Transformación digital en las empresas: guía completa y plan paso a paso

La transformación digital en las empresas se ha acelerado en los últimos años, primero con la pandemia de la COVID y, más recientemente, con la llegada de la inteligencia artificial generativa y los agentes de IA. Este impulso responde al cambio en el comportamiento del consumidor, más predispuesto ahora a adquirir productos y servicios en línea. También responde a la necesidad de crear modelos de negocio capaces de resistir circunstancias imprevistas y de impulsar estrategias ágiles para competir en mercados cada vez más globales.

¿Qué es la transformación digital de la empresa?

La transformación digital es el proceso de sustitución total o parcial de sistemas manuales u offline por tecnologías emergentes. Este cambio acaba transformando también las estrategias, las operaciones y los proveedores. Es decir, la transformación digital no solo implica implantar nuevas tecnologías, sino un cambio transversal en todas las capas de la organización: desde la cultura empresarial hasta el modelo de generación de valor de un producto o la agilidad en la toma de decisiones.

Cuando una empresa inicia un proceso de transformación digital, termina impactando en 5 áreas clave:

• Los clientes

• La competencia

• La gestión de datos

• La innovación

• La adaptación de la propuesta de valor

Conviene no confundir digitalización con transformación digital. La digitalización consiste en llevar procesos o información a un formato digital, mientras que la transformación digital es un cambio estratégico y cultural más amplio que reorganiza la forma de trabajar y de generar valor:

¿Por qué es importante la digitalización de tu empresa?

Las ventajas de implantar un proceso de transformación digital en la empresa son ya casi indiscutibles. Pero quizá te preguntas si esas ventajas aplican también a tu negocio. Veamos algunas de ellas:

• Mejora la experiencia del cliente y su satisfacción. La recogida de datos de clientes o potenciales clientes a través de redes sociales u otras fuentes, junto con su análisis mediante herramientas de big data o social intelligence, te permite mejorar la experiencia del cliente y su satisfacción, así como los canales de comunicación y de venta. Cuando contemplas las plataformas online como líneas de negocio clave, descubres también nuevos recorridos del consumidor hacia tu producto.

• Fomenta la conciliación laboral a través del trabajo remoto. Los meses de confinamiento durante la pandemia obligaron a las compañías a implantar sistemas de trabajo remoto. La experiencia ha demostrado que, bien gestionado, el trabajo remoto mejora la conciliación laboral y la satisfacción del empleado, y puede ayudar a las empresas a reducir algunos costes.

• Abre nuevas oportunidades de negocio. El uso de tecnología emergente abre nuevos caminos a la innovación. Al transformar los datos en información útil puedes entender mejor las necesidades de tus clientes, aumentar las ventas con nuevas herramientas digitales de captación de leads y definir flujos de trabajo más eficientes.

• Reduce el trabajo repetitivo con IA. Las tecnologías de inteligencia artificial permiten automatizar tareas repetitivas y reducir el llamado trabajo sobre el trabajo. Los equipos dedican más tiempo a la labor estratégica, según explica Asana en su documentación sobre los agentes de IA.

Apertura de nuevos mercados. Con la implantación de plataformas digitales y de comercio electrónico se han eliminado barreras para muchas compañías. Estas han encontrado nuevas oportunidades de negocio en mercados antes inalcanzables.

Mejora en la toma de decisiones. El big data ha dado lugar a una nueva inteligencia de negocio (business intelligence) gracias al análisis de grandes volúmenes de datos. Esto permite a las empresas decidir mejor y ser más ágiles.

Tecnologías clave para la transformación digital de la empresa

Big Data. Este término se refiere a grandes volúmenes de datos, de gran variedad, a menudo no estructurados y que se mueven rápidamente. El procesamiento y la gestión de grandes volúmenes de datos está permitiendo grandes innovaciones empresariales y sociales. Si bien todavía hay grandes desafíos en Big Data, como compatibilizar la privacidad con el procesamiento de estos datos, sus usos actuales ofrecen a las organizaciones nuevas oportunidades. Algunos ejemplos son:

• Social intelligence: análisis en tiempo real de millones de datos públicos de redes sociales que permiten detectar insights.

• Detección de fraudes en tiempo real.

