Matriz de riesgos: cómo evaluar los riesgos para lograr el éxito del proyecto (incluye ejemplos)

Los riesgos forman parte de todos los proyectos, y no hay una forma infalible de saber cuáles ocurrirán y cuándo. A veces, transitarás un proyecto completo sin experimentar un solo contratiempo. Otras veces, sentirás que todas las probabilidades están en tu contra. Sin la ayuda de una bola de cristal, la única forma de prevenir los riesgos del proyecto es prepararte de manera proactiva para enfrentarlos. 

La matriz de riesgos te permite analizar el riesgo al definir cada evento como de impacto alto, medio o bajo en una escala del 1 al 25. Una vez que evalúes la gravedad y la probabilidad de cada riesgo, otorgarás la prioridad correspondiente a cada uno y te prepararás para ellos en consecuencia. En este artículo, explicaremos cómo crear una plantilla de matriz de riesgos y ofreceremos herramientas útiles para que puedas actuar en función de los resultados.

¿Qué es la matriz de riesgos en el ámbito de la gestión de proyectos?

Una matriz de riesgos es una herramienta de análisis de riesgos que sirve para evaluar la probabilidad y la gravedad del riesgo durante el proceso de planificación del proyecto. Una vez que hayas evaluado la probabilidad y la gravedad de cada riesgo, puedes ubicarlos en la matriz para calcular la calificación del impacto de cada riesgo. Estas calificaciones ayudarán a tu equipo a determinar que prioridad asignar a los riesgos del proyecto y a gestionarlos de manera efectiva. 

Tipos de riesgos

Como parte del proceso, deberás realizar una lluvia de ideas para generar una lista de riesgos que luego incluirás en tu matriz de riesgos. Es probable que los riesgos a los que te enfrentes se clasifiquen en las siguientes categorías:

• Riesgo estratégico: los riesgos estratégicos implican errores de rendimiento o de decisión, como elegir un proveedor o software incorrecto para el proyecto.

• Riesgo operativo: los riesgos operativos son errores de proceso o de procedimiento, como una mala planificación o la falta de comunicación entre los equipos.

• Riesgo financiero: puede involucrar varios eventos que causen una pérdida de ganancias para la empresa, como los cambios en el mercado, las demandas judiciales o los competidores.

• Riesgo técnico: puede incluir cualquier aspecto relacionado con la tecnología de la empresa, como una violación de la seguridad, un corte de energía, la interrupción del servicio de Internet o daños a la propiedad.

• Riesgo externo: los riesgos externos están fuera de tu control, como las inundaciones, los incendios, los desastres naturales o las pandemias.

Según la industria en la que trabajes, hay otras categorías de riesgos a considerar. Por ejemplo, si tienes clientes del gobierno, entonces también es recomendable hacer una lluvia de ideas con respecto a los riesgos legales. Si tu empresa vende un producto físico, es posible que debas analizar los riesgos de fabricación.

Cómo crear una plantilla de matriz de riesgos

Al momento de crear la plantilla de matriz de riesgos, primero deberás identificar tu escala de gravedad, que colocarás en las columnas de tu matriz. ​​La escala de gravedad mide qué tan graves serán las consecuencias de cada riesgo. En una matriz de cinco por cinco, tendrás cinco niveles en tu escala de gravedad. 

• Insignificante (1): El riesgo generará pocas consecuencias si ocurriera.

• Menor (2): Las consecuencias del riesgo se gestionarán con facilidad.

• Moderada (3): Las consecuencias del riesgo tardarán en mitigarse.

• Importante (4): Las consecuencias de este riesgo serán significativas y pueden causar daños a largo plazo.

• Catastrófica (5): Las consecuencias de este riesgo serán muy perjudiciales y puede resultar difícil recuperarse.

Luego, deberás identificar la escala de probabilidad, que colocarás en las filas de tu plantilla de matriz de riesgos. La escala de probabilidad identifica que tan probable es que ocurra cada riesgo.  

• Muy probable (5): Puedes estar bastante seguro de que este riesgo ocurrirá en algún momento.

