Mitigación de riesgos: cómo proteger a tu empresa en tiempos de cambio

Piensa en la última vez que saliste a dar un paseo caminando. Seguramente, antes habrás averiguado cómo estaba el clima, ¿no? Y según lo que la aplicación sobre el clima te mostró, habrás decidido cómo vestirte y qué llevar. Si parecía hacer frío, te habrás puesto un abrigo o un suéter liviano. Si en la aplicación se pronosticaba lluvia, habrás evaluado las posibilidades de que caiga un chaparrón y habrás decidido si te convenía o no llevar un paraguas.

Eso es la mitigación de riesgos. Determinas cuáles son los riesgos potenciales (como tener frío o mojarte), evalúas las probabilidades de que suceda y tomas las medidas necesarias para reducir el riesgo.

Por supuesto que la mitigación de riesgos es mucho más que una estrategia para no mojarse los días de lluvia. En negocios, puede servirte para evitar las consecuencias negativas de otros riesgos mayores inesperados, como las pérdidas económicas. Echemos un vistazo a cuatro estrategias que puedes aplicar para mitigar los riesgos de tu empresa y de tu equipo.

¿Qué es la mitigación de riesgos?

La mitigación de riesgos es el proceso de reducir amenazas o riesgos potenciales a los que se expone un negocio o proyecto. Parte de una estrategia de gestión de riesgos mucho más amplia, la mitigación consiste en identificar los riesgos y desarrollar un plan para gestionarlos o eliminarlos; de modo que puedas seguir avanzando con confianza, sin importar la dificultad de lo que haya que resolver.

El objetivo de la mitigación de riesgos es reducir la posibilidad de que se produzca un hecho riesgoso para el proyecto o el negocio. Y también, establecer las estrategias necesarias para supervisar y responder ante amenazas potenciales en caso de que se transformen en hechos concretos. La mitigación de riesgos es una parte muy importante de la estrategia de negocios y es particularmente esencial cuando los riesgos que debe afrontar el negocio son externos y el equipo tiene menos control sobre ellos, como las cambiantes condiciones macroeconómicas.

Por qué la mitigación de riesgos es importante para los negocios

Sin importar lo bien que trabajes con las planificaciones, todos los negocios deben afrontar riesgos inherentes. Incluso es más frecuente en ciertos momentos, como en los de crisis globales o cuando las condiciones del mercado evolucionan. La mitigación de riesgos puede ayudarlos a tu equipo y a ti a atravesar esas aguas inciertas, al reducir los riesgos innecesarios que podrían interferir con la continuidad del negocio.

Entre los riesgos de negocios más comunes se encuentran los siguientes:

• Los riesgos del proyecto como la corrupción del alcance, la falta de claridad en los proyectos, los plazos ajustados y la escasez de recursos. 

• Los riesgos financieros como la falta de financiación o una caída en la rentabilidad. 

• Los riesgos económicos como las cambiantes condiciones macroeconómicas y las fluctuaciones del mercado bursátil.

• Los riesgos de la ciberseguridad como las filtraciones de datos o los hackers.

• Los riesgos a la reputación como los problemas con la gestión de marca o la pérdida de confianza de los clientes.

• Los riesgos humanos como la rotación de empleados, la falta de talentos y el congelamiento en las contrataciones.

• Los riesgos operativos como los problemas con la cadena de suministros o los cambios en los procedimientos operativos.

Del mismo modo en que las consecuencias de no prepararse para afrontar riesgos en la vida real puede tener consecuencias negativas, en los negocios esta actitud puede derivar en obstáculos como los siguientes:

• Proyectos que exceden el presupuesto

• Resultados de proyectos que no cumplen con las expectativas

• Escasez de recursos que causa agotamiento (burnout) y sobrecarga de trabajo

• Alta rotación del personal en el equipo

• Incumplimiento de los plazos previstos

• Impacto negativo en la reputación o la marca del negocio

• Lentitud para las innovaciones

• Pérdidas financieras

Estos riesgos y los potenciales resultados pueden sonar intimidantes. El hecho de que los riesgos sean parte de los negocios no quiere decir que no podamos prepararnos para afrontarlos. Las estrategias para mitigación de riesgos pueden ayudarte a reducir las posibilidades de que se produzcan los riesgos comerciales y a centrarte en avanzar con el trabajo.

Cuatro estrategias comunes para la mitigación de riesgos

Hay cuatro tipos comunes de estrategias para la mitigación de riesgos que puedes aplicar para proteger a tu negocio de los riesgos indeseados. El primer paso para la mitigación de riesgos es identificar y evaluar los riesgos a los que se enfrenta un proyecto o negocio. Una vez que tienes un mejor panorama de cuáles son los riesgos posibles a los que te expones, podrás avanzar con un plan para mitigación de riesgos que se adecúe mejor a tu situación y sirva para protegerlos a tu equipo y a ti.

