Planificación y gestión de eventos

Cómo crear un proyecto de planificación de eventos

Existen muchas maneras de crear un plan de proyecto para eventos. Si quieres empezar rápidamente:

  1. Usa la plantilla para planificación de eventos y adáptala a las necesidades de tu equipo.
  2. Importa la hoja de cálculo que actualmente usas para monitorear los planes de eventos.

Cómo acceder a todas las plantillas de Asana

GIF demostrando cómo acceder a las plantillas en Asana con el botón + de la barra superior

Si eres usuario de una versión gratis, prefieres crear tu propio proyecto de solicitudes desde cero o quieres obtener información sobre las mejores prácticas para proyectos en Asana, empieza por seguir estas instrucciones de creación de proyectos.

Agrega como invitados a proveedores y contratistas a tus proyectos de eventos

Es probable que usualmente inicies el trabajo con los contratistas mediante email, pero es mucho mejor agregar como invitados a los proveedores y contratistas más importantes en tu proyecto de eventos. Esto hace que sea mucho más fácil para todos poder visualizar los plazos, las tareas y los archivos adjuntos garantizando que todo se realizará a tiempo. Además, simplifica la manera de hacer seguimiento a los archivos fundamentales como contratos y facturas.

Consejos para gestionar y realizar el trabajo de eventos

Ahora que ya creaste un proyecto de planificación de eventos, sigue estos consejos que te ayudarán a gestionarlo a medida que el trabajo avanza.

1. Planifica tu plan de evento (y modifícalo a medida que sea necesario) con el Cronograma

La mayoría de los planes de eventos tienen muchos plazos importantes y dependencias durante su desarrollo. El Cronograma te ayuda a planificar todas esas cosas como parte de tu plan antes de iniciar el trabajo para garantizar que todas las piezas encajen bien y el evento salga perfecto.

GIF de creación de plan de proyecto con la función de cronograma de Asana

Cómo crear tu plan con el Cronograma:

  1. Crea tareas para todos los quehaceres de tu evento en “Vista de lista”.
  2. Haz clic en la pestaña Cronograma ubicada en la parte superior de tu proyecto para cambiar a la “Vista de cronograma”.
  3. Programa tareas arrastrándolas y soltándolas en el cronograma. Si detectas conflictos en el calendario, simplemente vuelve a arrastrar y soltar las tareas para reagendarlas.
  4. Extiende los plazos de tareas para que el responsable pueda planificar bien su tiempo de trabajo según la fecha de entrega.
  5. Si las tareas deben ser completadas en un orden especifico, crea dependencias entre ellas colocando el cursor sobre una tarea y luego arrastrándola hacia la tarea relacionada.

Cuando el trabajo ya está en curso, el Cronograma también puede ayudarte a solucionar conflictos rápidamente antes de que retrasen tus planes. Por ejemplo, si la reserva del lugar para tu evento tarda más de lo esperado, puedes cambiar las tareas dependientes en el cronograma. Los responsables de las tarea reciben automáticamente una notificación indicando que los plazos fueron modificados. De esta manera, el trabajo aún puede empezar a tiempo, sin generar confusión, reuniones extra ni grandes problemas cuando ya es demasiado tarde.

2. Haz seguimiento a los emails importantes (y pasa menos tiempo en tu bandeja de entrada)

Captura de pantalla de las integraciones de email de Outlook y Gmail con Asana para emails y bandejas de entrada

Siempre es posible invitar a los proveedores a tu proyecto de evento, pero si se comunican mediante email, te recomendamos probar los complementos para Gmail, Outlook y otros clientes de email. Cuando recibas emails con documentos importantes o tareas por realizar, puedes agregarlos a Asana directamente desde tu bandeja de entrada y asignarlos como tarea, agregarlos a tu proyecto de evento, entre otras cosas. Con esto, evitarás perder información importante y olvidar tareas en emails (y ya no tendrás que perder tanto tiempo organizando tu bandeja de entrada).

2. Ahorra tiempo en cada plan de evento y no olvides ningún paso importante con las plantillas

Aunque cada evento es distinto, siempre hay un grupo de tareas principales que se comparten y deben realizarse. Para evitar perder tiempo volviendo a crear un plan para cada lanzamiento o teniendo el plan en un documento que no está conectado al lugar donde se está llevando a cabo el trabajo, puedes crear y guardar tu plantilla de evento en Asana.

