Guía de retrospectiva Scrum: qué es y cómo hacerla

Según Albert Einstein, “locura es hacer lo mismo una y otra vez esperando obtener resultados diferentes”. Aunque el genio de las matemáticas probablemente estaba hablando de la mecánica cuántica, el mismo concepto se aplica a la gestión de proyectos. Si algo no funciona de la manera esperada, no tiene sentido seguir haciendo lo mismo.

Sin embargo, para mejorar tu enfoque, debes reflexionar sobre cómo marcha todo. Ahí es donde entra en juego la retrospectiva Scrum del sprint.

 ¿Qué es una retrospectiva Scrum?

Es un tipo de reunión dentro del marco Agile de Scrum que se realiza al finalizar cada sprint. Durante una retrospectiva Scrum, los equipos reflexionan sobre qué salió bien y qué podría mejorarse en el próximo sprint. Esta reunión suele llamarse retrospectiva Scrum, scrum retrospective o actividad retrospectiva de Scrum.

En la metodología Scrum, un sprint suele ser una sesión de trabajo de dos semanas de duración con entregables específicos al final del periodo. Organizar el trabajo de esta manera brinda a los equipos el enfoque que necesitan para trabajar rápidamente, además de la oportunidad de mejorar e iterar el proceso durante cada sprint posterior. Por eso, la retrospectiva scrum del sprint es una parte esencial de Scrum ya que ofrece a los equipos la oportunidad de reflexionar y mejorar continuamente su proceso de sprints. Te en cuenta que este tipo de eventos serán algo diferentes si estás trabajando con un marco de Agile a gran escala como SAFe.

 ¿Cuál es el objetivo de la retrospectiva en Scrum?

El objetivo de la retrospectiva Scrum es identificar mejoras es un proceso continuo de aportación de valor. Para ello, los integrantes del equipo tratan de responder a tres preguntas claves sobre el sprint que acaba de finalizar: ¿qué ha ido bien durante el sprint? ¿qué se puede mejorar? y ¿qué ha fallado?

Retrospectiva Scrum vs. revisión del sprint

La revisión se lleva a cabo al final del sprint, pero en lugar de centrarse en mejorar los procesos, es una oportunidad para que el equipo Agile o Scrum presente el trabajo logrado. En general, durante una reunión de revisión del sprint, el equipo presenta sus logros con demostraciones de productos, que ayudan a las partes interesadas de diferentes departamentos a visualizar y comprender cada entregable.

Por su parte, una retrospectiva Scrum del sprint se centra en los procesos que funcionaron y aquellos que no. Esta reunión se enfoca menos en entregables específicos y más en mejorar el flujo de trabajo del sprint.

¿Quiénes deben realizar una retrospectiva Scrum del sprint?

Si tu equipo usa Scrum, debe realizar una retrospectiva al final de cada sprint. Scrum es un tipo de metodología Agile comúnmente utilizada por equipos de desarrollo de software, productos e ingeniería. Sin embargo, cualquier equipo que quiera crear e iterar rápidamente puede beneficiarse de las retrospectivas Scrum del sprint periódicas.

Incluso si tu equipo no trabaja en sprints, aún puedes realizar retrospectivas Scrum cada vez que finalizas un proyecto o logras un objetivo. De esta manera, puedes aprender de la experiencia e incorporar los aprendizajes de la retrospectiva Scrum en tu próximo proyecto.

¿Quiénes participan en la retrospectiva Scrum?

Solo los miembros del equipo que trabajaron en las tareas durante el sprint anterior deben asistir a la retrospectiva Scrum. Esto incluye al Scrum master (también conocido como líder del equipo Scrum), que organiza la reunión, a los miembros individuales del equipo y, a veces, al encargado del producto. En general, todas las personas que participan en las reuniones diarias de actualización deber estar presentes en la reunión de retrospectiva Scrum.

Las partes interesadas y los gestores que no forman parte directamente del equipo no suelen asistir a la retrospectiva Scrum. Esto se debe a que la retrospectiva se centra en el equipo de producto, es el momento donde cada miembro del equipo brinda comentarios y sugiere ideas para mejorar el proceso del sprint. Limitar la participación ayuda al equipo de producto a mantenerse enfocado y sentirse cómodo al compartir qué salió mal.

Si bien las partes interesadas y los gerentes de diferentes equipos no asisten a las retrospectivas del sprint, sí participan en las reuniones de revisión del sprint.

¿Por qué es importante la retrospectiva en Scrum?

