Kerry Hoffman, jefa sénior de proyectos de Operaciones de Marketing, supervisa todos los proyectos de marketing realizados por los equipos creativos, de crecimiento y contenido. Ella equilibra su carga de trabajo y sus recursos, pero antes de adoptar Asana, no había manera de ver todas las solicitudes que ingresaban y el trabajo en progreso a la vez. Organizan 40 campañas de crecimiento por trimestre, 20 campañas de contenido por trimestre y entre 8 y 10 campañas grandes por año, por lo que la falta de supervisión derivaba en demoras y trabajo duplicado.

El equipo de marketing usaba una engorrosa combinación de emails, chats y hojas de cálculo para colaborar en las campañas con los siguientes resultados:

• Ausencia de una fuente confiable o de referencia para las fechas de entrega

• Una necesidad constante de pedir actualizaciones de estado

• Silos de datos y documentos que se perdían entre las cadenas de emails

• Solicitudes de trabajo duplicadas que se podrían haber consolidado

Para crecer al ritmo que la empresa necesitaba, el equipo de marketing tenía que trabajar de manera más eficiente.

Con Asana, avanzamos entre un 30 y un 40 % más rápido que el año pasado y lanzamos casi el doble de anuncios.

Selección de una herramienta de gestión del trabajo para aumentar la eficiencia

El equipo necesitaba una herramienta para mejorar la visibilidad y la colaboración, poner en práctica los procesos, gestionar las solicitudes entrantes y centralizar todas las fechas límite.

Eligieron Asana porque era lo suficientemente flexible como para administrar una gran variedad de flujos de trabajo y simplificaba la colaboración con los compañeros de equipo, particularmente al asignar tareas y recopilar los comentarios de las partes interesadas en un solo lugar. Su plataforma con función de búsqueda también facilitó encontrar documentos y activos finalizados para campañas recurrentes.

El equipo aumentó casi un 20 % su eficiencia en general al confiar en Asana para mantener su trabajo organizado y simple.

Todas las solicitudes de trabajo creativo se gestionan a través de Asana

Hoy en día, una idea para un proyecto de marketing se vuelve “real” cuando se ingresa en Asana. Si se necesitan elementos visuales o textos del equipo creativo, los encargados de los canales que solicitan el proyecto completan una tarea con el brief creativo, en la que ingresan las fechas de entrega, el encargado, las aprobaciones necesarias, etc.

Este brief se encuentra en un proyecto de “Solicitudes de trabajo creativo”, donde Kerry lo revisa y evalúa en función de las prioridades del departamento, y luego asigna el trabajo después de moverlo a un proyecto de “Solicitudes de trabajo creativo en progreso”.

Kerry tiene plantillas para tareas comunes que copian automáticamente un calendario inverso. Por ejemplo, una subtarea para una nueva campaña de email podría ser crear la página de destino correspondiente, un paso que antes se pasaba por alto y que ahora ya no se olvida porque está en la plantilla.

A medida que avanza una solicitud de trabajo creativo, los compañeros de equipo actualizan su estado mediante los campos personalizados de Asana. Esto notifica automáticamente a las partes interesadas cuando un activo está listo para su revisión y para recibir comentarios, lo que pueden hacer directamente en los comentarios de la tarea. Ahora no es necesario solicitar actualizaciones de estado ni programar reuniones para recibir comentarios. Asana le ofrece a Kerry un lugar único desde el que gestionar los recursos y, al mismo tiempo, crear un registro histórico confiable del trabajo finalizado y los activos para el equipo.

Cualquier empleado nuevo puede mirar el tablero de solicitudes de trabajo creativo y entender inmediatamente con qué está trabajando todo el equipo de Marketing sin tener que hacer una sola pregunta.

Proceso simplificado para campañas exitosas

Asana proporciona una fuente única de referencias para todo el trabajo de marketing en progreso o finalizado. Esto ha generado una mayor visibilidad y eficiencia, lo que permite que el equipo trabaje más rápido, evite la duplicación del trabajo, filtre las solicitudes de baja prioridad y produzca campañas más exitosas a tiempo.

El uso de Asana también ayudó al equipo de marketing a crear un manual para las campañas más importantes. Al planificar una campaña de Año Nuevo, la más grande hasta la fecha, registraron todos los detalles en Asana, lo que hizo que la producción de su próxima gran campaña fuera mucho más rápida dos meses después.

Dado que todo sucede en Asana, los nuevos empleados y los freelancers pueden incorporarse más rápido, mientras que los trabajadores que viajan pueden mantenerse al día con los proyectos a través de la aplicación móvil de Asana. El equipo ya no usa los emails para gestionar los proyectos y no necesita tantas reuniones.

Ahora que colaboran de manera más eficiente, el equipo de marketing está en óptimas condiciones, lo que ayuda a ClassPass a mantenerse en plena forma.

Gracias a Asana, hemos reducido las reuniones en aproximadamente un 25 % y esperamos reducir más a medida que usamos los campos personalizados para actualizar el estado del trabajo en lugar de coordinar reuniones de actualización de estado.