4 técnicas eficaces para definir roles y responsabilidades

¿Alguna vez tuviste que gestionar un proyecto caótico donde los roles y responsabilidades no estaban claros? A medida que un miembro del equipo avanza con el diseño, otro lo hace con el contenido. Ambos escriben el texto de las imágenes, al asumir que esto es parte de su trabajo. Debido a la falta de comunicación y al trabajo duplicado, el texto tarda más en entregarse y debes retrasar el proyecto.

Es un desafío seguir un plan de proyecto sin roles ni responsabilidades claros. Cuando defines los roles del equipo, tus compañeros pueden colaborar y trabajar en proyectos de manera más eficiente. Si quieres mejorar la productividad de tu equipo, como gerente, es importante especificar las tareas de cada miembro al principio de un proyecto.

En esta guía, explicaremos cómo establecer roles y responsabilidades y por qué hacerlo beneficiará a tu equipo.

1. Determina qué debe hacerse

Sigue estos pasos para identificar roles y responsabilidades tanto a nivel de la organización como del proyecto. El primer paso para definir los roles del equipo es determinar las diferentes tareas que deben realizarse. Algunas preguntas que puedes hacer para identificar estas tareas incluyen:

• ¿Los proyectos anteriores se finalizaron con éxito?

• Si no es así, ¿qué se podría haber hecho mejor?

• ¿Qué tareas aún tiene pendientes el equipo?

• ¿Qué tareas realiza cada miembro del equipo a diario?

• ¿Estas tareas forman parte de la descripción del puesto de cada persona?

Cuando sabes cuánto trabajo se debe realizar, puedes delegar tareas.

2. Identifica brechas en las responsabilidades

Si bien este paso es más relevante cuando defines roles para toda la organización, también puedes encontrarte con brechas en las responsabilidades al trabajar en proyectos.

Después de crear una lista de tareas pendientes, compara estas actividades con lo que hacen los miembros del equipo. Así, podrás identificar cualquier brecha. Estas pueden ocurrir involuntariamente si la descripción original del puesto no es clara o si otras personas exigen que realicen tareas diferentes.

Cuando identificas brechas en las responsabilidades, estas se convierten en el punto de partida para realinear al equipo. Luego, ellos pueden volver a sus roles previstos y tú debes decidir quién debería hacerse cargo de las tareas adicionales que estaban realizando.

3. Especifica los roles con una matriz RACI

Una matriz RACI es una excelente herramienta para definir los roles de los miembros del equipo. El acrónimo significa “responsable”, “aprobador”, “consultado” e “informado”. Puedes crear una matriz RACI, o una tabla con las tareas en el eje Y y los miembros del equipo en el eje X.

Asigna una de las cuatro letras RACI a cada tarea y miembro del equipo. Así será más fácil para ellos saber cuál es su función específica para cada una.

A continuación se explica con mayor detalle qué roles del equipo son más adecuados para cada letra.

• R = Responsable. Esta persona realiza el trabajo. Solo debe haber un responsable por tarea, así todos saben a quién acudir si tienen preguntas o novedades.

• A = Aprobador. Esta persona es responsable de aprobar el trabajo y probablemente sea un gerente.

• C = Consultado. Esta persona debe dar su opinión sobre el trabajo. Puede ser un miembro del equipo o alguien de otro equipo.

• I = Informado. Esta persona debe estar al tanto del progreso y del resultado del trabajo, pero no da su opinión sobre el trabajo a medida que se realiza.

Consejos adicionales para la matriz RACI:

• Solo debe haber una persona responsable por tarea (R), así los miembros del equipo saben quién está a cargo del trabajo. Si una actividad tiene más de un responsable, todos pueden confundirse fácilmente.

• Solo un miembro del equipo debe estar a cargo de aprobar cada tarea (A), pero esa misma persona también puede ser responsable (AR).

• También es importante limitar la cantidad de personas a las que se debe informar, ya que esto puede hacer que un proyecto sea innecesariamente complejo. Intenta incluir pocas I.

Puedes usar una matriz RACI a fin de establecer expectativas claras para los miembros del equipo y como referencia para ejecutar proyectos.

4. Pide comentarios a los miembros del equipo

Pedir comentarios sinceros a los miembros del equipo después de completar la matriz RACI puede fomentar la colaboración y proporcionarte información sobre si los roles que asignaste son adecuados.

Cuando las personas pueden expresar sus opiniones, se genera una dinámica de equipo saludable en el lugar de trabajo, ya que se facilita la comunicación.

Hay diferentes maneras de pedir comentarios:

• Organizar una reunión con el equipo y preguntar, “¿Qué opinan sobre los roles asignados?”.

