Cómo aplicar el encuadre de problemas para resolver las ineficiencias del equipo

En el entorno laboral complejo de la actualidad, puede resultar complicado constituirse como equipo para resolver problemas. Pero tienes suerte, nunca ha habido un mejor momento para descubrir de qué se trata el encuadre de problemas.

Tal como lo indica su nombre, esta estrategia es muy útil para que los equipos entiendan, articulen y encuadren problemas complejos que afectan al negocio entre distintos departamentos. ¿El resultado? Con el encuadre de problemas se aprende a interpretar mejor los problemas y a resolverlos con trabajo en equipo. 

Repasaremos de qué se trata en detalle y te ayudaremos a entender los cuatro pasos que conforman el encuadre de problemas para la gestión de múltiples proyectos a la vez. 

¿Qué es el encuadre de problemas?

El encuadre de problemas, también conocido como problem framing, es un método de pensamiento que se aplica para entender, definir y establecer las prioridades de problemas y obstáculos difíciles de superar que afectan al negocio. En otras palabras, es una forma de interpretar mejor los problemas específicos para saber cómo resolverlos en tiempo real.

En los proyectos y procesos, es muy común que surjan obstáculos. Desde la incorporación de nuevos colaboradores hasta los cambios de último momento, los obstáculos sin resolver pueden transformarse en problemas más grandes que, finalmente, resultan ser verdaderas piedras en el camino. Por eso es fundamental que el primer paso sea desarrollar las habilidades de resolución de problemas del equipo.

Cuándo conviene aplicar el método de encuadre de problemas

Es muy útil aplicar este método de pensamiento cada vez que surgen obstáculos en un proyecto o proceso, ya que te ayuda a resolver los problemas en tiempo real para que puedas a volver a encaminar a tu equipo lo antes posible.

A continuación, compartimos algunos escenarios posibles en los que podrías aplicar el encuadre de problemas para buscar una solución.

Escenario 1: Durante la reunión de planificación de sprints, un miembro del equipo manifiesta su preocupación por no contar con suficiente ayuda para cumplir con los plazos previstos. Para aliviarle el estrés, replanteas la forma en la que el equipo piensa con respecto al problema y ofreces una perspectiva diferente. Es decir, en vez de estresarte por la falta de recursos, encuentras la manera de reorganizar las prioridades del equipo para asegurarte de que se cumplan todos los plazos previstos. 

Escenario 2: Después del lanzamiento de un producto nuevo, descubres que las conversiones son menos que las que habías anticipado. En lugar de decir que el proyecto es un fracaso, cambias el enfoque, o el “encuadre”, con el que ves el problema y te pones en el lugar del cliente. Después de analizar el sitio web, te das cuenta de que la llamada a la acción se podía pasar por alto fácilmente. Por lo tanto, decides probar con una nueva llamada a la acción.

Aunque estos escenarios sean diferentes, cada uno demuestra la necesidad de replantear el encuadre de lo que piensas sobre un problema para hallar soluciones nuevas.

Cómo encuadrar un problema

El enunciado de un problema es la manera en que se comunica ese problema a los miembros del equipo. El enunciado efectivo de un problema se encuadra de manera que brinde el contexto y los datos relevantes suficientes como para que resulte muy sencillo interpretarlo. Es el paso inicial del proceso de encuadre de problemas. El propósito es presentar el inconveniente a los miembros del equipo para que empiecen a idear las soluciones posibles.

No siempre hay soluciones fáciles para problemas complejos de negocios. En esos casos, puede resultar muy útil replantear el encuadre del problema a fin de idear una solución innovadora. Aquí es donde entra en juego el encuadre de problemas. El primer paso del ciclo de vida de este método es saber cómo comunicar el problema.

Cuando comuniques verbalmente un problema durante una reunión de equipo, siempre incluye:

• El contexto: incluye información de referencia sobre cuándo surgió el problema y en qué sistema o proceso se produjo. Por ejemplo, se recopilaron datos incoherentes durante la etapa de planificación del proceso. 

• El problema: detalla cuál es el problema y por qué representa un problema en primer lugar. Por ejemplo, estos datos incoherentes crearon una anomalía durante la fase de implementación.

• La relevancia: explica cómo se relaciona con un sistema en particular y por qué es importante resolverlo. Por ejemplo, la anomalía exige que el equipo vuelva atrás y precise dónde se originó el incidente que causó las demoras en el cumplimiento de los plazos. 

• El objetivo: indica el cronograma o la prioridad de cuándo se debe implementar la solución y cuál es el propósito final de dicha solución. Por ejemplo, el equipo debe resolver el problema antes del fin del trimestre, ya que es un incidente de prioridad alta.

Si incluyes estos cuatro elementos en el enunciado del problema, te aseguras de que todas las partes interesadas entiendan los detalles básicos del problema y el plan general de acción. Cuando todos están en sintonía, puedes producir trabajos y lograr resultados más rápido y con mayor eficiencia. 

Los 4 pasos del proceso de encuadre de un problema

El proceso de encuadre de un problema cuenta con cuatro pasos clave que hay que seguir una vez que se plantea el enunciado. Estos pasos te ayudarán a entender mejor el problema y a visualizar cómo se vincula con las necesidades más amplias del negocio.

