Cómo organizar reuniones de actualización eficaces

Foto de la colaboradora - Sarah LaoyanSarah Laoyan27 de junio de 20225 min de lectura
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Resumen

Los equipos de desarrollo de software suelen organizar reuniones diarias de actualización, lo que se conoce comúnmente como ‘stand-up meetings’, para ponerse al día sobre el trabajo y poder abordar cualquier obstáculo. En este artículo compartiremos los pasos clave para llevar a cabo reuniones eficaces y productivas.

Si eres parte de un equipo de desarrollo de software, es probable que hayas participado en una reunión diaria de actualización o ‘stand-up meeting’. Las reuniones de actualización son comunes en las metodologías ágiles porque son una forma rápida en que los miembros del equipo pueden ponerse al día y realizar consultas con el resto del equipo.

Pero las reuniones diarias de actualización no se limitan a los equipos de desarrollo de software. Estas reuniones pueden ser beneficiosas para cualquier equipo que desee compartir actualizaciones rápidamente, y de esa manera asegurarse de que los miembros del equipo estén alineados. Ya sea que estés organizando tus reuniones en salas de conferencias o los miembros del equipo se hallen en diferentes zonas horarias, aprende a realizar reuniones diarias de actualización de forma eficaz y sencilla.

¿Qué es una reunión diaria de actualización?

Una reunión diaria de actualización es una reunión breve que suelen utilizar los equipos que aplican las metodologías Agile o Scrum, aunque cualquier equipo puede implementar este tipo de reunión. Durante las reuniones de actualización, los miembros del equipo se turnan para abordar tres preguntas principales:

  • ¿Qué lograste ayer?

  • ¿En qué trabajarás hoy?

  • ¿Hay algo que esté obstaculizando el trabajo que estás realizando?

Dependiendo del tipo de metodología que utilice tu equipo, estas reuniones de actualización pueden durar entre 5 y 15 minutos. Las mejores prácticas ágiles establecen que estas reuniones no deberían durar más de 15 minutos. La justificación para el límite de tiempo estricto es permitir que todos presenten sus actualizaciones rápidamente sin tomar demasiado tiempo.

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Las ventajas de las reuniones diarias de actualización

Las reuniones de actualización ayudan a los equipos de desarrollo a eliminar obstáculos remotos y a identificar lo que se debe hacer a diario. También pueden proporcionar indicadores claros de cómo avanzan los proyectos. Por ejemplo, si tu equipo utiliza una herramienta de gestión de proyectos con tableros Kanban, los miembros del equipo mueven las tarjetas en un tablero Kanban para indicar en qué etapa se encuentra una tarea. Durante la reunión diaria de actualización, es fácil poder visualizar el progreso cuando una tarjeta se traslada de una etapa a la siguiente.

Si bien la metodología ágil favorece las reuniones en persona, no es necesario que organices tu reunión de esa forma. Con un software de videoconferencia como Zoom, los empleados remotos pueden asistir fácilmente a reuniones de actualización de manera virtual.

Lee: Guía para principiantes sobre el uso de tableros Kanban

Cómo organizar reuniones de actualización eficaces

Para llevar a cabo reuniones de actualización sin problemas, recomendamos poner en práctica seis pasos muy sencillos. No importa la frecuencia con la que se reúna tu equipo o la metodología de gestión de proyectos que se utilice, a continuación, compartimos algunos consejos para que tus reuniones de actualización sean rápidas y eficaces.

1. Encuentra el momento adecuado y transfórmalo en una costumbre

El compromiso y la coherencia son componentes clave de la metodología ágil. Estos valores también se aplican a las reuniones de actualización. Las reuniones de actualización deben llevarse a cabo a la misma hora todos los días, en el mismo lugar y deben tener prioridad sobre otras reuniones. Mantener constancia en estas reuniones facilita el hecho de que todos asistan, y es importante que todos estén presentes para que el equipo entero esté en sintonía.

2. Asegúrate de que todos los miembros del equipo participen

Las reuniones de actualización solo son efectivas si todo el equipo asiste. Eso significa que todo el equipo debe estar presente en cada una de las reuniones de actualización. Si un miembro del equipo comparte su información de actualización y se retira, la reunión no es tan eficaz porque esa persona no sabrá si puede ayudar a otro compañero de equipo con el trabajo que debe hacer ese día.

El objetivo es que te mantengas conectado con tu equipo, tanto física como mentalmente. Dado que en la metodología ágil se valora la conversación y la comunicación en persona, estas reuniones de actualización son una forma importante de conectarte con el resto de tu equipo. Una buena práctica a seguir es comenzar la reunión todos juntos y finalizarla juntos.

