Aprende a elaborar el plan de recursos humanos de una empresa

Sea cual sea el tamaño de la empresa, contar con un plan de recursos humanos es fundamental para prever la falta de recursos y contar con el talento mejor formado. El plan de recursos humanos de una empresa servirá también para asegurar que las personas que trabajan en la compañía están en los puestos adecuados y cuentan con los conocimientos necesarios.

Seguro que has vivido alguna de estas situaciones en tu empresa en alguna ocasión. Un empleado se va de la compañía y tienes varios proyectos en marcha que requieren de la atención urgente de su perfil. Ahora, toca realizar una búsqueda de candidatos y más tarde realizar un onboarding del empleado que requerirá también de algún tiempo. Mientras, tus proyectos urgentes e importantes se distribuyen entre otros perfiles de la empresa. Todo esto, los tiempos, los diferentes interlocutores, etcétera afecta también a la relación con tu cliente.

La planificación de los recursos humanos de una empresa viene a resolver estos y otros problemas. Descubre cómo gestionar y planificar de forma eficaz los proyectos del departamento de recursos humanos.

¿Qué es el departamento de recursos humanos?

El departamento o área de recursos humanos (rrhh) de una empresa es el órgano encargado de gestionar y administrar las relaciones de la compañía con los empleados. Este departamento será responsable de reclutar nuevos empleados, asegurar el desarrollo profesional de los mismos, cuidar de las relaciones laborales y del buen clima laboral así como de capacitar a los empleados. Es decir, el área de recursos humanos de una empresa trabaja con la administración del capital humano de la misma, entendido este como el conjunto de habilidades, conocimientos y personas que trabajan para lograr los objetivos de la empresa.

Podemos concluir, que el departamento de recursos humanos de una empresa se encarga de la gestión del talento de las organizaciones.

¿Qué es la planificación de recursos humanos de una empresa y por qué es importante?

La planificación de recursos humanos de una empresa es el proceso que permite situar el número adecuado de personas cualificadas en el puesto y momento adecuado. Este proceso de planificación dará lugar a un documento que puede incluir planes de acción específicos para la siguientes áreas:

1. Análisis del puesto de trabajo

El análisis de puestos de trabajo consiste en la recopilación de la información sobre los deberes, responsabilidades, tareas y actividades asociadas con un puesto en particular. Este análisis de los puestos de trabajo ayuda a los empleadores a obtener una mejor comprensión de las habilidades y conocimientos necesarios para un determinado trabajo. Este análisis ayuda particularmente en el proceso de reclutamiento.

2. Selección y reclutamiento

En esta etapa del proceso de planeación de recursos humanos se realiza la búsqueda, evaluación y selección de candidatos para puestos vacantes. El proceso de selección y contratación es esencial para garantizar que se elija al candidato adecuado para el puesto, ya que puede tener un impacto a largo plazo en el éxito de una organización. Realizar una buena planificación de la selección de personal es otra de las claves en la planificación de recursos humanos de una empresa.

3. Formación y perfeccionamiento

Una función de recursos humanos es la planificación de la formación continuada de los empleados para garantizar que estos siempre cuenten con los conocimientos más actualizados, puedan contar con planes de carrera adecuados para su crecimiento profesional y su nivel de satisfacción crezca y se consolide. Así, el diseño de planes de carrera es otra de las funciones del departamento de recursos humanos de una empresa. Estos planes de carrera además reducen el absentismo laboral e incrementan los niveles de retención del mejor talento humano y de los empleados más valiosos.

La planificación de los recursos humanos de una empresa se considera un elemento fundamental dentro de la planificación estratégica de las empresas y el departamento de rrhh de una organización uno de los pilares fundamentales de cualquier compañía.

¿Cómo elaborar el plan de recursos humanos de una empresa?

Ha llegado el momento de ponernos manos a la obra y comenzar a trazar las líneas estratégicas de nuestro plan de recursos humanos de una empresa. Con esta guía fácil podrás realizar de forma fácil tu plan de recursos humanos. Si además, quieres tener tu plan bajo control, compartirlo con el equipo para que todos puedan colaborar en la realización del mismo, y realizar un control y seguimiento de tus distintos planes de acción, te recomendamos que utilices un software de gestión de proyectos que te ayudará con todas estas tareas.

El software de gestión de proyectos para recursos humanos te una empresa te permitirá crear procesos de trabajo para, entre otros, incorporación de nuevos empleados; elaboración de preguntas para las entrevistas de trabajo, de forma que todos los implicados puedan realizar sus preguntas; realizar el seguimiento de los procesos de selección y reclutamiento, mantener controladas todas las solicitudes que se realizan al departamento de recursos humanos de una empresa; y contar con todos los materiales de referencia, la información importante y las políticas de la empresa en un solo lugar para que los empleados puedan encontrar fácilmente lo que necesitan cuando lo necesiten.

Ahora que tienes las herramientas adecuadas comenzaremos a elaborar el plan.

1. Elaboración del organigrama de la empresa

A la hora de plantear la estrategia de recursos humanos de una empresa, el primer paso debe ser realizar el organigrama de la compañía si es que todavía no lo tienes. El organigrama es una poderosa herramienta para comprender la estructura de una organización y los roles de sus empleados.

A través del organigrama de la empresa podrás ver los puestos existentes y relaciones en la estructura, así como las funciones de las personas que los ocupan. Esto ayuda a garantizar que cada persona se coloque en el puesto que mejor se adapte a sus habilidades y capacidades, al mismo tiempo que permite una mejor comunicación interna. Comprender cómo funciona una organización te ayudará a tomar mejores decisiones en la gestión del personal, gestión del talento y si es necesaria la contratación de nuevo personal o la reestructuración de puestos ya existentes.

