Gestión y planificación de eventos

La gestión y la planificación de eventos de marketing suele conllevar mucho estrés, muchas listas de tareas pendientes, cientos de emails y más fechas límite de las que puedes abarcar. No importa si tu próximo evento tiene 10 o 10.000 participantes, Asana es la herramienta perfecta para planificar eventos. Haz seguimiento a tu progreso antes del evento y durante este, gestiona proveedores, configura una lista de verificación para ese día e incluso gestiona tu lista de invitados en Asana.

¿quieres ver estas instrucciones en un video? Entonces mira Cómo usar Asana para la planificación de eventos y continúa descubriendo cosas. Suscríbete al canal de Asana para recibir nuevos consejos cada semana.

Cómo crear un proyecto de gestión de evento

sáltate la configuración y prueba la plantilla de lanzamiento de productos creada por Asana.

  1. Crea un nuevo proyecto para tu evento. Pon al proyecto un nombre descriptivo como, por ejemplo, “Conferencia anual de usuarios” o “Cena de clientes del segundo trimestre”. Luego, agrégale una descripción con un resumen bien detallado.

  2. Organiza el cronograma de tu planificación de evento con secciones basadas en tu calendario de trabajo. Usa encabezados tales como “5 semanas después”, “4 semanas después”, “Día anterior”, etc.

  3. Incorpora tareas en cada sección. Agrega una descripción en cada tarea para que quede claro qué hay que hacer y adjunta todos los archivos y datos relevantes. Agrega fechas de entrega para que todo el mundo sepa cuándo tiene que estar listo el trabajo.

  4. Una vez que tienes tareas en el proyecto, puedes hacer una planificación y programación más detallada en la pestaña cronograma.

  5. Involucra a tus compañeros de equipo. Invítalos a tu proyecto, asigna tareas a los compañeros de equipo adecuados y agrega personas clave como seguidores de la tarea para que estén al tanto.

  6. Agrega una sección llamada “Cronograma del día del evento”. Revisa el programa del día y agrega tareas en cada paso, incluyendo la instalación, la llegada de los proveedores, la llegada de los invitados, la cena, los horarios de la barra, etc. Agrega una hora de entrega para cada tarea. A medida que avanza el evento, puedes finalizar las tareas desde tu dispositivo móvil para que te asegures de que todo va según lo planeado.

  7. Una vez que crees tu proyecto, guárdalo como plantilla haciendo clic en el menú del título del proyecto y luego en Guardar como plantilla. Puedes actualizar la plantilla para agregar nuevos aprendizajes cada vez que termines un evento.

¿quieres saltarte la configuración? Los usuarios premium pueden crear proyectos con nuestra plantilla de eventos en Asana.

Proyecto de Fiesta de lanzamiento en Asana

El Festival de cine de Tribeca planifica y organiza eventos con Asana

 

Consejos para gestionar tu plan de evento

Usa campos personalizados

Los campos personalizados te permitirán incluir más datos en las tareas de los proyectos de Asana. Los nombres de los campos y los valores se pueden personalizar y puedes crear menús desplegables, campos numéricos o de texto para registrar información específica. Por ejemplo, en un evento determinado puedes usar campos numéricos para mostrar el precio de cada artículo, luego utilizar la multiselección para agregar el total y así asegurarte de que cumples con el presupuesto.

Además, tienes la opción de clasificar la parte de la planificación a la que se vincula la tarea (ya sea al presupuesto, alojamiento, catering, instalación de stand, etc.). De esta manera podrás ver las tareas por categoría en contexto dentro de un marco temporal para que no te saltes ningún paso.

Planifica eventos de marketing fácilmente con Asana. Ordena tus proyectos por campos personalizados para verlos por etapa, prioridad o más

Agrega campos personalizados a tu proyecto de planificación de eventos haciendo clic en el menú desplegable de acciones del proyecto y seleccionando Gestionar campos personalizados. Desde ahí, puedes crear y gestionar tus campos personalizados para consultar el costo o cualquier otra información a la que necesites dar seguimiento.

Cómo crear campos personalizados en Asana Cómo gestionar campos personalizados en Asana

Crea una plantilla de proyecto

Si organizas muchos eventos, crea una plantilla de proyecto para eventos. Una vez que creas tu plantilla inicial (como el proyecto que acabas de realizar), puedes seguir agregando tareas en el proyecto en base a lo que vas aprendiendo con el tiempo. Cada vez que se aproxime un evento, simplemente haz un duplicado de la plantilla y listo. No pierdes ningún paso y puedes comenzar rápidamente el trabajo.

Atrás quedaron los días en los que se gestionaba un evento con una carpeta. Con Asana, tu equipo estará organizado y preparado para el próximo evento, lo que garantiza que tus clientes actuales y potenciales tendrán la mejor experiencia posible.

Visualiza las dependencias en el cronograma

Si las tareas de tu evento deben realizarse en un orden específico, puedes marcar las tareas como dependientes de otras para que se completen en el orden correcto. Por ejemplo, puedes marcar “reservar un sitio” como tarea en espera de la “aprobación del presupuesto del evento”. Cuando la tarea del presupuesto esté completa, el encargado de reservar un lugar recibirá una notificación y podrá proceder a elegir el sitio.

Ve a la pestaña cronograma de tu proyecto para ver todas las dependencias de las tareas de tu evento y arrastra y suelta tareas para resolver cualquier conflicto que se muestre con una flecha roja. También, puedes usar el cronograma como una manera rápida de controlar todas las partes que están en progreso y asegurarte de que estén al día para cumplir la fecha límite.

El cronograma te ayuda a ver el programa y las dependencias de tu proyecto para poder cumplir tus fechas límite

Realiza seguimiento de los pendientes con la integración de Asana para Slack

íDurante un evento, la comunicación con tu equipo puede realizarse mediante diversos canales y debe realizarse rápidamente. El uso de Asana para Slack es una manera fácil de asegurar que ninguna tarea o detalle de último momento se pierda en el olvido. También puedes realizar acciones en las tareas directamente desde Slack, por lo que no pierdes tiempo preciado cambiando de herramientas y aún así mantienes a todo tu equipo al día.

aprende cómo activar esta integración en nuestra página de aplicaciones.

Proveedores externos

Utiliza tu proyecto para gestionar las interacciones con proveedores externos. Crea una tarea para cada proveedor y subtareas para cada paso del proceso, tales como obtener un presupuesto, finalizar el contrato, confirmar el cronograma y pagar las facturas. Cuando recibas una factura en tu email, usa el reenvío de email para crear una tarea en Asana.

Los usuarios de Gmail pueden probar el complemento de Asana para Gmail para cambiar rápidamente las medidas y conversaciones en tareas de Asana y comentarios sin siquiera salir de su bandeja de entrada.

Lista de invitados

Haz seguimiento a la lista de invitados en Asana. Crea un formulario web con Wufoo o Google Forms para que los invitados confirmen su asistencia. Las respuestas recibidas se convertirán automáticamente en una tarea de Asana con toda la información relevante. Incluso puedes usar este proyecto como lista de verificación. Una vez que todos los invitados lleguen al evento, marca la tarea como finalizada desde tu dispositivo móvil, estés o no conectado.

si usas los campos personalizados, puedes agregar un campo con menú desplegable para marcar la asistencia con un “sí” o “no”.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.