Plantilla para reunión inicial

Cuando comienzas un proyecto, es conveniente que todos estén en sintonía. La reunión de kickoff del proyecto permite alinear a todos en cuanto a los detalles clave y obtener la aceptación de todo tu equipo antes de que comience el trabajo. Es una parte esencial del ciclo de vida del proyecto, pero organizar una reunión de kickoff exitosa puede ser complicado. Hay muchas variables a considerar, como elaborar una agenda, compartir notas y coordinar presentadores.

Pero no hace falta que el inicio de tu proyecto sea estresante. Una plantilla de reunión de kickoff te permite seguir una serie predefinida de pasos y coordinar tu reunión con facilidad.

¿Qué es una plantilla de reunión de kickoff del proyecto?

Una plantilla de reunión de kickoff del proyecto es una guía reutilizable que establece todos los pasos que debes seguir para organizar una reunión inicial de proyecto exitosa. Cuando cuentas con una plantilla de kickoff del proyecto, ya no te saltas pasos ni omites información clave para el lanzamiento de tu proyecto. Simplemente copias la plantilla y la usas como modelo para cada reunión inicial nueva.

Como líder de equipo, también puedes usar una plantilla para reunión inicial para estandarizar el proceso de inicio del proyecto para todo tu equipo. De esa forma, puedes hacer que todos sigan el mismo proceso y asegurarte de que las partes interesadas siempre tengan la información que necesitan cada vez que un proyecto nuevo comience.

Beneficios de una plantilla de reunión de kickoff digital

Organizar una reunión de kickoff del proyecto implica muchas variables pero es un paso habitual en gestión de proyectos. La plantilla de reunión de kickoff digital te permite dar seguimiento a todo en tiempo real mientras coordinas detalles con las partes interesadas y preparas todo para el gran día. Puedes planificar la reunión, compartir tu agenda, asignar acciones pendientes ytomar notas de la reunión, todo en un mismo lugar. Eso significa que no necesitas hacer ningún trabajo adicional, y los stakeholders tienen un punto central donde pueden encontrar toda la información que necesitan sobre los objetivos del proyecto y la definición del mismo.

Con una plantilla digital para reunión inicial del proyecto, puedes hacer lo siguiente:

• Estandarizar el proceso de inicio del proyecto para todo tu equipo.

• Planificar, ejecutar y dar seguimiento a tu reunión inicial desde un lugar central.

• Compartir los roles de la reunión y los temas de la agenda sin hacer ningún trabajo adicional.

• Asignar encargados de cada tema de discusión para que quede claro quién es responsable de qué y cómo deben prepararse los participantes.

• Actualizar fácilmente los temas de la agenda de la reunión si llegaran a cambiar las prioridades. 

• Agregar información contextual, documentos, presentaciones, imágenes o videos a cada tarea.

• Asignar tareas claras con fechas de entrega a los presentadores para que puedan llegar preparados.

Cómo crear una plantilla de reunión reunión de kickoff online

Tu plantilla online debe incluir todos los detalles y pasos necesarios para organizar una reunión inicial exitosa. Esto normalmente incluye tres tipos de información: 

• Temas de la agenda: lo que se tratará y cuánto tiempo tomará. 

• Roles de la reunión: quién es responsable de qué durante la reunión, como presentar y tomar notas. 

• Tareas administrativas: lo que debes hacer antes y después de la reunión para que todo fluya sin problemas. Esto puede incluir tareas como elaborar y compartir la agenda de la reunión, asignar acciones pendientes y compartir presentaciones. 

Para comenzar, crea una sección separada en tu plantilla de reunión de kickoff  para estos tres apartados. Imagina la reunión inicial ideal y usa esa idea para completar cada sección. ¿Qué temas de agenda estándar debe incluir cada reunión inicial? ¿Qué pasos debes llevar a cabo antes, durante y después de la reunión para ayudar a las partes interesadas a mantenerse informadas? ¿Qué roles deben desempeñar las partes interesadas durante la reunión? Recuerda que siempre puedes agregar tareas o hacer ajustes para cada proyecto específico más adelante.