2. Política de recursos humanos de una empresa

La política de recursos humanos de una empresa es un conjunto de pautas que describen cómo la organización debe tratar a sus empleados. La política de recursos humanos de una empresa recoge cómo se seleccionan los empleados, las modalidades de contratación y convenios colectivos relevantes para los puestos de la empresa, los diferentes métodos de evaluación del desempeño, posibles beneficios sociales y el plan de remuneración salarial de los empleados.

Está diseñado para garantizar la equidad y la coherencia en el lugar de trabajo, al mismo tiempo que ayuda a promover un entorno de trabajo positivo. La política de recursos humanos de una empresa debe contener también todo lo relativo a las condiciones de trabajo, los derechos y responsabilidades de los empleados hasta los procedimientos de contratación y despido. Es importante que las empresas cuenten con una política de recursos humanos eficaz, ya que ayuda a proteger tanto a la empresa como a sus empleados.

Una política de recursos humanos completa ayuda a afianzar la cultura empresarial de la compañía y mejorar la satisfacción laboral. Se trata de un documento que no tiene por qué variar anualmente. Si ya cuentas con él, solo deberás revisarlo con la frecuencia deseada para asegurarte que está alineado con la cultura de la empresa y la normativa vigente.

3. Establece los objetivos de tu plan de recursos humanos

Puedes establecer objetivos relacionados con la motivación de los empleados, perseguir retener talento o mejorar los procesos de onboarding de la compañía. También puedes definir otro tipo de objetivos implícitos relacionados con la mejora de la productividad de la empresa o la calidad de vida de los empleados.

4. Análisis y previsión de la oferta futura de empleo

El análisis de los puestos de trabajo es otra función de recursos humanos y te ayudará además a definir qué puestos o modificaciones necesitarás realizar. Ha llegado el momento de realizar un análisis y previsión de la oferta futura de empleo. Para realizar este análisis tendrás que tener un registro completo de todas las personas que forman parte de tu organización así como un documento con todos los perfiles profesionales que se encuentran en tu organización. Se trata de realizar un análisis de los puestos de trabajo. Es algo así como un inventario del talento que tienes en la compañía para poder luego identificar los nuevos perfiles que necesitarás. Un software de recursos humanos te ayudará a tener este registro online y disponible siempre, de forma que puedas buscar perfiles dentro de la empresa rápidamente.

Cuando sabes con qué talentos y habilidades cuenta el personal de la empresa es más fácil definir qué es lo que te falta o lo que necesitarás en el futuro. Aquí caben múltiples escenarios:

• Prever procesos de transición: por ejemplo, cuando un empleado pasa de un puesto a otro de la compañía.

• Prever la formación y capacitación de de los empleados

• Prever posibles escenarios de reducción de empleados y despidos

• Períodos sabáticos de empleados

Cómo realizar un análisis de los puestos de trabajo

Para realizar un buen análisis de los puestos de trabajo el departamento de recursos humanos de una empresa debe entender bien la importancia de cada puesto y el valor que tiene para los procesos de la organización.

En muchos casos, si se trata de compañías muy grandes será prácticamente imposible realizar este análisis para todos los puestos al mismo tiempo. Por este motivo tendrás que realizar una selección de los puestos de referencia. Una vez seleccionados estos puestos, tendrás que determinar cómo vas a recopilar la información y datos necesarios.

Algunos métodos para la obtención de esta información pueden ser: entrevistas personales, cuestionarios o diarios de actividades.

El resultado será un documento con la descripción del puesto de trabajo y las especificaciones que debe ser validado por varias personas. Te sugerimos algunos campos que puedes incluir para la elaboración de tu ficha y descripción del puesto de trabajo:

• Identificación del puesto

• Definición del puesto

• Obligaciones y responsabilidades del cargo

• Requisitos del puesto de trabajo

5. Evaluación del desempeño

Al trabajar con personas, es fundamental hacer un seguimiento de su evolución y determinar si están adecuados para el puesto de trabajo, esto es lo que se conoce como evaluación del desempeño. En ocasiones, serán los supervisores directos los que realicen estas evaluaciones de rendimiento y desempeño del empleado. Pero el departamento de recursos humanos de una empresa debe tener constancia de los mismos y realizar el seguimiento.

Puedes crear varios modelos o plantillas de evaluación del desempeño en tu gestor de proyectos. De esta forma, con tan solo duplicar la plantilla podrás realizar la evaluación y más tarde el seguimiento de una gran número de empleados.

Con un software, además, como Asana, podrás también definir objetivos por proyectos, equipos o personas. De esta forma, los empleados verán en tiempo real si están alcanzando sus objetivos. Así, llegado el momento habrá menos tensiones cuando el empleado se enfrente a la evaluación del desempeño. Cuando los integrantes del equipo pueden ver su progreso a lo largo del tiempo, se sienten más comprometidos con sus trabajos.

6. Indicadores de recursos humanos

Los indicadores de recursos humanos de una empresa o KPIs de recursos humanos son unidades que nos permiten medir la gestión del capital humano que se está realizando. Cuando elabores tu plan de recursos humanos de una empresa no sólo debes registrar cómo se realizará la gestión de talento sino también cómo medirás el éxito de las políticas que estás definiendo en tu plan.

Te sugerimos algunos KPIs que puedes incorporar en tu plan:

• Tasa de rotación

• Duración en el puesto

• Tasa de absentismo laboral

• Employee Net Promoter Score

• Accidentabilidad laboral

Elabora tu plan de recursos humanos y haz seguimiento de su evolución

Lleva tu plan de recursos humanos de una empresa a otro nivel integrándolo en una plataforma de gestión y colaboración de equipos en la que puedas consolidar todo lo que necesitas: objetivos, evaluaciones de desempeño, plantillas para entrevistas de candidatos, etc