Campaña digital de recaudación de fondos

Cómo crear un proyecto para una campaña digital de recaudación de fondos en Asana

Hay varias maneras de crear tu campaña. Para comenzar rápido:

  1. Comienza con nuestra plantilla para campaña digital de recaudación de fondos y personalízala según las necesidades de tu organización.
  2. Importa la hoja de cálculo con la que gestionas actualmente las campañas.

Cómo acceder a todas las plantillas de Asana

GIF demostrando cómo acceder a las plantillas en Asana con el botón + de la barra superior

Si prefieres crear tu propio proyecto de canal desde cero o si quieres conocer las mejores prácticas para los proyectos de Asana, comienza aquí.

¿Trabajas con agencias?

Para ejecutar las campañas de recaudación de fondos sin problemas, considera agregar como invitados a todas las agencias con las que trabajas a tu proyecto. De esta manera, las agencias pueden ver tus planes y tú puedes definir claramente los vencimientos y dar seguimiento a las entregas.

Consejos para gestionar tu proyecto de campaña digital de recaudación de fondos

Ahora que ya creaste tu proyecto, estos consejos te serán útiles para gestionarlo a medida que lances campañas nuevas.

1. Proyecta tu campaña de recaudación de fondos ((y modifícala a medida que sea necesario) con el Cronograma.

Las campañas de recaudación de fondos tienen múltiples vencimientos críticos y dependencias. Usa la vista del Cronograma para proyectar tu campaña y facilitar la definición de las tareas que se deben realizar y el orden. A continuación te contamos cómo:

GIF acerca de la funcionalidad del Cronograma de Asana para definir el cronograma de un proyecto y sus dependencias.

  1. Programa tareas arrastrándolas y solándolas en el cronograma. Si detectas conflictos en el calendario, simplemente vuelve a arrastrar y soltar las tareas para reagendarlas.
  2. Extiende los plazos de tareas para que el responsable pueda planificar bien su tiempo de trabajo según la fecha de entrega.
  3. Si las tareas se deben completar en un orden específico, crea dependencias entre ellas. Para hacerlo, coloca el cursor sobre una tarea y después, arrástrala a la tarea relacionada.

2. Usa los campos personalizados para hacer que las aprobaciones y los estados de las tareas sean transparentes.

Es posible que los gerentes de campañas pierdan tiempo al intentar entender qué elementos son los que están aprobados o qué puede estar bloqueando la campaña. Agregar campos personalizados de aprobación y progreso de las tareas te puede ayudar a entender rápidamente dónde se encuentra cada tarea y a enfocarte en el trabajo que necesite aprobación o de cualquier vencimiento en riesgo de no cumplirse.

Ordena tu proyecto según los campos personalizados para detectar rápidamente los obstáculos y los estados en que se encuentran las tareas. Es como ordenar las columnas de una hoja de cálculo.

Cómo gestionar las aprobaciones

GIF de flujos de aprobaciones con campos personalizados en Asana

Para mantener el control del trabajo a medida que avanza en su proceso puedes activar las notificaciones de los campos personalizados y agregar un campo personalizado de "Etapa de aprobación" a tu proyecto. Después, cuando un elemento de la campaña se marque como "Listo para revisar", el aprobador recibirá una notificación en la bandeja de entrada y sabrá que está preparado.

3. Reúne los testimonios y las historias de los donantes con los formularios.

Al reunir los testimonios de los donantes, el trabajo de tu organización sin fines de lucro cobra vida e inspira a otros a contribuir con tu causa. Comunicarse después puede llevar tiempo o involucrar cantidades de emails de ida y vuelta. En cambio, puedes capturar fácilmente sus historias en el formato que necesites si creas un formulario para llenar.

Una vez enviados, los formularios se convierten en tareas que puedes categorizar con los campos personalizados para tener siempre la historia o cita correcta para compartir por email o en las redes sociales. Es una forma fácil de mostrar quiénes te apoyan e impulsar la dinámica.

Consejos para informar acerca del progreso de una campaña digital de recaudación de fondos

1. Transparenta el progreso en tu equipo con las actualizaciones de los estados de los proyectos.

En vez de hacer que alguien te contacte para pedirte una actualización de estado o tener que redactar y enviar un email que provoque más dudas, reuniones y cadenas confusas de correos, simplemente publica y comparte el progreso con las actualizaciones de estado. Asegúrate de que los participantes clave de tu campaña sean miembros de tu proyecto para que siempre que publiques una actualización, todos los miembros del proyecto reciban la notificación en su bandeja de entrada. También puedes incluir a los miembros de equipos interdisciplinarios en la conversación al @mencionarlos en un comentario.

Captura de pantalla del uso de la vista del progreso en Asana para publicar una actualización de estado a fin de que tu equipo la vea.

Si usas las actualizaciones de estado constantemente, puedes pasar menos tiempo en reuniones de actualización de estado y no necesitas enviar actualizaciones por email. ¡Todo ganancia!

2. Gestiona múltiples campañas a la vez con los Portafolios.

Si gestionas más de una campaña a la vez, adorarás ver el progreso y las actualizaciones con Portafolios. Los Portafolios ofrecen un panorama general en tiempo real acerca del progreso y facilitan la solicitud de actualizaciones, lo que te permite centrarte en lo que realmente requiere atención.

3. Identifica el trabajo bloqueado y el progreso de las tareas en varias campañas con los Informes de búsqueda avanzada.

Si usas los campos personalizados para el progreso y aprobación de las tareas en los proyectos para campañas de recaudación de fondos, puedes dar seguimiento a cualquier trabajo en riesgo y a las aprobaciones de estos proyectos si creas Informes de búsqueda avanzada.

Entonces, si quisieras ver una lista de todos los trabajos aprobados de las campañas o mostrar todas las tareas que todavía no se iniciaron y que vencen en los próximos tres días, puedes creary guardar Informes de búsqueda avanzada.

Si deseas extraer el mismo informe con frecuencia, puedes guardar el informe. Podrías, por ejemplo, ejecutarlo todos los viernes como prioridad para el lunes y mantener tu campaña encaminada.

Recursos para planificar y gestionar campañas

¿Tu tipo de aprendizaje es más visual? ¿Quieres ver cómo nuestros clientes ejecutan campañas? Revisa estos recursos:

Recursos Enlace
Plantilla para campaña digital de recaudación de fondos Usa las plantillas
Curso a pedido Regístrate en la Academia Asana
Webinar de estudio de caso Descubre cómo la San Francisco AIDS Foundation y la Leukaemia Foundation planifican y gestionan las campañas con Asana
Artículo de consejos para campañas Lee el blog
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