16 técnicas de gestión para maximizar el nivel de compromiso de un equipo

Imagen del colaborador - Equipo de AsanaTeam Asana10 de noviembre de 202113 min de lectura
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Prueba Asana

Resumen

Las técnicas de gestión son métodos que te ayudarán a interactuar con tu equipo, a promover un entorno de trabajo saludable y a alcanzar los objetivos de tu empresa. En este artículo, abordaremos técnicas de gestión del tiempo, equipos y proyectos para que estés preparado para cualquier escenario.

La gestión implica mucho más que decirle a la gente qué debe hacer. También debes gestionar personas, proyectos y sobre todo tiempo. Todos estos son enfoques muy diferentes, aunque están estrechamente relacionados, y determinarán el éxito general de tu trabajo.

Nuestra investigación ha demostrado que el 44 % de los empleados se sentirían más motivados si su trabajo fuera interesante y placentero. Pero, ¿cómo puedes crear un entorno para que tu equipo logre sentirse de esa forma?

Hemos recopilado 16 técnicas de gestión que te ayudarán a conectarte con tu equipo, crear un entorno de trabajo productivo y placentero, y lograr tus objetivos de negocios.

Prueba Asana para la gestión del trabajo

1. Crea un ambiente inclusivo

Cuando contratas personal de diversos orígenes, es fundamental que todos se sientan seguros y bienvenidos en el equipo. Si bien la diversidad puede impulsar el progreso del equipo, también puede dar lugar a muchos malentendidos si tu empresa no actúa de forma inclusiva.

Revisa tus sesgos inconscientes para identificar cualquier suposición, creencia o actitud que puedas haber internalizado. Tomar conciencia de tus prejuicios es el primer paso para superarlos y abrirte a un ambiente de trabajo más inclusivo y diverso. Realmente no importa qué tipo de estereotipos hayas interiorizado, lo importante es cómo quieres mitigar sus efectos.

Un gerente que logra comprender cómo la diversidad cultural, de género o física puede impactar a su equipo será un mejor líder que alguien que no reconozca estas cualidades únicas. Al desarrollar tu inteligencia emocional y cultural, puedes convertirte en un mejor líder y crear una cultura corporativa sólida para tu equipo.

2. Contrata al mejor equipo

No sería necesario aclararlo, pero cuanto mejor sea el equipo, más gratificante te resultará gestionarlo. Contrata compañeros de equipo que tengan habilidades complementarias y diversos antecedentes para promover la creatividad y la innovación y, a su vez, impulsar el progreso.

Cuanto más diverso sea tu plan de contratación, mayores talentos atraerás. Para ello, intenta reclutar candidatos a través de diferentes canales de contratación y pide recomendaciones internas a los empleados de todas las áreas y niveles. 

Lee: Estructura del equipo: 10 maneras efectivas de organizar el equipo

3. Elige el estilo de liderazgo adecuado

Tu personalidad y experiencia en el trabajo influirán inevitablemente en tu estilo de liderazgo, ¡pero también lo puede hacer tu equipo! Un estilo de liderazgo situacional te permite adaptar la forma de gestionar y guiar a tu equipo a las necesidades, características y situaciones de cada miembro. Dependiendo de cuánto apoyo y orientación necesite tu equipo, puedes aplicar cualquiera de los cuatro tipos de liderazgo situacional: delegador, participativo, persuasivo o directivo.

Si no te convence el estilo de liderazgo situacional, puedes aplicar otros estilos de liderazgo que te resulten más compatibles con tu personalidad.

Lee: 15 cualidades esenciales para ser un buen líder

En Asana, lideramos con el ejemplo. Este estilo de liderazgo coherente y accesible puede aumentar el compromiso y la confianza del equipo. Al mismo tiempo, liderar con el ejemplo también inspira a quienes te rodean y construye una cultura de responsabilidad.

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Como líder, sé que es mi responsabilidad definir el tono de nuestra cultura corporativa.”
Dustin Moskovitz, cofundador y director general de Asana

Al final del día lo que importa es que elijas el estilo de liderazgo más adecuado para ti que garantice que tu equipo cumpla con los objetivos de la empresa.