• Análisis en call centers para detectar los sentimientos y reacciones de los clientes: sentimiento positivo, negativo o neutral.

• Mejoras en el sector logístico: al analizar el consumo de combustible en diferentes rutas es posible optimizar rutas o reducir el gasto.

• Análisis de datos anónimos sobre el flujo de personas en medios de transporte.

Servicios en la nube o cloud computing. La nube ha permitido a las empresas acceder a multitud de recursos tecnológicos a un menor coste y con mayor seguridad. Por ejemplo, con el Software como Servicio (SaaS) las empresas usan un software sin necesidad de instalarlo en sus equipos, a un precio inferior y con la comodidad de acceder a él desde cualquier lugar, sin necesitar conocimientos técnicos específicos para su gestión.

Redes sociales. Aunque no podemos decir que las redes sociales sean una tecnología digital emergente, su uso por parte de empresas y clientes ha cambiado por completo la forma de comunicarse. La sola presencia en redes sociales de tu empresa no hará que vendas más, pero creará un nuevo canal de comunicación del que además podrás obtener mucha información relacionada con tus clientes o potenciales clientes.

Inteligencia artificial. Llamamos inteligencia artificial al conjunto de tecnologías dirigidas a emular la inteligencia humana. Estas tecnologías han mejorado sustancialmente gracias a los nuevos desarrollos de machine learning: al integrar machine learning, la inteligencia artificial aprende mediante la construcción de modelos a partir de grandes volúmenes de datos. De ahí la conexión entre inteligencia artificial, Big Data y machine learning.

En los últimos años, la IA ha dado un salto con la aparición de la IA generativa y de los agentes de IA, que ya no solo analizan datos, sino que colaboran en el trabajo diario a través de prompts. Un ejemplo son los Compañeros de IA Asana: agentes de IA preconfigurados que trabajan junto a tu equipo en flujos de trabajo reales, con memoria compartida, gobernanza y contexto del Work Graph. Asana ofrece 30 agentes preconfigurados para áreas como Marketing, Operaciones y TI - por ejemplo, un redactor de informes de campaña, un creador de casos de negocio o un optimizador de flujos de trabajo - pensados para automatizar el trabajo complejo y coordinado que suele ralentizar a los equipos.

Internet de las cosas. Según IBM, el Internet de las cosas (IoT) se refiere a una red de dispositivos físicos integrados con sensores, software y conectividad de red que les permite recopilar y compartir datos. El Internet de las cosas ha introducido mejoras sustanciales en muchos productos cotidianos del consumidor, incrementando su valor. El desarrollo de estos productos inteligentes y conectados ha implicado para las empresas la inversión en infraestructuras tecnológicas completamente nuevas.

Blockchain. Según IBM, el blockchain es un libro de contabilidad digital compartido e inmutable que permite el registro de transacciones, aseguradas mediante criptografía. Las tecnologías de blockchain permiten a las empresas realizar transacciones seguras y trazables sin depender de un intermediario central.

¿Qué es un plan de transformación digital?

Un plan de transformación digital es un proyecto, habitualmente a largo plazo, en el que se determinan los pasos para incorporar capacidades digitales a los productos, servicios, operaciones y flujos de trabajo. El objetivo es mejorar la eficacia, la calidad, la rentabilidad y la sostenibilidad de la organización.

Cuando te enfrentas a un plan de transformación digital puede que al principio te veas sobrepasado por todos los grandes cambios que implica. A menudo este tipo de planes estratégicos se realizan a largo plazo y conllevan un cambio cultural en el que la agilidad en la toma de decisiones y la implantación de nuevas tecnologías se convertirán en las claves hacia una cultura digital de la empresa.

Vamos a ir paso a paso en tu nuevo proyecto de transformación digital:

1. Elige la plataforma online sobre la que vas a trazar tu plan y compartirlo

Puede que te parezca precipitado. Puede que pienses: ¿el primer paso es contratar una herramienta? No es imprescindible, pero antes de que avances con tu plan de transformación digital te proponemos que consideres elegir una plataforma online de gestión del trabajo y de proyectos. Estas herramientas, como Asana, te permiten diseñar de forma online tu plan estratégico, compartirlo con los equipos y los distintos departamentos, elaborar calendarios y cronogramas de trabajo, definir objetivos alcanzables y ver su grado de cumplimiento.

