Qué es un organigrama y cómo hacerlo con plantillas gratis

Tienes una cena familiar y, en un momento, la abuela trae a la conversación el árbol genealógico de la familia. Saca un trozo de papel, lo recorre con el dedo hasta encontrar su nombre. Mientras sigue buscando, el dedo llega a un nombre, “¡Miren! ¡Aquí está, justo junto al primo Carlos!”. Apunta al nombre de tu primo tercero y con ello prueba que coincide con el de un poeta famoso.

Como ocurre con los árboles genealógicos, en el organigrama de una empresa se puede observar cómo se vinculan tus compañeros de equipo entre sí. Un organigrama, también conocido como gráfico organizacional o diagrama jerárquico, es una representación gráfica de la estructura organizativa de la empresa y se muestran las relaciones de dependencia entre los distintos roles dentro del grupo.

En esta guía explicaremos qué es un organigrama, cómo crear un organigrama, qué tipos de organigramas hay y te daremos plantillas gratuitas y ejemplos de organigrama para que puedas personalizar y crear el tuyo.

¿Qué es un organigrama?

Un organigrama de una empresa es una representación gráfica de la estructura jerárquica y organización de una empresa. Un organigrama te permitirá ver de forma sencilla las dependencias, cadenas de mando, y grupos de empleados de la compañía. El organigrama te permitirá visualizar así los departamentos y las relaciones entre ellos y los integrantes de los mismos.

El diagrama jerárquico de una empresa puede ir variando a medida que ésta se adapta a los nuevos contextos económicos, evoluciona y se transforma. Contar con un organigrama afín a la estructura real del negocio es clave para lograr ser más competitivos. Si bien probablemente habrás visto en muchas ocasiones el clásico organigrama de estructura piramidal, existen muchos otros tipos de organigrama que pueden adaptarse, tal vez, mejor a la estructura operativa de tu organización. Para comenzar puedes pensar en dos formas distintas de acercamiento al este tipo de diagrama: el organigrama funcional y el organigrama estructural.

Organigrama funcional vs organigrama estructural

El organigrama estructura de una empresa representa la estructura administrativa de ésta. En esta representación gráfica se incluye la jerarquía de la empresa y se utiliza para mostrar el grado de autoridad de cada uno de los departamentos y roles de la compañía. Es un organigrama estructurado en torno a la autoridad. Los organigramas funcionales dan un pequeño paso más allá incorporando y especificando además las funciones de cada departamento y equipo. Aunque el organigrama funcional es también jerárquico en este tipo de diagrama se valora más la comunicación entre los distintos departamentos.

Cómo hacer un organigrama paso a paso

Veamos ahora cómo hacer un organigrama. Para ello deberás reunir información de todos los miembros del equipo y decidir cómo te gustaría elaborar el diagrama jerárquico.

Si tienes en cuenta las relaciones de dependencia dentro de la organización, podrás planificar la representación gráfica de principio a fin.

1. Define el alcance

Puedes pensar en el organigrama como si fuera cualquier otro proyecto nuevo en el que tienes que trabajar. La definición del alcance del organigrama empresarial puede ser muy útil para garantizar que represente con claridad la estructura del equipo. El alcance determinará el propósito general del organigrama.

Para empezar, hazte estas preguntas:

• ¿El organigrama se usará para que los miembros del equipo de trabajo sepan quién es quién dentro de la empresa y poder visualizar las relaciones jerárquicas?

• ¿Compartirás el organigrama con otros socios o partes interesadas externas?

• ¿Necesitarás varios gráficos para los diferentes niveles jerárquicos de la empresa?

Hacerte estas preguntas desde un principio puede resultar muy útil a la hora de reunir la información correcta para trazar el organigrama de una empresa.

2. Reúne la información

El paso más importante es reunir la información necesaria, porque sin los datos correctos, no se puede avanzar. Puedes reunirla con una encuesta por email en la que participen todos los miembros del equipo de forma individual o puedes trabajar con el departamento de recursos humanos (RRHH).

