Microgestión: Cómo detectar y superar sus efectos en tu productividad

Los líderes exitosos tienen una característica en común: confían en sus empleados para delegarles trabajo, ya que no importa cuán productivo seas, no puedes hacer todo por tu cuenta. Evitar convertirse en un micromanager es esencial para que el equipo prospere y se mantenga motivado.

Cuando los líderes tienen dificultades para confiar en los demás, suelen recurrir a la microgestión en un intento por controlar cómo se realiza el trabajo al detalle. Este enfoque provoca desmotivación en los empleados y afecta negativamente al clima laboral, lo que puede tener un impacto negativo en la productividad. Aprender a confiar y delegar el trabajo difícil es clave para promover el desarrollo del equipo (y de ti mismo) y mejorar el compromiso de los empleados.

¿Qué es la microgestión?

El significado de microgestión es un estilo de gestión que implica ejercer un control excesivo sobre las actividades diarias de los empleados. Las personas que microgestionan intentan controlar y supervisar personalmente todo lo que sucede en su departamento, en lugar de delegar responsabilidades a su equipo, lo que resulta en una pérdida de tiempo tanto para el gerente como para los empleados. A menudo, tienen todo el poder de la toma de decisiones, sin importar cómo de pequeñas puedan ser esas decisiones.

Microgestión vs. macrogestión

La microgestión y la macrogestión son completamente opuestos. Mientras que el significado de microgestionar se centra en los pequeños detalles, el otro tiene un enfoque más general.

En la microgestión o micromanagement, los gerentes suelen ser muy específicos acerca de cómo y cuándo se debe realizar el trabajo, con el objetivo de lograr la perfección en todas las etapas del proceso. En la macrogestion, en cambio, los gerentes se centran principalmente en los resultados generales, sin profundizar en los detalles de cómo se realiza el trabajo. En lugar de participar en cada paso del proceso, delegan y apoyan a los miembros de su equipo para que tomen sus propias decisiones sobre cómo realizar las tareas.

Microgestión a largo plazo vs. a corto plazo

La microgestión puede ser una estrategia útil a corto plazo, especialmente al momento de capacitar a los empleados nuevos o controlar problemas de alto riesgo. Por ejemplo, es normal supervisar de cerca y brindar apoyo a los empleados nuevos durante la incorporación, para garantizar que vean y comprendan claramente cuáles son sus responsabilidades. Del mismo modo, suele ser muy útil que una persona tome el control total durante situaciones de alto riesgo, como, por ejemplo, cuando un equipo de construcción debe demoler un edificio.

Pero aunque es una estrategia que puede ser útil a corto plazo, también puede causar efectos negativos a largo plazo. Si quieres empoderar a los empleados nuevos, debes renunciar al control total, alejarte del rol de microgestor y confiar en que realizarán su trabajo con éxito. Del mismo modo, si tratas todas las situaciones como si fueran críticas para la misión de la empresa, los proyectos tardarán demasiado y será muy difícil seguir avanzando.

¿Por qué las personas recurren a la microgestión?

Es muy fácil caer en la trampa de la microgestión, incluso para las personas con buenas intenciones. Es normal querer tener el control, especialmente si tienes miedo de cometer errores y te esfuerzas por alcanzar la perfección en todo lo que haces. Soltar el control y confiar en tu equipo para que tomen sus propias decisiones es difícil, sin embargo, es lo mejor que puedes hacer para ayudar a los empleados a crecer.

Estos son los motivos más comunes por las que las personas recurren a la microgestión:

• Perfeccionismo: las personas perfeccionistas tienen estándares muy altos y, a menudo, quieren que las cosas se hagan de una manera muy específica. No suelen tolerar los errores, por lo que les resulta muy difícil delegar, ya que implica que naturalmente se cometan algunos errores. 

• Falta de experiencia en roles de gestión: cuando los colaboradores individuales son promovidos sin la capacitación y el apoyo adecuados, es posible que quieran seguir involucrados en las tareas con las que se sienten más cómodos. Puede ser difícil dejar de lado las responsabilidades anteriores para centrarse en la estrategia general. 

• Trabajo con miembros del equipo no calificados: cuando gestionas un equipo inexperto, suele ser fácil recurrir a la microgestión para asegurarte de que el trabajo se realice correctamente. Preparar un plan de capacitación a empleados no calificados no es una tarea sencilla y requiere mucho esfuerzo. Pero, en última instancia, invertir en capacitación te permitirá ahorrar mucho tiempo a largo plazo.  

Los efectos a largo plazo de la microgestión

Existe un motivo por el cual la palabra “microgestión” suele tener una connotación negativa. Hay investigaciones que demuestran que la microgestión es una de las tres razones más importantes por las que los empleados renuncian. Su uso a largo plazo suele demostrar falta de confianza, lo que provoca que los empleados se debiliten y, como consecuencia, dejen de ser creativos, de sentirse seguros en el lugar de trabajo o no puedan resolver problemas. Al sentir que alguien está controlando constantemente su trabajo, suelen padecer mayor agotamiento, estrés y baja moral. Con el tiempo, pueden incluso perder la confianza en sí mismos hasta el punto de volverse completamente dependientes de la microgestión.