4. Delega con eficacia

Una de las ventajas de gestionar un equipo de personas talentosas, trabajadoras y decididas es que no necesitas hacerlo todo tú solo. Una de las técnicas de gestión más eficaces y eficientes es la de delegar trabajo.

Delegar trabajo de manera efectiva puede ayudarte a maximizar la productividad de tu equipo al tiempo que ayuda a evitar el agotamiento. Delegar trabajo es un equilibrio delicado. Se trata de encontrar la forma más rápida y eficiente de hacer las tareas mientras gestionas la carga de trabajo de tu equipo. Para delegar de manera efectiva, piensa en los miembros de tu equipo, las habilidades que tienen y los desafíos, oportunidades o descansos que necesitan para rendir al máximo.

En particular, los gerentes que recién comienzan pueden tener dificultades para adoptar esta técnica, ya que puede resultar difícil tomar distancia del trabajo real y al mismo tiempo tener la sensación de estar contribuyendo al proyecto. Para motivarte a delegar trabajo, hazlo con convicción de que los proyectos nuevos generarán un impacto positivo en los miembros del equipo.

Si delegar tareas no te resulta cómodo o natural, ¡no te preocupes! Intenta recordar que tu trabajo es preparar a tu equipo para el éxito proporcionando los recursos y el entorno que necesitan, y no haciéndolo todo tú mismo.

Delega con eficacia

5. Reconoce la dedicación, el talento y el compromiso

Para mantener el compromiso del equipo, es importante poder reconocer y recompensar su trabajo. Las evaluaciones de desempeño son una excelente manera de hacerlo. Sin embargo, para desarrollar tus habilidades de gestión, intenta reconocer el trabajo de las personas con otros métodos. Después de todo, la gratitud hace que tu equipo se sienta valorado. Además, se ha demostrado que recibir comentarios positivos cuando estamos haciendo bien nuestro trabajo ayuda a reducir los efectos negativos que puede generar el estrés.

Siempre que estés agradecido por la contribución de tu equipo o de un miembro específico, díselo. Hana Ayoub, asesora ejecutiva de Nueva York, nos contó que los miembros del equipo que internalizan una fortaleza que ha sido destacada por sus gerentes pueden aprovechar el uso de estas habilidades en el futuro.

Es una ventaja para todos. Además, brindar comentarios con regularidad (positivos o constructivos) permite que tus compañeros de equipo se adapten mejor y realicen su trabajo de manera más eficiente que si tuvieran que esperar a su próxima revisión anual.

Lee: ¿Te resulta difícil brindar comentarios? Estos 20 consejos son ideales para ti

6. Preocúpate por tu equipo

Preocuparse genuinamente por los miembros del equipo más allá de sus contribuciones en el trabajo es una técnica de gestión que puede pasarse por alto fácilmente. Un equipo que se siente valorado, por lo general, estará más comprometido y colaborará de manera más eficiente en el trabajo.

Una forma de mostrarle a tu equipo que te preocupas por ellos como seres humanos es escuchándolos activamente cuando hablan contigo. En lugar de sacar conclusiones precipitadas o analizar cada palabra que dicen, escúchalos atentamente y deja de lado tus propios prejuicios o puntos de vista. Puedes mostrarle a tu compañero de equipo que estás prestando atención mediante preguntas abiertas.

Esta habilidad de escucha puede ser extremadamente útil a la hora de resolver conflictos o moderar reuniones. Además, brindarles a tus compañeros de equipo el espacio para expresar lo que sienten o tienen en mente, podrá dar lugar a nuevas ideas para soluciones sencillas.

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Cuando tu compañero de equipo te menciona el problema que necesita resolver, reflexiona sobre lo que está diciendo (‘Lo que estás diciendo es que...’). A veces, el simple hecho de escuchar que alguien te repita el problema con otras palabras te inspira a darte cuenta de que ya conoces la respuesta.”
Justin Rosenstein, cofundador de Asana

Trabaja para mejorar tu inteligencia emocional para reconocer, asimilar y controlar tus propias emociones y las de los miembros de tu equipo. Esto te ayudará a comunicarte de manera más efectiva, resolver conflictos y desarrollar la sinergia del equipo.

