Program manager vs. project manager: las principales diferencias que debes conocer

Seguramente sepas qué es la gestión de proyectos, pero ¿has oído alguna vez el término gestión de programas? Si bien suenan muy similares, tal vez te sorprenda saber que son muy diferentes entre sí.

Diferencias entre un program manager y un project manager

Para entender la diferencia entre un program manager (gerente de programas) y un project manager (gerente de proyectos), es importante conocer primero la diferencia entre un proyecto y un programa. En resumen, los proyectos son temporales y los programas son estrategias subyacentes. Sin embargo, existen algunas otras similitudes y diferencias clave a tener en cuenta.

Una manera sencilla de conceptualizar ambos términos es considerar el hecho de que los programas están conformados por múltiples proyectos. Esto significa que cada proyecto tiene objetivos específicos que conforman los objetivos generales del programa. Si bien los proyectos tienen cronogramas y entregables claros, los programas consisten en objetivos empresariales a largo plazo con múltiples dependencias.

Si bien ambos conceptos son muy diferentes, comparten algunas similitudes. Tanto un proyecto como un programa constan de cuatro componentes: tamaño, dificultad, relaciones e incertidumbre. La diferencia radica en el grado de complejidad. Los proyectos suelen ser de menor tamaño y están sujetos a menos incertidumbre, mientras que los programas suelen ser más grandes, involucran muchas relaciones complejas entre diferentes departamentos y existe un alto grado de incertidumbre.

Program manager vs. project manager

Ahora que comprendes mejor las diferencias entre un program manager y un project manager, veamos cuáles son las diferencias entre la gestión de programas y la gestión de proyectos. Conocer las diferencias te ayudará a comprender la función de cada rol en tu equipo e identificar las áreas de mejora.

Mientras que un program manager gestiona una estrategia del programa a largo plazo que consta de varios proyectos, un project manager gestiona proyectos individuales. A continuación te mostramos algunas diferencias adicionales entre ambos roles.

• Gestión de proyectos: A diferencia de un project manager que supervisa proyectos individuales, un program manager supervisa un grupo de proyectos. En otras palabras, se centra en programas grandes que involucran varios proyectos pequeños. Esto implica que la gestión de varios proyectos sea una gran parte del trabajo.

• Gestión de las tareas diarias: Un project manager, por otro lado, se centra en las responsabilidades diarias de la gestión de proyectos, incluida la coordinación del trabajo y el seguimiento del cronograma. A menudo, el project manager usa un software de gestión de proyectos.

• Antigüedad: El program manager suele tener mayor antigüedad que el project manager, ya que supervisa estrategias más amplias (aunque no se aplica a todos los casos).

• Responsabilidades: Los program managers trabajan junto con los project managers, pero es posible que no los lideren directamente. Una excelente manera de identificar mejor los roles y las responsabilidades es usando gráficos RACI.

• Roles internos: El project manager y el program manager tienen funciones muy diferentes, pero ambos son esenciales para el éxito de cualquier empresa.

¿Qué es un program manager?

Como puedes ver, un gerente de programas se ocupa de la estrategia del programa a largo plazo y de las métricas de éxito. Sus tareas van desde definir el éxito hasta supervisar la colaboración, entre muchas otras tareas.

Es importante contar con un program manager si necesitas implementar programas en tu sistema actual. Los program managers también supervisan a los project managers y ayudan a conectar los proyectos del día a día con programas más grandes.

A continuación, presentamos un ejemplo de un día en la vida de un program manager.

Dedicarás la mañana a finalizar los objetivos anuales basados en los OKR de toda la empresa. Por la tarde, te reunirás con los gerentes de proyectos de los diferentes departamentos para asegurarte de que los proyectos estén bien encaminados para alcanzar los objetivos del programa. Terminarás el día con una reunión ejecutiva para reportar las métricas mensuales del proyecto al equipo directivo. Si tienes tiempo, trabajarás en el informe de presupuesto para el próximo mes.

¿Qué es un project manager?

Un gerente de proyectos, por otro lado, trabaja en los proyectos y las tareas diarias. Ayuda a mantener a los equipos organizados y al día, y a optimizar las comunicaciones en el trabajo.

¿Cómo encaja la figura de project manager en el organigrama de una empresa? Los project managers trabajan para garantizar que se cumplan los objetivos y que los miembros del equipo de trabajo reciban instrucciones claras. También trabajan con los program managers para garantizar que los proyectos alcancen los objetivos establecidos, aunque la mayor parte de su trabajo se centra en las tareas del proyecto.

A continuación, te mostramos un ejemplo de un día en la vida de un project manager. 