Para identificar los riesgos potenciales:

• Anticípate. Deberías evaluar los riesgos del proyecto durante las etapas de inicio y planificación del proyecto. Es más, deberías evaluar continuamente los riesgos del negocio, particularmente durante tiempos de incertidumbre o en que las condiciones económicas son cambiantes.

• Reúnete con tu equipo. Una de las mejores maneras de identificar los riesgos es reuniéndote con el equipo que trabaja con el proyecto o negocio al que afectan estas amenazas. Podrías reunirte con el equipo del proyecto, los líderes del negocio u otras partes interesadas. Algunos de los temas que te convendría incluir al medir los riesgos del proyecto son: el cronograma, el alcance, el presupuesto, los recursos disponibles y las restricciones del proyecto. Para evaluar los riesgos generales del negocio, observa los factores como la participación en el mercado, el desempeño y las estrategias de los competidores, los riesgos legales potenciales y la situación económica actual o proyectada (un análisis PEST sería muy útil en este caso).

• Determina la probabilidad de que ocurran los riesgos potenciales. Una vez que tengas una mejor idea de los riesgos a los que se expone tu negocio, podrás crear una plantilla para matriz de riesgos. En esta plantilla se proyecta el impacto general que tendría un riesgo según la probabilidad de que se produjera y la gravedad de las consecuencias en caso de que el hecho efectivamente ocurriera. De este modo, sabrás qué riesgos tienen el potencial de ocasionar un daño grave a tu negocio y cuáles, probablemente, podrían valer la pena.

• Elabora una estrategia para la mitigación de riesgos. Ahora que sabes cuáles son los riesgos a los que se expone tu negocio y el impacto potencial que tendrían en caso de que ocurrieran esos hechos, desarrolla una estrategia para la mitigación de esos riesgos que sea congruente con las consecuencias potenciales y los tipos de riesgos.

A continuación, compartimos cuatro estrategias para la mitigación de riesgos:

1. Evita los riesgos

Evitar los riesgos es una estrategia para su mitigación que se centra en evitar cualquier acción que tenga el potencial de transformarse en un riesgo indeseado. Cuando aplicas esta estrategia, simplemente, eliges no participar en la acción que podría hacer que un hecho riesgoso se produjera.

Cuándo conviene aplicar esta estrategia: probablemente implementes la estrategia para evitar riesgos si el resultado de que una amenaza potencial se produzca tiene un riesgo alto. Como en caso de que se produjera un hecho riesgoso que afectara significativamente a la estabilidad financiera de la empresa.

Ejemplo: supongamos que tu empresa planea abrir una segunda oficina. Al evaluar los riesgos específicos, te das cuenta de que en la oficina principal no se generan las suficientes ganancias como para respaldar a una segunda oficina. Es decir, deberás conseguir financiación extra. Además, si el segundo espacio no genera ganancias rápidamente, podría complicarse la posibilidad de cumplir con tu plan de pagos. Dado que se podría producir un efecto dominó en toda la empresa, que a la larga afectaría al desempeño y la posibilidad de producir ganancias, seguramente elegirías poner la expansión en pausa y evitar tomar este riesgo.

2. Reduce o controla los riesgos

La reducción de riesgos (también conocida como control de riesgos) consiste en tomar medidas que puedan ayudar a reducir las probabilidades de que se produzca el hecho riesgoso o limitar el impacto del riesgo en caso de que ocurra. Cuando apliques la estrategia de reducción de riesgos, lo importante será definir los riesgos al principio del proyecto y también, dar seguimiento proactivamente a los riesgos durante el transcurso del proyecto, para poder supervisarlos y tomar medidas en caso de que se concreten.

Cuándo conviene aplicar la reducción de riesgos: probablemente elijas usar esta estrategia si piensas que puedes controlar los riesgos potenciales con acciones de mitigación; como por ejemplo, con algunos retoques o actualizaciones en los procesos.

Ejemplo: imagina que lanzas una campaña de marketing. Al iniciar el proyecto, evalúas los riesgos y descubres que existe la posibilidad de que haya demasiadas actividades a la vez. Revisas los riesgos y decides que la probabilidad de que el proyecto salga mal es baja y que se puede controlar. Para reducir la probabilidad, empiezas por identificar por qué se podría concretar el riesgo: analizas tareas no tenidas en cuenta, demoras en la producción, errores inesperados y restricciones de recursos. Después, implementas métodos de control como el de utilizar un software para el calendario del equipo a fin de evitar errores en la programación, creas un plan para gestión del alcance y asignas los recursos correctamente.

3. Transfiere los riesgos

La transferencia de riesgos reside en trasladar las consecuencias de los riesgos potenciales a un tercero. Con esta estrategia de protección de tu negocio te aseguras de que tu empresa no será considerada responsable en caso de que el hecho tenga efecto.

Un ejemplo muy común de transferencia de riesgos es el de pagar un seguro. La empresa paga una prima a una compañía de seguros para que acepte el costo de ciertos riesgos determinados. Si el riesgo se produce, la empresa de seguros paga por los daños. Entonces, tu empresa no es financieramente responsable. También puedes transferir riesgos a través de la externalización de servicios o de contratistas.

