Gestión de subvenciones: guía para crear tu solicitud

Muchos gestores y líderes de proyecto o responsables de organizaciones sin fines de lucro, están habituados a lidiar con los, a menudo, complejos procesos de gestión de subvenciones. Desde la búsqueda de las subvenciones adecuadas hasta el cumplimiento de los requisitos de información y la presentación de solicitudes, la gestión de subvenciones implica tareas que que demanda mucho tiempo y esfuerzo. La búsqueda de fuentes de financiación es siempre una labor ardua, tanto si acudes a medios tradicionales como a otros del tipo crowdfunding.

A la hora de solicitar subvenciones públicas los gestores deben enfrentarse a la burocracia de la Administración Pública, estar al tanto de las diferentes convocatorias de subvenciones de las diferentes administraciones y elaborar memorias para estos proyectos. Así, la gestión de subvenciones abre un horizonte de optimismo para muchas empresas, startups, freelancers e incluso, empresas con fines sociales, pero también un listado nuevo de tareas.

En España, por ejemplo, existen multitud de subvenciones de distintas administraciones públicas y con distintos procesos de solicitud. En los últimos meses, seguramente habrás oído hablar del Kit Digital, un conjunto de ayudas públicas dirigidas a subvencionar proyectos de transformación digital para pequeñas y medianas empresas, microempresas y autónomos en España, financiado por el programa europeo Next Generation. Pues bien, existen varias webs oficiales, terminología específica y distintas fases para poder solicitar estas ayudas del Kit Digital, por lo que necesitarás planificación y destinar recursos internos de la empresa para poder gestionarlo.

Afortunadamente, existe una forma de agilizar estos procesos en la gestión de subvenciones y, sobre todo, de ser más eficientes.

Con la ayuda de las herramientas de software, puedes organizar y priorizar tus solicitudes de subvenciones hasta obtener la aprobación final. Con un proceso establecido, puedes dedicar más a tiempo a crear flujos de trabajo significativos que respalden tu misión. ¿Te imaginas lo que podrías hacer con todo ese tiempo? 

En este artículo, te explicaremos qué es una subvención y qué tipos de subvenciones hay, abordaremos todo el proceso de gestión de subvenciones, cómo implementarlo y proporcionamos consejos de gran utilidad

¿Qué es una subvención?

Para poder entender bien en qué consiste la gestión de subvención, primero necesitas comprender bien qué es una subvención. Una subvención es una transferencia, habitualmente de dinero, o bienes y servicios a empresas o personas jurídicas procedente de la Administración Pública con diversos objetivos como los de impulsar la apertura de nuevos negocios o estimular el crecimiento de un sector económico en particular, tal vez, impedir la quiebra de empresas o intervenir en la inflación. Este es la respuesta a qué es una subvención desde una perspectiva macroeconómica, sin embargo, para las compañías o los autónomos, tal vez la respuesta a qué es una subvención tenga más que ver con los procesos o gestiones necesarias para:

1. Encontrar las subvenciones adecuadas

2. Solicitar las subvenciones

3. Cumplir con todos los requisitos

Al fin, una subvención es una ayuda pública (de hecho, muchas veces lo encontrarás así descrito) que puede impulsar el negocio de pequeñas y medianas empresas, autónomos y dar un impulso a grandes compañías en diversas áreas: dar un salto cualitativo en digitalización o nuevas tecnologías, sacar adelante proyectos innovadores que estaban a la espera de encontrar financiación o, por ejemplo, generar más puestos de trabajo.

En España, existe la Base de Datos Nacional de Subvenciones que es una herramienta accesible para todos los ciudadanos en la que se recogen todas las subvenciones y ayudas públicas impulsadas por la administración pública del Estado, las comunidades autónomas y cualquier organismo público que dependa de estas administraciones. Si vas a trabajar en la gestión de subvenciones de tu empresa o de otras empresas, esta es, sin duda, una herramienta muy útil.

Tipos de subvenciones

Existen diferentes formas de clasificar las subvenciones, en función de cómo se gestiona la ayuda pública o en función del objetivo de ésta. A la hora de plantearte la planificación para la gestión de subvenciones es importante que desde el comienzo tengas en cuenta el tipo de subvención que vas a solicitar. Te resumimos algunos de los tipos de subvención más importantes sobre los que leerás u oirás hablar:

Subvención a fondo perdido

Este tipo de subvenciones suele concederse a empresas que están atravesando por una situación complicada. Este tipo de ayuda pública no implica la devolución de las cantidades subvencionadas por lo que, en general, los requisitos y exigencias suelen ser mucho mayores y estrictos. La empresa destinataria de este tipo de subvención debe justificar el fin de estas subvenciones que suelen estar dirigidas a cubrir los gastos de facturas, deudas con proveedores o pagos de nóminas.