7. Brinda oportunidades para el desarrollo profesional

Además de proporcionar comentarios con regularidad, otra técnica de gestión que impulsará a tu equipo a crecer es ofrecerles oportunidades de desarrollo profesional.

Descubre qué motiva a tus compañeros de equipo y escucha activamente cuando compartan sus objetivos a largo plazo para que puedas brindarles todo el apoyo que necesitan para alcanzar dichos objetivos.

Si tus compañeros de equipo están estancados o se sienten abrumados, ayúdalos a definir sus objetivos profesionales. A veces, todo lo que necesitan es una opinión externa y un pequeño empujón para establecer objetivos y así, que se vuelvan a encauzar.

8. Mantente abierto a nuevas ideas

Si has contratado a los mejores talentos para que formen parte de tu equipo, debes confiar en que tendrán algunas ideas brillantes. Como su gerente, debes estar abierto a escuchar ideas nuevas, ya sean ideas sobre cómo impulsar tu proyecto, cómo mejorar la colaboración en el equipo o corregir un error en tu plan de negocios.

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Un gran concepto no se puede llevar a cabo sin el apoyo de todos.”
Brian Honigman, consultor de Marketing de Asana

Además de estar abierto a las ideas de tus colegas, debes brindarles la oportunidad de que puedan compartirlas. Puedes organizar sesiones periódicas para lluvia de ideas, crear una tarea compartida en tu sistema de gestión del trabajo para que todos puedan aportar sus ideas y fomentar un feedback honesto durante las charlas de café. Todas estas oportunidades son excelentes para inspirar creatividad, fomentar los ciclos de comentarios y aumentar la moral del equipo.

9. Sé claro y coherente

Ya hemos mencionado la importancia de la coherencia cuando hablamos de las ventajas de liderar con el ejemplo. Sin embargo, es una técnica tan importante para tener éxito como gerente que queremos profundizar un poco más sobre este tema a continuación.

Tu equipo necesita una gestión clara y coherente para poder centrarse en sus tareas, en lugar de perder el tiempo intentando aclarar si su enfoque es correcto o no. Cuando alcanzas un alto nivel de coherencia en el que tu equipo puede confiar, les brindas claridad en los propósitos, los planes y las responsabilidades.

Lee: 9 estrategias para gestionar múltiples proyectos con éxito

La transparencia y la coherencia se deben aplicar a la hora de planificar proyectos y reuniones, programar llamadas telefónicas, brindarcomentarios constructivos, establecer las expectativas y delegar trabajo.

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Si lideras un equipo en una gran empresa, es muy importante ayudar a todos los miembros a comprender claramente cómo la empresa genera un impacto en el mundo, cómo el trabajo del equipo es esencial para el éxito de la organización y cómo las tareas que realiza cada persona son fundamentales para el éxito del equipo.”
Justin Rosenstein, cofundador de Asana

Sin embargo, la coherencia no tiene por qué ser un obstáculo para la innovación, sino todo lo contrario. Cuando logras optimizar tus procesos, tu equipo podrá dedicar menos tiempo a los pormenores del trabajo y más tiempo a contribuir con ideas creativas.

10. Gestiona el tiempo con prudencia

La gestión del tiempo es una habilidad que te destacará de otros gerentes. Gestionar tu propio tiempo y el de tus compañeros de equipo de forma inteligente te ayudará a mantenerte al día con los proyectos sin que te sientas sobrecargado. Existen infinitas formas de gestionar tu tiempo, pero estas son algunas de nuestras técnicas favoritas de gestión tiempo:

Técnicas para gestión del tiempo

La técnica Pomodoro

La técnica Pomodoro es una metodología que se usa para dividir tu día laboral en sesiones y descansos productivos. La idea es trabajar durante 25 minutos, luego tomar un descanso de 5 minutos y repetir este ciclo cuatro veces. Luego de la cuarta sesión, puedes tomar un descanso más largo, generalmente de 15 a 30 minutos.