La mejora continua a lo largo del tiempo es un principio fundamental del marco Scrum, por eso se realiza una retrospectiva en cada sprint. De esta manera, el equipo de Scrum siempre tiene la oportunidad de registrar e incorporar los aprendizajes en el siguiente sprint. Así, cada sprint individual funciona como un ciclo de aprendizaje para que los equipos refinen su proceso de planificación de sprints.

Con una retrospectiva Scrum, el equipo puede lograr lo siguiente:

• Reconocer y continuar realizando las tareas que generan resultados. Por ejemplo, podrías usar una retrospectiva Scrum del sprint para reconocer y respaldar la comunicación proactiva del equipo cuando las tareas demoran más de lo esperado. Los comentarios positivos no solo brindan claridad sobre lo que el equipo debe seguir haciendo, sino que también mantienen a todos comprometidos y reducen los efectos negativos del estrés.

• Identificar áreas de mejora. Por ejemplo, el equipo podría sugerir cambiar la forma de estimar los plazos de cada tarea. O bien, quizá desee mejorar el proceso de refinamiento del trabajo pendiente (backlog) para asegurarse de agrupar las tareas similares. Identificar formas de optimizar el proceso del sprint es esencial, porque sin comentarios constructivos, tu equipo y tú no podrán mejorar.

• Crear un plan para implementar mejoras en el proceso de planificación de sprints. Sugerir mejoras es una cosa, e implementarlas es otra. Durante una retrospectiva Scrum del sprint, el equipo decide cuáles son las acciones concretas que se realizarán en el próximo sprint. Por ejemplo, podrías decidir implementar un sistema de puntos para estimar los requisitos de tiempo para cada tarea. Al definir estas acciones, te aseguras de que el equipo y tú serán responsables de implementar mejoras en el proceso de sprints.

Agenda para la reunión retrospectiva del sprint

No existe una única forma de realizar una reunión retrospectiva del sprint. Con el tiempo, aprenderás qué funciona mejor para tu equipo y podrás adaptar y refinar la agenda en consecuencia. Si creas una plantilla estándar para la agenda, será más fácil compartir la información con el equipo y recopilar comentarios con anticipación. De esa manera, puedes asegurarte de que la conversación será lo más informada posible.

Si tienes dudas sobre cómo empezar, asegúrate de seguir estos pasos básicos:

Cómo hacer una retrospectiva Scrum

No existe una única forma de realizar una reunión retrospectiva Scrum. Con el tiempo, aprenderás qué funciona mejor para tu equipo y podrás adaptar y refinar la agenda en consecuencia. Si creas una plantilla estándar para la agenda, será más fácil compartir la información con el equipo y recopilar comentarios con anticipación. De esa manera, puedes asegurarte de que la conversación será lo más informada posible.

Si tienes dudas sobre cómo empezar, asegúrate de seguir estos pasos básicos:

1. Establecer el objetivo de la reunión

Definir el objetivo de la retrospectiva Scrum del sprint desde el principio ayuda al equipo a centrarse en la tarea en cuestión. Cuando estableces una meta, te aseguras de que todos trabajen con un mismo propósito. Para hacer esto, piensa en qué significa una retrospectiva Scrum para el equipo. Luego, puedes usar ese objetivo para guiar todas las reuniones en el futuro. Por ejemplo, el objetivo del equipo puede centrarse en proporcionar comentarios sinceros y constructivos para mejorar el proceso de planificación del sprint, en lugar de echar culpas por las cosas que salieron mal.

2. Recopilar comentarios del equipo

Los miembros del equipo son la mejor fuente de comentarios para optimizar el proceso del sprint. Ellos son quienes hacen el trabajo diario, por lo que su aporte es clave para garantizar que el sprint se desarrolle sin problemas. Además, recopilar comentarios directamente del equipo te ayuda a garantizar que el proceso del sprint sea adecuado para los diferentes estilos de trabajo y necesidades individuales de los miembros.

Envía estas preguntas a cada miembro del equipo 1 o 2 días antes de la retrospectiva de Scrum del sprint, para que puedan pensar ideas y brindar comentarios antes de la reunión.

• ¿Qué salió bien en el último sprint?

• ¿Qué salió mal?

• ¿Qué aprendimos?

• ¿Qué deberíamos hacer diferente la próxima vez?

Para simplificar el proceso, puedes compartir estas preguntas junto con la agenda de la reunión (que también enviarás con anticipación). Si decides utilizar una herramienta de gestión de proyectos como Asana, puedes simplificar aún más tu trabajo. Por ejemplo, comparte la agenda y recopila los comentarios en un solo lugar con una plantilla de retrospectiva del sprint.

