La guía máxima para la gestión de programas

Foto del colaborador - Julia MartinsJulia Martins22 de diciembre de 20209 min de lectura
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Gestionar varios proyectos al mismo tiempo puede parecer como si estuvieras haciendo malabares con varias pelotas que están a punto de caerse al suelo. Para lograr hacer los malabares sin que se caigan las pelotas, es necesario tener una visión general de las diversas iniciativas interdependientes, a la vez que se gestiona el trabajo de cada proyecto individual. La gestión de proyectos puede ayudarte a aumentar el nivel de alineación y de claridad de todo tu equipo para reducir el estrés que genera gestionar varios proyectos a la vez, pero si los proyectos que gestionas están interconectados, existe una herramienta mejor: la gestión de programas.

Cuando se realiza de manera correcta, la gestión de programas puede ayudarte a priorizar y gestionar iniciativas similares. En esta guía trataremos todo lo que necesitas saber sobre la gestión de programas para que puedas comenzar a implementarla hoy mismo.

¿Qué es la gestión de programas?

La gestión de programas es la gestión simultánea de varios proyectos relacionados. Como gerente de programas, ayudarás a desarrollar un plan de gestión de recursos en todo el programa y conducirás a los proyectos interconectados del programa hacia el éxito. Los gerentes de programas también alinean las metas del proyecto con los objetivos más amplios de la empresa.

Si esto te suena familiar, ¡sorpresa! Es posible que ya estés implementando procesos de gestión de programas, en lugar de gestión de proyectos. Pero si no estás seguro de cómo encaja la gestión de programas en tu proceso actual, a continuación, la compararemos con otras metodologías similares:

Gestión de programas vs. gestión de proyectos

Un proyecto es un conjunto de tareas que logran un objetivo específico. La gestión de proyectos es el proceso de planificación, gestión y ejecución del trabajo de tu equipo. El software de gestión de proyectos ayuda a los equipos a lograr lo anterior al aumentar la claridad y mejorar la colaboración en el equipo.

Por otro lado, un programa es un grupo de proyectos con los que se logran objetivos comerciales estratégicos. Por ejemplo, todas las funciones nuevas que tu empresa lanzará en un trimestre se considerarían un programa, a pesar de que es probable que cada función tenga su propio proyecto. La gestión de programas es el proceso de gestión de iniciativas interdependientes a largo plazo en consonancia con los objetivos de tu empresa. El programa incluirá diferentes proyectos conectados, cada uno de los cuales puede tener un gerente de proyectos. Descubre más acerca de la diferencia entre los gerentes de programas y los de proyectos.

Gestión de programas vs. gestión de portafolios de proyectos

La gestión de programas y la gestión de portafolios de proyectos son muy similares; la diferencia radica en los tipos de proyectos que se gestionan. En la gestión de programas, los proyectos del programa están conectados y, a menudo, son interdependientes. Por ejemplo, un programa puede ser un conjunto de todas las campañas de marketing para promover nuevas funciones que se lanzarán durante el año. Todas estas funciones están conectadas, por lo que se incluirían en la gestión de programas, en lugar de la gestión de portafolios de proyectos. Por otro lado, un portafolio puede contener todas las iniciativas de marketing de un trimestre o un año, estén conectadas o no. El software de gestión de portafolios de proyectos es la herramienta que utilizan los equipos para realizar un seguimiento de esos proyectos y compartir información con los participantes.

Gestión de programas vs. gestión de productos

La gestión de productos es el desarrollo de nuevos productos dentro de una empresa. El gerente de productos es el líder de equipo responsable de guiar el éxito de un producto, desde obtener información proporcionada por el usuario hasta el lanzamiento exitoso del producto.

Otra opción es que el programa abarque cualquier tipo de iniciativa, incluido un producto nuevo. Puedes crear un proceso de gestión de programas para gestionar tus proyectos de desarrollo de productos para el próximo año. Los proyectos de desarrollo de productos individuales tendrían su propio gerente de productos, pero todo el programa estaría bajo la supervisión de un gerente de programas.

Gestión de programas vs. gestión del trabajo

La gestión de programas, al igual que las cinco fases de la gestión de proyectos y la gestión de portafolios de proyectos, son subconjuntos de la gestión del trabajo. La gestión del trabajo es un enfoque sistémico para coordinar los flujos de trabajo de una organización —ya sea un proyecto, un proceso continuo o tareas rutinarias— para proporcionar la claridad que los equipos necesitan para alcanzar sus objetivos. La gestión del trabajo se centra en la coordinación de personas, trabajo y equipos en todos los niveles de una organización para garantizar que todos tengan acceso a la información que necesitan. Con el software de gestión del trabajo, puedes coordinar planes, proyectos y procesos en toda tu organización.

Más información

Roles y responsabilidades en el ámbito de la gestión de programas

Existen diferentes roles (y acrónimos) dentro del proceso de gestión de programas. Si te encuentras desarrollando un nuevo proceso de gestión de programas para tu organización, es posible que no necesites utilizar cada uno de estos roles y responsabilidades, pero es importante saber cuáles son y qué aporta cada rol al programa.

