Las 11 mejores herramientas de trabajo colaborativo que revolucionarán tu productividad empresarial

Cuando se trata de ideas, proyectos y flujos de trabajo complejos, es mejor trabajar juntos y coordinados. Los proyectos que tienen el mayor impacto en tu empresa, rara vez son el resultado del trabajo de una sola persona. En la mayoría de los casos, los proyectos necesitan de la colaboración entre equipos para tener éxito, con personas que trabajan con diferentes equipos, departamentos y roles para dar lo mejor. Sin embargo, a pesar de que la colaboración es fundamental para realizar las tareas más importantes, organizar todas estas partes interesadas es un desafío. Aquí es donde entra en juego el software de colaboración.

Especialmente después de la pandemia, la colaboración digital se ha vuelto fundamental para los equipos, ya que simplifica el trabajo interdisciplinario. Desde robustas plataformas para empresas grandes hasta herramientas de comunicación simples, el mejor software de colaboración conecta el trabajo entre equipos para superar los desafíos del trabajo interdisciplinario.

¿Qué es un software de colaboración?

El software de colaboración es una herramienta digital para trabajar en equipo, que te ayuda a conectarte y trabajar con los demás. Puede ocurrir de maneras básicas, como en plataformas de mensajes e emails, o con flujos de trabajo más complejos.

Diferentes tipos de herramientas colaborativas te ayudarán a superar diversos desafíos interdisciplinarios. Por ejemplo, las plataformas de mensajes facilitan la comunicación interna con los equipos, la gestión digital de tareas ayuda a organizar las acciones con socios externos y algunos de los ejemplos de plataformas colaborativas te brindan un sistema de gestión del trabajo completo e integrado.

Cuando cuentas con el software de colaboración correcto, puedes hacer todo lo anterior y mucho más en un solo lugar. El software de colaboración nunca debe ser una herramienta más en tu oferta tecnológica. Las herramientas de colaboración adecuadas te ayudarán a reducir la cantidad de aplicaciones que necesitas. Además, deben centrarse en resolver el problema más importante: cómo colaborar de una manera que permita trabajar mejor, más rápido y más eficiente, juntos.

¿Necesitas un software de colaboración para equipos?

La respuesta simple es sí, especialmente si trabajas en equipo. Las grandes empresas se dividen en departamentos, equipos e individuos. Las iniciativas más importantes de la empresa involucran a miembros de equipos de diferentes departamentos que combinan sus habilidades para lograr un objetivo. El software de colaboración te ayuda a hacer precisamente eso: permitir que las personas de toda la organización trabajen como un equipo de proyecto unificado, independientemente del departamento en el que se encuentren.

Incluso si tu trabajo te parece solitario, es probable que dependas de las partes interesadas para obtener aprobaciones, asignaciones o recursos. En resumen, todos pueden beneficiarse del software de colaboración, ya sea para organizar sesiones simples de lluvias de ideas o trabajar en flujos de trabajo extremadamente complejos.

Beneficios de las herramientas de colaboración en línea

• Facilitan el trabajo interdisciplinario: en la actualidad, nadie trabaja solo. Usar un software de colaboración permite a cada equipo trabajar más rápido y de manera más eficiente con otros departamentos de la empresa, por ejemplo el departamento de marketing con el de ventas.

• Permiten el trabajo remoto: un software que permite el trabajo asincrónico es especialmente importante para organizaciones grandes y globales. Estas empresas multifacéticas necesitan una herramienta que ayude a los equipos a comunicarse y colaborar en los proyectos, incluso cuando se encuentran en diferentes ubicaciones o tienen diferentes horarios.

• Conectan equipos en diferentes ubicaciones: en la actualidad, con los trabajadores distribuidos por todo el mundo, es más importante que nunca tener una plataforma donde todos puedan colaborar desde diferentes zonas horarias y oficinas.

• Hacen que sea más fácil acceder a las tareas: compartir datos, proyectos y tareas entre equipos es clave para la colaboración. El software simplifica el almacenamiento y el intercambio de información, para que todos puedan acceder fácilmente a los recursos que necesitan. Además, con una buena herramienta de colaboración es posible compartir la información en contexto para garantizar que todos puedan ponerse al día rápidamente.

• Protegen la información confidencial: el software de colaboración adecuado te brinda la tranquilidad de saber que tu trabajo está seguro y protegido, incluso mientras estás colaborando. Siempre debes garantizar el máximo nivel de seguridad, ya sea que las partes interesadas estén sentadas frente a ti o si estás trabajando con un socio externo.

• Muestran la información de la aplicación en un solo lugar: cambiar entre diferentes aplicaciones y buscar información en varios lugares es una gran pérdida de tiempo. Optimizar la comunicación, el trabajo y la colaboración en una herramienta te devuelve tus recursos más valiosos: tiempo, atención y energía.