• Probable (4): Existe una gran probabilidad de que este riesgo ocurra.

• Posible (3): Este riesgo podría ocurrir o no. Las probabilidades de que suceda son 50/50.

• No es probable (2): Existe una gran probabilidad de que este riesgo no ocurra.

• Muy improbable (1): El hecho de que este riesgo ocurra es una posibilidad remota.

Cuando colocas un riesgo en la matriz en función de su probabilidad y gravedad, obtendrás el nivel de impacto del riesgo. El impacto del riesgo está codificado por color de verde a rojo y clasificado en una escala de 1 a 25. 

• Bajo (1-6): Es probable que los eventos de bajo riesgo no sucedan y, si suceden, no tendrán consecuencias significativas para tu proyecto o empresa. Puedes etiquetarlos como de baja prioridad en tu plan de gestión de riesgos.

• Medio (7-12): Los eventos de riesgo medio son una molestia y pueden causar contratiempos en el proyecto, pero si tomas las medidas correspondientes para prevenir y mitigar estos riesgos durante la planificación del proyecto, estarás allanando el camino hacia el éxito del proyecto. No debes ignorar estos riesgos, pero tampoco es necesario que sean tu principal prioridad.

• Alto (13-25): Si no los tienes en cuenta durante la planificación del proyecto, los eventos de alto riesgo pueden hacer que tu proyecto descarrile. Dado que es probable que estos riesgos ocurran y tengan consecuencias graves, son lo más importante en tu plan de gestión de riesgos.

No hace falta que utilices las etiquetas anteriores en tu plantilla de matriz de riesgos si te parece que no son adecuadas para tu empresa o proyecto. Puedes personalizar el tamaño y la terminología de tu matriz según tus necesidades.

Cómo usar la matriz de riesgos

Una vez que hayas creado una matriz de riesgos, puedes usarla como una herramienta de análisis integral. Lo mejor de la plantilla de matriz de riesgos es que no necesitas cambiarla con cada proyecto. Una vez que la tengas, puedes reutilizarla y compartirla con los demás. 

1. Identifica los riesgos del proyecto

Necesitarás una lista de riesgos potenciales para hacer uso de tu matriz de riesgos. En este paso, determinarás qué riesgos pueden afectar el proyecto específico en el que estás trabajando. 

Para hallar los riesgos relevantes para tu proyecto, deberás comprender los objetivos y el alcance de tu proyecto. Aquí debes incluir los siguientes detalles del proyecto:

• Cronograma

• Presupuesto

• Recursos

• Restricciones

Con el alcance de tu proyecto como guía, piensa en situaciones de riesgo que podrían afectar tu proyecto. Si no estás seguro de por dónde empezar, prueba usar técnicas de lluvia de ideas, como mapas mentales o starbursting, para enumerar tantos riesgos como puedas para cada tipo de riesgo. 

2. Determina la gravedad de los riesgos

Cuando creaste tu matriz de riesgos, estableciste los criterios para la gravedad y probabilidad de los riesgos. Ahora que tienes una lista de riesgos del proyecto, clasifícalos utilizando los criterios de la matriz. Empieza con la escala de gravedad y revisa cada riesgo que hayas incluido en tu lista. Hazte las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es el resultado más negativo que podría originarse como consecuencia de este riesgo?

• ¿Cuáles son los peores daños que podrían sufrirse como consecuencia de este riesgo?

• ¿Qué tan difícil será recuperarse de este riesgo?

• ¿Cuál de los cinco niveles de gravedad coincide más con este riesgo?

Es posible que no siempre tengas la perspectiva que necesitas para saber cuán graves son las consecuencias de un riesgo. En ese caso, trabaja con otras partes interesadas del proyecto y determina el impacto del riesgo potencial.

3. Identifica la probabilidad de que los riesgos ocurran

Una vez que hayas definido la gravedad de cada riesgo, habrás completado la mitad de la ecuación de análisis de riesgos. Luego, identifica la probabilidad de cada riesgo. Para esto, hazte las siguientes preguntas:

• ¿Ya ha ocurrido este riesgo antes? y, de ser así, ¿con qué frecuencia?