Puedes empezar con la versión gratuita para ir conociendo cómo funciona o directamente probar una de las versiones profesionales. Al diseñar tu plan sobre una herramienta de gestión de proyectos online ahorrarás mucho tiempo frente a los calendarios de Excel, y el resto del equipo podrá ayudarte a elaborar el plan de forma online, sin necesidad de enviar correos con una versión en Word o Excel sobre la que no puedes asignar tareas en tiempo real ni ver la evolución de tus objetivos.

2. Establece tus objetivos

Como en cualquier plan de acción, es imprescindible que definas los objetivos que quieres alcanzar con tu proyecto de transformación digital. Ayúdate de la metodología OKR para definir objetivos y resultados clave. Con esta metodología deberás definir primero uno o varios objetivos para toda la empresa y después añadir con qué resultado clave o KPI lo vas a medir. Al incorporar los KPI en el plan de transformación digital que estás construyendo en Asana, podrás ir viendo con el tiempo el grado de cumplimiento de estos objetivos.

Algunos de los objetivos iniciales que puedes querer lograr con tu plan de transformación digital son:

• Mejorar la comunicación interna.

• Mejorar el servicio a los clientes.

• Optimizar procesos.

• Ser más ágil.

• Transformar el modelo de negocio o encontrar nuevos modelos de negocio.

• Reducir costes.

• Mantener la ventaja competitiva gracias a la mejora de los procesos.

Cada uno de estos ejemplos debe tener asociado un KPI con el que medirás el cumplimiento o grado de consecución del objetivo.

3. Redefine el valor de tu negocio

Hace tiempo que hiciste tu plan de negocio y cada año revisas tu plan estratégico basándote en aquel plan, que probablemente haya ido perdiendo sentido con el tiempo. Te proponemos que, junto a la definición de tus objetivos y KPI, hagas un ejercicio de estrategia con el modelo Canvas. ¿Y esto para qué? Porque cuando lo hagas comprenderás realmente dónde impactará la transformación digital de tu empresa y qué beneficios te traerá. Considera también adoptar nuevas metodologías como Lean Startup para acelerar el desarrollo de nuevos productos y servicios.

4. Encuentra las barreras a la transformación digital

En tu camino hacia la transformación digital de la empresa te encontrarás con algunas barreras. Las más habituales son la resistencia al cambio por parte de los equipos, la falta de competencias digitales, los costes iniciales de la inversión y las dudas sobre ciberseguridad. Si logras definir previamente los obstáculos con los que vas a encontrarte, después resultará más fácil enfrentarte a ellos y controlar los riesgos derivados. Puedes documentar este paso elaborando una matriz de riesgos y una matriz RACI. Con la primera detectarás todos los posibles riesgos asociados al proyecto y con la segunda identificarás los roles y las responsabilidades de los equipos de tu proyecto de transformación digital.

5. Plan de gestión del cambio

Si eres el líder de una pyme puede que no necesites un plan de gestión del cambio. Es probable que, si te estás planteando cambios en tus procesos de negocio, sea porque la mayor parte del equipo está de acuerdo en ponerse manos a la obra.

Sin embargo, en las medianas e incluso grandes empresas existe una habitual resistencia al cambio provocada por el miedo. Una transformación digital implicará dotar a los empleados de competencias digitales y llevarles hacia nuevas formas de relacionarse con proveedores, compañeros y clientes. El liderazgo desde la dirección y una cultura abierta a la innovación son, de hecho, los factores que más determinan el éxito de la transformación.

Por este motivo, elaborar un plan de gestión del cambio te ayudará a abordar una transformación digital mucho menos caótica y problemática. Un plan de gestión del cambio será clave en la mayor parte de los planes de transformación digital porque te servirá para involucrar a las partes interesadas y lograr el apoyo de todo el equipo. Considera incorporar herramientas como el mentoring para apoyar a los empleados durante el proceso. La reinvención no es posible si no se impulsa desde los equipos directivos.

