Refinamiento del trabajo pendiente: 3 consejos para mantener tu sprint organizado

Imagina que estás en la cocina organizando todo para hacer la cena y, cuando abres el refrigerador, descubres que no tienes todo lo que necesitas para cocinar porque no dedicaste tiempo a revisar y preparar los ingredientes correctos. Hacer la cena se acaba de convertir en una tarea mucho más ardua de lo que habías anticipado.

Lo mismo ocurre con el refinamiento ágil del trabajo pendiente: si no dedicas tiempo a organizar las tareas pendientes, el próximo sprint no saldrá como esperas.

¿Qué es el refinamiento del trabajo pendiente?

El refinamiento del trabajo pendiente, también conocido como gestión o preparación del trabajo pendiente o backlog, es el período de tiempo en el que los encargados del producto, los gerentes y los miembros del equipo revisan y priorizan los elementos de la lista de tareas pendientes. Este proceso de la gestión de proyectos se utiliza comúnmente en las metodologías ágiles. Cuando dedicas tiempo a identificar qué tareas deben priorizarse para el próximo sprint, tu equipo puede comenzar el proceso de planificación del sprint con claridad y trabajar de manera eficiente una vez que se inicie.

Además de brindar claridad, este proceso ayuda a evitar que los tickets se acumulen en la lista de trabajo pendiente del producto. Por eso, debes intentar ponerlo en práctica al menos una vez en cada sprint para mejorar la planificación.

Por lo general, el gerente de producto es el responsable del refinamiento del trabajo pendiente y realiza lo siguiente:

• Asigna prioridades a los tickets para el próximo sprint.

• Agrega a los tickets poco claros o imprecisos la historia del usuario.

• Combina los tickets duplicados.

• Se reúne con las partes interesadas para obtener más información sobre un ticket.

• Agrupa tickets similares o relevantes en una tarea.

• Divide los tickets con una gran cantidad de trabajo en tareas más pequeñas.

¿Por qué es importante el refinamiento del trabajo pendiente?

El refinamiento del trabajo pendiente es tan importante como llevar a revisar tu coche regularmente. Este proceso obtiene su nombre original en inglés, backlog grooming, de la idea de cuidar una planta (grooming), donde se quita el exceso de ramas para que se vea bien y en buen estado.

Cuando se trata de las tareas pendientes, esto implica revisar todos los tickets e identificar cuáles son menos importantes. Al hacer esto regularmente, los miembros del equipo pueden abordar esos tickets con toda la información de contexto que necesitan para trabajar de forma eficaz.

El refinamiento del trabajo pendiente facilita la planificación de sprints. Por ejemplo, imagina que trabajas en un restaurante, donde algunos cocineros preparan los ingredientes para la comida y otros cocinan. El proceso de refinamiento es similar a cortar las verduras antes de la hora de preparar la cena; en este caso, el sprint. Ayuda a ordenar todo para que, cuando comience el sprint, todos tengan disponible la información que necesitan y no se pierda tiempo en encontrar los ingredientes correctos.

Siempre que sea posible, intenta que tus compañeros de equipo participen en el mantenimiento del trabajo pendiente, ya que esto permite alinear las expectativas en torno a qué vendrá después y da a los miembros del equipo tiempo para pensar en cómo van a abordar cada problema con anticipación. Además, durante la etapa de planificación del sprint, los miembros del equipo ya estarán familiarizados con todos los tickets disponibles.

¿Quién está a cargo del refinamiento del trabajo pendiente?

Tradicionalmente, la gestión de proyectos ágil incluye un líder o encargado del producto que organiza el trabajo pendiente. En algunas metodologías ágiles como Scrum, el Scrum master es responsable de hacerlo.

Trabaja con el equipo a fin de encontrar el mejor proceso para tu situación. En algunos casos, puedes delegar esta responsabilidad a los miembros del equipo que se centran en una parte específica del sprint.

3 consejos para mantener el trabajo pendiente organizado

Mantener las tareas pendientes organizadas no tiene por qué ser complicado. Explora estos consejos para que te resulte más simple:

1. Asegúrate de que el trabajo pendiente sea DEEP

El experto en gestión de productos Roman Pichler recomienda que tus trabajos pendientes del producto tengan las características DEEP.

Estas son:

• Detalles adecuados: cada elemento debe incluir suficiente información contextual para explicar toda la historia del usuario. Un desarrollador debe poder ver una tarea o un ticket y tener todo el contexto que necesita para completar el trabajo.

• Evolución: para ser eficaces, los elementos del trabajo pendiente deben poder evolucionar constantemente. Cualquiera debería poder agregar nuevos tickets o tareas, incluir más información en ellos o eliminarlos a medida que cambian las necesidades. Nada en los trabajos pendientes debe ser permanente.

• Estimación: todos los tickets deben incluir una estimación de cuánto tiempo o esfuerzo requerirá la tarea. La mayoría de los equipos ágiles utilizan una forma estándar de medición en esta sección. La más común es la cantidad de tiempo que llevará la tarea.

• Prioridades: las tareas deben organizarse por orden de importancia. Aquellas que están más relacionadas con el objetivo del sprint tienen prioridad, y todo lo demás viene después.

2. Ten en cuenta las dependencias de la tarea

Al asignar prioridades a las tareas, revísalas bien para asegurarte de que ciertos tickets no dependan unos de otros. Una dependencia es una tarea que depende de la finalización de otra. Si esto ocurre, asegúrate de asignar las prioridades correctamente.

Es importante marcar claramente las dependencias, así el equipo no iniciará accidentalmente una tarea que depende de otra. Estas etiquetas también permiten al equipo establecer prioridades de manera eficiente para que el trabajo fluya sin problemas y tú no tengas que preocuparte por posibles obstáculos.

3. Agiliza las reuniones

Las únicas personas invitadas a la reunión de refinamiento del trabajo pendiente deben ser las partes interesadas que participan en el siguiente sprint, como el gerente del proyecto y los miembros del equipo que trabajarán en cada ticket. El gerente de producto solo debe dedicar tiempo a interactuar con las partes interesadas de diferentes departamentos si estas necesitan más información para una tarea específica. Esto se debe hacer por separado de la reunión de refinamiento para evitar abordar temas innecesarios durante la sesión y centrar la conversación en el sprint en cuestión.

Usa un software de gestión del trabajo para organizar las tareas pendientes fácilmente

Mejora tus procesos de refinamiento del trabajo pendiente con un software que facilite el acceso y la colaboración para todos en el equipo. Una plataforma como Asana te permite mantener la estructura de los sprints, definir a los encargados y las fechas de entrega para cada tarea y encontrar fácilmente la información importante.

¿Quieres empezar a usar Asana en tu equipo ágil? Prueba la plantilla de planificación de sprints de Asana en tu próxima sesión de refinamiento del trabajo pendiente.