Necesitarás contar con información actualizada sobre quienes trabajan en la empresa, incluidos los de los puestos más recientes. También deberás entender las relaciones de dependencia dentro de la empresa. Considera la posibilidad de reunir fotos del rostro de los integrantes del equipo para aportar personalización.

3. Identifica las cadenas de mando

Deberás identificar los distintos niveles de mando para tener una visión clara de las jerarquías y dependencias y así, poder crear un organigrama de empresa eficaz. Cuando estableces cadenas de mando claras, puedes detectar posibles ambigüedades como, por ejemplo, si un empleado tiene dos superiores o responsables de proyecto, y así evitar duplicidades y confusiones.

4. Anota las dependencias entre departamentos

El organigrama empresarial deberá reflejar también la estructura organizativa de los departamentos, su dependencia entre ellos y la dirección general de la compañía. Esta parte de la creación de tu diagrama jerárquico será especialmente útil para los departamentos de recursos humanos ya que les ayudará en la creación de planes de carrera de los empleados o cursos de formación.

5. Determina el ámbito de control de los responsables

Un organigrama te ayudará a identificar el ámbito de control de los principales responsables. Dependiendo del tamaño de la empresa, este paso puede ser muy importante, ya que identificarás a aquellos responsables cuyo ámbito de control es muy grande y quizá esté abarcando demasiado. Si un responsable tiene demasiado equipo, no podrá supervisarlos a todos y éstos tendrán mayor libertad en la gestión.

6. Decide cómo hacer el organigrama

Es crucial tomar una decisión sobre cómo desarrollar el organigrama, porque hay diferentes herramientas que podrían facilitar el proceso. Si dibujas el organigrama a mano se pierde tiempo, además, no es fácil compartir los resultados. De modo que es mejor que consideres aprovechar todo lo que puedes hacer con una herramienta adecuada para el proceso.

Con un PDF editable puedes ahorrar algo de tiempo, porque la plantilla está prediseñada con marcadores. Después, puedes compartirlo fácilmente con el resto de la empresa.

7. Planifica qué harás con las actualizaciones

Después de crear el organigrama, usa el calendario del equipo para planificar hacer actualizaciones con regularidad. Después de todo, es probable que la estructura de la empresa y la dinámica del equipo cambien con frecuencia.

La gente cambia de puestos de trabajo todo el tiempo y los niveles de jerarquía o las dependencias entre el personal también pueden cambiar. Si el organigrama general está en formato digital, será más fácil actualizar la estructura y compartirla con los miembros del equipo.

Descarga plantillas de organigrama de una empresa y de equipo

Si el organigrama se crea a partir de una plantilla, el trabajo puede resultar mucho más sencillo. La mayoría de las empresas tienen estructuras similares, pueden ser estructuras verticales descendentes o matriciales.

Puedes usar las plantillas para organigramas que se encuentran a continuación como puntos de partida. Para crear un organigrama personalizado, primero, descarga una de las plantillas a continuación, la que mejor represente a la estructura de tu empresa. Después, solo tendrás que completar las etiquetas de manera que se adapten a las necesidades únicas de tu equipo.

Tipos de organigrama

Hay diversos tipos comunes de organigramas de empresa y cada uno representa un tipo de organización según la manera en la que la empresa funcione. Un organigrama de es una traducción visual de la estructura interna de la empresa, de modo que el tipo de diagrama que uses deberá reflejar las relaciones de dependencia corporativas, los niveles de autoridad y la forma de proceder para la toma de decisiones que aplican en la compañía.

1. Organigrama vertical

El organigrama de empresa vertical representa una organización lineal, de arriba hacia abajo, en la que la cadena de mando cae en cascada. El líder de equipo se representa en la parte superior del organigrama y es el responsable de otras áreas que se representarán debajo de él y así sucesivamente.

2. Organigrama jerárquico

El organigrama jerárquico es un tipo de organigrama vertical descendente y representa la estructura empresarial como forma de pirámide jerárquica de arriba a abajo. En la parte superior de la estructura organizacional hay un solo miembro del equipo, que, normalmente, es el que tiene el cargo de mayor jerarquía, como el presidente o director ejecutivo de la empresa.