• Programar reuniones individuales, así todos tienen un espacio seguro para expresar sus inquietudes.

• Realizar una encuesta anónima para que los miembros del equipo puedan compartir sus respuestas con honestidad.

Cuándo debes definir roles y responsabilidades

Los roles y responsabilidades se definen a nivel de la organización y del proyecto y, como gerente, tu trabajo es establecer ambos para el equipo en diferentes momentos. Contar con una estructura de equipo sólida en el nivel organizacional es fundamental y es lo primero que debes abordar si observas brechas en esta área.

Por ejemplo, si un redactor se encarga de gran parte de la planificación del proyecto, quizá sea una buena idea reenfocar sus prioridades y tareas. De manera similar, si un diseñador responde emails todo el día, debes realinear la estructura del equipo así tiene más tiempo para crear.

Una vez que todos en el equipo conocen sus roles y responsabilidades dentro de la organización, puedes abordar cada proyecto de forma individual. Un diseñador puede tener tareas generales en su puesto, pero, para un proyecto específico, también puede ser responsable de presentar diseños en diferentes etapas. 

Beneficios de establecer roles y responsabilidades

Cuando defines roles y responsabilidades, creas una estructura de equipo a largo plazo. El rendimiento del equipo mejorará cuando las personas se sientan seguras de las tareas que deben realizar.

Cuando todos tienen roles individuales, el equipo se beneficia de otras formas. Sigue leyendo y descubre cómo:

• Mayor productividad: Notarás un aumento en la productividad al asignar responsabilidades clave a cada miembro del equipo. Cuando todos conocen sus roles y responsabilidades, pueden priorizar el trabajo correcto y realizar las tareas de mayor impacto.

• Contratación más eficiente: Al especificar las responsabilidades laborales de los diferentes roles, es más fácil para los gerentes de contratación satisfacer las necesidades del equipo en las búsquedas de empleados. Sin una lista clara de responsabilidades, puede ser difícil para ellos explicar el puesto a los candidatos.

• Aumento en la moral del equipo: Cuando las personas no saben qué deben hacer, es posible que se sientan inseguras de sus habilidades. Definir roles y responsabilidades puede elevar la moral del equipo porque todos tendrán una tarea que cumplir. También puedes alinear a los miembros del equipo para que trabajen en tareas que complementen sus habilidades naturales para que se sientan seguros de lo que están haciendo cada día.

• Recursos más eficientes: Tu organización perderá menos tiempo y dinero si los miembros del equipo desempeñan los roles correctos. En el ejemplo anterior, un redactor y un diseñador que no conocían sus responsabilidades en un proyecto duplicaron el trabajo. Con esta tarea duplicada, se desperdició valioso tiempo del proyecto y, en consecuencia, se perdió dinero. Cuanto más eficiente trabaje el equipo, más precisos serán el presupuesto y el cronograma.

Con roles claros y concretos, los miembros del equipo se sentirán seguros y motivados para cumplir con sus responsabilidades.

Ejemplos de roles y responsabilidades

Cada puesto tiene responsabilidades clave asociadas. Cuando todo está correctamente alineado, los miembros del equipo conocen su función y solo son responsables de las tareas de su puesto. Echa un vistazo a estos roles comunes y algunas responsabilidades asociadas.

Puesto: gerente de proyectos

Responsabilidades: 

• Planificar y desarrollar el proyecto

• Formar el equipo y desempeñarse como líder

• Supervisar y compartir el progreso del proyecto

Puesto: diseñador gráfico

Responsabilidades:

• Crear contenido visual coherente

• Mantener a los miembros del equipo actualizados con los hitos del proyecto

• Crear instrucciones para los proyectos y guiar a los miembros del equipo

Puesto: redactor de contenido

Responsabilidades:

• Investigar y redactar el texto

• Comunicarse con los diseñadores y gerentes sobre el progreso

• Revisar el texto después de recibir comentarios de los clientes

Estas responsabilidades pueden cambiar según la cultura de la organización, el entorno de trabajo y las habilidades de cada miembro individual. Puedes crear tu propia plantilla de responsabilidades laborales con más detalles, como a quién informa cada persona y cuáles son los requisitos del puesto.

Crea un equipo consolidado para el proyecto con una estructura y comunicaciones claras

Como líder del equipo, debes preparar a los miembros para cada proyecto. La mejor manera de crear una estructura sólida es mediante una comunicación abierta. Con un software de comunicaciones para equipos, puedes cumplir con los plazos y alcanzar los objetivos, al asegurarte de que todos conozcan cuáles son sus roles y responsabilidades, cuándo vencen las tareas y cuál es el estado del trabajo.