Las 11 mejores apps para colaborar entre equipos

No existe un único software de colaboración correcto para todos. Debes encontrar la solución adecuada para ti. Si trabajas en una empresa, necesitarás una plataforma adaptable con muchas funciones. Pero si solo necesitas documentos dinámicos para intercambiar ideas, puedes usar una herramienta más simple para satisfacer tus necesidades. 

Independientemente de las necesidades de tu empresa, en esta lista encontrarás un software de colaboración que aumentará tu productividad, optimizará la comunicación y conectará mejor a los equipos. Sigue leyendo para descubrir qué software es el mejor para ti.

1. Asana: la mejor herramienta de gestión de proyectos

En una empresa, trabajas con cientos, miles o cientos de miles de empleados dispersos en zonas horarias diferentes. Eso significa que necesitas una plataforma totalmente operativa que conecte a cada individuo, equipo, tarea y objetivo entre sí. 

Esta app para hacer trabajos cuenta con todas las funciones de colaboración para facilitar el trabajo interdepartamental que tu empresa necesita, almacenamiento de archivos, así como facilitar y aprovechar la colaboración entre diferentes departamentos. Tiene una versión gratuita para poder explorar y ver si es adecuada para ti. Su versión más completa incluye lo siguiente:

• • Conexión entre equipos: relaciona equipos, diferentes departamentos, tareas y los objetivos más importantes de la empresa. Con Asana, puedes centralizar y facilitar la colaboración de tu empresa.

  • Gestión de tareas: da seguimiento y administra tareas en múltiples proyectos. Cuando realizas cambios en una tarea en un proyecto, puedes verlos instantáneamente reflejados en todos los proyectos en tiempo real.

  • Automatizaciones: aprovecha las automatizaciones para estandarizar y delegar el trabajo, crear procesos y comunicarte sobre las tareas más complejas en tiempo real.

  • Integraciones: más de 260 integraciones te permiten crear una plataforma integral. Conecta todas tus herramientas favoritas en un solo lugar.

  • Gestión de proyectos: Asana va más allá de las herramientas tradicionales de gestión de proyectos e incluye todo lo que necesitas para supervisar, compartir y completar con éxito proyectos complejos.

  • Base de conocimiento: usa Asana como un sistema de registro, para que todos en la empresa siempre sepan qué se está haciendo y por qué.

  • Seguridad: controla los permisos, protege el almacenamiento en la nube y automatiza las actualizaciones dentro de Asana.

2. Slack: ideal para la comunicación de los equipos

Slack es una de las principales herramientas colaborativas más usadas para comunicación instantánea que ha aliviado la dependencia de los emails. Slack ofrece una solución de mensajería instantánea rápida y segura, alojada dentro de espacios de trabajo. A los clientes les encanta y dicen que es fácil de usar y de configurar canales específicos para que los equipos se comuniquen sobre diferentes temas, proyectos e intereses no laborales. Su diseño hace que la interacción sea simple y divertida, lo que es especialmente importante para los equipos que trabajan en diferentes partes del mundo.

3. Google Workspace: ideal para colaborar en documentos

Si alguna vez has trabajado en un documento, solo para descubrir que tu jefe revisó una versión diferente y desactualizada, sabes por qué muchos equipos usan Google Workspace. Esta herramienta es perfecta para el intercambio de archivos y colaboración en tiempo real. Los documentos interactivos te brindan la flexibilidad de realizar cambios y agregar sugerencias en tiempo real, lo que reduce los errores. Además, los clientes dicen que el almacenamiento en la nube de Google Drive es fácil de configurar y se puede empezar a usar de inmediato.

4. Trello: ideal si buscas herramientas para trabajar de manera colaborativa

Es una de las plataformas de colaboración que utilizan tarjetas Kanban para una gestión más visual de tareas. La interfaz estilo tablero Kanban de Trello hace que sea fácil colaborar en tareas específicas. Trello, de Atlassian, utiliza tarjetas que se pueden anidar en diferentes tableros para crear listas visuales de tareas pendientes. Los usuarios dicen que es ideal para individuos, equipos pequeños o flujos de trabajo simples. Sus usos son más limitados una vez que trabajas con proyectos y flujos más complejos. Está disponible tanto para Android como para iOS.

5. Notion: ideal para tareas asincrónicas simples

Notion es una de las herramientas digitales para trabajar en equipo que facilita la comunicación y la colaboración en documentos y almacenamiento de archivos asincrónicos. Esto es especialmente útil para los equipos distribuidos, ya que puedes editar un documento en una zona horaria y recibir comentarios de otro miembro del equipo en otra totalmente diferente. Si eventualmente necesitas herramientas de colaboración más complejas, por ejemplo, para crear flujos de trabajo y proyectos multifacéticos, es posible que debas recurrir a otras opciones.