El gerente de programas

El gerente de programas está a cargo de un grupo de proyectos relacionados. Una de las responsabilidades clave del gerente de programas es asegurarse de que las iniciativas del programa estén en sintonía con los objetivos de tu empresa. El gerente de programas debe verificar con frecuencia el progreso de los proyectos de su programa para confirmar que aún están en consonancia con los objetivos estratégicos y comerciales.

Un gerente de programas exitoso también hace lo siguiente:

  • Obtiene la aceptación de los ejecutivos con respecto al programa

  • Gestiona las expectativas provenientes de niveles superiores e inferiores

  • Aporta una toma de decisiones coherente al programa

  • Crea un plan de gestión de recursos en todo el programa

  • Crea un registro de riesgos para mitigar los riesgos y aprovechar las oportunidades. 

Pregunta frecuente: ¿Necesito una certificación para convertirme en un gerente de programas?

Existen varias certificaciones para gerentes de programas disponibles, de las cuales la más destacada es la Certificación de gerentes de programas del Project Management Institute (PMI). Dicho esto, las certificaciones de gestión de programas no son un requisito para ser considerado un gerente de programas.

Aquellos que deciden obtener la certificación como gerentes de programas, lo hacen para demostrar que son serios y están comprometidos con la gestión de programas como parte de su trayectoria profesional. Una certificación para gerentes de programas también puede aumentar tu potencial salarial o las posibilidades de cambios de contratación a roles relacionados con la gestión de programas.

Patrocinador o grupo patrocinador

El patrocinador es el miembro que ostenta el cargo más alto dentro de la organización del programa. Es responsabilidad del patrocinador aprobar y autorizar elementos clave del programa, como el financiamiento, las entregas y cualquier caso de negocios relevante, de ser necesario. El patrocinador también debe apoyar el programa y ayudar a obtener la aceptación de los ejecutivos. Finalmente, el patrocinador nombrará al encargado responsable sénior (SRO, por sus siglas en inglés).

Encargado responsable sénior (SRO)

El patrocinador es quien designa al encargado responsable sénior. El trabajo del encargado responsable sénior es tomar decisiones en nombre del grupo patrocinador; el encargado responsable sénior es, en última instancia, responsable de asegurarse de que el programa cumpla sus metas. Aunque el patrocinador aprueba los aspectos financieros principales como el presupuesto del programa, es responsabilidad del encargado responsable sénior obtener el dinero proveniente de los presupuestos de varios equipos o del equipo financiero de su empresa.

Además, el encargado responsable sénior trabajará en estrecha colaboración con el gerente de programas para garantizar que la estrategia del programa esté alineada con las metas comerciales. Aunque el gerente de programas está a cargo de poner en marcha el programa, es responsabilidad del encargado responsable sénior mantener la alineación a nivel estratégico entre el programa y los participantes sénior de la organización.

Gerente de cambio de negocios (BCM)

El gerente de cambio de negocios es el principal responsable de desarrollar y ejecutar el plan de obtención de beneficios, que es el proceso mediante el cual se garantiza que el programa agrega valor medible a la organización. El gerente de programas trabajará con el encargado responsable sénior para definir y lograr los resultados del programa, pero es responsabilidad del gerente de cambio de negocios asegurarse de que esos resultados se utilicen.

4 beneficios de la gestión de programas

Si ya estás gestionando varios proyectos, es posible que te estés preguntando, ¿existe realmente una gran diferencia entre lo que ya estoy haciendo y la gestión de programas? La respuesta es: ¡es posible que sí! Aunque no todos los equipos la necesitan, existen cuatro beneficios principales en la gestión de programas.

1. Conectar los proyectos con los objetivos comerciales estratégicos

La gestión de programas y los roles y responsabilidades asociados a ella pueden ayudar a tu equipo a conectar los proyectos relacionados con los objetivos comerciales estratégicos. Además de coordinar varios proyectos dentro del programa, el gerente de programas también tiene una perspectiva global y holística de los proyectos dentro del programa. Como gerente de programas, puedes vincular la meta de cada proyecto con la meta del programa y luego asegurarte de que las metas del programa estén estrechamente alineadas con los objetivos y los OKR de tu empresa.

2. Ver las interdependencias del proyecto

Debido a que el gerente de programas está a cargo de varios proyectos relacionados, puede ser más fácil para él visualizar las interdependencias del proyecto e identificar y clasificar cualquier problema que pueda ocurrir. Si gestionas varios proyectos diferentes, puede haber dependencias entre ellos, pero esas dependencias pueden ser difíciles de visualizar si observas cada proyecto por separado. Como gerente de programas, no solo tendrás los ojos puestos en la meta (en este caso, los objetivos comerciales estratégicos de tu empresa), también prestarás atención a toda información nueva o importante que te pueda ser de utilidad. La gestión de programas es la mejor forma de coordinar el trabajo de diferentes proyectos relacionados en tiempo real.

