Qué es el Business Intelligence (BI) y cómo sacarle partido en la gestión de proyectos

A lo largo de las últimas décadas el volumen de información gestionado y generado por las empresas ha crecido de forma exponencial y con ello la necesidad de ordenar, analizar y sacar partido a toda esa ingente cantidad de datos de diversa procedencia. El business intelligence, BI, o inteligencia de negocio, permite analizar grandes volúmenes de datos para ayudar a las empresas en la toma de decisiones, a anticipar tendencias y definir patrones. El problema ahora no es la falta de datos sino el exceso de ellos y cómo sacarles partido. Muchos directivos ante la falta de tiempo para analizar grandes volúmenes de datos que vienen además de diversas fuentes, acaban tomando sus decisiones basándose en otros factores alejados de los datos. Pues bien, el big data y el business intelligence vienen a solucionar este problema.

El business intelligence es la tecnología utilizada por muchas compañías para generar ventajas competitivas y mejorar así su posicionamiento en el mercado, gracias al análisis de datos. El nombre de business intelligence hace referencia a la tecnología y conjunto de herramientas utilizadas para extraer información de diferentes fuentes, analizarla y visualizarla, de forma que se puedan extraer conclusiones útiles para la gestión empresarial. El análisis y gestión de datos se ha convertido en uno de los ejes fundamentales de la transformación digital. Las empresas no pueden liderar proyectos de transformación digital con ausencia de gestión de datos y análisis de éstos. Sin duda, el business intelligence se ha convertido en una de las herramientas fundamentales para alcanzar los objetivos generales y específicos de las empresas.

¿Qué es business intelligence (BI)?

El business intelligence (BI), inteligencia de negocio o inteligencia empresarial es el conjunto de herramientas, tecnologías y procesos que permiten a las empresas analizar grandes cantidades de datos actuales o pasados y estructurados para ser visualizados de forma útil y comprensible. Su desarrollo ha sido posible gracias a las nuevas tecnologías en la nube. En definitiva, gracias al business intelligence las empresas pueden transformar datos en decisiones estratégicas. La inteligencia de negocio ayuda a los responsables y alta dirección de las empresas a tomar decisiones empresariales estratégicas rápidamente gracias a la obtención de patrones y tendencias. Es, además, una de las herramientas más usadas por las startups de más éxito y en procesos Lean así como en procesos de transformación digital.

Ahora ya sabes qué es BI pero, ¿con qué áreas de la empresa puede trabajar? El business intelligence actúa sobre todas las áreas de la empresa y estamentos para obtener datos, desde los proveedores a los clientes, pasando por los productos y servicios o los competidores. Para entender bien el significado de business intelligence es necesario además fijarse en algunas características claves:

• Proceso alargado en el tiempo. Business intelligence hace referencia a un proceso de análisis de datos alargado en el tiempo y continuado. Gracias a estos procesos es posible analizar datos del pasado y establecer modelos predictivos que ayuden a tomar mejores decisiones.

• Extracción y exploración. Los proyectos de business intelligence comienzan siempre por una fase de exploración y extracción de datos.

• Análisis. El proceso de análisis estudia la relación entre los diferentes variables y KPI para realizar análisis predictivos o para encontrar patrones.

• Data warehouse o información estructurada. Los datos analizados a través de inteligencia de negocio deben estar estructurados en tablas relacionadas entre sí.

• Objeto de análisis. Para que un proyecto de business intelligence tenga éxito es clave definir previamente el objetivo que se quiere lograr y el área de análisis. Es decir, ¿se trata de reducir costes o el objetivo es incrementar las ventas? ¿estás estudiando cómo cumplir con tus objetivos de ventas?

• Comunicación de resultados y puesta en marcha de los cambios. Has analizado los datos y tienes ya una serie de conclusiones relevantes e insights. Ahora es el momento de compartirlo con el resto del equipo y personas relevantes para que se puedan tomar las medidas necesarias.

Las soluciones de BI pueden ser de tres tipos: soluciones de analítica descriptiva, que muestran con datos fáciles de visualizar que está sucediendo; herramientas predictivas, que permiten la modelización y predicción de tendencias; y las herramientas de analítica prescriptiva que gracias a tecnologías de inteligencia artificial y de machine learning ayudan a los usuarios a elegir o tomar las mejores decisiones.

¿Qué diferencia hay entre business intelligence y big data?