Subvención reintegrable

Las subvenciones reintegrables son aquellas que implican la concesión de un capital que debe devolverse. A veces incluso cuando la subvención no requiera de su devolución, la administración pública puede exigir el reintegro de las cantidades si considera que la empresa o autónomo no ha cumplido con todos los requisitos.

¿Qué es la gestión de subvenciones?

La gestión de subvenciones es un proceso que ayuda a las empresas y autónomos a administrar las propuestas de subvenciones mediante la priorización y el procesamiento de las solicitudes de subvención. Habitualmente, podemos hablar incluso de un perfil de gestor de subvenciones que sería la persona responsable de la gestión de ayudas y subvenciones.

El sistema de gestión de subvenciones administra el ciclo de vida completo de la subvención. Esto incluye la búsqueda de subvenciones más relevantes, la organización del dinero, el seguimiento de la subvención y el procesamiento de las solicitudes, así como su supervisión durante y después de la concesión y, por último, el cierre de la subvención. 

Como gestor de subvenciones debes saber que este sistema consta de tres partes distintas, que incluyen:

• Concesión de subvenciones: La concesión de subvenciones se compone de oportunidades de financiamiento otorgadas por la administración pública. 

• Financiación: Consideración sobre los requisitos de elegibilidad de la subvención para ser consideradas para recibir la financiación. 

• Elegibilidad: Para ser elegible, es posible que tengas que proporcionar información sobre los miembros del personal, los participantes, los informes y los beneficios de las subvenciones, los tipos de subvenciones adquiridas anteriormente y los objetivos de financiamiento futuro. 

Una parte importante del proceso de gestión de subvenciones consiste en la redacción de las mismas. Es decir, cuando los miembros del equipo redactan físicamente la propuesta de subvención con la información que han reunido.

En qué consiste el rol de gestor de subvenciones y el de otorgante de subvenciones

La gestión de subvenciones involucra dos roles clave: el encargado de otorgar las subvenciones y el encargado de buscar las subvenciones. Ambos son fundamentales para el proceso general. Entre otros roles involucrados en el proceso se incluyen a los otorgantes y financiadores que ayudan a conceder los fondos de la subvención.

Las funciones y responsabilidades del encargado de otorgar subvenciones son diferentes a las del gestor de subvenciones.

• El encargado de otorgar subvenciones es la persona responsable de generar subvenciones. Este rol implica una variedad de responsabilidades, incluyendo establecer objetivos estratégicos, evaluar regulaciones y otorgar subvenciones. El encargado de otorgar las subvenciones trabaja para un organismo público dentro del departamento de subvenciones.

• El gestor de subvenciones es la persona que busca oportunidades de subvenciones, el responsable de la gestión de subvenciones. Probablemente es el puesto en el que te encuentras actualmente. Entre otras tareas, se encarga de identificar necesidades, recopilar información interna, y redactar y solicitar subvenciones.

Ambos roles juegan un papel fundamental en un proceso eficaz de gestión de ayudas y subvenciones y, a menudo, trabajan en conjunto para lograr los resultados deseados en el ciclo de vida de una subvención exitosa. A continuación, describimos el proceso y los pasos que debes tener en cuenta como gestor de subvenciones. 

Proceso de gestión de subvenciones

El ciclo de vida de una subvención consta de tres etapas distintas: preconcesión, concesión y postconcesión. Cada etapa garantiza que el proceso de subvención se desarrolle sin problemas de principio a fin; es decir, desde la planificación inicial hasta el cierre final de la subvención.

El proceso es esencial para el éxito general de la financiación de subvenciones nuevas y puede ayudarte a ti, el gestor de subvenciones, a organizar la información para poder solicitar de manera eficaz las propuestas de subvenciones.

Observa esta lista de los pasos que debes tener en cuenta para empezar a trabajar con una propuesta de subvención:

1. Reunir información interna: Recopila información sobre sobre el flujo de caja, la cantidad de empleados, facturación, otras vías de financiación, etc. La recopilación de toda esta información es un paso fundamental en la gestión de subvenciones y te servirá para otros procesos de solicitud de subvenciones.

2. Buscar oportunidades de subvenciones: Busca en la Base de Datos Nacional de Subvenciones para conocer las actualizaciones de las oportunidades nuevas y los requisitos de elegibilidad. Crea una lista de organismos públicos que gestionan las subvenciones más importantes para estar siempre al tanto de las últimas actualizaciones. Una de las partes más complicadas en la gestión de subvenciones es conocer todas las subvenciones disponibles en cada momento. Por lo que contar con este listado de entidades y websites será de gran ayuda.