Comenzarás el día con una revisión del progreso de los dos proyectos en los que está trabajando tu equipo. Al parecer un entregable está atrasado, así que te comunicas con el líder del equipo para brindar apoyo. Por la tarde, te reunirás con el program manager para revisar los próximos proyectos y asegurarte de que estén bien encaminados para alcanzar los objetivos mensuales. Terminarás el día organizando una reunión post mortem para revisar el proyecto que tu equipo finalizó la semana pasada antes de archivar los materiales del proyecto.

¿Qué hace un program manager?

El rol del program manager es muy gratificante. Tiene muchas responsabilidades, incluidas las iniciativas generales. Un program manager gestiona y alinea proyectos complejos a largo plazo con los objetivos más ambiciosos de la empresa. También coordina los equipos de proyectos y las necesidades presupuestarias.

La diferencia entre las responsabilidades de un program manager y un project manager se reduce a quién está a cargo de las tareas diarias y quién de los planes generales de proyectos. Sin embargo, es común que ambos colaboren en todo. Analicemos algunas funciones y responsabilidades clave de un program manager.

Roles y responsabilidades del program manager

Si bien los roles de un program manager y de un project manager son diferentes, comparten algunas responsabilidades, como la supervisión de los proyectos y la coordinación de las comunicaciones. Los roles y responsabilidades en el ámbito de la gestión de programas varían de una empresa a otra, pero algunas de las funciones básicas incluyen la estrategia del proyecto, el control de calidad, la emisión de los informes de desempeño, la gestión de cambios y la gestión de riesgos.

Un buen candidato tendrá todas estas habilidades y mucho más, como ser un buen líder con la capacidad de coordinar varios equipos. A continuación, te mostramos algunos de los roles y responsabilidades adicionales de un program manager.

Implementar estrategias

Los program managers tienen la responsabilidad de coordinar proyectos pequeños con objetivos establecidos que apoyen las metas de toda la empresa. Esto significa trabajar con los project managers para garantizar que se cumplan los objetivos diarios del proyecto y que los programas generales estén encaminados.

Los program managers también optimizan los procesos internos y definen las mejores prácticas para un conjunto de proyectos. Esto permite que los project managers tengan una orientación clara para gestionar los proyectos. También ayuda a evitar que se cometan errores debido a la falta de comunicación y al tiempo dedicado al trabajo.

Otras tareas estratégicas incluyen la coordinación de proyectos con el project manager para garantizar que los entregables estén alineados.

Supervisar la colaboración

Si bien los project managers tienden a centrarse en la colaboración para proyectos puntuales, los program managers se aseguran de que la colaboración sea entre departamentos. Y aunque es un gran desafío, también es una de las partes más gratificantes del trabajo.

Los program managers también tienden a centrarse en crear hojas de ruta de programas para los objetivos de alto nivel de la empresa. Esto varía ligeramente de un project manager que creará hojas de rutas de proyectos individuales.

El program manager puede gestionar la colaboración mediante herramientas nuevas que optimizan la comunicación, como un software de gestión de programas o juegos para fortalecer el espíritu de los equipos (teambuilding). Si bien son métodos diferentes, tienen como objetivo promover el trabajo en equipo y aumentar la visibilidad.

Definir métricas de éxito

Tanto el project manager como el program manager deben analizar e informar sobre el retorno de la inversión (ROI). Sin embargo, el program manager es responsable de garantizar que el ROI de toda la empresa esté alineado con los objetivos de alto nivel.

Esto implica reunirse con los project managers para asegurarse de que los proyectos puntuales hayan alcanzado los objetivos iniciales. El program manager suele ser la persona de contacto para informar sobre las métricas de ROI y el desempeño general del programa a los ejecutivos de la empresa.

Habilidades y experiencia

Un program manager debe tener un conjunto integral de habilidades y experiencia tanto en gestión de proyectos como en gestión de flujos de trabajo. Si bien muchos se forman profesionalmente en gestión de programas, no siempre es necesario.

Si estás buscando incorporar un program manager a tu equipo, estas son las habilidades que debes tener en cuenta.

Habilidades para la gestión de programas

Las habilidades principales que debe tener un buen program manager incluyen: organización, planificación, programación, estrategia del programa, informes, redacción de propuestas y planificación presupuestaria. Pero en definitiva, esto dependerá de las responsabilidades que tu empresa necesite cubrir y de cómo trabajarán con los equipos de trabajo existentes.

Además de las habilidades específicas necesarias, también es importante que un program manager tenga habilidades blandas. Esto le ayudará a coordinar la colaboración y motivar a sus compañeros de equipo a esforzarse para hacer su trabajo de la mejor manera.

