Seguimiento de subvenciones

Cómo crear un proyecto de procesos para pedidos de subvenciones en Asana

Hay varias maneras de crear tu proceso para pedidos de subvenciones. Para empezar rápido, haz lo siguiente:

  1. Comienza con nuestra plantilla para proceso de pedidos de subvenciones y personalízala según las necesidades de tu organización.
  2. Importa la hoja de cálculo con la que actualmente das seguimiento a las subvenciones.

Cómo acceder a todas las plantillas de Asana

GIF demostrando cómo acceder a las plantillas en Asana con el botón + de la barra superior

Si prefieres crear tu propio proyecto de procesos desde cero o si quieres conocer las mejores prácticas para los proyectos de Asana, comienza aquí.

¿Gestionas múltiples pedidos de subvención activos al mismo tiempo?

Si usas nuestra plantilla:

  1. Duplica la[TAREA DE EJEMPLO] en la plantilla, cámbiale de nombre y conviértela en un proyecto.
  2. Después agrega estos proyectos a un portafolio que te será útil para gestionar y supervisar todas tus subvenciones desde un mismo lugar.

Consejos para gestionar tu proyecto de pedido de subvención

Ahora que ya creaste tu proyecto, estos consejos te serán útiles para gestionarlo a medida que agregues subvenciones a tu proceso.

1. Organiza tu proyecto con secciones para las diferentes etapas del proceso de pedido

Captura de pantalla en la que se muestra cómo agregar secciones en un proyecto de Asana

Crea secciones para dejar en claro qué subvenciones se encuentran en cada etapa de tu proceso. Las secciones te sirven para ver las diferentes fases de tu proceso de pedido, como "Definición del alcance", "Pedido", "Pendiente", etc. y categoriza las tareas en consecuencia.

A medida que progresas con tu pedido, arrastra las tareas de una sección a otra para reflejar el estado en que se encuentran.

2. Determina los plazos de los pedidos y los ciclos de las subvenciones con el Cronograma

Una vez que hayas agregado una subvención a tu proceso, asegúrate de asignarle una fecha de entrega para poder enviarla o renovarla a tiempo. Después, empieza a trabajar en retrospectiva a partir de la fecha de vencimiento para definir las fechas de inicio y de entrega para cada paso del proceso. Puedes usar el Cronograma para visualizar tus plazos, ajustarlos para que sean realistas y establecer fácilmente las dependencias entre las tareas para que el trabajo se haga en el orden que corresponde. Si necesitas cambiar algo, con el Cronograma es más fácil, puedes arrastrar y soltar en los vencimientos nuevos.

3. Captura oportunidades nuevas con un formulario

Las nuevas oportunidades de subvención pueden venir de cualquier lugar. Gracias a los formularios puedes captarlas y revisarlas rápidamente. Crea un formulario que capture los detalles que necesitas para evaluar la oportunidad y aprobarla. Cuando se envíe, el formulario se convertirá en una tarea en tu proyecto de procesos.

Comparte el enlace del formulario en toda tu organización o en tu sitio web para facilitar el envío y descubrimiento de oportunidades. Cualquiera puede llenar un formulario, incluso quienes no usan Asana.

4. Usa los campos personalizados para hacer que las prioridades, las aprobaciones y los detalles clave sean transparentes

GIF de cómo crear y agregar campos personalizados en Asana

Con varias subvenciones en tu proceso, querrás asegurarte de que puedes ver cuáles tienen mayor prioridad, cuánta financiación esperas y mucho más. Los campos personalizados colaboran para que estos detalles queden claros a primera vista y también se pueden usar para filtrar y ordenar tu proyecto (como columnas de una hoja de cálculo). Puedes crear campos con el monto a recaudar, las prioridades, las etapas o las aprobaciones; lo que sea necesario para capturar los detalles clave.

Da seguimiento a las aprobaciones con las notificaciones de los campos personalizados

Captura de pantalla del uso de campos de aprobación personalizados en Asana para ver qué está aprobado y qué no.

Las propuestas de subvenciones pasan por algunas rondas de comentarios y los flujos de trabajo con campos personalizados para las aprobaciones permiten ver de forma sencilla si algo está aprobado o no. Simplemente agrega un campo personalizado de aprobación a tu proyecto y activa las notificaciones. A continuación, todos los colaboradores de la tarea recibirán notificaciones si el campo se modifica. De este modo, todos se mantienen informados a medida que se aprueban los pedidos o se reciben comentarios para incorporar.

Consejos para informar acerca del progreso del proceso de subvenciones

Usa la vista de Progreso para publicar las actualizaciones de estado en un mismo lugar y con regularidad

Captura de pantalla de una actualización de estado publicada en la vista de Progreso en Asana

Los detalles del progreso del proceso y su crecimiento son la clave para asegurarte de que obtienes las suficientes oportunidades y las mantienes activas. En vez de confiar en largas cadenas de emails o en contactos aleatorios para pedir actualizaciones, intenta publicar actualizaciones con regularidad con la vista de Progreso. Puedes @mencionar las tareas, los proyectos y los compañeros de equipo para que sea más fácil consultar el trabajo y mantener a todos informados acerca del progreso o de los obstáculos.

¿Das seguimiento a varios proyectos a la vez? Agrégalos a un portafolio para supervisar los estados desde una única vista.

Recursos para dar seguimiento a subvenciones

¿Tu tipo de aprendizaje es más visual? ¿Quieres ver cómo otros clientes como tú usan Asana? Consulta estos recursos:

Recursos Enlace
Plantilla de seguimiento de subvenciones Usar plantilla
Estudio de caso Descubre cómo EarthEnable, Venture for America y Hope for Haiti gestionan las subvenciones con Asana
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