A partir de ese miembro del equipo las dependencias se bifurcan hasta los líderes a cargo que siguen en la línea jerárquica, como los vicepresidentes de la empresa. La jerarquía se extiende a las diferentes áreas o departamentos y de allí a los equipos. Es una de las estructuras organizativas más antiguas.

3. Organigrama matricial

La organización matricial es una estructura más compleja que la del diseño tradicional vertical descendente. Si la empresa utiliza este tipo de estructuras de dependencias, cada miembro del equipo responde a varios responsables.

Si bien los empleados probablemente tengan un responsable primario del que dependen dentro del departamento, también pueden responder a un responsable de proyectos. Estos gerentes secundarios de proyectos a su vez tienen directores de departamento de los que dependen. Todo esto hace que el organigrama matricial se vea rectangular en vez de con forma de árbol.

4. Estructura divisional

Un organigrama de empresa con estructura organizativa divisional es una versión generalizada de una estructura jerárquica tradicional. Las estructuras divisionales tienen sentido cuando las empresas tienen departamentos que funcionan con independencia entre sí.

Por ejemplo, en las empresas con líneas de productos separadas posiblemente se trabaje con estructuras divisionales, porque cada línea de producto tiene departamentos separados de informática, marketing y ventas.

5. Organigrama horizontal

El organigrama horizontal es único porque muestra pocos niveles de jerarquía o ninguno. Este tipo de estructuras organizacionales puede estar presente en negocios pequeños o modernos que experimentan funcionar sin cadena de mando.

Con este tipo de estructura organizacional, la empresa promueve que cada miembro del equipo se autogestione y tome sus propias decisiones.

6. Organigrama mixto

El organigrama mixto es especialmente útil cuando se trata de compañías de gran tamaño. Un organigrama de empresa mixto es una mezcla entre organigrama jerárquico y organigrama horizontal y sirve para representar las grandes áreas de la empresa y sus departamentos. Así, de arriba a abajo se mostrarán los líderes de equipo y dependiendo de ellos las áreas y en horizontal se representarán los departamentos que cuelgan de esas áreas.

7. Organigrama circular

En el caso del organigrama de empresa circular, se muestra un círculo central que corresponde a la jerarquía de más alto nivel, presidencia o CEO de la empresa. En posteriores círculos concéntricos más amplios se irán añadiendo los responsables o departamentos que dependen de cada uno de los líderes.

¿Para qué sirve un organigrama?

También puedes favorecer a la empresa si aplicas una estructura organizacional, porque ofrece una representación visual de departamentos y puestos diferentes en actividad. El organigrama de una empresa puede ser útil para que los miembros de los equipos entiendan cómo colaborar entre sí y se sientan confiados con sus roles y responsabilidades.

Visualizar las dependencias del personal

Si eres propietario o CEO de una empresa, probablemente ya tengas uno para mostrar las responsabilidades laborales y las relaciones de dependencia a los miembros nuevos del equipo. Al incorporar empleados nuevos, el organigrama de una empresa ayuda a quienes se incorporan a que conozcan a sus compañeros de equipo y sepan lo que hacen. También ayuda a los nuevos integrantes del equipo a recordar quién es quién dentro de la empresa.

Gestionar el crecimiento y los cambios

Un organigrama de empresa también puede ser útil para que el equipo directivo se organice y gestione el crecimiento o los cambios dentro de la empresa. Por ejemplo, si un jefe de departamento nota que uno de los equipos es más grande que los demás, puede cambiar integrantes o contratar nuevos para lograr un equilibrio.

Entender qué lugar ocupa cada uno

Aporta claridad, ya que todos en la empresa pueden ver qué lugar ocupa cada uno en la estructura organizacional. Si se une un miembro nuevo al equipo, con solo mirar al organigrama puede entender que hay cinco integrantes más en el equipo, dos asistentes que dependen de ellos y un gerente de proyectos por encima. También puede ver que su responsable de proyectos depende de un director de departamento.

