Plantilla de informe de estado del proyecto

Piensa en la última vez que intentaste informarte del estado de un proyecto. Probablemente tuviste que recopilar manualmente información de varias fuentes, como hojas de cálculo, hilos de correo electrónico y de algunos socios de proyecto, y luego enviarla por mail a un extenso listado de usuarios con la esperanza de que tus principales interesados lo leyeran.

Para ser efectivo, un informe de estado debe ser fácil de crear y fácil de entender, de modo que los miembros del equipo del proyecto y los interesados puedan ver rápidamente lo que está en marcha, lo que está bloqueado y lo que se falta por realizar. Ahí es donde las plantillas de informe de estado de Asana pueden ayudar. Con secciones pre-maquetadas como estado del proyecto, resumen o logros, es fácil para los miembros del proyecto obtener rápidamente información importante del mismo. Además, dado que el informe se conecta directamente con el trabajo de tu equipo en Asana, puedes saltarte la recopilación de datos que consume tiempo. Dile adiós al correo electrónico y hola a una nueva forma de trabajar.

¿Qué es un informe de estado del proyecto?

Un informe de estado del proyecto es un documento que proporciona actualizaciones sobre el progreso de un proyecto. Los informes de estado brindan a tu equipo y a los principales interesados una visión general del progreso del proyecto, para que puedan ver rápidamente lo que está en marcha, lo que se está retrasando y lo que queda por realizar. Un informe de estado de proyecto debe reflejar también los impedimentos o barreras y los posibles riesgos para que puedas pivotar y mantener el proyecto en marcha sin necesidad de ampliar el alcance.

Por lo general, se envían semanal o mensualmente, los informes de estado del proyecto mantienen a todos informados, para que puedas dedicar menos tiempo a enviar actualizaciones de estado y más tiempo a realizar trabajos de alto impacto.

¿Qué es una plantilla de informe de estado?

Una plantilla de informe de estado es una versión predefinida de un informe de estado del proyecto. Actúa como un marco para tus actualizaciones de estado, delineando las secciones clave e información que cada informe de estado debe incluir. Dado que las secciones están predefinidas en la plantilla de informe de estado de proyecto, todo lo que tienes que hacer es completarlas y enviarlas a tu equipo de proyecto.

Busca una plantilla de informe de estado del proyecto integrada en una plataforma más amplia de gestión del trabajo, como Asana. De esa manera, las actualizaciones de estado estarán directamente conectadas al trabajo que realiza tu equipo, lo que significa que puedes recopilar datos de cualquier proyecto o equipo sin cambiar entre aplicaciones. En lugar de buscar manualmente la información o recopilar números de diversas fuentes, las plantillas de informes de estado del proyecto te permiten centralizar toda la información y mantener a todos actualizados en un solo lugar.

Qué incluir en una plantilla de informe de estado del proyecto

La clave para contar con un informe de progreso efectivo es resumir eficientemente el progreso del proyecto, los logros recientes, los bloqueadores pendientes y los próximos pasos. Una actualización de estado sucinta mantiene a los principales interesados y miembros del equipo de proyecto informados y les proporciona toda la información que necesitan de un vistazo.

Afortunadamente, las plantillas de informes de estado del proyecto en Asana están predefinidas con secciones que hacen que sea fácil encontrar la información importante del proyecto. Cuando creas una actualización de estado para tu proyecto, el informe viene se actualiza automáticamente con secciones para:

• El nombre del informe, que debe resumir en qué proyecto estás informando y cualquier información relacionada con la actualización específica, como las fechas que abarca el informe de estado.

• Detalles específicos del proyecto, como el nombre del proyecto, el gestor de proyecto, la línea de tiempo del proyecto y la prioridad del proyecto.

• Una etiqueta de estado que indica la salud del proyecto, como en marcha, en riesgo o fuera de control.

• Un resumen del estado actual del proyecto, que debe incluir una descripción general del progreso del proyecto hasta la fecha.

• Logros específicos que el equipo ha logrado desde la última actualización, como hitos del proyecto que han alcanzado o estadísticas que deseas resaltar.

• Obstáculos o impedimentos que están bloqueando o ralentizando el proyecto.

• Próximos pasos que tú y tu equipo tomaréis después de la actualización de estado.

Además, puedes usar la sección "destacados" de la plantilla de informe de estado de proyecto para mostrar los logros del equipo completados desde tu última actualización, como hitos, tareas o aprobaciones completadas. Dado que la plantilla de informe de estado del proyecto extrae las cifras directamente de Asana, es una forma sencilla de mantener a los miembros al tanto sin tener que recopilar datos manualmente.

