Seguimiento de subvenciones

Cómo crear un proyecto de canal para pedidos de subvenciones en Asana

Hay varias maneras de crear tu canal para pedidos de subvenciones. Para empezar rápido, haz lo que se encuentra a continuación.

  1. Comienza con nuestra plantilla para canal de pedidos de subvenciones y personalízala según las necesidades de tu organización.
  2. Importa la hoja de cálculo con la que actualmente das seguimiento a las subvenciones.

Cómo acceder a todas las plantillas de Asana

GIF demostrando cómo acceder a las plantillas en Asana con el botón + de la barra superior

Si prefieres crear tu propio proyecto de canal desde cero o si quieres conocer las mejores prácticas para los proyectos de Asana, comienza aquí.

¿Gestionas múltiples pedidos de subvención activos al mismo tiempo?

Si usas nuestra plantilla:

  1. Duplica la [TAREA DE EJEMPLO] en la plantilla, cámbiale de nombre y conviértela en un proyecto.
  2. Después agrega estos proyectos a un portafolios que te será útil para gestionar y supervisar todas tus subvenciones desde un mismo lugar.

Consejos para gestionar tu proyecto de pedido de subvención

Ahora que ya creaste tu proyecto, estos consejos te serán útiles para gestionarlo a medida que agregues subvenciones a tu canal.

1. Organiza tu proyecto con secciones para las etapas del proceso de pedido.

Captura de pantalla en la que se muestra cómo agregar secciones en un proyecto de Asana

Crea secciones para dejar en claro qué subvenciones se encuentran en cada etapa de tu canal. Las secciones te sirven para ver las diferentes fases de tu proceso de pedido, como “Definición del alcance,” “Pedido,” “Pendiente”, etc. y categoriza las tareas en consecuencia.

A medida que progresas con tu pedido, arrastra las tareas de una sección a otra para reflejar el estado en que se encuentran.

2. Determina la programación de los pedidos y los ciclos de las subvenciones con el Cronograma.

Una vez que hayas agregado una subvención a tu canal, asegúrate de asignarle una fecha de entrega para poder enviarla o renovarla a tiempo. Después empieza a trabajar en retrospectiva a partir de la fecha de entrega para definir fechas de inicio y fin para cada paso del proceso. Puedes usar el Cronograma para visualizar tu programación, ajustarla para que sea realista y establecer fácilmente las dependencias entre las tareas para que el trabajo se haga en el orden que corresponde. Si necesitas cambiar algo, con el Cronograma es más fácil, puedes arrastrar y soltar en los vencimientos nuevos.

3. Captura oportunidades nuevas con un formulario.

Las nuevas oportunidades de subvención pueden venir de cualquier lugar. Gracias a los formularios puedes captarlas y revisarlas rápidamente. Crea un formulario que capture los detalles que necesites para evaluar la oportunidad y aprobarla. Cuando se envíe, el formulario se convertirá en una tarea de tu proyecto de canal.

Comparte el enlace del formulario en toda tu organización o en tu sitio web para facilitar el envío y descubrimiento de oportunidades. Cualquiera puede llenar un formulario, incluso quienes no usan Asana.

2. Usa los campos personalizados para hacer que las prioridades, las aprobaciones y los detalles clave sean transparentes.

GIF de cómo crear y agregar campos personalizados en Asana

Con varias subvenciones en tu canal, querrás asegurarte de que puedes ver cuáles tienen mayor prioridad, cuánta financiación esperas y mucho más. Los campos personalizados colaboran para que estos detalles queden claros a primera vista y también se pueden usar para filtrar y ordenar tu proyecto (como columnas de una hoja de cálculo). Puedes crear campos con el monto a recaudar, las prioridades, las etapas o las aprobaciones; lo que sea necesario para capturar los detalles clave.

Da seguimiento a las aprobaciones con las notificaciones de los campos personalizados.

Captura de pantalla del uso de campos de aprobación personalizados en Asana para ver qué está aprobado y qué no.

Las propuestas de subvenciones pasan por algunas rondas de comentarios y los flujos de trabajo con campos personalizados de aprobaciones permiten ver de forma sencilla si algo está aprobado o no. Simplemente agrega un campo personalizado de aprobación a tu proyecto y activa las notificaciones. A continuación, todos los seguidores de la tarea recibirán notificaciones si el campo se modifica. De este modo, todos se mantienen informados a medida que se aprueban los pedidos o se reciben comentarios para incorporar.

Consejos para informar acerca del progreso del canal de subvenciones

Usa la vista del progreso para publicar las actualizaciones de estado en un mismo lugar y con regularidad.

Captura de pantalla de una actualización de estado publicada en la vista de progreso en Asana

Los detalles del progreso del canal y su crecimiento son la clave para asegurarte de que obtienes las suficientes oportunidades y las mantienes activas. En vez de confiar en largas cadenas de emails o en contactos aleatorios para pedir actualizaciones, intenta publicar actualizaciones con regularidad con la vista del progreso. Puedes @mencionar las tareas, los proyectos y los compañeros de equipo para que sea más fácil consultar el trabajo y mantener a todos informados acerca del progreso o de los obstáculos.

¿Das seguimiento a varios proyectos a la vez? Agrégalos a un portafolios para supervisar los estados desde una única vista.

Recursos para dar seguimiento a subvenciones

¿Tu tipo de aprendizaje es más visual? ¿Quieres ver cómo otros clientes como tú usan Asana? Revisa estos recursos:

Recursos Enlace
Plantilla de seguimiento de subvenciones Usar plantilla
Cursos a pedido Regístrate en la Academia Asana
Conéctate con la comunidad Asiste a las próximas capacitaciones o comienza una conversación en el foro de nuestra comunidad

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe Tab+N al final del título de cualquier tarea para convertirla en sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.