Cómo dar feedback efectivo sobre un proyecto en 7 pasos

Si nunca has tenido que dar feedback sobre un proyecto, quizás te parezca una tarea sumamente abrumadora. Sin embargo, como cualquier otra habilidad, la técnica de proporcionar feedback efectivo puede mejorarse y pulirse con el tiempo.

Al hablar del feedback de un proyecto, nos referimos a una conversación sobre el desempeño de un miembro del equipo que debe dar lugar a un paso claro hacia su mejora. El gerente de proyectos, que puede ser o no el gerente directo de los miembros del equipo, suele ser el responsable de compartir este tipo de comentarios. Al enfocarte en detalles específicos del proyecto, en lugar de comentarios más generales a nivel de carrera, puedes generar confianza entre tú y el equipo del proyecto. Cuando se brinda correctamente, el feedback del proyecto puede ser una herramienta fundamental para mejorar los resultados y acelerar el crecimiento profesional de tu equipo.

Los siete pasos que figuran a continuación ofrecen algunos ejemplos de feedback efectivo sobre un proyecto para ayudarte a dominar el proceso de compartir comentarios y preparar a tu equipo para el éxito.

1. Elige el momento apropiado

El momento apropiado es una consideración clave a la hora de dar feedback sobre el proyecto. Para que todo salga bien, pregunta a los miembros de tu equipo cuándo prefieren recibir los comentarios. ¿Les gusta recibir los comentarios de inmediato? ¿O prefieren reunirse más adelante durante la semana para conversar sobre los proyectos en curso?

Al dar feedback, imagina que estás dirigiendo una sesión de lluvia de ideas (brainstorming). Anima a tu equipo para que compartan sus ideas y pensamientos durante la sesión de comentarios. Una sesión de feedback sobre el proyecto bien planificada y en el momento oportuno puede generar nuevas ideas que impulsen el progreso del proyecto.

Esfuérzate por lograr un equilibrio saludable entre el feedback cara a cara y la comunicación asincrónica, o fuera de línea. Tal vez pienses que siempre es mejor brindar los comentarios cara a cara, pero algunas personas prefieren recibir los comentarios por escrito primero y luego conversar al respecto. Pregúntales a los miembros del equipo qué es lo que prefieren y cómo podrías crear una experiencia positiva a la hora de dar feedback. Esto es especialmente relevante en la era del trabajo remoto, donde quizás no veas a los miembros del equipo en persona todos los días.

2. Usa el tipo correcto de feedback

Saber qué tipo de feedback brindar es una parte fundamental del proceso de compartir comentarios. Las diferentes situaciones requieren diferentes tipos de feedback, y como líder de equipo, debes reconocer qué tipo es el más apropiado para cada situación.

No todos los tipos de feedback son relevantes o siquiera apropiados en algunos casos. Si estás liderando el equipo de un proyecto, pero realmente no gestionas a las personas con las que trabajas, es posible que quieras evitar algunos tipos de comentarios más intensos, como las evaluaciones de desempeño. Por otro lado, si eres el líder del proyecto y, además, el gerente del equipo, tú debes decidir si quieres agrupar los comentarios profesionales, sobre el proyecto y sobre el desempeño, o separarlos en diferentes sesiones de feedback.

Los 6 tipos de feedback

• Feedback formal: es apropiado para las reuniones planificadas que se designan específicamente para compartir los comentarios, como las revisiones trimestrales. Ambas partes deben conocer los temas que se tratarán y asistir preparadas con sus pensamientos y preguntas. 

• Feedback informal: puede variar desde elogiar un trabajo bien hecho hasta realizar una edición rápida en un proyecto. Este tipo de comentarios sobre un proyecto puede ser algo engañoso porque puede darse de manera espontánea, así que ten en cuenta el entorno antes de brindar comentarios informales.

• Feedback positivo: es tan esencial como los comentarios constructivos. Debes asegurarte de reconocer a los miembros del equipo cuando realizan un trabajo impecable. Al hacerlo, le recordarás a tu equipo que notas tanto las cosas positivas como las negativas. 

