Los 8 pasos para crear una plantilla para evaluación de desempeño (incluye ejemplos)

Imagen del colaborador - Equipo de AsanaTeam Asana4 de marzo de 20229 min de lectura
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Resumen

Una evaluación de desempeño es un proceso formal de revisión que se utiliza para analizar el progreso de los miembros del equipo. Si bien es cierto que las evaluaciones pueden resultar estresantes, la plantilla te ayudará a estandarizar el proceso. Cuando los miembros del equipo saben exactamente qué temas son los que se tratarán, podrán prepararse y, por ende, la conversación será más productiva. Además, si asocias las evaluaciones a la definición de objetivos, se centrarán en conversar no solamente sobre el impacto actual del trabajo, sino, además, sobre los próximos objetivos. En este artículo, descubrirás cómo una plantilla para evaluación de desempeño puede simplificar y mejorar el proceso evaluativo.

Las evaluaciones de desempeño pueden hacerte revivir recuerdos de cuando tú eras el miembro nuevo del equipo sentado en el banquillo. La situación previa a cada reunión individual ya era bastante estresante si no sabías cómo iba a estar estructurada o de qué se iba a hablar. Pero ahora que eres gerente, tienes la posibilidad de ver las cosas desde una perspectiva diferente y generar una experiencia más positiva.

Las evaluaciones de desempeño son una herramienta sumamente valiosa y útil para aportar estructura y claridad al proceso evaluativo. También es excelente para volver a enfocarse en la experiencia de sopesar los próximos objetivos, más que centrarse en los errores pasados. Con este artículo, aprenderás a crear una plantilla para evaluación de desempeño, que podrás usar en combinación con un software para establecimiento de objetivos y así poder acompañar a tu equipo en su crecimiento.

¿Qué es una evaluación de desempeño?

Una evaluación de desempeño es un proceso formal de revisión que se utiliza para evaluar a los miembros de un equipo según el trabajo que han hecho y brindarles comentarios útiles para el futuro. También conocida como revisión de desempeño o de rendimiento, la evaluación de desempeño, por lo general, se lleva a cabo con frecuencia trimestral, semestral o anual.

Durante una evaluación de desempeño, revisarás el rendimiento general de un miembro del equipo y harás un desglose de las competencias que pretende dominar. Junto a tu empleado explorarán ejemplos específicos de cosas que haya hecho bien y también aquellas áreas en las que aún hay lugar para implementar mejoras. Algunas empresas usan un software para las evaluaciones de desempeño virtuales, pero también se puede realizar el proceso perfectamente sin una herramienta exclusiva para gestión de RR. HH.

Las evaluaciones de desempeño como autoevaluaciones

Las evaluaciones de desempeño son una oportunidad para el crecimiento. Ofrecen la opción de conversar acerca del impacto que genera cada miembro del equipo y cómo cada uno puede avanzar en su rol.

En muchas ocasiones, las plantillas para evaluaciones de desempeño cuentan con un componente de autoevaluación. De este modo, cada miembro del equipo tiene la oportunidad de manejar su propia carrera al compartir los éxitos y próximos objetivos. En tal caso, puedes iniciar la conversación en la evaluación de desempeño pidiéndole al empleado que comparta qué cree que hizo bien y qué áreas cree que se podrían mejorar. Es una manera de hacer que la evaluación sea menos inquisidora y más abierta al diálogo.

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¿Cómo se redacta una evaluación de desempeño?

La plantilla de evaluación de desempeño puede resultar muy útil para prepararte para el proceso evaluativo, ya que ofrece un formato estándar para seguir. A pesar de que deberías adaptar la plantilla según los objetivos del equipo, no olvides mostrársela a los miembros del equipo con anticipación para que sepan de antemano cuáles serán los temas de conversación. Será lo que les permita y anime a conversar acerca de cómo avanzar de allí en adelante. Con una estructura colaborativa, el evaluado se sentirá menos intimidado que con un formulario de evaluación de desempeño tradicional.

8 pasos para preparar una plantilla de evaluación de desempeño

1. Identifica las competencias esenciales

A pesar de que quieras que tu plantilla de evaluación de desempeño cumpla con las necesidades específicas de los miembros de tu equipo, también es importante estandarizarla para proporcionar una evaluación justa para todos. Es decir, considera qué competencias son las más útiles para el departamento entero.