Algunos equipos de Scrum utilizan un enfoque aún más simple para recopilar comentarios, conocido como “Comenzar-Parar-Continuar”. Con este método, cada miembro identifica las tareas que el equipo debe comenzar a hacer, dejar de hacer y continuar haciendo.

3. Descubrir información

Ahora que recopilaste datos del equipo de forma asincrónica, puedes identificar patrones y tendencias comunes durante la reunión retrospectiva Scrum. Estos pueden ser puntos débiles que comparten varios miembros del equipo, aprendizajes clave para transferir a futuros sprints o prácticas del sprint anterior que son útiles para el equipo. Al identificar patrones puedes priorizar en qué acciones debe centrarse el equipo en el siguiente sprint. Por ejemplo, si varios miembros del equipo manifiestan que no tuvieron suficiente información para llevar a cabo las tareas, deberás determinar qué acción implementar para remediar esta situación.

Si puedes, encuentra la manera de compartir tu pantalla o trabaja con un documento compartido con todo el equipo durante la retrospectiva. De esa manera, todos podrán ver que estás tomando notas, enumerando acciones y considerando seriamente los comentarios de cada miembro del equipo. Esta es una buena manera de aumentar el compromiso y convertir las conversaciones en pasos concretos, especialmente si es la primera vez que realizas este tipo de reunión.

Este es un ejemplo de cómo puedes visualizar y recopilar los comentarios durante la reunión. En este tablero Kanban, se incluye una agenda de la reunión, además de columnas para documentar preguntas y diferentes categorías de comentarios.

4. Enumerar las acciones pendientes

Ahora es el momento de definir las acciones pendientes para abordar los puntos débiles comunes. Estas acciones representan los siguientes pasos concretos e incluyen los encargados y los plazos, es decir que tú y el equipo son responsables de que se lleven a cabo. Definir las acciones a realizar durante la retrospectiva Scrum del sprint brinda claridad sobre quién está haciendo qué y cuándo. Además, ayuda al equipo a comprender por qué cada una es importante para el éxito colectivo.

Para continuar con el ejemplo anterior, si varios miembros del equipo dicen que no tenían suficiente información para realizar las tareas, puedes crear una acción pendiente para obtener más información del contexto de las partes interesadas durante el refinamiento del trabajo pendiente (backlog) del sprint.

5. Cerrar la reunión

Reserva unos minutos al final de la retrospectiva Scrum del sprint para cerrar la reunión. Durante el cierre, resume brevemente la reunión, agradece a todos por su participación e indica cómo compartirás las acciones pendientes con el equipo. Cerrar formalmente la retrospectiva demuestra que valoras el tiempo y las contribuciones de los demás miembros. Además, garantiza que todos estén alineados en el futuro.

Errores habituales de las retrospectivas Scrum y cómo solucionarlos

Las reuniones retrospectivas del sprint pueden ser difíciles de llevar adelante, especialmente si es la primera vez que planeas una. Estos son algunos errores comunes que debes tener en cuenta y posibles soluciones para evitarlos.

Quedarte sin tiempo

Durante las retrospectivas del sprint hay muchos temas que abordar, por lo que es común que estas reuniones se extiendan mucho más del tiempo asignado. Afortunadamente, puedes implementar algunas soluciones simples para evitar quedarte sin tiempo:

• Crea y comparte una agenda con anticipación. Crear una agenda clara para la reunión es una de las mejores maneras de lograr que la reunión sea eficiente. La agenda debe incluir una lista de temas para discutir, y el tiempo asignado para cada uno. Así, podrás mantenerte enfocado, pasar al siguiente tema cuando sea necesario y asegurarte de abordar todos los puntos en la agenda. Compartir la agenda por adelantado también permite ahorrar tiempo, porque los miembros del equipo ya estarán preparados para contribuir.

• Evalúa cuánto debe durar la reunión. Asegúrate de reservar suficiente tiempo para abordar todos los temas de la agenda. La duración de la reunión puede variar según la situación específica, por ejemplo, cuántos miembros tiene el equipo, cuánto dura el sprint o si hay nuevos miembros en el equipo que deben ponerse al día sobre el proceso de la reunión retrospectiva. Como regla general, debes reservar 45 minutos para un sprint de una semana, 1 hora y media para un sprint de dos semanas, 2 horas y cuarto para un sprint de tres semanas y 3 horas para un sprint de un mes. Asegúrate de incorporar descansos breves cada 30 minutos si organizas sesiones más largas, especialmente si la reunión es virtual. Las investigaciones sugieren que es difícil para los participantes concentrarse pasados los 30 minutos durante una videollamada.