El uso de una ayuda visual para analizar un problema, puede brindarle a tu equipo un panorama más amplio de lo que se pretende resolver. Al contextualizar, establecer las prioridades y entender los detalles a un nivel más profundo, el equipo puede desarrollar un punto de vista diferente a la hora de revisar el problema con las demás partes interesadas.

A continuación, compartimos una mirada más profunda sobre los cuatro pasos del proceso de encuadre de un problema, desde la definición del problema hasta la aprobación de la solución.

1. Define el problema

Analiza el problema en contexto con el sistema o proceso en que se manifiesta. Pregúntate cosas como “¿Dónde reside específicamente el problema dentro del sistema?” y “¿Cuál es la causa de origen del problema?”.

El planteo de preguntas sobre el contexto ayuda a ubicar el problema dentro de los procesos existentes y a detectar cuál podría ser su origen.

Por ejemplo, si trabajas en el lanzamiento de una iniciativa nueva de marketing y te encuentras con un problema durante la etapa de desarrollo, es muy probable que definas al problema como una falta de recursos para el desarrollo.

2. Prioriza el problema

A continuación, prioriza los puntos débiles con respecto a otros problemas y a los objetivos del proyecto. Hazte preguntas como “¿El problema impide el cumplimiento de los objetivos?” o “¿El problema insumirá recursos que son necesarios para otras tareas?”. Estas son buenas preguntas para empezar.

Con estas preguntas puedes categorizar los problemas según la importancia, para poder visualizar el resultado potencial que se producirá al resolver el problema, en vez de esperar a solucionarlo más adelante.

3. Comprende el problema

Para entender el problema, reúne información de las distintas partes interesadas y de los líderes de departamentos. De este modo, te asegurarás de contar con una amplia variedad de datos.

Pregunta y reúne detalles de tantos miembros diferentes del equipo como sea posible para ayudarte a diversificar la perspectiva del problema. A su vez, todo esto te llevará a hallar soluciones más innovadoras que sean útiles para la mayoría de los integrantes del equipo.

Por ejemplo, para entender por completo por qué no hay suficientes recursos para el desarrollo, sería muy útil que le pidieras al director del departamento de desarrollo que te ayude a reorganizar la priorización de los recursos necesarios.

4. Aprueba la solución

Finalmente, es hora de aprobar la solución. Para garantizar su calidad, pruébala en uno o más escenarios internos. De este modo quedará comprobado que funciona antes de presentarla a los clientes externos.

Probablemente también necesitarás que la apruebe el equipo directivo antes de implementarla, aunque esto dependerá de cada situación particular. Una vez aprobada, analiza el éxito de la solución y sigue probando ideas nuevas hasta lograr el resultado deseado. 

Técnicas y consejos para el encuadre de un problema

Como el encuadre de un problema plantea un cambio en la perspectiva a fin de ver diferentes resultados posibles, puede resultar muy útil para lograr grandes avances con los resultados. Si motivas a tu equipo para que ponga en práctica esta técnica, lograrás desarrollar las habilidades para la resolución de problemas de todos los integrantes en su conjunto. 

A continuación, compartimos algunas formas en las que puedes aplicar el encuadre de problemas para descubrir soluciones innovadoras en el lugar de trabajo:

• Encuadra los problemas con enunciados ordenados: si bien el método de encuadre de problemas se puede usar en casi todas las situaciones en las que existe un problema, sí hay una forma correcta y otra errada de encuadrarlos. El enunciado del problema puede diferir según las distintas situaciones, pero siempre debe contar con los elementos básicos que se detallaron anteriormente; es decir, el contexto, el problema, la relevancia y el objetivo. Todos estos elementos ayudan a comprender cómo se relaciona el problema con el proyecto en el que se está trabajando. 

• Dirige sesiones efectivas de lluvias de ideas: el encuadre de problemas se puede aplicar durante las sesiones de lluvias de ideas para estimular el surgimiento de diferentes perspectivas y de análisis novedosos. Puedes utilizar esta técnica para lluvia de ideas y pedir a los demás participantes que encuadren sus ideas en una pizarra con notas adhesivas. De ese modo, todas las ideas estarán respaldadas por los datos correspondientes.

• Encuadra el problema con un fin en mente: la técnica de empezar con un fin en mente consiste en trabajar en retrospectiva. Permite cambiar la mentalidad del equipo y fomentar el pensamiento orientado a los objetivos. De más está decir que esta técnica puede resultar muy útil para que los miembros del equipo aprendan a priorizar el pensamiento estratégico y el desarrollo personal. 

Con la aplicación del encuadre de problemas en el lugar de trabajo, puedes asegurarte de que todos los problemas se comunicarán de manera efectiva y que las soluciones surgirán de la investigación. Ambas, características que llevan a una resolución de problemas más efectiva. 

Emplea la colaboración en equipo para resolver problemas

La resolución de problemas no es un trabajo para una sola persona. Mientras más miembros del equipo participen, más creativas serán las soluciones. En un mundo en el que tomar decisiones es una tarea compleja y en el que los proyectos evolucionan constantemente, la aplicación del encuadre de problemas puede ser una forma excelente de mantener a todos en sintonía cuando surja un problema que se deba resolver.

Para garantizar que tu equipo esté siempre conectado, prueba el software de colaboración en equipo. Asana, sin dudas, puede ayudarte a lograr lo que necesites, desde la alineación de objetivos hasta el aumento de la productividad y mucho más.