Entre las competencias esenciales con las que puedes medir el desempeño de varios roles del equipo se incluyen las siguientes:

  • El nivel de conocimiento de las habilidades necesarias para el trabajo

  • La calidad o cantidad de trabajo

  • Las habilidades para atención al cliente

  • La participación

  • La iniciativa

  • La integración

Además de estas categorías, puedes incluir un área en el formulario de evaluación para la definición de objetivos y otros temas específicos. Será lo que te ayude a forjar una relación más cercana con cada miembro del equipo cuando te reúnas en forma individual.

Consejo: Puedes agregar subcompetencias debajo de cada categoría para hacer una evaluación de desempeño más detallada. Por ejemplo, debajo de la “calidad/cantidad de trabajo”, agrega puntos como: busca maneras de mejorar la calidad, realiza una amplia variedad de tareas, alcanza objetivos y cumple con los vencimientos.

2. Elige una escala de valoración

Una vez que hayas elegido las competencias para la plantilla de evaluación de desempeño, elige cómo quieres calificar a los miembros de tu equipo. En una escala de valores hay dos principales:

  1. Usar un lenguaje común a ambos interlocutores para analizar los éxitos, las fortalezas y las áreas de mejora.

  2. Brindar un punto de referencia para analizar lo hecho y avanzar con el crecimiento profesional del evaluado.

Pero evita, siempre que puedas, usar una escala numérica. De este modo, los miembros del equipo se centrarán menos en su “calificación” y más en sus competencias. La clave de una buena escala de valoración es garantizar que sea absolutamente clara para todos.

Ejemplo de escala de valoración:

  • Excede las expectativas

  • Con frecuencia, excede las expectativas

  • Cumple con las expectativas de manera constante

  • Necesita mejorar

Asegúrate de que el equipo esté alineado con respecto a lo que significa la escala de valoración. Por ejemplo, dos personas pueden pensar que “cumplir con las expectativas de manera constante” tiene dos significados diferentes. De modo que si todos están en la misma sintonía, habrá mejor predisposición para que la conversación de la evaluación sea más productiva.

3. Determina el ciclo de evaluaciones

La determinación del ciclo de evaluaciones será muy útil para que junto con tu equipo entiendan de cuánto tiempo disponen para prepararse entre sesiones. Los ciclos comunes de revisión son trimestrales, semestrales y anuales, y puede predeterminarlos la empresa. Pero si tienes la opción, tal vez la elección se base en la naturaleza del lugar de trabajo. Por ejemplo, si la cultura laboral es mayormente independiente, puedes organizar evaluaciones mensuales de desempeño para garantizar que los miembros del equipo reciban comentarios con frecuencia. Si tu cultura laboral es muy colaborativa, el equipo tal vez no necesite revisiones tan frecuentes.

Algunos períodos de revisión son mejores para objetivos a corto plazo, mientras que otros sirven para centrarse en objetivos a largo plazo. Por ejemplo, los períodos de revisión trimestral ofrecen tiempo suficiente entre evaluaciones como para que los miembros del equipo consideren los comentarios pasados y trabajen con los objetivos que hayan definido juntos. Una vez que hayas determinado el ciclo de evaluación, es importante que lo cumplas tal como es, para que todos sepan qué esperar de ahí en adelante.

Consejo: También puedes aprovechar el tiempo entre ciclos de evaluación para observar el desempeño laboral en acción y ofrecer oportunidades para el desarrollo profesional. Si ayudas a los miembros del equipo a cumplir con sus objetivos de desempeño, el grupo entero se verá beneficiado.

Lee: 15 tipos de evaluaciones de desempeño de los empleados (con plantillas y ejemplos)

4. Prepara una lista de preguntas

Ahora que ya dominas los conceptos básicos de la plantilla de evaluación de desempeño, prepárate para las reuniones individuales que tendrás con los miembros del equipo. En estas reuniones, te convendrá tener una lista con las preguntas que harás para avanzar con la conversación. Algunas de esas preguntas pueden ser las siguientes:

  • ¿Hay algo que hayas hecho este trimestre por lo que sientas orgullo?

  • ¿Qué objetivos cumpliste? ¿Cuáles no alcanzaste?