Si bien puede parecer que esta técnica de gestión del tiempo interrumpe tu flujo de trabajo, en realidad ayuda a reducir la fatiga mental y a limitar las distracciones durante estos bloques de concentración.

Ejemplo: Así es como puedes dividir tus primeras cuatro sesiones Pomodoro del día:

  • 25 minutos para responder emails, 5 minutos de descanso para tomar un café

  • 25 minutos para corregir un informe, 5 minutos en las redes sociales

  • 25 minutos para terminar de revisar el informe, 5 minutos para hacer algunos estiramientos

  • 25 minutos para programar las tareas

  • 30 minutos para dar un paseo con tu mascota

El método GTD

GTD es un acrónimo en inglés de “Getting Things Done”, una técnica que asegura que cuanta más información intentas retener en tu memoria, menos productividad y concentración lograrás para realizar tus tareas. Esta técnica puede ser extremadamente útil si eres de las personas que tiende a procrastinar.

Estos son los 5 pasos del método GTD:

  1. Captura el trabajo que tienes que hacer

  2. Deja en claro los detalles

  3. Organiza tus tareas

  4. Analiza tus prioridades

  5. Haz tu trabajo 

El método 1-3-5

El método 1-3-5 te permite priorizar el trabajo más importante y al mismo trabajar en las tareas más pequeñas. Al organizar tu lista de tareas diarias, escribe nueve tareas que te gustaría realizar todos los días y divídelas en cinco tareas pequeñas, tres tareas medianas y una tarea grande. Primero finaliza la tarea más grande y luego trabaja en tus tareas más pequeñas.

Ejemplo: A continuación, se muestran algunos ejemplos de tareas pequeñas, medianas y grandes.

  • Tareas pequeñas: Enviar emails rápidos, programar reuniones, solicitar insumos de oficina, etc.

  • Tareas medianas: Actualizar la documentación, revisar la publicación del blog, enviar solicitud de compra, etc.

  • Tareas grandes: Lanzar un sitio web, programar llamada telefónica con un cliente, organizar una lluvia de ideas, etc.

La regla de “hazlo ahora”

Este método de gestión del tiempo es bastante sencillo: si una tarea te llevará menos de unos minutos, hazla de inmediato.

Trata de que este método no te impida realizar tus tareas más urgentes. Ten en cuenta que siempre es mejor abordar rápidamente aquellas tareas que llevan menos tiempo realizarlas que planificarlas.

Ejemplo: Estás por redactar un informe y necesitas revisar tu email para obtener algunos datos cuando ves que tu supervisor te envió una solicitud de acceso a un documento. En lugar de anotar esta tarea en tu lista de pendientes y sobrecargar tu mente con otra tarea pequeña, simplemente ve al documento para otorgar el acceso solicitado y regresa luego a tu informe.

No lo dejes para mañana

La técnica de gestión del tiempo “No lo dejes para mañana” se basa en la idea de que debes ocuparte primero de las tareas más complejas. Planificar tu día usando esta estrategia te permitirá abordar las tareas más grandes o importantes a primera hora de la mañana, para que el resto del día sea más llevadero.

Ejemplo: Tu calendario del día parece bastante divertido: tienes planificado un almuerzo en equipo, trabajar en una publicación de blog sobre un tema que tú has propuesto y participar de una sesión de lluvia de ideas asincrónica. Lamentablemente, también debes actualizar tu base de datos de clientes, que es tu tarea menos favorita del mes. Esa es tu tarea compleja. ¡Abórdala a primera hora de la mañana para que puedas disfrutar del resto del día!

Timeboxing

La técnica de timeboxing una técnica de gestión del tiempo orientada a los objetivos en la cual asignas a cada tarea que debes abordar un intervalo de tiempo específico.

Ejemplo: Si debes trabajar en una tarea grande, como por ejemplo, redactar una evaluación de desempeño, puedes programar dos bloques de tiempo de una hora en tu calendario para poder terminar la tarea.