Cuándo conviene usar la transferencia de riesgos: esta estrategia es una mitigación inteligente para aquellos casos en que quieres proteger a la empresa de posibles responsabilidades financieras. También puede ser una buena estrategia aplicarla cuando la probabilidad de que ocurra el riesgo sea baja, pero el impacto financiero en el que incurriría la empresa en caso de se produjera fuera alto.

Ejemplo: digamos que tu empresa está por lanzar un producto nuevo. Como ahora no cuentas con los recursos necesarios para producirlo y poner a punto el proceso le costaría a la empresa mucho dinero por anticipado, decides tercerizar la producción con un contratista. Ahora, tu empresa evitará los costos anticipados y si los contratistas se demoran o la producción se ve afectada de algún modo, serán ellos quienes paguen las pérdidas financieras en las que incurra tu empresa.

Sin embargo, la transferencia de riesgos tiene sus desventajas. Que decidas proteger a tu empresa de la responsabilidad financiera del riesgo no significa que el negocio no pueda sufrir las consecuencias negativas de ese riesgo. Por ejemplo, si hay un problema por el que el contratista demora el lanzamiento del producto, tu empresa no será responsable de las pérdidas financieras; sin embargo, la demora todavía puede afectar negativamente a la marca o la reputación del negocio. Por lo tanto, ten en cuenta estos factores cuando evalúes qué estrategia de mitigación de riesgos implementar.

4. Acepta los riesgos

Tal como lo sugiere el nombre, la aceptación del riesgo es el reconocimiento y la aceptación de un riesgo potencial. A diferencia de la reducción de riesgos, la aceptación no incluye ningún intento de mitigarlos; en cambio, implica avanzar sin hacer cambios, entendiendo que se corre un riesgo que se puede concretar. Si el impacto o la probabilidad de que ocurra el riesgo aumentan, puedes cambiar la estrategia de mitigación según lo creas necesario.

Cuándo conviene usar la aceptación de riesgos: probablemente apliques esta estrategia cuando hayas considerado que el nivel de un riesgo potencial es aceptable. Por ejemplo, en el caso de que sea improbable que el hecho se produzca, cuando las consecuencias negativas del riesgo son menores o cuando el costo de la mitigación sería más alto que el costo incurrido en caso de que se produjera el hecho riesgoso.

Ejemplo: supongamos que la empresa distribuidora de flores ha dependido del mismo proveedor de rosas por cinco años. Que durante los cinco años que ese florista entregó las rosas, nunca ha fallado en el envío para el Día de San Valentín. El Día de San Valentín es uno de los principales generadores de ganancias para la empresa. De modo que si el proveedor no enviara el pedido podría afectar negativamente los ingresos y la reputación de la compañía. Pero nunca ha sucedido. Además, buscar otro florista y contratar sus servicios como respaldo le costaría mucho trabajo a la empresa y podría, incluso, provocar pérdidas. Como el riesgo de que el proveedor se equivoque con el envío es bajo, tu empresa lo considera aceptable y avanza sin tomar otras medidas para protegerse.

Cómo supervisar continuamente los riesgos comerciales

La mitigación de riesgos no es estática, es un proceso en constante evolución. Una vez que te hayas decidido por una estrategia para mitigación de riesgos, te convendrá continuar supervisando los riesgos para garantizar que no aumenten la probabilidad ni la gravedad de ocurrencia; y de este modo, asegurarte de tener todo listo en caso de que surjan riesgos nuevos.

A continuación, te mostramos cómo supervisar los riesgos del negocio:

• Comienza con una hoja de ruta del proyecto bien definida para que todos los miembros del equipo y demás partes interesadas estén de acuerdo con respecto al alcance y los entregables del proyecto.

• Prepara controles regulares para supervisar el alcance y el progreso del proyecto.

• Da seguimiento al progreso y desempeño del proyecto en tiempo real con un software para gestión de proyectos con el que se pueda dar seguimiento a los estados del proyecto.

• Supervisa las salidas de dinero y los gastos para lograr un control de costos efectivo.

• Determina el presupuesto del proyecto con anticipación.

• Usa herramientas y técnicas para la gestión del tiempo (como las plantillas de planificación diarias), para mantener el trabajo bajo control.

• Crea un plan para asignación de recursos a fin de reducir los riesgos relacionados.

• Supervisa proactivamente las cambiantes condiciones comerciales y adapta tu estrategia de negocios según sea necesario.

• Implementa un plan de gestión de crisis para responder a las amenazas críticas para el negocio.

Reducir los riesgos significa trabajar con menos incertidumbre

En todos los negocios se corren riesgos y los riesgos intimidan, en particular, en tiempos de cambio o incertidumbre. Si aplicas estas estrategias para la mitigación de riesgos, lograrás proteger a tu negocio y a tu equipo de riesgos innecesarios, reducirás la incertidumbre y avanzarás con tu negocio.