  • ¿Cuáles son las dos o tres cosas en las que te centrarás durante el próximo trimestre para crecer profesionalmente?

Para aliviar las tensiones de la evaluación de desempeño, estandariza estas preguntas para todos los miembros del equipo.

Consejo: Elige preguntas que hagan pensar a cada uno en su progreso laboral y sus objetivos. Si bien el sistema de calificaciones de la evaluación de desempeño puede resultar útil para hacer comparaciones a largo plazo, al conversar, las personas pueden verbalizar los problemas y manifestar su satisfacción por lo que han logrado.

Lee: 4 técnicas eficaces para definir roles y responsabilidades

5. Comparte las preguntas con anticipación

Lo mejor que puedes hacer para que los miembros del equipo se preparen para la evaluación de desempeño es hacerles saber con anticipación los temas que se abordarán durante la reunión. Si compartes de antemano las preguntas que has preparado, le das tiempo a cada uno para que las analice y las procese. De este modo, disminuye el nerviosismo y la conversación se torna más colaborativa y constructiva.

También puedes compartir el formato de la revisión, para que tengan una idea de cómo será la conversación. Por ejemplo, ¿esperas que ellos inicien la conversación o serás tú quien la guíe?

Consejo: Aparte de compartir las preguntas con los miembros del equipo, puedes hacerles saber qué esperar si les preguntas por sus logros entre un ciclo de evaluación y otro.

6. Dialoga

Cuando tengas las reuniones para evaluación de desempeño, deberás dejar de lado el tiempo dedicado a cualquier otra cosa que no sea la reunión. Planifica reuniones de entre 30 y 45 minutos con cada miembro del equipo. De ser posible, avísales cuándo se reunirán con una semana de anticipación aproximadamente para que puedan prepararse bien.

Consejo: No olvides pedir a los miembros del equipo sus opiniones durante la conversación. Aparte de las preguntas estándares sobre el desempeño pasado y los objetivos para el futuro, pide comentarios acerca de tu propio estilo de gestión o sobre la cultura corporativa. También puedes preguntar si creen que crecerán en la empresa a largo plazo o dónde creen que lo lograrían.

Lee: ¿Te resulta difícil brindar comentarios? Estos 20 consejos son ideales para ti

7. Crea un marco para establecer objetivos

Las preguntas que les haces a los miembros del equipo durante las evaluaciones deberían fluir hasta que las reuniones se transformen en sesiones de definición de objetivos. Cuando terminas el proceso de revisión de desempeño con un objetivo bien definido, las personas tienen una idea clara de con qué necesitan trabajar entre evaluaciones. Dos de las opciones para establecer objetivos son los objetivos SMART y los OKR:

Objetivos SMART:

  • Específicos

  • Medibles

  • Alcanzables

  • Realista

  • De duración limitada

OKR:

Objetivo 1

  • Resultado clave 1

  • Resultado clave 2

  • Resultado clave 3

Después de ofrecerles una estructura para seguir, permíteles volverse visionarios con sus objetivos mientras eres el facilitador.

Consejo: Cuando te sientas en un segundo plano en el proceso de definición de los objetivos, los demás miembros del equipo sienten que tienen el control de su crecimiento a futuro. Esta actitud también puede ayudar a que las evaluaciones sean más amenas y menos burocráticas.

8. Mantente abierto a las diferentes opiniones

Siempre deberías preguntar a los miembros del equipo qué opinan sobre tu propio desempeño como gerente para seguir satisfaciendo sus necesidades. A veces, las personas no se sienten cómodas como para hacer comentarios con total honestidad en las reuniones individuales. De modo que si quieres respuestas genuinas, deberás considerar la posibilidad de pedir comentarios de forma anónima. Puedes hacer lo siguiente:

  • Envía una encuesta anónima

  • Prepara una caja de comentarios física o virtual

  • Organiza una reunión de equipo para compartir comentarios

Deja en claro que estás abierto a recibir todo tipo de comentarios por parte de los miembros de tu equipo con respecto a ti, siempre que sean positivos o constructivos. Puedes usar esos comentarios para mejorar como gerente y perfeccionar las próximas evaluaciones de desempeño.

