Por qué las reuniones individuales son cruciales para el éxito de tu equipo

La reunión individual está presente en muchas empresas emergentes, incluida la nuestra. Pero hay una buena razón por la que les damos prioridad en nuestros calendarios (a pesar de nuestros mejores esfuerzos por mitigar las reuniones). La reunión individual es la mejor manera de que los gerentes y quienes les informan se conecten sobre problemas urgentes, desarrollen una relación sólida y se aseguren de que los empleados sientan que están trabajando para alcanzar sus objetivos, en el trabajo y en otros ámbitos.

Sin embargo, sin un marco, una agenda y una mentalidad adecuados, la reunión individual puede convertirse en una reunión más en tu día. Te mostramos nuestro plan de juego táctico para hacer de la reunión individual tu reunión más importante, ya sea que seas un gerente o un colaborador individual.

¿Qué son las reuniones individuales?

Pasamos tanto tiempo buscando personas con grandes talentos, que vale la pena ayudarlas a crecer y convertirse en su mejor versión.”

Una reunión individual es un espacio dedicado en el calendario y en tu mapa mental para tener una conversación abierta y programada entre un gerente y un empleado. A diferencia de los informes de estado o las reuniones tácticas, la reunión individual es un lugar para orientar, asesorar, dar contexto o incluso desahogarse. La reunión individual va más allá de una política de puertas abiertas y dedica tiempo de manera regular para que los compañeros de equipo y los líderes se conecten y se comuniquen.

Gerentes: hacer tiempo en tu calendario

Las reuniones individuales son un momento para asegurarte de que tú y tu equipo estén alineados. Las revisiones regulares evitan que los problemas más grandes se agraven, permiten comentarios inmediatos y regulares y promueven una comunicación abierta. Pero los horarios de los gerentes a menudo están inundados de reuniones, por lo que puede ser difícil encontrar un tiempo y un espacio destinados a la reunión individual.

Para asegurarte de cumplir con un programa, reserva de 30 a 60 minutos semanales o quincenales con cada uno de los miembros de tu equipo. No te sientas confinado a una sala de conferencias: sugiere salir de la oficina a dar un paseo o tomar un café.

Algunos gerentes prefieren tener un día dedicado a reuniones individuales, mientras que otros esparcen sus reuniones a lo largo de la semana para garantizar la máxima presencia mental. Una ventaja de tener reuniones el mismo día es prepararte para encontrar vínculos entre lo que están experimentando los miembros de tu equipo. Averigua qué modalidad es más efectiva para ti y organiza tu horario de manera que puedas ofrecer el máximo a tu equipo.

Aprovecha las reuniones individuales al máximo

No existe una única forma de organizar una reunión individual. De hecho, muchos factores dictan cuál será la mejor manera de estructurar tus reuniones para el éxito; incluidas las necesidades emocionales de las personas que gestionas, tu relación y el nivel de experiencia del miembro del equipo.

El elemento más importante en una reunión individual exitosa es crear un espacio donde las personas se sientan cómodas para discutir sus problemas y preocupaciones. Estas reuniones son principalmente para el empleado y su participación es fundamental.

Completar la agenda de manera previa garantiza que abordes los temas prioritarios. Haz una agenda compartida no solo para proporcionar el contexto antes de la reunión, sino para permitir que ambas partes tengan control de la reunión. Define un tiempo específico para los temas que sabes que necesitas abordar.

Prepararte para la reunión con anticipación te permite eliminar el tiempo dedicado a temas secundarios y llegar de inmediato a las cosas que realmente importan.

La estrategia de juego del gerente

Comienza tu reunión individual con una pregunta abierta. Esto permite que salgan a la luz los temas más importantes. A continuación, te presentamos algunas de las preguntas que podrías hacer:

• ¿Cómo te sientes?

• ¿Tienes alguna inquietud?

• ¿Qué es lo que más te entusiasma?

• ¿Qué es lo que más te preocupa?

El reto clave del coach es escuchar sin filtro. Un filtro es una actitud o sesgo que asume el oyente y que inhibe su capacidad de asimilar la experiencia auténtica del hablante.”