Para que las cosas funcionen de manera fluida en el futuro, puedes estandarizar el rol que desempeña cada miembro del equipo durante la reunión. Por ejemplo, el coordinador del proyecto podría ser responsable de tomar notas, mientras que el director del proyecto podría ser el facilitador de la reunión por defecto. De esa manera, no hace falta que pierdas tiempo pensando quién debe hacer qué cada vez que se presenta un nuevo proyecto.

Funciones integradas

• Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar actividades. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización.

• Agregar tareas a varios proyectos. La naturaleza del trabajo es interdisciplinaria. Los equipos deben poder trabajar de manera efectiva entre diferentes departamentos. Pero si cada departamento tiene su propio sistema de archivado, el trabajo se estanca y queda aislado. Asana facilita el seguimiento y la gestión de tareas en varios proyectos. Esto no solo ayuda a reducir el trabajo duplicado y aumentar la visibilidad entre los equipos, también permite ver las tareas en contexto, observar quién trabaja con qué y mantener al equipo y las tareas organizados.

• Vista de Lista. La vista de lista es una vista de tipo cuadrícula que permite ver fácilmente toda la información de tu proyecto de un vistazo. Al igual que en una lista de tareas pendientes o una hoja de cálculo, en la vista de lista se muestran todas tus tareas a la vez, de modo que no solo veas los títulos y las fechas de entrega de las tareas, sino también cualquier campo personalizado relevante, como la prioridad, el estado o más. Impulsa una colaboración fluida al darle a todo tu equipo visibilidad acerca de quién hace qué y para cuándo.

• Fechas de inicio. A veces, además de querer saber cuándo vence una tarea, necesitas saber cuándo debes comenzar a trabajar en ella. Las horas y fechas de inicio brindan a los miembros del equipo una idea clara de cuánto tiempo deben dedicar a cada una para finalizarla. Usa las fechas de inicio para definir, realizar un seguimiento y gestionar el trabajo, alinear los objetivos del equipo y evitar que las dependencias se pasen por alto.

Aplicaciones recomendadas

• Zoom. Asana y Zoom se asociaron para ayudar a que los equipos tengan reuniones más productivas y concretas. La integración de Zoom + Asana facilita la organización de las reuniones y también permite mantener conversaciones prácticas y acceder a la información una vez que termina la llamada. Las reuniones comienzan en Asana, con una agenda de reunión compartida que ofrece visibilidad y contexto sobre los temas que se tratarán. Durante la reunión, los miembros del equipo pueden crear tareas rápidamente dentro de Zoom, para no perderse ningún detalle ni acción pendiente. Y una vez que finaliza la reunión, la integración entre Zoom y Asana traslada las transcripciones y grabaciones de la reunión a Asana para que todos los colaboradores y las partes interesadas puedan revisar la reunión cuando sea necesario.

• Dropbox. Adjunta archivos directamente a las tareas de Asana con el selector de archivos de Dropbox, que está integrado en el panel de tareas de Asana.

• Google Workplace. El selector de archivos de Google Workplace está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar archivos a las tareas con tan solo unos clics.

• Jira. Crea flujos de trabajo conectados e interactivos entre los equipos técnicos y de negocios para aumentar la visibilidad de los procesos de desarrollo de productos en tiempo real, todo sin salir de Asana. Simplifica la colaboración y el traspaso en los proyectos: crea incidencias de Jira con rapidez desde Asana para que el trabajo pase sin interrupciones entre los equipos técnicos y de negocios en el momento correcto.

Cómo usar la plantilla de reunión de inicio del proyecto

Una vez que creas tu plantilla de reunión de kickoff, usarla es simple. Lo puedes hacer de la siguiente manera: 

1. Haz una copia de la plantilla de reunión de kickoff de tu proyecto. 

2. Agrega o elimina temas de discusión, tareas administrativas y roles de la reunión según las necesidades de tu proyecto específico. 

3. Asigna tareas y establece fechas de entrega.

Colabora con las partes interesadas directamente en la plantilla de reunión de kickoff digital. Comparte los temas de la agenda, adjunta documentación relevante, asigna tareas de seguimiento y más.

Preguntas frecuentes