Consejo: Si tienes problemas para pensar de qué maneras puedes obtener los comentarios del equipo, pregunta a otros compañeros de trabajo qué métodos utilizan ellos. Otros gerentes pueden tener estrategias para compartir e ideas para implementar en las plantillas de evaluación. Si ves que hay áreas que se superponen entre departamentos, puedes tomar prestadas algunas ideas para incorporarlas a tu formulario de revisión de desempeño.

Lee: Cómo hacer críticas constructivas y cómo recibirlas

Plantilla para evaluación de desempeño (y ejemplos)

A continuación, verás un ejemplo de cómo es una plantilla para evaluación de desempeño. Podrías ofrecer esta plantilla a los miembros de tu equipo para que hagan sus autoevaluaciones y con ello despertar el interés por tener conversaciones valiosas acerca de su progreso en el trabajo y de los próximos objetivos. 

Plantilla de revisión de desempeño de un miembro del equipo

Puedes descargar una versión vacía de la plantilla para personalizarla según las necesidades de tu empresa o departamento.

Plantilla gratis para evaluación de desempeño

Genera confianza en el equipo con reuniones individuales efectivas

Las plantillas para evaluación de desempeño pueden ser útiles para tomar notas durante las reuniones presenciales, pero dado que muchos equipos han cambiado por el trabajo remoto, un software en línea podría resultar incluso más útil que nunca, en este caso. Con las agendas de reuniones virtuales individuales dejas en claro que tienes siempre buena predisposición para el diálogo. Son excelentes para los comentarios informales y para desarrollar confianza y seguridad psicológicas. Al desarrollar este tipo de relación con quienes dependen de ti, podrás prepararte para tener una excelente e interesante conversación durante la revisión de desempeño.

Aunque trabajes en persona, puedes usar estas agendas de reunión individual para mantener las comunicaciones con los miembros del equipo a lo largo del año.

[Vista de Lista] Plantilla para agenda de reunión en Asana, en una vista al estilo de una hoja de cálculo

El proyecto individual también ofrece a los distintos integrantes del equipo la oportunidad de elegir de qué quieren hablar contigo. Piensa en las reuniones individuales como un tiempo dedicado al otro. Has reservado 30 minutos para que lo usen en lo que crean que puede ser más beneficioso para ellos. A veces, pueden querer hablar sobre su programa de TV favorito porque necesitan unos minutos para relajarse. Otras veces, tal vez empiecen directamente a pensar junto contigo en las distintas opciones para resolver un problema.

Por qué son tan importantes las evaluaciones de desempeño

Las evaluaciones de desempeño son importantes tanto para los gerentes como para los miembros del equipo porque en el frenesí del trabajo las comunicaciones pueden quedar cortas. Que digas “bien hecho” de vez en cuando puede servir durante un tiempo, pero los miembros del equipo necesitan contar con algo de tiempo individual cara a cara contigo para compartir los comentarios a fin de seguir su curso laboral y crecer.

Los beneficios de las evaluaciones de desempeño

Las evaluaciones de desempeño pueden ofrecer los siguientes beneficios:

Para los gerentes:

  • Brinda información sobre las prácticas para la selección de personal

  • Aporta comentarios sobre el estilo de gestión

  • Proporciona actualizaciones sobre el estado de bienestar de cada miembro del equipo

Para los miembros del equipo:

  • Mejora las comunicaciones con los líderes

  • Brinda un espacio seguro para manifestar las preocupaciones

  • Ofrece comentarios sobre el desempeño individual

Si bien es cierto que las evaluaciones de desempeño pueden poner los nervios de punta, también son motivadoras y ofrecen a los integrantes de un equipo claridad acerca de qué pueden hacer para mejorar. Con el paso del tiempo, las evaluaciones de desempeño hechas a conciencia ayudan a generar confianza y a demostrarles a los integrantes del grupo que los respaldas tanto a ellos en su trabajo diario como en su elección de carrera.

Mejora las evaluaciones de desempeño con un software diseñado para establecer objetivos

Con un software que permite establecer objetivos como Asana, tu equipo puede recibir actualizaciones más frecuentes sobre el estado en que se encuentran, lo cual disminuye las tensiones cuando empiezan las evaluaciones de desempeño.

La definición de los objetivos mejora el proceso de la evaluación de desempeño, ya que se centra más en el progreso futuro. Cuando los integrantes del equipo pueden ver su progreso en acción, se sienten más comprometidos con sus trabajos.

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