• Feedback de ánimo: al igual que en el caso del feedback positivo, puedes usar el feedback de ánimo para darles a los miembros del equipo un estímulo. ¿Han estado trabajando en un proyecto difícil o parecen un poco agotados? Recuérdales su valor y lo apreciados que son. Hará una gran diferencia.

• Feedback orientado al futuro: se enfoca en soluciones futuras en lugar de en correcciones del pasado. Este tipo de comentarios es más bien un enfoque proactivo para la mejora que se basa en observaciones del pasado. Por ejemplo, si un miembro del equipo tiene dificultades con la gestión del tiempo, es posible que quieras recomendarle una herramienta de organización del calendario en lugar de insistir en hablar de proyectos que se entregaron tarde.

• Feedback constructivo: la crítica constructiva es el mejor tipo de feedback para ayudar a los miembros del equipo a crecer. El hecho de ofrecer una crítica constructiva implica analizar un proyecto, identificar una oportunidad de mejora y proporcionar una recomendación detallada sobre cómo mejorar.

3. Sé directo

Ser directo no significa ser duro. Por el contrario, demuestra que te interesa ayudar a los miembros de tu equipo a crecer.

Intenta evitar el sándwich de comentarios. Se trata de un enfoque en el que se intercalan las críticas constructivas con los elogios, como si fuera un “sándwich”. En su lugar, sé directo con tu feedback. Esto ayudará a fomentar una colaboración saludable entre tu equipo. Ser directo no significa ser brutalmente honesto. Incluye siempre ejemplos y brinda los comentarios en declaraciones en primera persona. Esto te ayudará a centrarte en detalles concretos y en cómo los percibiste, de modo que tú y el miembro de tu equipo puedan centrarse en identificar y aplicar soluciones a los comentarios.

4. Ofrece recomendaciones específicas para mejorar

El mejor tipo de feedback sobre un proyecto es el concreto, es decir, cuando le das al miembro del equipo una recomendación que se aplique a proyectos futuros. Dar recomendaciones es lo que realmente hace que una crítica sea constructiva, en lugar de destructiva.

El “porqué” es fundamental a la hora de compartir comentarios sobre un proyecto. Digamos que estás mirando un email que un miembro del equipo está a punto de enviar y le recomiendas que modifique algún aspecto lingüístico. En este caso, asegúrate de explicarle el motivo por el que estructuras los emails de una manera determinada, o por qué evitas ciertas palabras. 

5. Alienta el feedback ascendente

Al finalizar una sesión de feedback, los miembros del equipo deberían comprender claramente cómo pueden mejorar. Por lo tanto, como gerente de proyectos, siempre deberías abrir el espacio para preguntas después de dar el feedback.

También deberías evaluar el feedback positivo sobre las responsabilidades del gerente de proyectos, como la puntualidad y la claridad. Recuerda que los comentarios van en ambas direcciones, y siempre debes fomentar el feedback ascendente de tu equipo. Cuando recibas los comentarios, no tengas miedo de hacer preguntas como:

• ¿Te resultó útil mi feedback?

• ¿Hay algo más que pueda ofrecerte en algún feedback futuro?

• ¿Hay alguna manera específica en las que prefieras recibir el feedback?

Consulta con los miembros del equipo periódicamente para ver si puedes mejorar la forma en la que das el feedback.

6. Haz un seguimiento con un resumen

Siempre deberías hacer un seguimiento con un resumen de los puntos más importantes después de las reuniones de feedback formal y revisiones de desempeño. Un repaso te ayudará a ti y al miembro del equipo a asimilar mejor la información. Un ejemplo de seguimiento podría ser algo así:

“Hola, ____.

