Campaña digital de recaudación de fondos

Cómo crear un proyecto para una campaña digital de recaudación de fondos en Asana

Hay varias maneras de crear tu campaña. Para comenzar rápido:

  1. Comienza con nuestra plantilla para campaña digital de recaudación de fondos y personalízala según las necesidades de tu organización.
  2. Importa la hoja de cálculo con la que gestionas actualmente las campañas.

Cómo acceder a todas las plantillas de Asana

GIF demostrando cómo acceder a las plantillas en Asana con el botón + de la barra superior

Si prefieres crear tu propio proyecto de canal desde cero o si quieres conocer las mejores prácticas para los proyectos de Asana, comienza aquí.

¿Trabajas con agencias?

Para ejecutar las campañas de recaudación de fondos sin problemas, considera agregar como invitados a todas las agencias con las que trabajas a tu proyecto. De esta manera, las agencias pueden ver tus planes y tú puedes definir claramente los vencimientos y dar seguimiento a las entregas.

Consejos para gestionar tu proyecto de campaña digital de recaudación de fondos

Ahora que ya creaste tu proyecto, estos consejos te serán útiles para gestionarlo a medida que lances campañas nuevas.

1. Proyecta tu campaña de recaudación de fondos ((y modifícala a medida que sea necesario) con el Cronograma.

Las campañas de recaudación de fondos tienen múltiples vencimientos críticos y dependencias. Usa la vista del Cronograma para proyectar tu campaña y facilitar la definición de las tareas que se deben realizar y el orden. A continuación te contamos cómo:

GIF acerca de la funcionalidad del Cronograma de Asana para definir el cronograma de un proyecto y sus dependencias.

  1. Programa tareas arrastrándolas y solándolas en el cronograma. Si detectas conflictos en el calendario, simplemente vuelve a arrastrar y soltar las tareas para reagendarlas.
  2. Extiende los plazos de tareas para que el responsable pueda planificar bien su tiempo de trabajo según la fecha de entrega.
  3. Si las tareas se deben completar en un orden específico, crea dependencias entre ellas. Para hacerlo, coloca el cursor sobre una tarea y después, arrástrala a la tarea relacionada.

2. Usa los campos personalizados para hacer que las aprobaciones y los estados de las tareas sean transparentes.

Es posible que los administradores de campañas pierdan tiempo al intentar entender qué elementos son los que están aprobados o qué puede estar bloqueando la campaña. Agregar campos personalizados de aprobación y progreso de las tareas te ayuda a entender rápidamente dónde se encuentra cada tarea y a ocuparte sin rodeos del trabajo que necesite aprobación o de cualquier vencimiento en riesgo de no cumplirse.

Ordena tu proyecto según los campos personalizados para detectar rápidamente los obstáculos y los estados en que se encuentran las tareas. Es como ordenar las columnas de una hoja de cálculo.

Cómo gestionar las aprobaciones

GIF de flujos de aprobaciones con campos personalizados en Asana

Para mantener el control del trabajo a medida que avanza en su proceso puedes activar las notificaciones de los campos personalizados y agregar un campo personalizado de “Etapa de aprobación” a tu proyecto. Después, cuando un elemento de la campaña se marque como “Listo para revisar”, el aprobador recibirá una notificación en la bandeja de entrada y sabrá que está preparado.

3. Reúne los testimonios y las historias de los donantes con los formularios.

Al reunir los testimonios de los donantes, el trabajo de tu organización sin fines de lucro cobra vida e inspira a otros a contribuir con tu causa. Comunicarse después puede llevar tiempo o involucrar cantidades de emails de ida y vuelta. En cambio, puedes capturar fácilmente sus historias en el formato que necesites si creas un formulario para llenar.

Una vez enviados, los formularios se convierten en tareas que puedes categorizar con los campos personalizados para tener siempre la historia o cita correcta para compartir por email o en las redes sociales. Es una forma fácil de mostrar quiénes te apoyan e impulsar la dinámica.

Consejos para informar acerca del progreso de una campaña digital de recaudación de fondos

1. Transparenta el progreso en tu equipo con las actualizaciones de los estados de los proyectos.

En vez de hacer que alguien te contacte para pedirte una actualización de estado o tener que redactar y enviar un email que provoque más dudas, reuniones y cadenas confusas de correos, simplemente publica y comparte el progreso con las actualizaciones de estado. Asegúrate de que los participantes clave de tu campaña sean miembros de tu proyecto para que siempre que publiques una actualización, todos los miembros del proyecto reciban la notificación en su bandeja de entrada. También puedes incluir a los miembros de equipos interdisciplinarios en la conversación al @mencionarlos en un comentario.

Captura de pantalla del uso de la vista del progreso en Asana para publicar una actualización de estado a fin de que tu equipo la vea.

Si usas las actualizaciones de estado constantemente, puedes pasar menos tiempo en reuniones de actualización de estado y no necesitas enviar actualizaciones por email. ¡Todo ganancia!

2. Gestiona múltiples campañas a la vez con los Portafolios.

Si gestionas más de una campaña a la vez, adorarás ver el progreso y las actualizaciones con Portafolios. Los Portafolios ofrecen panoramas generales en tiempo real acerca del progreso y facilitan la solicitud de actualizaciones, lo que te permite centrarte en lo que realmente requiere atención.

3. Identifica el trabajo bloqueado y el progreso de las tareas en varias campañas con los Informes de búsqueda avanzada.

Si usas los campos personalizados para el progreso y aprobación de las tareas en los proyectos para campañas de recaudación de fondos, puedes dar seguimiento a cualquier trabajo en riesgo y a las aprobaciones de estos proyectos si creas Informes de búsqueda avanzada.

Entonces, si quisieras ver una lista de todos los trabajos aprobados de las campañas o mostrar todas las tareas que todavía no se iniciaron y que vencen en los próximos tres días, puedes creary guardar Informes de búsqueda avanzada.

Si deseas extraer el mismo informe con frecuencia, puedes guardar el informe. Podrías, por ejemplo, ejecutarlo todos los viernes como prioridad para el lunes y mantener tu campaña encaminada.

Recursos para planificar y gestionar campañas

¿Tu tipo de aprendizaje es más visual? ¿Quieres ver cómo nuestros clientes ejecutan campañas? Revisa estos recursos:

Recursos Enlace
Plantilla para campaña digital de recaudación de fondos Usar plantilla
Curso a pedido Regístrate en la Academia Asana
Webinar de caso de uso Descubre cómo la San Francisco AIDS Foundation y la Leukaemia Foundation planifican y gestionan las campañas con Asana
Artículo de consejos para campañas Leer el blog
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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las tareas nuevas aparecerán en la parte superior de tu lista en Asignadas recientemente.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe Tab+N al final del título de cualquier tarea para convertirla en sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.