Es muy frecuente confundir ambos términos que son similares y en la mayoría de los casos complementarios pero que no son exactamente iguales, no funciona de la misma forma ni analiza el mismo tipo de datos y tampoco el procesamiento de datos es igual.

Así, en el big data se analizan también grandes volúmenes de datos pero éstos puede ser estructurados, semiestructuradas o no estructurados, mientras que las tecnologías de business intelligence necesitan de datos estructurados que previamente hayan sido alojados en un servidor. De esta forma, otra de las grandes diferencias sería el almacenamiento de datos, ya que el big data, por su parte, trabaja con datos distribuidos en distintos servidores lo que le permite ofrecer datos en tiempo real a velocidades mucho más elevadas. También es muy diferente la forma en la que trabajan y procesa los datos ya que el business intelligence necesita datos, como hemos visto, clasificados y organizados y alojados en un solo servidor, sin embargo el big data permite analizar datos de diversa procedencia y al no necesitar alojar y estructurar previamente los datos resulta más rápido y en tiempo real.

A menudo, tanto los equipos de big data como de business intelligence deben trabajar de forma conjunta para servir a las decisiones de negocios en un mundo empresarial cada vez más complejo y cambiante. Los equipos de business intelligence necesitarán de los equipos de big data para definir qué datos son necesarios recoger para, con posterioridad, realizar un análisis enfocado a la toma de decisiones. Es decir, el big data ayudará a convertir los datos en información manejable para que con el business intelligence se puedan tomar decisiones estratégicas.

¿Para qué sirve el business intelligence?

Podemos clasificar los beneficios del business intelligence en beneficios tangibles, intangibles y estratégicos.

1. Beneficios tangibles

El business intelligence puede ayudar a las empresas a mejorar la adquisición de clientes y su conversión gracias al análisis y mejoras en la segmentación de éstos. También ayudará a reducir la tasa de abandono de los clientes y mejorar sus fidelidad. Podemos utilizar el business intelligence para incrementar el número de productos o servicios adquiridos por cada cliente.

2. Beneficios intangibles

Con beneficios intangibles nos referimos a todas aquellas ventajas competitivas que no podemos cuantificar. Gracias al business intelligence podemos optimizar la atención al cliente o facilitar el acceso a la información a otros departamentos y equipos e incluso a nuestros clientes.

3. Beneficios estratégicos

La generación de cuadros de mando o dashboards que recojan los principales KPIs de la evolución de la empresa facilita a los responsables y directivos la toma de decisiones informada y de forma ágil.

Herramientas de business intelligence

Las nuevas tecnologías han permitido el desarrollo de diversas herramientas de business intelligence que ayudan a las empresas a la integración de datos, su análisis y posterior visualización de la información. Te presentamos algunas de los tipos de soluciones de business intelligence más relevantes que, en realidad, hacen referencia a las distintas fases de un proyecto de business intelligence:

• Herramientas de Datamining. Las herramientas de data mining o minería de datos tienen por objeto localizar y recopilar los datos, procesarlos y clasificarlos.

• Herramientas OLAP (Online Analytical Processing). Se trata de sistemas de procesamiento de la información online que trabajan con tablas de bases de datos relacionales.

• Herramientas de visualización de datos a través de dashboards y cuadros de mando. Con las herramientas de cuadros de mando o dashboards es posible visualizar la evolución del rendimiento de los principales KPIs con gráficos e iconos que hacen que resulte más fácil de comprender.

• Herramientas de reporting o generadoras de informes. Algunas herramientas de BI están dirigidas específicamente a la generación de informes más o menos estandarizados para diversos grupos de trabajo o departamentos.

• Herramientas de modelización. Estas herramientas sirven a los gestores para crear los planes de negocio basados en datos y simular el comportamiento en el mercado o en una situación hipotética.

Ventajas y desventajas del business intelligence

Las ventajas de trabajar con la información y conocimiento derivado del business intelligence son múltiples. Te contamos qué beneficios y qué desventajas encontrarás en los sistemas de inteligencia de negocio.

Pros del business intelligence

Las ventajas de la integración de soluciones de business intelligence en la empresa son múltiples.

Agilizar procesos 

Por un lado, permite agilizar muchos procesos de la empresa, desde el análisis de los datos, hasta la generación de informes y reportes o incluso la recogida de información.