3. Solicitar las subvenciones relevantes: Encuentra las subvenciones adecuadas para tu organización en función de las necesidades financieras y los requisitos para la adjudicación de fondos. 

4. Ejecutar la financiación de la subvención: Una vez concedida la subvención, usa la financiación para llevar a cabo tus objetivos. 

5. Cerrar la propuesta de subvención: Guarda la información necesaria en un espacio compartido al que se pueda acceder en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Estos pasos te ayudarán a mantenerte al día con las tareas que debes realizar cada vez que presentes una solicitud a un nuevo programa de subvenciones.

Abordaremos cada una de estas etapas y explicaremos los pasos que debes seguir en cada una para crear una propuesta de subvención completa.

 1. Etapa de preconcesión en la gestión de subvenciones

La etapa de preconcesión en la gestión de subvenciones incluye todas las tareas previas a la elección del beneficiario de la subvención. Entre estas se incluyen la planificación, la recopilación de información interna, la búsqueda de oportunidades de subvenciones y, por último, la solicitud de las subvenciones.

Esta etapa es importante para la gestión de subvenciones ya que el objetivo es recopilar información y difundirla a los encargados de otorgar subvenciones. Sin un plan de acción claro, es posible que termines perdiendo tiempo que podrías dedicar a la misión de tu organización.

Hay tres pasos dentro de la etapa inicial de preconcesión:

1. Planificación de la subvención: La planificación consiste en reunir la información interna sobre los ingresos, el tamaño del equipo y las necesidades de recaudación de fondos. Una vez que hayas reunido esta información, puedes empezar a buscar las oportunidades de subvenciones que se ajusten a las necesidades de tu organización sin fines de lucro. Puede tratarse de un objetivo específico que requiera financiación o de un nuevo proyecto que te gustaría iniciar. Además, esta información te servirá seguramente para distintas subvenciones por lo que es un paso clave en la gestión de subvenciones.

2. Oportunidad de subvención: Para encontrar las oportunidades, primero debes organizar la información que reuniste en el primer paso en simples puntos de calificación. Por ejemplo, para que te aprueben la adjudicación de fondos, es posible que se te exija contar con una capacidad y experiencia internas específicas. Puedes buscar subvenciones, por ejemplo, utilizando la Base de Datos Nacional de Subvenciones o puedes utilizar el software de gestión de flujos de trabajo para optimizar tu canal de oportunidades. 

3. Solicitud de subvención: Una vez que hayas reunido los requisitos y hayas encontrado una subvención que se ajuste a tus necesidades, es hora de solicitarla. Las subvenciones con criterios específicos tendrán la información necesaria incluida dentro de la oportunidad de subvención. Usa esa información para redactar tu solicitud y envíala al contacto correspondiente. Generalmente, en esta etapa deberás elaborar la memoria técnica que incluirá el objetivo del proyecto y financiación, cómo se va a emplear la ayuda económica o descripción de la entidad solicitante.

Algunas preguntas que debes hacerte cuando vas a encargarte de la gestión de una subvención:

• ¿Tengo un objetivo claro para la utilización de los fondos?

• ¿Conozco las proyecciones de ingresos?

• ¿Esta financiación nos ayudará a tener éxito en nuestras misiones?

• ¿Se trata de una financiación para un proyecto a nivel nacional o a nivel interancional?

Una vez que hayas enviado tu solicitud, pasarás a la etapa de concesión de la subvención, en la que se te notificará si te han otorgado una subvención.

2. Etapa de concesión

La etapa de concesión de la gestión de subvenciones es cuando el encargado de otorgar subvenciones elige a los beneficiarios. Se notificará a los gestores de subvenciones y, en caso de ser elegidos, se les proporcionará un acuerdo con los términos y condiciones de la subvención.

Estos términos dependerán del tipo de subvención y del monto que se otorgue. Una vez que el gestor de subvenciones y el financiador firmen el acuerdo, la subvención se concederá oficialmente. 

Si no eres elegido para la subvención, el proceso de gestión de subvenciones finalizará en esta etapa y puedes pasar al paso de cierre de la subvención que implica el almacenamiento de la información para su posterior evaluación.

3. Ejecución y cierre de la subvención 

Una vez que se ha concedido la subvención y se ha firmado el acuerdo, es hora de trabajar en la ejecución de la subvención. Esto implica recibir los fondos y aplicarlos a tu organización. 

La segunda etapa consta de dos pasos:

1. Ejecución de la subvención: Durante la etapa de ejecución, recibirás los fondos federales y empezarás a usarlos para tu iniciativa prevista. Es posible que debas enviar informes periódicos que demuestren que estás cumpliendo con los términos y servicios acordados y con el desempeño general del proyecto.