Mejorar las comunicaciones

Una vez que se ha establecido la estructura organizativa de la empresa, las comunicaciones pueden mejorar porque las relaciones de dependencia quedan claras. Si no contaras con un organigrama, los miembros del equipo, probablemente, no sabrían a quién acudir cuando tuvieran dudas. El diagrama jerárquico deja en claro quién lidera qué, entonces, los miembros del equipo se pueden sentir lo suficientemente empoderados como para hacer preguntas y colaborar.

Crear un directorio visual

El organigrama de una empresa es, en esencia, el directorio visual de la organización. Puedes actualizarlo cada vez que se ascienda a algún miembro del equipo o cuando alguien abandone la empresa. Si mantienes un directorio visual actualizado, todos estarán siempre informados acerca de quién trabaja en la empresa y en qué puesto.

Limitaciones de un organigrama

Si bien es cierto que los organigramas pueden mejorar las comunicaciones entre los equipos, hay ciertas limitaciones para su aplicación. Conocer esas limitaciones puede ser útil para hallar soluciones ante cualquier inconveniente potencial antes de que ocurra.

1. Pueden quedar desactualizados rápidamente

Los organigramas pueden quedar desactualizados muy rápido a medida que las empresas reestructuran y cambian los roles dentro de los equipos. Los miembros de cada equipo deben ser conscientes y mantenerlo actualizado en relación con la estructura de la empresa y los nombres del personal.

Solución: asígnale a alguien la tarea de actualizar y compartir el organigrama con regularidad, para que no deje de ser útil.

2. Solamente muestra las relaciones formales

Un organigrama de una empresa es un documento unidimensional, por lo que no ofrece muchos detalles que vayan más allá de la estructura de dependencias que se informa. Si bien es útil para visualizar la estructura de base de la empresa, solamente exhibe las relaciones formales. Muchas empresas funcionan y prosperan gracias a múltiples relaciones de dependencia informales que no aparecerían en un organigrama tradicional.

Solución: usa el organigrama como punto de partida, pero ten en cuenta que puede haber otras relaciones laborales que no esté capturando.

3. No muestra el estilo de liderazgo

En el organigrama se puede ver quiénes son los responsables y qué miembros del equipo dependen de ellos, pero no se muestra cómo es cada responsable. Por ejemplo, queda a la vista si un responsable tiene dos miembros de equipo a su cargo y si un segundo director tiene otros cinco miembros de equipo a su cargo. Se pueden hacer suposiciones con respecto a que el líder con más integrantes en el equipo es más capaz, pero no muestra que, en realidad, el líder con menos empleados tiene un estilo de gestión más práctico.

Solución: usa el organigrama de la empresa como primer punto de referencia, pero ten en cuenta que el contacto cara a cara es la mejor manera de entender las relaciones de dependencia entre los equipos internos.

Alternativas al organigrama

El organigrama es una herramienta muy útil para representar la estructura jerárquica y funcional de la organización. Sin embargo, existen otras alternativas que pueden ser útiles en ciertas situaciones. Una de estas alternativas es el mapa de procesos, dirigido a representar los procesos y actividades clave de la organización. El mapa de procesos puede ser útil para identificar áreas de mejora y optimizar los procesos de la organización.

Otra alternativa al organigrama es el mapa de competencias, que se enfoca en las habilidades y capacidades necesarias para cada puesto en la organización. El mapa de competencias puede ser útil para identificar las habilidades y conocimientos necesarios para cada puesto y para planificar el desarrollo y capacitación de los empleados. Además, el mapa de competencias puede ser más útil en organizaciones más horizontales y colaborativas.

Perfecciona la estructura de tu empresa con un organigrama

Si bien es cierto que los organigramas tienen sus limitaciones, este tipo de diagramas ofrecen una alternativa muy útil para entender la estructura y organización de una empresa. También ayudan a mejorar las comunicaciones con los gerentes de niveles más altos, ya que dejan en claro cuáles son los roles y responsabilidades dentro de la compañía. Para elaborar un organigrama para tu empresa, usa nuestros PDF editables gratis y personalízalos a tu gusto y necesidades.

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