La microgestión a largo plazo también es mala para los gerentes. A medida que los equipos de trabajo y los proyectos crecen y avanzan, les resulta difícil mantener el mismo nivel de supervisión, lo que genera sobrecarga de trabajo y eventualmente agotamiento laboral o burnout. Además, dado que la microgestión no acompaña el crecimiento, puede generar cuellos de botella y evitar que los equipos desarrollen todo su potencial.

En definitiva, es importante recordar que el rol de un gerente es actuar como entrenador, eliminar los obstáculos y tomar decisiones estratégicas de alto nivel. El objetivo es proporcionar a los empleados los recursos y el apoyo que necesitan para sentirse empoderados y que el equipo pueda resolver los pequeños detalles por su cuenta. Si te dedicas demasiado a lo pequeño, no podrás concentrarte en la estrategia general.

Señales para identificar la microgestión

La microgestión se puede manifestar de diversas maneras según la persona. Estas son algunas de las señales a las que debes prestar atención si crees que tú, tu gerente o algún integrante de tu equipo podría estar usando la microgestión:

• Tiene dificultad para delegar tareas

• Toma el control del trabajo delegado en caso de errores

• Se centra en los pequeños detalles en lugar de enfocarse en el panorama general

• Quiere que se le consulte en todas las decisiones

• No tiene en cuenta las opiniones o la experiencia de los demás

• Indica exactamente cómo quiere que se aborden las tareas

• Quiere involucrarse en todo o que lo pongan en copia en cada mensaje

• Solicita actualizaciones frecuentes, informes de estado o revisiones

• Pasa mucho tiempo corrigiendo o revisando el trabajo de otras personas

• Establece estándares realmente altos o imposibles de alcanzar

• Se centra constantemente en aquello que se debe mejorar o cambiar, en lugar de expresar agradecimiento por el trabajo realizado

7 pasos para evitar la microgestión

Ahora que ya hemos explicado qué significa microgestionar y la dificultad que tiene abordarlo, es importante conocer los pasos concretos que existen para que puedas prevenir este estilo de liderazgo en tu equipo. A continuación, te contamos cómo:

1. Practica delegar las responsabilidades

Delegar es difícil, especialmente para los gerentes y líderes que recién comienzan. Cuando te sientes responsable de hacer bien el trabajo, puede resultar extraño dejar tareas importantes en manos de otras personas. Después de todo, ¿en quién confías más que en ti mismo para realizar el trabajo correctamente? Sin embargo, priorizar, delegar y dejar ir es una habilidad esencial que debe desarrollar cualquier gerente. Eres solo una persona y necesitas confiar en las habilidades y la experiencia de tu equipo para ejecutar el trabajo.

Si no te sientes cómodo delegando el trabajo, empieza por asignar tareas pequeñas antes de pasar a proyectos más grandes. Esto te ayuda a generar un ambiente de trabajo de confianza y permite que los miembros del equipo desarrollen sus habilidades con el tiempo. Solo recuerda ser paciente. Se necesita tiempo para desarrollar estas competencias, y es normal que los miembros del equipo tarden más que tú en realizar el trabajo delegado.

2. Tómate los errores con normalidad

La microgestión a menudo nace del perfeccionismo: gerentes que intentan supervisar constantemente el trabajo para evitar errores. Pero en realidad, no debes temer a que se cometan errores. Así es como aprendemos, crecemos y mejoramos. Intentar alcanzar la perfección todo el tiempo tiene un costo muy alto, tanto en la salud mental como en el tiempo que lleva completar los entregables. De hecho, existen estudios que sugieren que el perfeccionismo extremo puede aumentar el riesgo de afectar a la inteligencia emocional y padecer agotamiento, insatisfacción laboral y depresión.

Como gerente, debes aceptar que es natural que se cometan errores cuando se delega trabajo. En lugar de recurrir a la microgestión para evitar los errores, proporciónales a los empleados las herramientas que necesitan para lidiar con los problemas y abordar situaciones por su cuenta. Cuando permites que los miembros del equipo cometan (y resuelvan) sus propios errores, los ayudas a desarrollar el conocimiento y la confianza para abordar desafíos aún mayores en el futuro.

3. Deja claro las responsabilidades

La microgestión suele ocurrir cuando los límites y las responsabilidades no están establecidas. Si no se conocen las responsables de los empleados y de los gerentes, es difícil para los miembros del equipo asumir el control de las tareas y tomar sus propias decisiones con confianza.

A continuación, compartimos algunas estrategias que puedes implementar para que las responsabilidades sean más claras:

• Establece expectativas claras para que los empleados sepan qué deben lograr. Anota los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo. Comunica claramente estas responsabilidades durante las etapas de contratación e incorporación, y mantén un diálogo abierto para garantizar que los miembros del equipo comprendan claramente cuál es su rol en el equipo.

• Crea un gráfico RACI para indicar qué miembros del equipo son responsables, aprobadores, consultados e informados en un proyecto específico. 