2. Cierre de la subvención: Una vez que hayas implementado los fondos, puedes cerrar el proyecto de la subvención. Esto implica almacenar los datos sobre los montos de la financiación, como por ejemplo, para qué se utilizaron, a fin de poder consultarlos en el futuro. También es el momento de reflexionar sobre tus objetivos empresariales y analizar si la subvención resultó útil. Esto puede ayudarte en futuras propuestas de subvenciones. 

Repetirás estos pasos en todas las solicitudes nuevas de subvenciones para poder recibir fondos. Aunque cada subvención implique unos requisitos distintos, las fases de la gestión de subvenciones serán prácticamente las mismas.

Consejos de gestión de subvenciones para optimizar tu proceso

Hay algunos consejos que puedes implementar para asegurarte de que el proceso de solicitar subvenciones sea lo más eficiente y efectivo posible.

Estas prácticas incluyen la creación de un calendario de subvenciones para asegurarte de realizar todos los pasos a tiempo y la implementación de soluciones de gestión de subvenciones para agilizar el proceso. Analizaremos cada una de estas prácticas recomendadas y explicaremos cómo puedes utilizarlas para tu propio proceso de propuestas de subvenciones.

1. Crea un calendario de subvenciones

Crear el calendario de un proyecto es una excelente manera de asegurarte de que todo tu equipo esté siempre informado durante el proceso de solicitud y para realizar una correcta planificación de la gestión de subvenciones. También puede ayudarte a organizarte y hacer un seguimiento de qué subvenciones ya solicitaste a fin de evitar el trabajo duplicado.  

Tu calendario debería incluir:

• El plazo de la solicitud

• El cronograma de las tareas internas

• Cualquier fecha recurrente asociada con el proceso de subvención 

Para aprovechar al máximo el calendario en la gestión de subvenciones, busca la funcionalidad de la comunicación para que tu equipo pueda colaborar directamente en el calendario. Lo ideal es buscar una herramienta con funcionalidad de cronograma para poder conectar las tareas con los objetivos de tu organización. Así, la gestión de subvenciones será mucho más fácil.

2. Automatiza el proceso de solicitud manual

La automatización de procesos de negocios puede ayudarte a optimizar el flujo de trabajo, lo que te permite disponer de más tiempo para enfocarte en el trabajo que realmente importa. 

Considera el uso de un software de automatización para optimizar el proceso de solicitud y eliminar el trabajo manual. Al automatizar el proceso, puedes establecer y cambiar las fechas de entrega, asignar el trabajo al miembro adecuado del equipo y aumentar la visibilidad entre los distintos departamentos.

3. Crea una biblioteca de recursos

La gestión de subvenciones puede ser una tarea que demanda mucho tiempo. Se requiere la recopilación de varios documentos para proporcionar prueba de elegibilidad a los encargados de otorgar subvenciones y los otorgantes. Al crear una biblioteca de plantillas organizada, puedes acceder de forma sencilla a la información cuando la necesites.

Para crear una biblioteca de recursos, organiza los documentos relevantes que demuestren información como los ingresos, la financiación actual y el tamaño de tu equipo. Luego, guarda estos documentos en una herramienta compartida a la que todos los participantes puedan acceder en cualquier momento y desde cualquier lugar.

4. Implementa herramientas de gestión del trabajo

El uso de un software de gestión del trabajo puede ayudarte a supervisar y optimizar el proceso de propuesta de subvención. Te permite gestionar tus programas de subvenciones en un solo lugar, establecer flujos de trabajo de forma rápida y, lo más importante, alcanzar tus objetivos. 

Con el software de gestión del trabajo, puedes reducir el trabajo rutinario y dedicar más tiempo a lograr la misión de tu organización. Para inspirarte en cómo otras organizaciones han utilizado el software de gestión de subvenciones, descubre cómo Hope for Haiti mejora las vidas de más haitianos con Asana.

Simplifica el proceso de gestión de subvenciones

Implementa un proceso de gestión de ayudas y subvenciones para asegurarte de que tu organización sin fines de lucro reciba los fondos que necesita para marcar la diferencia. Al seguir los consejos anteriores, podrás crear un proceso de solicitud de subvenciones más eficiente para que tu próximo proceso de solicitud se desarrolle sin problemas.

¿Todo listo para empezar con tu propio plan de gestión de subvenciones? Descubre cómo Asana ayuda a las organizaciones sin fines de lucro a simplificar la gestión de subvenciones para que puedan dedicar más tiempo y recursos a su misión.