Time blocking

El timeblocking es una técnica similar al timeboxing pero en lugar de asignar un tiempo específico para cada tarea individual, reservas períodos definidos en tu calendario para trabajos que estén relacionados. Esto puede ayudarte a mejorar el tiempo para concentración y centrarte en el trabajo profundo.

Ejemplo: Bloquea media hora en tu calendario todos los lunes, miércoles y viernes entre las 9:30 y las 10:00 para limpiar la bandeja de entrada de tu email y dejarla en cero.

Lee: Por qué tener la bandeja de entrada vacía no es lo que piensas

El principio de Pareto

El principio de Pareto establece que aproximadamente el 80 % de los resultados provienen del 20 % de las acciones. Si quieres aplicar este principio a la gestión del tiempo, puedes usar la regla 80/20. Escribe tu lista de tareas pendientes del día y descubre cuál de las tareas tendrá un mayor impacto en tu equipo, proyecto o negocio ese día.

Luego, intenta centrarte primero en el 20 % de las tareas que generarán el 80 % del impacto, antes de abordar cualquier otro trabajo.

Ejemplo: En tu lista de tareas pendientes tienes dos evaluaciones anuales que debes presentar la próxima semana, algunos emails de ventas que has estado evitando y cuatro informes de ventas e ingresos que necesitas revisar. Si bien las evaluaciones anuales o los emails con las presentaciones de venta son tareas importantes, la revisión de los informes es la tarea que tiene el mayor impacto en el equipo ya que les permitirá continuar con su trabajo.

11. Valora el tiempo del equipo

Las habilidades de gestión del tiempo pueden ayudarte a lograr trabajos excelentes. Sin embargo, asegúrate de valorar y reconocer el tiempo de tu equipo.

Puedes demostrarle a tu equipo que valoras su tiempo (y que pides lo mismo a cambio) esforzándote por ser claro y concreto en tus emails, mensajes o llamadas. Intenta siempre expresar con claridad lo que necesitas, cuándo lo necesitas y cómo quieres que se lleve a cabo. Este esfuerzo de tu parte permitirá que la persona a la que le estás pidiendo ayuda pueda centrarse en la tarea en cuestión en lugar de perder el tiempo tratando de descifrar qué es exactamente lo que se supone que debe hacer.

Otra forma de demostrarle al equipo que valoras su tiempo es implementar todas las semanas un día sin reuniones. En Asana, descubrimos que los miércoles sin reuniones ayuda a nuestros compañeros de equipo a ser realmente productivos ya que pueden trabajar sin interrupciones.

Lee: 6 consejos para alcanzar el estado de fluidez en el trabajo

12. Aprovecha la tecnología y las herramientas de gestión del trabajo

Ya sea que tu equipo se vea todos los días en la oficina o estén distribuidos por el mundo, en estos tiempos es esencial contar con una fuente única de referencias.

Un software de gestión del trabajo puede ayudarte a conectarte con tus compañeros de equipo, establecer objetivos, planificar tareas y dar seguimiento al progreso. Al reunir todos tus proyectos y comunicaciones en una sola herramienta, además de reducir el tiempo dedicado a los pormenores del trabajo, permitirá que todos puedan mantenerse al día con su trabajo.

Una herramienta de gestión del trabajo es la mejor manera de centralizar en un solo lugar la información de tu equipo. Allí puedes visualizar claramente quién está haciendo qué y para cuándo, por qué es importante y qué objetivos respalda dicho trabajo. Herramientas, como Asana ofrecen a los equipos una variedad de funciones con las que pueden:

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13. Sé proactivo

Las herramientas y metodologías de gestión de proyectos mencionadas pueden ser de gran ayuda a la hora de solucionar problemas. Sin embargo, también debes adoptar un enfoque proactivo para que los proyectos avancen sin problemas.

Usa la asignación de recursos para identificar y asignar los recursos disponibles a las iniciativas del equipo. En última instancia, esto maximiza el impacto y la productividad de tu equipo. Una vez que el proyecto esté en curso, usa los procesos de gestión de riesgospara supervisar y prevenir cualquier obstáculo antes de que surjan.