6. Figma: ideal para equipos de diseño

Figma es una de las aplicaciones de trabajo colaborativo más populares entre los diseñadores gráficos, ya que permite la colaboración interactiva en equipos de diseño dejando atrás los archivos de Word y Office 365. Los clientes aprovechan su interfaz atractiva y fácil de usar para proyectos más pequeños, como una pizarra de lluvia de ideas, y más grandes, como el diseño de su nuevo sitio. Los archivos de diseño son interactivos y permiten una colaboración en tiempo real. Esto significa que puedes hacer un cambio y tus compañeros de equipo verán instantáneamente la actualización, incluso si están trabajando desde diferentes partes del mundo.

7. Smartsheet: ideal para colaborar en hojas de cálculo

Smartsheet es otra de las herramientas colaborativas digitales más potentes para los amantes de las hojas de cálculo dinámicas, pues cuenta con todas las funcionalidades de una hoja de cálculo estática. Según los usuarios, facilita la colaboración ya que incluye recordatorios y bots de productividad. En Smartsheet, puedes combinar hojas de cálculo sin eliminar accidentalmente datos o información. Esto es especialmente útil para los equipos remotos que suelen trabajar en una hoja de cálculo al mismo tiempo.

8. Clickup: ideal para la colaboración de equipos pequeños

La colaboración entre equipos puede ser un desafío, incluso en grupos pequeños. Las funciones de ClickUp facilitan los aspectos más simples de la gestión de proyectos, como la planificación general o el seguimiento del progreso. Ofrece integraciones con múltiples herramientas como OneDrive y Outlook, entre otras. Las nuevas empresas o equipos más pequeños afirman que son verdaderamente útiles.

9. Monday: ideal para la colaboración de un solo equipo

Otro de los ejemplos de herramientas colaborativas es Monday. El software de gestión de proyectos de Monday te permite crear proyectos y agilizar la gestión de tareas como puede ser para redes sociales de forma gratuita. Sin embargo, cuando llegue el momento de expandir tu empresa, y por defecto, la colaboración, es posible que necesites funciones adicionales.

10. Zoom: ideal para videollamadas

Las videoconferencias no son sólo útiles como herramientas para el trabajo colaborativo, son una necesidad para tener reuniones de trabajo efectivas. La plataforma intuitiva de Zoom, con funciones fáciles de usar para compartir pantalla y notificaciones no intrusivas, se ha convertido en líder en la colaboración por vídeo y de uso compartido.

11. Microsoft Teams: ideal para las conversaciones de los equipos

Microsoft Teams está diseñado como otra de las herramientas de trabajo colaborativo que ayuda a conectar equipos e individuos a través de videoconferencias, reuniones en línea y mensajes. Al igual que otras opciones en esta lista, Microsoft Teams permite la colaboración remota y asincrónica, ya que los miembros del equipo pueden reunirse sin importar dónde trabajen.

¿Qué debe tener una herramienta de trabajo colaboración ideal?

• La flexibilidad para el trabajo remoto. Ya sea para almacenar tareas en múltiples lugares, ver proyectos de diferentes maneras o acceder a tu información desde una aplicación, un navegador o un dispositivo móvil, la herramienta de colaboración siempre debe simplificar tu trabajo, no sumar más.

• Integraciones eficaces para simplificar tu trabajo. El software debe ser fácil de usar con tus aplicaciones favoritas como, Google Docs, Excel, Gmail, Google Calendar, Google Meet, el chat de Google (Hangouts), entre otras. Así no tendrás que usar demasiadas herramientas incompatibles ni perder tiempo en el intercambio de archivos, lo que aumenta la cantidad de tiempo que pasas yendo de una plataforma a otra y buscando las tareas.

• Paneles, informes, objetivos y plantillas personalizables. Todo lo que necesitas a fin de colaborar con éxito debe ser personalizable para satisfacer tus necesidades específicas. 

• La capacidad de usar y compartir archivos, comunicarte y trabajar con los miembros del equipo en cualquier parte del mundo.

• Una aplicación móvil, para que puedas acceder a tu trabajo en cualquier momento que lo necesites.

• Funciones de gestión del trabajo más allá de la simple administración de proyectos, como flujos de trabajo complejos que se integran con objetivos más generales de la empresa. Así siempre tendrás la tranquilidad de saber que estás priorizando y trabajando en las tareas más importantes.

• Funciones de seguridad y privacidad de primera línea para proteger tus espacios de trabajo basados en la nube.

¿Qué debes tener en cuenta a la hora de elegir un software de colaboración?

