Plantilla post mortem

Los mejores gerentes saben que un proyecto no está completo cuando se finaliza el último entregable. Una vez que el trabajo está hecho, el equipo puede dedicar tiempo a reflexionar sobre qué salió bien y qué podría haber salido mejor en una reunión post mortem.

A menudo, estas reuniones no se realizan porque no tienen entregables obligatorios. Sin embargo, cuando creas una plantilla para el proceso post mortem, estas reuniones se vuelven más fáciles de organizar y llevar a cabo después de cada proyecto.

¿Qué es el post mortem de un proyecto?

El post mortem de un proyecto es un tipo de reunión que se realiza al finalizar un proyecto para reflexionar sobre qué salió bien y qué podría mejorarse. Esta es una buena oportunidad para que el equipo celebre importantes logros, reflexione sobre el flujo de trabajo y analice cualquier mejora del proceso que ayude en el próximo proyecto.

¿Qué es una plantilla post mortem?

Es una herramienta que se utiliza para crear un marco estructurado para las reuniones post mortem de cada proyecto. Los equipos pueden usar esta plantilla para planificar la reunión, recopilar ideas a medida que los miembros del equipo reflexionan sobre el proyecto anterior y organizar acciones para el próximo proyecto.

Cómo crear una plantilla post mortem

Esta plantilla se utiliza antes y durante la reunión post mortem. El objetivo de la reunión es hablar con los miembros del equipo sobre tres temas: qué salió bien durante este proyecto, qué no salió bien durante este proyecto y cómo puede mejorar el equipo para el siguiente.

Con esto en mente, la plantilla post mortem debe incluir lo siguiente:

• Qué salió bien

• Qué no salió bien

• Qué se puede mejorar para el próximo proyecto

• Acciones

• Prioridad de las acciones

• Persona responsable de cada acción

Por qué usar una plantilla post mortem

Esta plantilla puede ayudarte a establecer procesos sistemáticos en toda la empresa y desarrollar una cultura de reflexión y mejora continua. Las plantillas post mortem son más útiles para los equipos que adoptan métodos ágiles de gestión de proyectos, ya que muchas de esas metodologías incluyen alguna técnica de mejora continua. Estos son algunos otros beneficios y ventajas de usar una plantilla post mortem en tu equipo.

• Implementar las mejores prácticas: a medida que realices más reuniones post mortem, descubrirás qué estrategias hacen que la reunión fluya mejor. Puedes modificar fácilmente tu plantilla post mortem para que se adapte a las necesidades del equipo en tiempo real, lo que significa que las mejores prácticas estarán disponibles para el próximo proyecto tan pronto como actualices la plantilla.

• Personalizar las plantillas: muchos equipos usan plantillas como punto de partida para diferentes estrategias. Si recién empiezas a usar el proceso post mortem, puedes usar una plantilla para comenzar. Eventualmente, los equipos descubren que algunos procesos funcionan mejor para ellos y, si bien tu organización puede tener una plantilla post mortem estándar, diferentes equipos pueden adaptarla en función de sus necesidades.

• Garantizar la consistencia: si realizas una reunión retrospectiva o post mortem después de cada proyecto, esta se volverá parte del proceso habitual del equipo. Una plantilla post mortem puede ayudarte a garantizar la consistencia de estas reuniones, así el equipo comenzará a seguir esta cadencia. Cuando esto suceda, todos esperarán la reunión al final de cada proyecto y podrán brindar comentarios más específicos para mejorar el próximo proyecto.

Cuándo usar una plantilla post mortem

Las plantillas post mortem son extremadamente útiles en situaciones específicas. Estos son los mejores momentos en que puedes usarlas:

• Para reuniones post mortem: estas plantillas están diseñadas para usarse en reuniones retrospectivas o post mortem a fin de realizar un seguimiento de cualquier acción, decisión y entrega futura que surja durante esa reunión.

• Después de las respuestas a incidentes: si tu equipo tiene una interrupción o un incidente importante, es fundamental reflexionar sobre la situación para identificar la causa raíz del problema. Al usar una plantilla post mortem, el equipo puede seguir los mismos pasos cada vez que debe responder ante un incidente.