Falta de participación

Compartir comentarios es difícil, especialmente si los miembros del equipo no se sienten cómodos al abordar los puntos débiles o creen que no se valora su opinión. Sin embargo, para poder mejorar tu proceso del sprint, necesitas comentarios constructivos de tu equipo. Estas son algunas formas de aumentar la participación y garantizar que todos puedan contribuir:

• Comparte indicaciones con anticipación para que los miembros del equipo puedan preparar sus ideas y opiniones antes de la reunión. Puede ser difícil para las personas dar su opinión en el momento, especialmente si sienten que son el centro de atención. En lugar de plantear preguntas difíciles por primera vez durante la reunión retrospectiva Scrum, envía una lista de indicaciones al menos unos días antes. Estas pueden incluir preguntas como qué salió bien, qué salió mal y qué debería hacer el equipo de manera diferente la próxima vez.

• Rompe el hielo. Comienza con una pregunta para romper el hielo a fin de establecer un tono divertido y colaborativo para la reunión. Los favoritos de los fanáticos incluyen “¿El perro caliente es un sándwich?”, “Si fueras una papa, ¿cómo te gustaría que te cocinaran?” y “Si tuvieras que enviarle un emoji por email al CEO en este momento, ¿cuál sería?”.

• Demuestra gratitud. Si quieres que los miembros del equipo compartan comentarios, debes crear un espacio seguro y demostrar que sus experiencias y aportes son importantes. Esto significa que cuando otros hablan, debes escuchar activamente y anotar sus comentarios para demostrar que los tienes en cuenta. Además, recuerda agradecer sinceramente a todos por sus contribuciones, especialmente si los aportes son útiles. Ofrecer críticas constructivas es difícil, pero también es esencial para mejorar el proceso del sprint.

Siguientes pasos poco claros

Imagina que pasas horas dando y recopilando comentarios constructivos, cierras la reunión retrospectiva Scrum  y, luego, no pasa nada. No hay un seguimiento ni acciones a realizar, y nada cambia.

Para evitar que esto suceda, asegúrate de documentar y hacer un seguimiento de la información recopilada durante la retrospectiva Scrum del sprint. A continuación, te mostramos cómo hacerlo:

• Toma notas y comparte tu pantalla si es posible. El Scrum master o gerente de producto es el anfitrión de la reunión retrospectiva Scrum del sprint y debe tomar notas. De esa manera, los miembros del equipo pueden centrarse en proporcionar sus comentarios. Las notas de la reunión son esenciales para recordar los puntos importantes y las acciones a realizar que necesitan seguimiento. Y, aunque los métodos para tomar notas varían, no pueden faltar los temas discutidos, las decisiones clave y las acciones pendientes.

• Haz un seguimiento de las acciones pendientes. Definir acciones concretas es la mejor manera de poner en práctica los comentarios y cumplir con el propósito de la retrospectiva del sprint: mejorar continuamente el proceso del sprint. Las acciones pendientes eficaces incluyen un encargado claro, una fecha límite y una descripción que comienza con un verbo para que no haya ambigüedad sobre lo que se debe hacer. Por ejemplo, “Recopilar información del contexto sobre la tarea de las partes interesadas antes del refinamiento del trabajo pendiente” es una descripción mucho más clara que “Más contexto de la tarea”.

• Comparte la información. Las notas y las acciones pendientes son excelentes, pero no son de mucha ayuda si no puedes compartirlas fácilmente con el equipo. En lugar de enviar documentos e emails que pueden perderse fácilmente, organiza la actividad retrospectiva Scrum con una herramienta de gestión de proyectos como Asana. De esa manera, puedes compartir la agenda de la reunión, tomar notas en tiempo real y asignar acciones, todo en el mismo lugar. Además, si usas Asana para coordinar el sprint, el equipo no tiene que alternar entre diferentes herramientas para obtener la información que necesita.

Logra la meta

Las retrospectivas del sprint son esenciales para mejorar continuamente el proceso del sprint. Mientras planificas la siguiente retrospectiva Scrum, echa un vistazo a nuestra plantilla de retrospectivas del sprint gratuita. Así, podrás asegurarte de abordar cada paso clave y garantizar que el equipo pueda colaborar fácilmente durante todo el proceso de retrospectiva de Scrum.