Lo más importante es escuchar lo que se dice. Un aspecto importante de ser gerente es asegurarte de que tus empleados se sientan escuchados, seguros y empoderados. Una vez que hayas escuchado todo lo que te querían decir, conviértete en un facilitador de soluciones. Descubre qué les entusiasma, cómo puedes guiarlos para que tengan éxito y quitarles obstáculos para que hagan el mejor trabajo posible. Estas son algunas tácticas para asegurarte de crear un espacio de confianza:

• Afirma su perspectiva primero

• Revela tus debilidades, los aspectos en los que has tropezado

• Colócate incondicionalmente de su lado/en su equipo, incluso (y especialmente) al darles comentarios contundentes sobre las oportunidades de crecimiento

• Respétalo como persona, no solo como ejecutor de tareas; trátalo como un compañero

Consulta con tu equipo (y contigo mismo) cada pocas semanas para ver cómo van las reuniones individuales. ¿Consideras que estás progresando con éxito en estos bloques de tiempo? Si no es así, repite el proceso según sea necesario.

¿No eres gerente? Cómo aprovechar las reuniones individuales para obtener lo que quieres

Las reuniones individuales son tu momento para expresarle a tu gerente tus inquietudes, hacer una lluvia de ideas y comunicar tus objetivos futuros. Usa tu tiempo con prudencia:

• Dedica un tiempo antes de tu reunión para organizar qué temas te gustaría discutir y agrégalos a la agenda de la reunión.

• ¿Te sientes frustrado, abrumado, bloqueado o entusiasmado? Piensa en por qué te sientes así y describe las posibles soluciones específicas que te gustaría analizar con tu gerente.

• Mantente abierto a discutir lo que funciona bien y en qué aspectos necesitas el apoyo de tu gerente.

• Pide lo que quieras en términos sencillos. Recuerda, nadie puede leer tu mente. ¿Quieres más responsabilidad? ¿Necesitas la oportunidad de gestionar a un miembro junior del equipo? Discute estos aspectos en detalle.

Objetivos a largo plazo vs. objetivos a corto plazo

Si te atascas y no logras avanzar durante tu reunión individual, programa una reunión por separado para discutir problemas tácticos o actualizaciones de estado. O bien, intenta alternar reuniones que aborden preguntas tácticas y temas a largo plazo.

Cada pocas semanas, aparta tiempo para tratar los objetivos a largo plazo fuera de tus sistemas de revisión regulares para abordar el desempeño. La reunión individual debe centrarse en las metas y ambiciones a largo plazo. También sirve para asegurarte de que la evaluación de desempeño no tenga sorpresas.

Estos son algunos grupos de temas que debes abordar y algunas preguntas efectivas para las reuniones individuales que puedes hacer:

Preguntas sobre la función en la empresa:

• ¿Cuál es el gráfico circular que representa en lo que estás trabajando? ¿Cómo quieres que sea?

• ¿Cómo te ves en tu rol?

Reflexión sobre la carrera profesional:

• Si tuvieras el mejor día de trabajo en tu rol ideal, ¿cómo sería tu cronograma diario?

• ¿Qué te produce satisfacción laboral?

• ¿Dónde has tenido más éxito en el pasado?

Objetivos a largo plazo:

• ¿Cuáles son tus objetivos a largo plazo? ¿Qué habilidades necesitas para alcanzarlos?

• ¿Qué obstáculos tendrás que superar para lograr estos objetivos?

Hay un sinfín de beneficios en los comentarios continuos y honestos que se ofrecen en una reunión individual tanto para el gerente como para los miembros del equipo. Sacar lo mejor de tus empleados, eliminar tensiones innecesarias, mejorar el flujo de trabajo, mejorar el nivel de energía de tu equipo y hacer que tus empleados se sientan valorados son solo algunas de las razones para encontrar tiempo en tu calendario para tu próxima reunión individual si tienes un rol de liderazgo. Como miembro del equipo, la reunión individual sirve como un lugar para compartir comentarios abiertos y honestos con un gerente y así desarrollar la carrera de tus sueños.