• Distribuye el poder de la toma de decisiones. Permite que los empleados tomen la decisión final en áreas específicas. En Asana, por ejemplo, empoderamos a los empleados mediante la creación de áreas de responsabilidad (AoR). En cualquier sector de la empresa (como el de Comunicaciones Internas, Recursos Humanos u Operaciones de Marketing) hay un supervisor de AoR. Este supervisor tendrá siempre en cuenta los comentarios de las partes interesadas. Sin embargo, en caso de que las opiniones estén muy divididas o no haya respuestas claras, será quien tome la decisión final.

• Usa un software de microgestion para supervisar el rendimiento sin invadir cada detalle.

4. Establece objetivos para tener una vista general

Los objetivos ayudan a definir exactamente lo que el equipo intenta lograr. Brindan un resultado concreto al que apuntar, para que puedas concentrarte en lo que es realmente importante, en lugar de microgestionar los pequeños detalles.

La ventaja de establecer objetivos es que te permiten supervisar el trabajo y controlar el proyecto que está realizando el equipo, sin tener que microgestionar. Puedes establecer metas para definir exactamente lo que quieres que logren los empleados, pero es importante que dejes que ellos se ocupen de alcanzarlas por su cuenta. Al elegir objetivos medibles, puedes asignar la responsabilidad a los miembros del equipo y confiar en que están avanzando hacia las metas clave.

¿No sabes por dónde empezar? Si nunca antes has establecido objetivos, consulta nuestros recursos disponibles sobre objetivos SMART, objetivos y resultados clave (OKR) e indicadores clave de rendimiento (KPI).

5. Define un proceso de incorporación sólido

Un proceso de incorporación de empleados es un método estructurado para darles la bienvenida a los empleados nuevos y ponerlos al día. Si se realiza correctamente, la incorporación proporciona a los empleados las herramientas y la información que necesitan para tener éxito en su nuevo rol. Durante este período, los miembros del equipo reciben apoyo adicional, para que puedan cometer errores, hacer preguntas y sentirse cómodos con sus responsabilidades nuevas.

La incorporación requiere de mucho tiempo o esfuerzo por adelantado, pero ayuda a prevenir la microgestión en el futuro. Después de un proceso de incorporación sólido, los gerentes pueden confiar en que sus empleados enfrentarán los desafíos futuros por su cuenta, o pedirán ayuda cuando realmente la necesiten. Ya no hará falta revisar constantemente el trabajo de los empleados, ya que habrán aprendido a realizarlo de la manera correcta.

6. Implementa los “días sin reuniones”

Según un estudio realizado en 2022, la implementación de días sin reuniones (días específicos en los que están prohibidas las reuniones) puede reducir significativamente la microgestión y el estrés. Resulta que, si bien el intercambio de calidad es importante para promover la confianza en el equipo, las reuniones constantes no son la mejor manera de lograrlo. En cambio, es mejor dejar que los empleados trabajen a su propio ritmo y colaboren con otros de forma natural, en lugar de forzar las interacciones a través de reuniones.

Para poder establecer días sin reuniones, los gerentes deben confiar en que sus subordinados directos tendrán la capacidad de cumplir con sus tareas de forma independiente. Por eso, una excelente opción es darles el espacio que necesitan para desarrollar su máximo potencial, en lugar de microgestionar y controlar constantemente cómo lo están haciendo.

7. Genera confianza

En esencia, la microgestión está vinculada a la falta de confianza. Necesitas tener confianza para delegar tareas con éxito y dar a los empleados el espacio necesario para que puedan realizar su trabajo. Eso significa que para evitar la microgestión, debes centrarte en crear una cultura de trabajo organizacional positiva que priorice la confianza entre los miembros del equipo.

Desarrollar un entorno de trabajo de confianza lleva tiempo, pero definitivamente se puede lograr. A continuación, te mostramos cómo empezar:

• Practica ser un líder vulnerable y expresar tus inseguridades con honestidad.

• Promueve la camaradería con actividades de fortalecimiento de equipo. 

• Desarrolla tus habilidades de inteligencia emocional para forjar relaciones más sólidas y empatizar más con tu equipo. 

• Practica la escucha activa para mostrarle a los miembros del equipo que realmente te importa lo que están diciendo. 

• Descubre cómo brindar críticas constructivas y cómo recibirlas.

¿Cómo evitar la microgestión en tu empresa?

La microgestión no es un estilo de liderazgo eficaz si lo que quieres es que tu equipo crezca y se desarrolle. Este estilo de gestión puede funcionar a corto plazo, pero con el tiempo genera cuellos de botella y una gran insatisfacción en los empleados. Y lo que es más importante, la microgestión hace que te enfoques en los detalles menores y pierdas de vista los grandes objetivos.

En lugar de recurrir a la microgestión, céntrate en implementar procesos sólidos para el equipo, que establezcan claramente quién es responsable de qué y para cuándo. De esa manera, no tienes que controlar y supervisar constantemente el progreso del trabajo. En cambio, podrás poner en marcha los procesos y confiar en tu equipo para que ejecute el trabajo.

Preguntas frecuentes sobre la microgestión