Experiencia en gestión de programas

Un program manager sólido deberá tener experiencia en gestión de proyectos u otro rol relacionado con la gestión y organización de proyectos.

Si bien los años de experiencia necesarios pueden variar, el program manager generalmente necesita tener alrededor de cinco años de experiencia. La gestión de proyectos, en cambio, requiere menos experiencia, dependiendo de la complejidad del puesto en particular.

Desafíos comunes

Al igual que otros roles en un equipo, los program managers deben superar varios obstáculos, como abordar retrasos en el cronograma, problemas presupuestarios, etc. De hecho, se encuentran en una posición única en la que deben gestionar tanto las expectativas de sus superiores, como también las de sus subordinados.

A continuación, se muestran algunos de los desafíos comunes a los que se enfrentan los program managers.

• Los desafíos entre los diferentes departamentos, como los objetivos no alineados o la falta de comunicación, pueden tener un impacto negativo en los objetivos a largo plazo.

• Los program managers que no tienen subordinados directos, pueden tener dificultades con la autoridad y la influencia.

• Si los cronogramas de los programas son extensos, puede resultar difícil garantizar que los proyectos a corto plazo se mantengan encaminados para alcanzar los objetivos anuales.

¿Qué hace un project manager?

Las tareas diarias de un project manager son diferentes a las de un program manager, aunque su función es igualmente gratificante. La responsabilidad principal de un project manager es transformar la estrategia del program manager en proyectos individuales que cumplan con los objetivos establecidos. Esto incluye organizar, planificar, dar seguimiento y ejecutar el trabajo.

Los project managers a menudo trabajan junto con los program managers o reportan a ellos. Esto se debe a que gran parte de su trabajo se basa en las estrategias del programa implementadas. Otras responsabilidades incluyen la asignación de las tareas de cada proyecto, crear cronogramas y dar seguimiento al progreso, para garantizar que los proyectos y los equipos se mantengan organizados y encaminados para cumplir los objetivos de la empresa.

Roles y responsabilidades del project manager

La función principal de un project manager es mantener a los equipos organizados y la comunicación alineada para que se cumplan con los plazos y se logren los objetivos del programa. Otras responsabilidades incluyen asignar las tareas y dar seguimiento al progreso de los proyectos para garantizar que se cumplan los plazos.

A continuación te mostramos algunas otras responsabilidades a considerar para entender las diferencias entre un program manager y un project manager.

Coordinar el trabajo

Los project managers tienen la responsabilidad de asignar las tareas del proyecto a los colaboradores adecuados y asegurarse de que tengan toda la información que necesiten para poder finalizar el trabajo. Esto es muy importante para evitar que los empleados pierdan el tiempo en la búsqueda de información. También es una de las tareas más difíciles teniendo en cuenta que muchos equipos trabajan de manera remota y dedican el 60 % de su tiempo a la coordinación del trabajo, en vez de ocuparse del trabajo concreto.

La coordinación de los integrantes de un equipo de trabajo puede ser una tarea compleja, pero cuando se hace correctamente, ayuda a mejorar la productividad y la eficiencia del equipo. Esto permite que el equipo se centre en sus entregables.

Organizar proyectos

Los project managers también son responsables de organizar proyectos. Esto no solo implica estar conectados con los miembros del equipo, también deben gestionar la información del proyecto y los entregables de las partes interesadas.

Si bien puede parecer sencillo, organizar proyectos de manera efectiva implica mucho trabajo. Algunas de las tareas clave incluyen proporcionar a los miembros del equipo la información precisa, garantizar que los entregables avancen correctamente y coordinar las reuniones del equipo durante el ciclo de vida del proyecto.

Hacer un seguimiento del progreso

Otra tarea importante dentro de las responsabilidades de un project manager es el seguimiento del progreso de los proyectos. Esto implica alinear los entregables con los cronogramas de las tareas para garantizar que se cumplan los plazos de los proyectos.

También se debe comunicar el progreso a los miembros del equipo para aumentar la visibilidad del proyecto y mejorar la colaboración. Esta tarea puede ser compleja, especialmente cuando se trabaja de forma virtual, por lo que es importante contar con habilidades para la resolución de problemas y tener mucha paciencia.

Habilidades y experiencia

A diferencia de los program managers, que requieren alrededor de cinco años de experiencia, un project manager no necesita tener los mismos años de experiencia. Las principales aptitudes a tener en cuenta son: habilidades organizativas, habilidades comunicativas y experiencia en la coordinación del trabajo.

Echa un vistazo a las habilidades de gestión de proyectos enumeradas a continuación para comprender mejor la experiencia necesaria.

