Plantilla de agenda de reunión

¿Cuándo fue la última vez que saliste de una reunión preguntándote, “¿de qué sirvió ?”. Si eres como muchos trabajadores que pierden un promedio de tres horas por semana en reuniones innecesarias, la respuesta probablemente es mucho más a menudo de lo que te gustaría. 

Las reuniones improductivas sin un propósito claro pueden parecer una parte inevitable de la vida laboral, pero no tiene que ser de esa manera. Definir claramente el propósito y los objetivos de la reunión, establecer expectativas para los miembros del equipo y dejar en claro quién es responsable de cada cosa puede devolverle el sentido a la reuniones. Aquí es donde una plantilla para agendas de reuniones entra en juego.

¿Qué es una agenda de reunión?

En su forma más básica, una agenda de reunión es un esquema de los temas y puntos de conversación que tu equipo puede esperar debatir durante una reunión en particular. Una agenda de reunión bien elaborada contribuye a la eficacia de las reuniones, ya que permite que el equipo entienda el propósito de la reunión y establece las expectativas de la misma. Al determinar claramente quién es responsable de cada tema, su prioridad y el tiempo asignado a cada punto de debate, conseguirás que la reunión no se desvíe de su objetivo. 

¿Qué es una plantilla para agendas de reuniones?

Es un recurso reutilizable que presenta los elementos básicos de una reunión. Para que una reunión sea efectiva, debe tener un propósito y expectativas claramente definidas. Una plantilla para agendas de reuniones ayuda a facilitar esta tarea al dejar en claro qué se tratará en la reunión, las funciones y responsabilidades de cada miembro del equipo y las acciones pendientes resultantes. Por ejemplo, tu plantilla podría incluir los temas de debate, así como a qué miembro del equipo le corresponde cada tema y cuánto tiempo tienen para debatirlo durante la reunión.

Con nuestra plantilla para agendas de reuniones, puedes eliminar el trabajo preliminar de crear una agenda para cada reunión, lo que permitirá que tú y tu equipo comiencen a colaborar, y lograr un trabajo de alto impacto, más rápido. Además, el uso de esta plantilla dentro de una plataforma de gestión del trabajo te permite organizar la información de reuniones anteriores (como grabaciones y notas de las reuniones) todo en un mismo lugar que sea fácil de acceder. Con una plantilla para agendas de reuniones puedes:

• Estandarizar cómo organizar las reuniones. 

• Mantener a todos bien informados sobre el propósito, los objetivos y las responsabilidades de la reunión. 

• Usar el tiempo de la reunión de manera eficaz.  

• Mantener el foco de tus reuniones y conservar la productividad gracias a los temas designados, la asignación de tiempo y la priorización de temas. 

• Capturar acciones pendientes a medida que ocurran y asignarlas a los miembros correctos del equipo. 

• Coordinar el trabajo y colaborar en un lugar de fácil acceso.

Tipos de plantillas para agendas de reuniones

Si bien nuestra plantilla básica para agendas de reuniones sirve como base útil para todo, desde sincronizaciones puntuales hasta reuniones semanales de equipo, algunas reuniones requieren una estructura más específica. Por ejemplo, organizar una reunión individual con un subordinado directo es bastante diferente a realizar una reunión de la junta directiva con una junta de directores y participantes externos. 

Independientemente del tipo de reunión debas organizar, probablemente tengamos una plantilla para lo que necesites. Echa un vistazo a los tipos de plantillas de reuniones disponibles para encontrar la que mejor se adapte a tus necesidades.

• Reuniones de kickoff de proyectos: Da el primer paso de tu proyecto con el pie derecho y alinea a todo el equipo con la misma información en una reunión de kickoff del proyecto. Usa esta plantilla de reunión de kickoff para organizar y estandarizar las reuniones de inicio de los distintos proyectos. 

• Reuniones individuales: una plantilla de reunión individual te ayuda a preparar las reuniones individuales para que sean un éxito. Ofrece el espacio necesario para que te reúnas con cada uno de tus subordinados directos y planifiquen en base a los temas a tratar, y den seguimiento a las acciones pendientes y al progreso de cada carrera. 

• Reuniones para lluvias de ideas de equipos: sácale el jugo a la creatividad y asegúrate de que ninguna idea caiga nunca en el olvido, todo gracias a la plantilla para lluvias de ideas de equipos. Asigna tareas para transformar esas ideas en acciones concretas, organízalas y dales seguimiento sobre la marcha. 