Sé proactivo

14. Promueve la actitud positiva y el equilibrio entre el trabajo y la vida personal

¿Crees que el trabajo y la diversión no van de la mano? Permítenos disentir. Un equipo que se divierte juntos también colaborará mejor juntos y, por lo tanto, lograrán hacer un trabajo excelente. Tómate un tiempo para organizar actividades para el fortalecimiento del equipo y así darles la oportunidad de conectarse a nivel humano.

Intenta no limitar el tiempo de diversión exclusivamente a las actividades para el fortalecimiento del equipo. Puedes crear pequeños momentos de diversión al iniciar una reunión con alguna actividad para romper el hielo, organizar happy hours cada dos semanas después del trabajo o una cena en equipo para celebrar un hito.

Conectarte con tu equipo a un nivel más personal te permitirá fortalecer los vínculos y hará que el trabajo sea más agradable y satisfactorio para todos. Además, los equipos que se divierten en el trabajo tienden a sentir un equilibrio más saludable entre el trabajo y la vida personal.

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Por lo general, no nos damos cuenta de que alguien está padeciendo agotamiento hasta que realmente se enferma. Sin embargo, un gerente intuitivo y comprometido debería poder detectar las primeras señales. Anima a todos los gerentes a tener reuniones individuales periódicas con los empleados para hablar de temas que no estén relacionados exclusivamente con el trabajo. Aprovecha esta instancia para hacerte una idea de cómo le está yendo a la persona en todos los ámbitos de la vida.”
Dustin Moskovitz, cofundador de Asana
Lee: Más de 100 citas sobre el trabajo en equipo para inspirar y fomentar la colaboración

15. Sé transparente

La transparencia es una técnica de gestión que requiere mucha diplomacia. Si necesitas compartir información importante con tu equipo, deberás encontrar un equilibrio para no compartir más detalles de los necesarios y así evitar que el equipo se estrese o se distraiga de su trabajo.

Si no estás seguro de poder compartir determinada información con el equipo, consúltalo con tu supervisor. En la mayoría de los casos, sabrá si se puede compartir y cuánto se puede compartir. Además, puede ayudarte a descubrir la mejor manera de comunicar la información sin abrumar al resto del equipo ni causar estrés innecesario.

Una gran parte de ser transparente y honesto con tu equipo es asegurarte de que sepan cómo su trabajo individual está contribuyendo a los objetivos y al éxito de la empresa. Asegúrate de que el equipo tenga una manera clara de conectar su trabajo diario y sus iniciativas a nivel de proyecto con los objetivos de la empresa para que puedan visualizar cómo su trabajo diario contribuye al plan mayor.

16. Comunícate de manera efectiva

La comunicación es el pegamento que mantiene todo unido. Comunicarse de manera efectiva es esencial para que los proyectos se terminen a tiempo, mantener motivados a los miembros de tu equipo y para asegurarte de que las partes interesadas o los clientes estén satisfechos. Además de tus habilidades de comunicación interpersonal, es fundamental crear un plan de comunicación para tu equipo.

Tu plan de comunicación deberá detallar los canales que se usarán para los diferentes tipos de comunicación (por ejemplo, Slack para consultas rápidas o email para comunicaciones externas), cuándo deberán comunicarse de forma asincrónica y cuándo en persona. También especificará los roles de cada involucrado en el proyecto y con qué frecuencia se comunicará la información importante.

Conecta a tu equipo con una sola herramienta

Las 16 técnicas de gestión que compartimos en este artículo pueden ayudarte a convertirte en un gran líder, pero intenta no presionarte para usar todas las técnicas al mismo tiempo. Está bien si tienes talento natural para algunas técnicas de gestión y aún estás desarrollando otras tantas. Después de todo, ¡eres un ser humano! Para ayudarte a aliviar parte del estrés que puedas estar experimentando, te recomendamos reunir tus proyectos y las comunicaciones en una herramienta de gestión del trabajo confiable y flexible.

Con el software de gestión del trabajo de Asana, no tienes que cambiar entre aplicaciones, y tú y tu equipo pueden concentrarse en la planificación. Además, la coordinación efectiva de tus proyectos puede ayudarte a impulsar tu negocio.

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