Un buen ejemplo es Xero, la plataforma de contabilidad en la nube con más de 4000 empleados repartidos por todo el mundo. Antes de adoptar Asana, sus equipos globales tenían poca visibilidad del trabajo y perdían de vista los OKR de la empresa. Al centralizar proyectos y objetivos en una única plataforma, alinearon a la organización y mejoraron la colaboración asíncrona.

Todos podemos estar de acuerdo en la estrategia corporativa presentada en una diapositiva, pero implementarla a nivel operativo suele ser difícil de lograr. Ahora que nuestros planes están conectados en Asana y presentados en una vista colectiva, podemos ejecutar una estrategia global interdisciplinaria a la escala que necesitamos.”

Cuando el cambio incorpora agentes de IA, conviene tener presente la gobernanza. En el caso de los Compañeros de IA de Asana, cada acción es auditable y reversible, y ni Asana ni sus socios de IA utilizan los datos de los clientes para entrenar modelos. Esto aporta tranquilidad a los equipos legal y de TI.

6. Construye tu hoja de ruta y establece los hitos

Ahora ha llegado el momento de construir tu hoja de ruta. Elabora un cronograma con los hitos más importantes de tu plan de transformación digital. Con una herramienta como Asana podrás elegir cómo visualizar tu plan de la forma más conveniente para ver después cómo evoluciona. Los hitos son puntos de referencia con los que identificas cuándo una actividad o un grupo de actividades se ha concluido o cuándo comienza una etapa nueva.

7. Recursos, presupuesto y equipos

Tu plan de transformación digital deberá incluir también un estudio de qué herramientas, software o nuevas tecnologías se implantarán, así como un detalle del presupuesto necesario para llevar a cabo estos cambios. Afortunadamente, muchas de las nuevas tecnologías que pueden ayudarte en la transformación digital de tu empresa han ido abaratando sus costes. Además, existen programas y ayudas públicas. En el caso de España, el programa de Kit Digital ayuda a las pequeñas y medianas empresas a digitalizar su negocio. Tu proyecto también puede incorporar un plan de capacitación digital de los empleados.

8. Gestión de datos

Puede que la gestión de los datos sea un proyecto dentro de tu gran plan de transformación digital. En la actualidad, los procesos de transformación digital implican casi siempre la gestión y el análisis de los datos disponibles para la empresa. Estos datos pueden ser internos (datos de clientes del departamento comercial, datos de experiencia de cliente del departamento de atención al cliente, datos de proveedores, etc.) y externos (datos provenientes de redes sociales, de la red de partners, etc.). Aprender a gestionarlos y analizarlos impulsará definitivamente tu proceso de transformación digital.

Esta será seguramente una de las partes más importantes del proceso, porque te ayudará a mejorar tus canales de ventas, encontrar más clientes y mejorar la eficiencia. ¿De dónde obtienes esos datos? ¿Cómo los analizas? Aquí es donde entran en juego algunas de las tecnologías que deberás considerar:

• Herramientas de CRM para gestionar los datos de tus clientes.

• Herramientas de social listening y social intelligence para analizar los datos de consumidores y potenciales clientes provenientes de redes sociales a través de sus publicaciones, comentarios y sentimiento.

La IA también ayuda en esta fase. Con la gestión de proyectos con IA, los agentes de IA pueden corregir los datos que faltan y normalizar el formato de los nombres para que tu espacio de trabajo permanezca organizado y sea fiable, un requisito básico para tomar buenas decisiones.

9. Plan de mejora continuada

Tu plan de transformación digital no termina cuando defines todas las etapas. Dado que el entorno digital evoluciona rápidamente y los consumidores cambian su forma de acercarse a las empresas a gran velocidad, tu plan debe concluir con un plan de mejora continuada.

Preguntas frecuentes sobre la transformación digital

Elige tus aliados para poner en marcha tu proyecto de transformación digital

Para que el proceso de transformación digital de tu compañía tenga éxito, elige bien a tus aliados: las personas clave de tu organización que te ayudarán a conseguir tus objetivos y la herramienta con la que definir y ejecutar tu plan. La transformación digital en las empresas no es un destino, sino un proceso continuo de mejora. Contar con una plataforma que conecte el trabajo con los objetivos - y que integre la IA en tus flujos de trabajo - te permitirá avanzar con claridad y coordinar a todos los equipos.