Gracias por tomarte el tiempo de hablar conmigo hoy sobre tu desempeño. Quisiera hacer un resumen rápido de los principales puntos de los que hemos hablado:

• Punto A

• Punto B

• Punto C

• Punto D

Si algo de esto no está claro, por favor, avísame. Y, por supuesto, no dudes en comunicarte conmigo si tienes alguna pregunta o comentario.

Gracias por todo tu esfuerzo.

¡Que tengas un excelente día!”.

Con un email como este puedes confirmar que ambas partes están alineadas y que se comprendieron todos los comentarios.

7. Fomenta el feedback continuo

Una vez que domines el arte de dar feedback efectivo, ya no se sentirá tanto como “dar feedback”, sino más bien como una colaboración continua entre tu equipo y tú.

Cuando te reúnas de manera individual con los miembros del equipo, pregúntales sobre el trabajo que tienen que hacer, o si algún proyecto les resultó particularmente desafiante. Estos tipos de preguntas te indicarán si los miembros del equipo están sobrecargados de trabajo o si les vendría bien más capacitación interna. Estas simples preguntas te permitirán conocer mejor la felicidad y la productividad de tu equipo.

Al seguir estos pasos, empezarás a incorporar el feedback del proyecto en tu proceso diario.

Estrategias efectivas e inefectivas para dar feedback

Los gerentes de proyectos emplean una variedad de técnicas e iniciativas a la hora de dar feedback de un proyecto a sus equipos.

Marco “hacer, probar y considerar”

El marco “hacer, probar y considerar” divide el feedback del proyecto en tres categorías diferentes, cada una de las cuales está pensada para obtener diferentes respuestas de los miembros del equipo del proyecto.

• Feedback para “hacer”: este tipo de comentarios es obligatorio y los usarás para los proyectos que tengan mayores implicaciones para la organización. Por lo tanto, administra el feedback para “hacer” con moderación, y solo cuando el impacto del proyecto vaya más allá de tu equipo o tenga efectos irreversibles.

• Feedback para “probar”: sugiere un posible próximo paso para un proyecto, pero deja la toma de decisiones al equipo. Por ejemplo, explorar los posibles inconvenientes de un proyecto o profundizar en la investigación. Usa esta estrategia cuando creas que el entregable es bueno, pero podría ser mucho mejor o estar más pulido.

• Feedback para “considerar”: es el más enriquecedor de los tres, ya que simplemente le pides a tu equipo que considere formas alternativas de pensar. Si el equipo decide o no tomar en cuenta tu sugerencia es algo que depende completamente de ellos.

Modelo de feedback de McKinsey

La firma de consultoría de gestión McKinsey & Company diseñó este modelo de feedback para agregar estructura al feedback sobre los proyectos, de modo que puedan fluir fácilmente hacia arriba y hacia abajo. El modelo McKinsey establece que el feedback debe ser:

• Específico

• Basado en hechos

• Menos personal

• Irrefutable

• Concreto

Usando los atributos anteriores, deberías estructurar tu feedback de la siguiente manera:

“Cuando hiciste [X], me hizo sentir [Y]. En el futuro, te recomendaría que hicieras [Z]”.

Al combinar una acción específica con un sentimiento resultante y una reacción sugerida, podrás incorporar todos los elementos anteriores. Si bien este lenguaje se aplica sobre todo a la resolución de conflictos, puedes adaptarlo a tus necesidades específicas de feedback.

Feedback SMART

Probablemente ya has oído hablar de los objetivos SMART, pero ¿sabías que también puedes aplicar estos principios al feedback de un proyecto? Recordemos que el acrónimo significa:

• Específico

• Medible

• Alcanzable

• Realista

• De duración limitada

Todos estos atributos se relacionan con el feedback constructivo, ya que debe ser específico para el proyecto, medible, alcanzable, realista y de duración limitada.

La próxima vez que des feedback sobre un proyecto, repasa primero el acrónimo SMART en tu cabeza para asegurarte de que estás marcando todas las casillas. Si hay algo que no encaja, es posible que tengas que modificar tu estrategia para dar feedback.