3. Asegúrate de que haya un líder bien definido

El líder de la reunión de actualización está a cargo de moderar la reunión y asegurarse de que sea exactamente como debe ser: breve y concisa. Eso se puede lograr de muchas maneras diferentes: con la técnica de timeboxing para que las actualizaciones de estado sean breves, realizando una reunión de estilo ‘round-robin’ o invitar a todos a una videoconferencia en lugar de una reunión en persona.

La elección de la persona que dirija tu reunión de actualización dependerá del tipo de metodología ágil que estés utilizando. Si tu equipo usa Scrum, el Scrum Master dirige las reuniones de actualización de Scrum. En otras formas de gestión de proyectos, los gerentes de producto u otros gerentes de proyecto estarán a cargo de las reuniones de actualización.

4. Asegúrate de que sea breve

Como se mencionó anteriormente, las reuniones de actualización no deben durar más de 15 minutos. Si tu equipo es grande, puedes usar los 15 minutos en su totalidad. Si necesitas más de 15 minutos para que todos compartan su actualización, es posible que tu equipo sea demasiado grande.

5. Define claramente el propósito de la reunión de actualización

Cada miembro del equipo debe saber exactamente para qué se convocó la reunión y cómo debe estructurar la actualización que compartirá con su equipo. Si tienes un miembro nuevo en el equipo, está bien si al principio quieres permitirle que solamente observe. Eventualmente, aprenderá cómo funciona y luego compartirá actualizaciones con todos los demás.

Todos deberían compartir los mismos tres puntos. Cualquier otro tipo de información en esta instancia no es considerada relevante. El líder de la reunión de actualización está a cargo de moderar la conversación y mantener la dinámica, de ser necesario.

6. Programa las conversaciones secundarias para otro momento

No es raro que los miembros del equipo intenten resolver algunos problemas durante la reunión de actualización. Pero este no es el momento, programa las conversaciones como esta para después de la reunión. Toma nota del problema y luego permite que la siguiente persona comparta su actualización de estado.

Una vez concluida la reunión de actualización, las personas que buscan resolver un problema pueden reunirse para tratar de profundizar en el problema.

Lee: Cómo crear acciones pendientes perfectamente claras

Errores comunes relacionados con las reuniones de actualización

Cuando el equipo lleva junto demasiado tiempo, las reuniones de actualización pueden parecer repetitivas. Aquí se detallan algunos errores comunes que suelen ocurrir en las reuniones diarias de actualización y cómo puedes evitar que parezcan (y sean) demasiado repetitivas.

La reunión se convierte en una reunión de actualización genérica

Todos los participantes de la reunión de actualización del equipo deben trabajar en estrecha colaboración. Si los miembros de tu equipo comparten actualizaciones de estado que no son relevantes para el trabajo que están haciendo, la reunión de actualización terminará siendo genérica. Y eso no es hacer un uso efectivo del tiempo de los miembros del equipo.

Si esto sucede, los gerentes de proyectos deben dividir al equipo en diferentes grupos. La mejor manera de hacerlo es separar los equipos en función del trabajo que están haciendo. Aquellos cuyo trabajo se relaciona de forma más estrecha deberían estar en el mismo grupo. De esa manera, toda la información que se comparta será relevante para todos.

Las reuniones son demasiado largas

Recuerda que las reuniones diarias de actualización deben ser breves. El objetivo es que sean rápidas y concisas. Si tus reuniones duran más de 15 minutos, es una señal de que necesitas pulir algunos detalles. Los facilitadores del equipo deben ayudar a los miembros a concentrarse en los tres puntos principales y, si comienzan a tratar algún otro tema, deben pedir respetuosamente que lo programen para una conversación posterior.

Los miembros del equipo no identifican los obstáculos

Una de las principales razones por las que los equipos de desarrollo realizan reuniones diarias de actualización es para identificar cualquier obstáculo para el trabajo. Si los miembros del equipo no exponen sus problemas, esos problemas podrían extenderse al resto del equipo. A menudo, el trabajo de un miembro del equipo dependerá del trabajo de otro miembro. Si una persona no saca a la luz su problema, este puede convertirse en un obstáculo para todos. Por eso es importante abordar cualquier problema durante las reuniones diarias de actualización, para que el problema no se convierta en un obstáculo para todo el equipo.

Gestión del trabajo para equipos ágiles

Si deseas implementar la metodología ágil en tus equipos, necesitarás las herramientas adecuadas para mantener todo organizado. Asegúrate de tener acceso a una herramienta dinámica para organizar y gestionar el trabajo de tu equipo en un solo lugar. Gestiona las agendas de las reuniones diarias de actualización y mucho más en una herramienta de gestión del trabajo como Asana.

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