3. Simplificar la asignación de recursos

Además de visualizar y gestionar las interdependencias de los proyectos, el gerente de programas también puede ayudar a simplificar y optimizar la asignación de la gestión de recursos. Debido a que tiene conocimiento de todos los proyectos dentro del programa y sobre cómo se interconectan esos proyectos, pueden ver mejor qué proyecto necesita qué recursos, si el recurso requerido es el tiempo de un empleado, un aumento en el presupuesto o una nueva herramienta o software.

Debido a que el trabajo se financia a nivel de programa, el gerente de programas y el encargado responsable sénior pueden trabajar juntos para identificar mejor qué proyectos necesitan qué recursos. Si un equipo del proyecto está alcanzando sus objetivos antes de lo programado, el gerente de programas puede redistribuir los recursos del proyecto para asegurarse de que cada proyecto dentro del programa alcance sus objetivos.

4. Alinearse en cuanto a riesgos y oportunidades

En un programa, como te puedes imaginar, tanto los riesgos como las oportunidades se magnifican debido a la cantidad de proyectos. Pero como el gerente de programas tiene una visión general de todos los proyectos del programa, puede prevenir los riesgos y aprovechar las oportunidades con mayor precisión.

Por ejemplo, un elemento de la gestión de riesgos del proyecto es la asignación de recursos y asegurarse de que cada equipo del proyecto esté equilibrado y cuente con el personal adecuado. A nivel del programa, puedes asignar y redistribuir recursos según sea necesario, para reducir el riesgo de que un proyecto no tenga suficiente personal, exceda el presupuesto o se retrase.

Por otro lado, debido a que el gerente de programas está enfocado en la manera en que el programa impactará y contribuirá a los objetivos comerciales estratégicos, puede identificar nuevas oportunidades como extender la fecha de finalización de un proyecto o modificar el plan del proyecto para lograr hacer una entrega adicional.

Cómo hace Discovery Digital Studios para tener una vista de alto nivel de procesos complejos con Asana

Discovery Inc. es el gigante de los medios que se encuentra detrás de grandes canales de entretenimiento como TLC, Animal Planet y Food Network. Los equipos de contenido de Digital Studios crean miles de videos cada mes para plataformas de redes sociales y aplicaciones de consumo.

El director de Operaciones de Contenido, Mike Singer, y su equipo solían realizar un seguimiento de la producción de contenido mediante hojas de cálculo e emails. Mike necesitaba una plataforma compartida que pudiera proporcionar de inmediato una vista de alto nivel de todo el contenido en desarrollo, y que al mismo tiempo capturara los detalles de último minuto del proceso de producción de cada video junto con su estado. En resumen, necesitaba una herramienta de gestión de programas como Asana. Los flujos de trabajo personalizables de Asana les permitirían establecer procesos de contenido complejos, brindarles a los participantes un panorama simple de los resultados de todo el equipo y mantener a los colaboradores individuales y a los equipos externos conectados e informados.

Teníamos media docena de flujos de trabajo a los que dábamos seguimiento por separado. Fue maravilloso poder vincularlos en Asana, ver cómo se entrelazan y notar las dependencias que no podíamos ver en una hoja de cálculo.

Los equipos de contenido de Discovery también utilizan los portafolios para obtener una vista panorámica de un grupo específico de producciones activas. Por ejemplo, pueden crear un nuevo portafolios para dar seguimiento a un programa de proyectos de clases de cocina para la aplicación Food Network Kitchen y supervisar el estado y las fechas de lanzamiento de los proyectos de campañas de contenido conectados.

Los equipos también usan integraciones para conectar Asana con el resto de sus herramientas. Con la integración de Asana para Outlook, pueden convertir las acciones pendientes de los emails en una tarea de Asana directamente desde sus bandejas de entrada. También pueden agregar cualquier email a una tarea como comentario, lo que reduce el desorden de la bandeja de entrada y guarda información importante. La integración de Asana para Slack permite ver actualizaciones del proyecto, agregar comentarios y crear nuevas tareas sin salir de la plataforma de Slack. Y gracias a la integración de Zapier + Asana, el equipo ha ahorrado tiempo al automatizar más procesos.

Esta visibilidad permite al equipo predecir exactamente cuánto durará cada trabajo. También ayuda a identificar retrasos o dificultades en un proyecto y volver a encaminarse. Todo el equipo trabaja de manera más eficiente porque todo está centralizado, simplificado y visible.

La frustración por no saber dónde se encontraba la información simplemente desapareció. Fue un cambio cultural para todos y un alivio del estrés. Podíamos notar como todo fluía con mayor facilidad.

Para obtener más información sobre cómo el equipo de Discovery Digital Studios usa Asana, lee el estudio de caso completo.

Conecta los proyectos a la estrategia con la gestión de programas

La gestión de programas es un enfoque más holístico para la gestión de varios proyectos y la alineación de esos proyectos con objetivos estratégicos. Si la gestión de varios proyectos comienza a parecer un acto de malabarismo difícil de controlar, prueba la gestión de programas para obtener un panorama más amplio de cómo están conectados los proyectos.

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