El método COIN

COIN es un acrónimo en inglés que significa contexto, observación, impacto y próximos pasos. El modelo es útil para estructurar las sesiones de feedback para que sean menos conflictivas y más constructivas. El proceso se divide en 4 pasos: 

1. Contexto: El paso del “contexto” te permite establecer la situación y explicar por qué se está llevando a cabo la conversación. En este paso, haz hincapié en el objetivo final del proyecto para que se entienda por qué es importante el feedback.

2. Observación: Luego, dile al miembro del equipo que has observado su trabajo. Puedes ofrecer tanto feedback positivo como críticas constructivas, pero asegúrate de ser directo en todo momento.

3. Impacto: La etapa del “impacto” profundiza en el valor del feedback. Explica cómo tus sugerencias ayudarán a que el proyecto se acerque más al objetivo establecido.

4. Próximos pasos: Quizás sea la fase más importante. En los “próximos pasos” se deben indicar algunas formas concretas en las que el miembro del equipo puede mejorar. Intenta ser lo más específico posible, por ejemplo, al fomentar la colaboración con otro equipo o recomendar que pruebe una nueva herramienta.

Los beneficios del feedback en la gestión de proyectos

El feedback de los proyectos es importante porque agiliza los procesos, ayuda a los miembros del equipo a crecer, conduce a resultados más sólidos y puede ayudar a crear confianza entre los equipos.

Implementar un ciclo de feedback regular en tus operaciones diarias garantiza un aumento de la productividad y mejores resultados. Sigue leyendo para conocer los beneficios de contar con un ciclo de feedback para tu equipo.

Ahorra tiempo a largo plazo

Si incluyes el feedback de los proyectos en tu día a día, no tendrás que preocuparte de que los proyectos se desvíen debido a las revisiones. Incluir el feedback a lo largo del ciclo de vida del proyecto ayudará a limitar los descuidos y a que los flujos de trabajo sigan funcionando sin problemas. Al comprobar constantemente la calidad, evitarás contratiempos debido a grandes revisiones.

Mejora la cultura del equipo

La comunicación y la colaboración son el corazón de un buen proceso para dar feedback sobre los proyectos. Si tu equipo suele dar y recibir comentarios de manera regular, notarás una cultura más unida dentro de tu equipo y tu entorno de trabajo. ¿Y una ventaja adicional? Los miembros del equipo conocerán los proyectos de los demás, lo que les ayudará a generar nuevas ideas para su trabajo individual.

Ayuda a crear un mejor producto final

Cuando se trata de crear un producto exitoso, cuantas más mentes trabajen, mejor. Los comentarios del proyecto permiten una mayor lluvia de ideas y colaboración en el proceso de creación, lo que a su vez siempre conducirá a un mejor resultado final.

Potencia el crecimiento profesional

Proporcionar feedback bueno y constructivo puede hacer maravillas para los miembros más jóvenes del equipo que tratan de perfeccionar sus habilidades y alcanzar diferentes hitos en sus carreras. Cuando se brindan correctamente, los comentarios del proyecto deben enseñar al receptor algo más amplio sobre qué se considera el éxito en el equipo. Este conocimiento es fundamental para estimular el crecimiento profesional.

Conduce a una comunicación más clara

Como líder del equipo, tú sientas el precedente de la comunicación entre los miembros del equipo. Si das feedback claro y honesto de forma regular, notarás que esto se traslada a la comunicación diaria de tu equipo en el lugar de trabajo.

La comunicación es una parte integral de la cultura de cualquier empresa, por lo que es esencial que des el ejemplo de una comunicación clara a través de tu feedback.

Usa el feedback para potenciar el desempeño del equipo en los proyectos

Dar feedback de manera periódica es clave cuando se trata de producir mejores resultados. El feedback no solo garantiza la calidad de los entregables, sino que también permite una colaboración constante y que se compartan los conocimientos. Implementar el feedback en el ciclo de vida del proyecto hará maravillas en el proceso y el crecimiento profesional de tu equipo.