GIF guardando un proyecto en Asana como plantilla para reutilizarla

  1. Crea tu lista de verificación principal en un proyecto. A menos que la misma persona complete siempre la misma tarea, no asignes tareas ni agregues fechas de entrega.
  2. Haz clic en en el encabezado del proyecto y elige Guardar como plantilla.
  3. Evita que editen o hagan cambios en la plantilla configurando el proyecto como solo para comentar
  4. Para cada evento posterior, copia la plantilla haciendo clic en el botón + Nuevo, Proyecto, y luego dirígete a la pestaña donde están guardadas las plantillas de tu organización.
  5. A medida que vas perfeccionando tu lista de verificación, puedes actualizar la plantilla para asegurarte de no repetir los mismos errores ni usar tácticas obsoletas.

Consejos para gestionar el trabajo del día del evento

1. Trabaja en todo momento con las aplicaciones móviles de Asana

En los días cercanos al evento, es probable que tu equipo se encuentre trabajando en terreno, lo que hace difícil saber qué falta por hacer y acceder fácilmente a detalles clave. La aplicación móvil de Asana te mantiene conectado al plan del evento (aunque estés sin conexión tanto en iOS como en Android) antes, durante y después del evento.

Captura de pantalla de una tarea en Asana móvil para la planificación de eventos

Por ejemplo, puedes realizar comentarios directamente en una foto de evento antes de compartirla o confirmar que la agenda del evento fue enviada por email a todos los asistentes a tiempo desde el teléfono. Esto fortalece la colaboración entre compañeros de equipo de evento aunque se encuentren en lugares distintos.

2. Transforma conversaciones en tiempo real en acciones con la integración de Slack

Muchos equipos usan Asana y Slack para coordinar e informar sobre el trabajo, especialmente cuando se trata de un evento. En lugar de elegir una herramienta o la otra, los equipos pueden usar ambas con la integración de Asana para Slack.

GIF de creación de una tarea de Asana desde un mensaje de Slack con la integración

Si un compañero de equipo solicita opiniones sobre su discurso de presentación pero estás ocupado realizando otra tarea para el evento, puedes crear una tarea de Asana directamente desde la conversación de Slack, de modo que no se te olvide y tengas todo el contexto original.

Consejos para informar sobre el trabajo y el progreso de eventos

Si quieres aprender cómo crear informes para analizar el progreso de eventos, ingresa aquí. Para saber cómo publicar y monitorear las actualizaciones de estado de eventos, haz clic aquí.

Supervisa el progreso y gestiona el personal de múltiples eventos con los Portafolios y la Gestión de recursos

Para entender el progreso de un proyecto y evaluar la carga laboral del equipo, los planificadores de eventos, por lo general, concentran la información de las reuniones, los email o las hojas de cálculo, algo que puede llevar mucho tiempo y ser poco preciso. En su lugar, crea un portafolios de proyectos con todos los planes de tus eventos para ver el progreso en tiempo real, las fechas de los eventos y las prioridades. Todo desde un mismo lugar.

Después, usa la pestaña Gestión de recursos para ver la capacidad productiva de tu equipo en todos los eventos basada en las tareas que ya tienen asignadas en Asana. La gestión de recursos te ayuda a tomar decisiones informadas con respecto al personal para mantener el trabajo distribuido equitativamente y no perder de vista los eventos.

CAPTURA DE PANTALLA de cómo usar la Gestión de recursos para ver qué compañeros de equipo tienen demasiado trabajo y reasignarlo

Recursos para planificar y gestionar eventos en Asana

¿Tu tipo de aprendizaje es más visual? ¿Quieres ver cómo nuestros clientes planifican eventos con Asana? Revisa estos recursos:

Recursos Enlace
Plantilla para planificación de eventos Usar plantilla
Tutorial de video Mira Cómo usar Asana
Curso a pedido Regístrate en la Academia Asana
Casos de uso Descubre cómo Sophos, G2 y World Press Photo planifican eventos con Asana
Guía esencial de productividad del profesional de eventos Leer guía
Conéctate con la comunidad Asiste a las próximas capacitaciones o comienza una conversación en el foro de nuestra comunidad

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.