Ventajas de una plantilla de informe de estado del proyecto

Los informes de estado mantienen a los miembros del equipo y a las partes interesadas informados y alineados sobre cómo avanza el proyecto. Al utilizar una plantilla de informe de estado de proyecto en Asana, puedes vincular directamente el trabajo que realiza tu equipo con tus actualizaciones de estado, reduciendo la recopilación manual de datos y proporcionando una visibilidad rápida del progreso que se estás realizando hacia los objetivos del proyecto.

Con la plantilla de informe de estado del proyecto de Asana, puedes:

• Comunicar rápidamente el estado del proyecto a los miembros del equipo del proyecto y las partes interesadas clave.

• Proporcionar visibilidad en tiempo realsobre lo que está en marcha y lo que necesita atención.

• Elevar el estado del proyecto a alto nivel, reduciendo la comunicación innecesaria y asegurando que todos obtengan aspectos destacados y KPIs.

• Realizar un seguimiento de la salud del proyecto y asegurarte de que todo el equipo tenga confianza en cómo avanza el proyecto.

• Detectar y solucionar proactivamente obstáculos, manteniendo su proyecto en el buen camino y asegurando que cumples con los plazos del proyecto.

• Vincular directamente tus actualizaciones de estado con el trabajo, reduciendo el cambio de aplicaciones y la recopilación manual de datos.

• Aprovechar la función de portafolio para realizar un seguimiento del progreso del equipo en varios proyectos.

• Mantener al equipo alineado compartiendo los próximos pasos y elementos de acción.

• Reducir las reuniones y correos electrónicos de estado improductivos.

Funciones y aplicaciones para usar con la plantilla de informe de estado de Asana

Un trabajador suele cambiar entre nueve aplicaciones al día, y todo ese cambio conduce a distracciones y descenso en la productividad. Ahí es donde entran nuestras integraciones y aplicaciones. Al aprovechar las funciones que le permiten realizar un seguimiento de los datos del proyecto en un solo lugar y sincronizar aplicaciones como Google Drive, puede crear un sistema centralizado de registro para todo su trabajo de proyecto en Asana. Tendrás tu propio calendario o cronograma en Asana pero, por ejemplo, podrás conectar con Google Calendar si algunos miembros del equipo trabajan con ella. Echa un vistazo a todas las integraciones disponibles.

Funciones integradas

Informes. Los informes en Asana traducen los datos del proyecto en gráficos visuales y gráficos digeribles. Al informar sobre el trabajo donde está tu trabajo, evitarás duplicar tareas y abrir varias aplicaciones a la vez. Y, como todo el trabajo del equipo ya está en Asana, puedes obtener datos de cualquier proyecto o equipo para obtener una imagen precisa de lo que está sucediendo en un solo lugar.

Hitos. Los hitos representan puntos de control importantes del proyecto. Al establecer hitos a lo largo de su proyecto, puedes informar a los miembros del equipo y las partes interesadas del proyecto sobre cómo sevestá avanzando hacia el objetivo. Usa los hitos como una oportunidad para celebrar los pequeños éxitos en el camino hacia el gran objetivo del proyecto.

Aprobaciones. A veces no solo necesitas completar una tarea, sino que también necesitas saber si se aprobó o no un entregable. Las aprobaciones son un tipo especial de tarea en Asana con opciones para "Aprobar", "Solicitar cambios" o "Rechazar" la tarea. De esta manera, los propietarios de tareas obtienen instrucciones claras sobre las acciones que deben tomar y si su trabajo ha sido aprobado o no.

Actualizaciones de estado del proyecto. Di adiós a la clasificación entre múltiples herramientas para encontrar información sobre el estado del proyecto o sentarte en otra reunión que podría haber sido un correo electrónico. Las actualizaciones de estado del proyecto en Asana no solo son más fáciles de usar, sino que también están directamente conectadas al trabajo que realiza su equipo. Esto hace que sea fácil para los miembros del equipo acceder a información adicional del proyecto, como su plan de proyecto, plan de comunicación, objetivos del proyecto, hitos, entregables y más. Una plantilla de informe de estado del proyecto reducirá el trabajo manual, centralizará la información y mantendrá a todos actualizados.

Aplicaciones recomendadas

Dropbox. Adjunta archivos directamente a las tareas en Asana con el selector de archivos de Dropbox, que está integrado en el panel de tareas de Asana.

Google Workplace. Adjunta archivos directamente a las tareas en Asana con el selector de archivos de Google Workplace, que está integrado en el panel de tareas de Asana.

OneDrive. Añade archivos directamente a las tareas en Asana con el selector de archivos de Microsoft OneDrive, que está integrado en el panel de tareas de Asana. Podrás incorporar fácilmente archivos de Word, Excel, PowerPoint y más.

FAQs