Habilidades para la gestión de proyectos

Las habilidades de gestión de proyectos son similares a las de la gestión de programas, pero con algunas diferencias clave. Aptitudes como organización, planificación y programación son esenciales para ambos roles. La diferencia es que los project managers trabajan con plazos ajustados y necesitan poder trabajar en un entorno dinámico, mientras que los program managers no trabajan con plazos tan estrictos. Por lo tanto, el candidato adecuado debería estar preparado para trabajar en un entorno acelerado.

Al igual que en la gestión de programas, es importante seguir aprendiendo continuamente nuevos métodos y herramientas para implementar en el trabajo y desempeñar un buen rol. Organizaciones como el Project Management Institute (PMI) ofrecen herramientas para ayudarte a desarrollar tus habilidades y aprender nuevos métodos para transmitirlos al equipo.

Experiencia en gestión de proyectos

La experiencia requerida para desempeñarse como project manager dependerá de la complejidad del rol y del organigrama de tu empresa. La mayoría de los puestos requieren aproximadamente dos años de experiencia, aunque algunos exigen poca o ninguna experiencia.

Al igual que un program manager, la experiencia requerida dependerá de lo que esté buscando tu organización. Los equipos pequeños que necesitan ayuda con la planificación de proyectos pueden ser adecuados para un project manager con poca experiencia, mientras que los equipos grandes con entregables de proyectos complejos necesitarán un project manager con más experiencia.

Desafíos comunes

A diferencia de un program manager que enfrenta desafíos estratégicos, un project manager suele enfrentar obstáculos diarios como problemas de comunicación y productividad.

A continuación, te contamos algunos de los mayores desafíos que enfrentan los project managers a diario.

• La falta de comunicación entre las partes interesadas del proyecto puede causar que los entregables se pasen por alto o, peor aún, que se ejecuten de manera incorrecta.

• La corrupción en el alcance (scope creep o síndrome del lavadero) puede convertirse en un desafío si un proyecto excede el cronograma planificado. Esto suele suceder cuando hay falta de organización o cuando no se trabaja con las herramientas adecuadas.

• La falta de métricas de éxito puede dificultar el seguimiento de los objetivos y las oportunidades.

¿Qué rol es el más adecuado para tu equipo?

Si bien los project managers son esenciales para ejecutar proyectos exitosos, gestionar los recursos del equipo y asegurar una comunicación efectiva, los program managers también son esenciales para una estrategia de proyecto exitosa. Veamos a continuación cómo puedes determinar qué rol es el adecuado para tu equipo.

Identifica las áreas de mejora, luego evalúa qué rol es el más adecuado para el trabajo. También te recomendamos evaluar si las funciones actuales se desarrollan correctamente. En muchos casos, los project managers asumen las responsabilidades de un program manager, lo que puede provocar agotamiento y causar más errores en proyectos individuales. También puedes consultar los OKR de toda la empresa para comprender mejor qué función se alinea más estrechamente con los objetivos a largo plazo.

A continuación, te mostramos algunos ejemplos de situaciones a las que puede enfrentarse tu equipo y cómo determinar qué rol puede ayudar a resolver cada uno.

Situación 1: Tu equipo cumple con los plazos, pero tiene dificultades para medir el rendimiento y cumplir con los objetivos de la empresa.

• Solución: Un program manager puede establecer métricas de rendimiento y definir estrategias para que los objetivos de proyectos más pequeños contribuyan a los objetivos de toda la empresa.

Situación 2: Tu equipo tiene problemas para cumplir con los plazos y se sienten desbordados por las tareas que tienen.

• Solución: Un project manager puede supervisar los plazos y la carga de trabajo del equipo para garantizar que se cumplan los plazos y que la comunicación sea clara.

Situación 3: Tu empresa aspira a lograr un crecimiento significativo, pero tiene dificultades para cumplir con los entregables y para medir el rendimiento.

• Solución: Puede resultar beneficioso incorporar un program manager y un project manager a tu equipo. El primero podrá definir objetivos a largo plazo y ayudar a que los proyectos alcancen dichos objetivos. El segundo, participará de la gestión diaria de los plazos, los entregables y la comunicación del equipo.

Project manager y program manager: roles esenciales para tu organización

Tanto los project managers como los program managers son una parte fundamental de cualquier equipo de alto rendimiento. Aunque ambos son responsables de gestionar proyectos, cada uno aporta una perspectiva diferente a las actividades diarias. A fin de cuentas, a todos nos vendría muy bien un poco de ayuda para gestionar el trabajo y la estrategia.

Para obtener más información, consulta el siguiente artículo sobre la gestión de programas en la Guía de Asana.