• ¿Existen riesgos similares a este que hayan ocurrido en el pasado?

• ¿Puede llegar a darse este riesgo? y, de ser así, ¿qué probabilidad hay de que ocurra?

La colaboración en equipo también es crucial en este paso porque es posible que no tengas el conocimiento concreto de riesgos similares que hayan ocurrido en proyectos anteriores. Asegúrate de revisar proyectos anteriores y analizar la probabilidad de cada riesgo con tu equipo para crear un plan de mitigación más preciso.

4. Calcula el impacto de los riesgos

La última parte de la ecuación de análisis de riesgos es calcular el impacto del riesgo. La ecuación que usarás es la siguiente:

Probabilidad x gravedad = impacto del riesgo

Coloca cada riesgo en tu matriz en función de su probabilidad y gravedad, luego multiplica los números de la fila y la columna en donde se ubique para obtener el nivel de impacto del riesgo. Por ejemplo, si crees que el riesgo de una filtración de datos es de gravedad importante (4) y es probable (4), multiplicarás cuatro por cuatro para obtener un impacto de riesgo de 16. Esto se considera un impacto de riesgo alto. 

5. Prioriza los riesgos y actúa en consecuencia

A esta altura deberías tener un nivel de impacto de riesgo en una escala de 1 a 25 para cada riesgo que hayas identificado. Con estos valores numéricos, es más fácil determinar qué riesgos son de máxima prioridad. Cuando tengas riesgos con la misma calificación de impacto de riesgo, dependerá de ti y de tu equipo determinar a qué riesgo darle mayor prioridad. Los riesgos que tienen el mismo impacto de riesgo pueden requerir la misma atención al momento de crear el plan de acción. 

Tu plan de respuesta al riesgo debe incluir pasos para prevenir el riesgo y formas de mitigarlo si ocurren eventos desafortunados. Dado que la planificación de proyectos implica mucha información, la mejor estrategia al abordar los riesgos puede ser dividir y conquistar.

Plantilla de matriz de evaluación de riesgos

El tamaño de tu plantilla de matriz de riesgos determina con cuanta precisión puedes analizar los riesgos de tu proyecto. Una plantilla de matriz de riesgos más grande ofrece más espacio en el espectro de impacto del riesgo, mientras que una plantilla de matriz de riesgos más pequeña hace que tu calificación de impacto del riesgo sea más simple y menos subjetiva. 

Cada recuadro de la matriz representa un nivel de probabilidad y gravedad del riesgo, por lo que tu matriz de riesgos debe tener al menos tres recuadros de largo y ancho.

Una matriz de riesgos de cinco por cinco es ideal para que puedas analizar más a fondo cada riesgo. Una vez que coloques tus riesgos en la plantilla de matriz de riesgos terminada, esta matriz genera un espectro de colores más grande que te permite ver el impacto de cada riesgo como alto, medio o bajo. 

En el siguiente ejemplo se muestra una plantilla de matriz de riesgos de cinco por cinco.

Puedes descargar una plantilla de matriz de riesgos gratuita mediante el siguiente enlace. Usa esta plantilla para agregarle los riesgos de tu proyecto y determinar el nivel general de impacto de cada riesgo.

Combina tu plantilla de matriz de riesgos con una herramienta de gestión del trabajo

Puedes usar la misma plantilla de matriz de riesgos para medir el riesgo de diferentes proyectos. Sin embargo, es importante recordar que los riesgos a los que te enfrentas irán evolucionando. El entorno cambia, la tecnología se vuelve más inteligente y el lugar de trabajo crece. Cada proyecto enfrenta riesgos únicos y debes reevaluar estos riesgos año tras año.

Cuando combinas la plantilla de matriz de riesgos con un software de gestión del trabajo, puedes usar datos anteriores para contrastarlos con los procesos actuales. Asana te ayuda a compartir los resultados de tu matriz de riesgos con las partes interesadas para que puedan colaborar en un plan de gestión de riesgos. Una vez que cuentes con un plan sólido, podrás supervisar a tu equipo en tiempo real cuando tomen medidas concretas.