Elegir un software de colaboración es una decisión de negocios personal, ya que una herramienta que funciona para otras personas en la industria podría no resultarte útil. Para limitar tu lista de necesidades y encontrar un software que se adapte a ellas, comienza por responder lo siguiente:

• ¿Cuál de tus flujos de trabajo complejos se puede simplificar con tecnología? La respuesta a esto puede indicarte el tipo de software que necesitas. Por ejemplo, imagina que tus procesos son complejos y crees que se pueden simplificar con automatizaciones y tecnología. En este caso, es recomendable elegir un software que permita crear procesos y configurar automatizaciones.

• ¿Cuáles son las brechas en el trabajo entre diferentes equipos? Trabaja con las partes interesadas para identificar cuáles son las dificultades del equipo en el momento de colaborar. Por ejemplo, ¿es la comunicación? Si es así, deberás asegurarte de que tu software de colaboración tenga herramientas de comunicación e integraciones eficaces.

• ¿Qué características se necesitan para trabajar mejor como equipo? ¿Confías en el seguimiento del tiempo para coordinar tu trabajo? ¿Trabajas en un equipo global que necesita una herramienta de comunicación asincrónica? Céntrate en las características que verdaderamente necesitas, para evitar cualquier función innecesaria que además puede desviar tu atención.

• ¿Esta herramienta se integra con tus herramientas más importantes? Las integraciones son la clave para simplificar la colaboración. Si logras hacer todo en una sola plataforma, podrás conectarte, organizarte y priorizar mejor cómo trabajar de forma eficaz.

Colabora en las tareas más complejas sin complicaciones

La colaboración es lo que mantiene unido a tu equipo, su trabajo y, en definitiva, a tu empresa. Actualmente, en los sitios de trabajo modernos, cada miembro del equipo confía en otros para dar lo mejor. Pero eso no significa que tengan que trabajar más para lograrlo. 

El software de colaboración ideal para tu empresa respalda el trabajo que ya están haciendo, se adapta a tus necesidades y ofrece infinitas oportunidades para simplificar las tareas. Asana está diseñada para facilitar la colaboración entre equipos empresariales. Desde las comunicaciones básicas hasta el desarrollo de estrategias generales, las funciones de Asana permiten fomentar la colaboración en todos los niveles.

Preguntas frecuentes sobre el software de colaboración

¿Qué herramientas se utilizan para trabajar de manera colaborativa?

Las principales herramientas colaborativas son: Asana, Slack, Google Workspace, Trello, Notion, Figma, Zoom y Microsoft Teams, aunque hay muchas otras.

¿Cuántas herramientas colaborativas existen?

En el mercado actual existen decenas de soluciones, desde plataformas integrales hasta herramientas especializadas para necesidades específicas de equipos.

¿Qué es una herramienta de colaboración?

Una herramienta de colaboración es un software digital que permite a los equipos conectarse, comunicarse y trabajar juntos, facilitando el intercambio de información, la gestión de proyectos y la comunicación en tiempo real o asincrónica.

¿Qué son las herramientas digitales para el trabajo colaborativo?

Las herramientas digitales para el trabajo colaborativo son softwares que facilitan la conexión, comunicación y gestión de tareas entre equipos, mejorando la productividad y coordinación en proyectos.

¿Qué se puede hacer con el software de colaboración?

El software de colaboración permite a los equipos trabajar en conjunto, incluso cuando se encuentran en casa beneficiándose del teletrabajo, en diferentes oficinas o centrales. A través de funciones de mensajes, automatizaciones, integraciones, generadores de flujos de trabajo y mucho más, el software de colaboración dinámico conecta a los equipos entre sí y con el trabajo más importante de la empresa.

¿Cuál es un ejemplo de apps para colaborar?

Hay diferentes ejemplos de software de colaboración en función del uso. Por ejemplo, Asana es un software de colaboración popular para empresas. Debido a que ofrece funcionalidades complejas, integraciones y flujos de trabajo junto con características básicas de gestión de proyectos, las empresas pueden usar Asana como plataforma central para toda la colaboración.

¿Qué software de colaboración nos permite compartir documentos e ideas?

Cualquier herramienta de colaboración eficaz debe permitirte compartir documentos e ideas con otras personas. En su nivel más básico, eso es la colaboración, por lo que incluso un software de colaboración básico debe ofrecer la posibilidad de compartir el trabajo y comunicarse con otros.

¿Cuál es la diferencia entre el software de colaboración y otro software?

El software de colaboración está diseñado para el trabajo interdisciplinario. Por ejemplo, usar una hoja de cálculo estática para recopilar datos y generar informes podría ser útil para una persona, pero no es ideal cuando los equipos necesitan trabajar juntos para desarrollar informes entre equipos o proyectos.