• Para automatizar los flujos de trabajo post mortem: algunas plataformas de software de gestión de proyectos digitales permiten conectar encuestas y formularios a proyectos y plantillas. Si tu equipo utiliza encuestas o cuestionarios post mortem antes de una reunión retrospectiva, puedes completar los puntos de conversación importantes antes de que comience la reunión. Esto agilizará la reunión y simplificará el proceso.

Funciones integradas

• Vista de Tablero. La vista de tablero es una vista al estilo de un tablero Kanban que muestra la información del proyecto en columnas. Las columnas suelen estar organizadas por estado del trabajo (como “Pendiente”, “En curso” y “Finalizado”), pero puedes adaptar los títulos de las columnas según las necesidades de tu proyecto. Dentro de cada columna, las tareas se representan con tarjetas, con una variedad de información asociada, como el título de la tarea, la fecha de entrega y los campos personalizados. Realiza un seguimiento del trabajo a medida que avanza por las diferentes etapas y obtén información de un vistazo acerca del estado de tu proyecto.

• Formularios. Cuando alguien completa un formulario, aparece como una tarea nueva en un proyecto de Asana. Al incorporar la información a través del formulario, puedes estandarizar la forma en que se comience a trabajar, reunir la información que necesites y garantizar que ningún trabajo se pase por alto. En vez de tratar cada solicitud como un proceso ad hoc, crea un sistema estandarizado y reúne las preguntas que todos deberán responder. O utiliza una lógica de series de opciones para adaptar las preguntas según la respuesta anterior de un usuario. A la larga, los formularios te ayudarán a reducir el tiempo y el esfuerzo que demanda la gestión de solicitudes cuando se reciben, para que tu equipo pueda dedicar más tiempo al trabajo que realmente importa.

• Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar actividades. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización. 

• Agregar tareas a varios proyectos. La naturaleza del trabajo es interdisciplinaria. Los equipos deben poder trabajar de manera efectiva entre diferentes departamentos. Pero si cada departamento tiene su propio sistema de archivado, el trabajo se estanca y queda aislado. Asana facilita el seguimiento y la gestión de tareas en varios proyectos. Esto no solo ayuda a reducir el trabajo duplicado y aumentar la visibilidad entre los equipos, también permite ver las tareas en contexto, observar quién trabaja con qué y mantener al equipo y las tareas organizados.

Aplicaciones recomendadas

• Jira. Crea flujos de trabajo conectados e interactivos entre los equipos técnicos y de negocios para aumentar la visibilidad de los procesos de desarrollo de productos en tiempo real, todo sin salir de Asana. Simplifica la colaboración y el traspaso en los proyectos: crea incidencias de Jira con rapidez desde Asana para que el trabajo pase sin interrupciones entre los equipos técnicos y de negocios en el momento correcto. 

• Zendesk. Gracias a la integración de Asana con Zendesk, los usuarios pueden crear fácil y rápidamente tareas de Asana directamente a partir de los tickets de Zendesk. Agrega contexto, adjunta archivos y vincula las tareas para dar seguimiento al trabajo necesario para cerrar los tickets. La integración también aporta visibilidad continua en ambos sistemas a la vez, para que todos trabajen al mismo ritmo y avancen independientemente de la herramienta que usen. 

• Gmail. Con la integración de Asana para Gmail, puedes crear tareas de Asana directamente desde tu bandeja de entrada de Gmail. Cualquier tarea que crees desde Gmail incluirá automáticamente el contexto del email; entonces, no te perderás de nada. ¿Necesitas incluir una tarea de Asana en un email? En lugar de abrir Asana, usa el complemento de Asana para Gmail y busca la tarea directamente desde la bandeja de entrada de Gmail.

• Slack. Convierte las ideas, las solicitudes de trabajo y las acciones pendientes de Slack en tareas y comentarios a los que puedas dar seguimiento en Asana. Transforma esas consultas breves y acciones pendientes en tareas con responsables y fechas de entrega. Captura fácilmente el trabajo para que las solicitudes y las tareas pendientes no se pierdan en el universo de Slack. 

Preguntas frecuentes