de presentación pero estás ocupado realizando otra tarea para el evento, puedes crear una tarea de Asana directamente desde la conversación de Slack, de modo que no se te olvide y tengas todo el contexto original.

Consejos para informar sobre el trabajo y el progreso de eventos

Si quieres aprender cómo crear informes para analizar el progreso de eventos, ingresa aquí. Para saber cómo publicar y monitorear las actualizaciones de estado de eventos, haz clic aquí.

Supervisa el progreso y gestiona el personal de múltiples eventos con los Portafolios y la Gestión de recursos

Para entender el progreso de un proyecto y evaluar la carga laboral del equipo, los planificadores de eventos por lo general concentran la información en reuniones, emails u hojas de cálculo, algo que puede llevar mucho tiempo y ser poco preciso. En su lugar, crea un portafolios de proyectos con todos los planes de tus eventos para ver el progreso en tiempo real, las fechas de los eventos y las prioridades. Todo desde un mismo lugar.

Después, usa la pestaña Gestión de recursos para ver la capacidad productiva de tu equipo en todos los eventos basada en las tareas que ya tienen asignadas en Asana. La gestión de recursos te ayuda a tomar decisiones informadas con respecto al personal para mantener el trabajo distribuido equitativamente y no perder de vista los eventos.

CAPTURA DE PANTALLA de cómo usar la Gestión de recursos para ver qué compañeros de equipo tienen demasiado trabajo y reasignarlo

La Gestión de recursos, por defecto, es el conteo de tareas, pero sabemos que no todas las tareas se crean de la misma manera. Puedes configurar campos personalizados para la dedicación en proyectos dentro de portafolios y, de este modo, captar mejor el total de horas o nivel de dedicación que demanda cada tarea.

Recursos para planificar y gestionar eventos en Asana

¿Tu tipo de aprendizaje es más visual? ¿Quieres ver cómo nuestros clientes planifican eventos con Asana? Revisa estos recursos:

Recursos Enlace
Plantilla para planificación de eventos Usar plantilla
Tutorial de video Mira: Cómo usar Asana
Curso a pedido Regístrate en la Academia de Asana
Casos de uso Descubre cómo Autodesk, G2 y DMEXCO planifican eventos con Asana
Guía esencial de productividad del profesional de eventos Lee el ebook
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