• Reuniones generales de la empresa: utiliza la plantilla para reuniones generales de la empresa y organiza mejores reuniones corporativas en las que todos los empleados de tu organización estén al tanto de la misma información. La plantilla está diseñada para ayudarte a planificar y gestionar la logística de las reuniones generales corporativas o de eventos similares. 

• Reuniones de directorio: aclara los objetivos de la reunión y las prioridades desde un principio gracias a la plantilla para agendas de reunión de directorio y logra reuniones de directorio efectivas. 

• Reuniones de planificación de sprints: logra que todos los integrantes de tu equipo interdisciplinario estén al tanto de la misma información, y mantén el sprint en su curso previsto. Todo gracias a la plantilla para planificación de sprints. 

• Reuniones diarias de actualización o “standup”: las reuniones standup son encuentros breves donde los miembros de los equipos se ponen al día con respecto a lo que hace cada uno, comparten las novedades y se aseguran de que el proyecto fluya sin problemas. Usa una plantilla para reuniones diarias de actualización para simplificar este proceso y eliminar cualquier obstáculo posible. 

• Reuniones post mortem: en una buena reunión post mortem se debería detectar qué salió bien en un proyecto y qué se puede mejorar de allí en adelante. Usa esta planitlla para reuniones post mortem como marco para las reuniones de cierre de tus proyectos. 

• Reuniones de ventas: da seguimiento a las ventas ganadas, a las próximas iniciativas, a las actualizaciones de los procesos de ventas y a mucho más, gracias a las plantillas para reuniones de procesos de ventas. 

• Reuniones para evaluación de desempeño: perfecciona las evaluaciones de desempeño con una plantilla que te permita capturar los comentarios y transformarlos en acciones concretas con facilidad.

Qué buscar en una plantilla para agenda de reunión

Una plantilla básica para agenda de reunión debería incluir elementos que ayuden a definir los objetivos de la reunión y a hacer que la reunión se desarrolle sin problemas. Elementos como los siguientes:

• Una sección de resumen de la reunión para no perder de vista el objetivo de la reunión, ni el facilitador o los demás participantes.

• Una sección para sugerencias por tema, que incluya los temas a tratar en cada reunión, así como quién del equipo es el responsable de cada tema.

• Una sección para las acciones pendientes que surjan en cada reunión. También, quién es responsable de cada tarea y cuál es la fecha de entrega . 

• Una sección de referencias en la que puedas guardar materiales útiles, como las grabaciones, los archivos de las presentaciones y las notas de reuniones anteriores. 

Cómo usar nuestra plantilla gratuita para agendas de reuniones

Puedes empezar con nuestra plantilla gratuita para agendas de reuniones o crear tu propia plantilla, en ambos casos te resultará muy sencillo usarlas. Para empezar, hazte las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es el propósito de la reunión? ¿Qué es lo que esperas concretar?

• ¿Qué decisiones debe tomar el equipo en la reunión? ¿Qué temas analizará el equipo y cuáles tienen mayor prioridad?

• ¿Quién participará en la reunión? ¿Cuál es el propósito de su participación? ¿Cuáles son sus responsabilidades?

• ¿Cuánto debe durar la reunión?

Después de responder estas preguntas, simplemente haz una copia de la plantilla de la agenda de la reunión y sigue estos pasos:

1. Completa el resumen de la reunión. Incluye información importante de la reunión, como el propósito, los asistentes y el organizador.

2. Enumera los temas a tratar y puntos de conversación. En la sección de sugerencias de temas, enumera los temas que quieres abordar en la reunión. Asegúrate de que estos temas estén relacionados con el objetivo general de la reunión y ten en cuenta la duración de la reunión para aprovechar el tiempo que tienes.

3. Organiza los temas en orden de prioridad, para que los asistentes sepan qué temas deben abordar y cuáles son menos importantes, en caso de que se les acabe el tiempo.

4. Asigna puntos de conversación a los asistentes. Una vez que hayas determinado qué temas se deben debatir, asigna un responsable a cada tema para permitir que los miembros del equipo se preparen para la reunión de antemano.

5. Asigna una cantidad de tiempo realista para cada tema, estimando la cantidad de tiempo que crees que tomará el debate. Agrega algunos minutos más por las dudas.

6. Envía la agenda a los miembros del equipo con anticipación para que cada asistente pueda prepararse y comprender el propósito de la reunión.

