Seguimiento de subvenciones

Cómo crear un proyecto de canal para pedidos de subvenciones en Asana

Hay varias maneras de crear tu canal para pedidos de subvenciones. Para empezar rápido, haz lo que se encuentra a continuación.

1. Comienza con nuestra plantilla para canal de pedidos de subvenciones y personalízala según las necesidades de tu organización.
2. Importa la hoja de cálculo con la que actualmente das seguimiento a las subvenciones.

Cómo acceder a todas las plantillas de Asana

Si prefieres crear tu propio proyecto de canal desde cero o si quieres conocer las mejores prácticas para los proyectos de Asana, comienza aquí.

¿Gestionas múltiples pedidos de subvención activos al mismo tiempo?

Si usas nuestra plantilla:

1. Duplica la [TAREA DE EJEMPLO] en la plantilla, cámbiale de nombre y conviértela en un proyecto.
2. Después agrega estos proyectos a un portafolios que te será útil para gestionar y supervisar todas tus subvenciones desde un mismo lugar.

Consejos para gestionar tu proyecto de pedido de subvención

Ahora que ya creaste tu proyecto, estos consejos te serán útiles para gestionarlo a medida que agregues subvenciones a tu canal.

1. Organiza tu proyecto con secciones para las etapas del proceso de pedido.

Crea secciones para dejar en claro qué subvenciones se encuentran en cada etapa de tu canal. Las secciones te sirven para ver las diferentes fases de tu proceso de pedido, como “Definición del alcance,” “Pedido,” “Pendiente”, etc. y categoriza las tareas en consecuencia.

A medida que progresas con tu pedido, arrastra las tareas de una sección a otra para reflejar el estado en que se encuentran.

2. Determina la programación de los pedidos y los ciclos de las subvenciones con el Cronograma.

Una vez que hayas agregado una subvención a tu canal, asegúrate de asignarle una fecha de entrega para poder enviarla o renovarla a tiempo. Después empieza a trabajar en retrospectiva a partir de la fecha de entrega para definir fechas de inicio y fin para cada paso del proceso. Puedes usar el Cronograma para visualizar tu programación, ajustarla para que sea realista y establecer fácilmente las dependencias entre las tareas para que el trabajo se haga en el orden que corresponde. Si necesitas cambiar algo, con el Cronograma es más fácil, puedes arrastrar y soltar en los vencimientos nuevos.

3. Captura oportunidades nuevas con un formulario.

Las nuevas oportunidades de subvención pueden venir de cualquier lugar. Gracias a los formularios puedes captarlas y revisarlas rápidamente. Crea un formulario que capture los detalles que necesites para evaluar la oportunidad y aprobarla. Cuando se envíe, el formulario se convertirá en una tarea de tu proyecto de canal.

Comparte el enlace del formulario en toda tu organización o en tu sitio web para facilitar el envío y descubrimiento de oportunidades. Cualquiera puede llenar un formulario, incluso quienes no usan Asana.

2. Usa los campos personalizados para hacer que las prioridades, las aprobaciones y los detalles clave sean transparentes.

Con varias subvenciones en tu canal, querrás asegurarte de que puedes ver cuáles tienen mayor prioridad, cuánta financiación esperas y mucho más. Los campos personalizados colaboran para que estos detalles queden claros a primera vista y también se pueden usar para filtrar y ordenar tu proyecto (como columnas de una hoja de cálculo). Puedes crear campos con el monto a recaudar, las prioridades, las etapas o las aprobaciones; lo que sea necesario para capturar los detalles clave.

Da seguimiento a las aprobaciones con las notificaciones de los campos personalizados.

Las propuestas de subvenciones pasan por algunas rondas de comentarios y los flujos de trabajo con campos personalizados de aprobaciones permiten ver de forma sencilla si algo está aprobado o no. Simplemente agrega un campo personalizado de aprobación a tu proyecto y activa las notificaciones. A continuación, todos los seguidores de la tarea recibirán notificaciones si el campo se modifica. De este modo, todos se mantienen informados a medida que se aprueban los pedidos o se reciben comentarios para incorporar.

Consejos para informar acerca del progreso del canal de subvenciones

Usa la vista del progreso para publicar las actualizaciones de estado en un mismo lugar y con regularidad.

Los detalles del progreso del canal y su crecimiento son la clave para asegurarte de que obtienes las suficientes oportunidades y las mantienes activas. En vez de confiar en largas cadenas de emails o en contactos aleatorios para pedir actualizaciones, intenta publicar actualizaciones con regularidad con la vista del progreso. Puedes @mencionar las tareas, los proyectos y los compañeros de equipo para que sea más fácil consultar el trabajo y mantener a todos informados acerca del progreso o de los obstáculos.

¿Das seguimiento a varios proyectos a la vez? Agrégalos a un portafolios para supervisar los estados desde una única vista.

Recursos para dar seguimiento a subvenciones

¿Tu tipo de aprendizaje es más visual? ¿Quieres ver cómo otros clientes como tú usan Asana? Revisa estos recursos:

Recursos	Enlace
Plantilla de seguimiento de subvenciones	Usar plantilla
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