Personalizar informes

Con las herramientas de visualización de datos de business intelligence los usuarios pueden acceder a la información y crear sus propios escritorios o informes personalizados.

Toma de decisiones basada en datos e información objetiva

 Es sin duda, la gran ventaja y, a la vez, principal uso de la inteligencia de negocio, facilitar a los responsables de las empresas la toma de decisiones basada en datos y que ésta se realice de forma ágil.

Desventajas del business intelligence

Aunque la gran mayoría de las grandes empresas ya están utilizando mucha soluciones de BI sin duda la integración de éstas en la gestión empresarial se topa con algunos retos y dificultades.

Inversión

En muchos casos estas herramientas suponen a las empresas significativos costes económicos y de tiempo ya que los empleados deben aprender a utilizarlas.

Períodos largos de implementación

En función de la cantidad de datos y diversidad de fuentes de datos las soluciones de business intelligence pueden llegar a tardar mucho tiempo en implementarse.

Análisis e interpretación de datos

No sólo necesitas un dashboard con gráficos, a veces, también estos escritorios son difíciles de interpretar y se necesitan analistas o personal cualificado que pueda extraer las conclusiones más importantes.

Aplicaciones de la inteligencia de negocios en los principales sectores

La Inteligencia de Negocios (BI) y la analítica empresarial están transformando la forma en que diversos sectores operan y toman decisiones estratégicas. Desde la manufactura hasta el sector financiero, pasando por la salud y la educación, la integración de estas herramientas ha sido fundamental para mejorar la eficiencia y la competitividad. A continuación, exploraremos cómo se utilizan la inteligencia de negocios y la analítica en algunos de los principales sectores:

Inteligencia de negocios en la manufactura

En el sector manufacturero, la BI y la analítica desempeñan un papel crucial en la optimización de la cadena de suministro, la gestión de inventarios y la mejora de la calidad del producto. Mediante el análisis de datos en tiempo real, las empresas pueden identificar tendencias de mercado, prever la demanda y ajustar la producción de manera eficiente, reduciendo costos y mejorando la satisfacción del cliente.

Inteligencia empresarial en las finanzas

En el ámbito financiero, la BI y la analítica se utilizan para el análisis de riesgos, la detección de fraudes, la gestión de carteras y la personalización de servicios financieros. Al integrar datos de diversas fuentes, como transacciones bancarias, historiales crediticios y comportamiento del mercado, las instituciones financieras pueden tomar decisiones más informadas y mitigar riesgos de manera proactiva.

Inteligencia de negocios en la salud

En el sector de la salud, la BI y la analítica se aplican para mejorar la atención al paciente, optimizar la gestión de recursos y desarrollar tratamientos personalizados. Al analizar grandes volúmenes de datos médicos, como registros electrónicos de salud y resultados de pruebas clínicas, los profesionales pueden identificar patrones de enfermedades, prever brotes epidemiológicos y mejorar la eficiencia operativa de los hospitales.

Inteligencia de negocios en la educación

En el ámbito educativo, la BI y la analítica se utilizan para evaluar el rendimiento estudiantil, personalizar la enseñanza y mejorar la gestión académica. Al analizar datos de evaluaciones estandarizadas, registros de asistencia y retroalimentación de los estudiantes, las instituciones educativas pueden identificar áreas de mejora, implementar intervenciones tempranas y optimizar el proceso de enseñanza-aprendizaje.

En resumen, la inteligencia de negocios y la analítica empresarial están revolucionando la forma en que se toman decisiones en una amplia gama de sectores. Al aprovechar el poder de los datos, las organizaciones pueden mejorar su eficiencia, impulsar la innovación y mantenerse competitivas en un mercado en constante cambio.

Cómo puede ayudar el business intelligence en la gestión de proyectos

Una herramienta de business intelligence te permitirá trabajar con datos en tiempo real y generar informes estandarizados, de forma que si estás trabajando en varios proyectos a la vez o en diversas fases, podrás crear informes que te permitan la comparabilidad.

Además, podrás hacer un seguimiento de los principales KPI’s de tu proyecto como riesgos, hitos, cantidad de tareas, porcentaje de tareas finalizadas, etcétera.

Para los gestores de proyectos es además más fácil trabajar con soluciones de business intelligence ya pueden trabajar con plantillas que les ayuden a agilizar la gestión de proyectos y más tarde evaluar los resultados.