7. Agrega una sección de referencias para materiales útiles, como aprendizajes de reuniones anteriores, documentos, grabaciones y recursos relevantes.

8. Usa la agenda de la reunión para realizar un seguimiento de las acciones que surgen de la reunión, así como los responsables correspondientes y las fechas de entrega, de modo que cada asistente a la reunión sepa de qué es responsable y para cuándo.

Integraciones y aplicaciones para usar con tu plantilla de Asana

Reúne todo tu trabajo en un solo lugar al conectar la plantilla para agendas de reuniones con tus aplicaciones favoritas y usar nuestras funciones integradas.

Funciones integradas

1. Vista de Lista. La vista de lista es una vista de tipo cuadrícula que permite ver fácilmente toda la información de tu proyecto de un vistazo. Al igual que en una lista de tareas pendientes o una hoja de cálculo, en la vista de lista se muestran todas tus tareas a la vez, de modo que no solo veas los títulos y las fechas de entrega de las tareas, sino también cualquier campo personalizado relevante, como la prioridad, el estado o más. Impulsa una colaboración fluida al darle a todo tu equipo visibilidad acerca de quién hace qué y para cuándo.

2. Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar actividades. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización. 

3. Subtareas. A veces una acción pendiente es demasiado grande como para capturarla en una tarea. Si una tarea tiene más de un colaborador, una fecha de entrega amplia o partes interesadas que deben revisarla y aprobarla antes de poder darla por finalizada, las subtareas pueden ser de gran utilidad. Las subtareas son muy eficaces para distribuir el trabajo y dividir las tareas en componentes individuales, sin perder la conexión con el contexto global de la tarea madre. Divide las tareas en partes más pequeñas o captura los componentes individuales de un proceso con muchos pasos con las subtareas. 

4. Agregar tareas a varios proyectos. La naturaleza del trabajo es interdisciplinaria. Los equipos deben poder trabajar de manera efectiva entre diferentes departamentos. Pero si cada departamento tiene su propio sistema de archivado, el trabajo se estanca y queda aislado. Asana facilita el seguimiento y la gestión de tareas en varios proyectos. Esto no solo ayuda a reducir el trabajo duplicado y aumentar la visibilidad entre los equipos, también permite ver las tareas en contexto, observar quién trabaja con qué y mantener al equipo y las tareas organizados.

Aplicaciones recomendadas

1. Zoom. Asana y Zoom se asociaron para ayudar a que los equipos tengan reuniones más productivas y concretas. La integración de Zoom + Asana facilita la organización de las reuniones y también permite mantener conversaciones prácticas y acceder a la información una vez que termina la llamada. Las reuniones comienzan en Asana, con una agenda de reunión compartida que ofrece visibilidad y contexto sobre los temas que se tratarán. Durante la reunión, los miembros del equipo pueden crear tareas rápidamente dentro de Zoom, para no perderse ningún detalle ni acción pendiente. Y una vez que finaliza la reunión, la integración entre Zoom y Asana traslada las transcripciones y grabaciones de la reunión a Asana para que todos los colaboradores y las partes interesadas puedan revisar la reunión cuando sea necesario.

2. Clockwise. Gracias a la integración entre Clockwise y Asana, puedes agregar tareas de Asana en forma de bloques de tiempo a tu Calendario de Google. Esta integración te permite especificar la duración de las tareas, cuándo se realizan y si Clockwise puede reprogramarlas de manera automática. Agrega tareas a tu calendario y libera tiempo para que puedas realizar tu trabajo.

3. Microsoft Teams. Gracias a la integración entre Microsoft Teams y Asana, puedes buscar y compartir la información que necesites, y conectar fácilmente las conversaciones de Teams con acciones concretas en Asana, sin salir de Teams. También puedes crear, asignar y mirar las tareas durante las reuniones de Teams sin tener que cambiar de navegador.

4. Vimeo. Mediante un texto puedes transmitir el mensaje, pero las palabras escritas carecen de tono, emoción y expresión. Los mensajes de video en Asana, con tecnología desarrollada por Vimeo, le brindan a tu equipo todo el contexto que necesita, sin tener que programar otra reunión. Graba mensajes de video cortos de ti mismo, de tu pantalla o de ambos, luego incorpora los videos a tareas, proyectos, mensajes y comentarios para proporcionar mayor claridad y contexto. Asana creará automáticamente una transcripción de la grabación, convirtiéndose así en material que puedes ver y buscar. Envía comentarios, haz preguntas y asigna tareas, todo sin salir de Asana.

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