17 consejos para empezar a organizarte que realmente funcionan

Foto de la colaboradora - Alicia RaeburnAlicia Raeburn25 de marzo de 202217 min de lectura
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17 consejos para empezar a organizarte hoy mismo

Organizarte te ayuda a ‌estar más concentrado y feliz en el lugar de trabajo. Si no eres una persona organizada, no te preocupes: la organización es una habilidad que se puede aprender y perfeccionar con el tiempo por medio de técnicas y herramientas prácticas, como listas digitales de tareas pendientes, automatizaciones y plantillas. En este artículo, te mostramos los beneficios de ser organizado y describimos 17 consejos prácticos para que puedas mejorar tu organización hoy mismo.

A veces, pareciera que la organización es un rasgo con el que se nace: lo tienes o no. Pero en realidad, la organización se puede aprender y perfeccionar como cualquier otra habilidad blanda

Vale la pena aprenderla. Las personas organizadas tienen menos probabilidades de pasar por alto tareas importantes y tienden a sentirse menos estresadas. Cuando las cosas están organizadas, sabes dónde encontrar tu lista de tareas del día, dónde está la plantilla que siempre usas y qué emails deben enviarse hoy. Esto te deja más tiempo y espacio libres para dedicarlo a la lluvia de ideas, a la creatividad y a la resolución de problemas de mayor impacto.

Ser organizado no es solo para los seguidores de Marie Kondo. Con unos simples cambios, cualquiera puede agregar más organización a su rutina diaria para mejorar su trabajo y reducir el estrés.

¿Cuáles son los beneficios de ser organizado?

Ser organizado ayuda a reducir el estrés. Cuando sabes dónde está cada cosa, puedes lograr más sin sentirte abrumado. En el lugar de trabajo, esto significa que puedes hacer más trabajo de alto impacto sin sentirte agotado. Cuando puedes ver todo tu trabajo en un solo lugar, es más fácil asignar prioridad a las tareas y asegurarte de que los puntos más importantes se lleven a cabo.

Organizarte te libera tiempo para dedicarlo al trabajo que importa. Es una forma infalible de sentirte mejor y más feliz en tu trabajo, gracias a los siguientes beneficios:

  1. Horario más flexible. Organizar y administrar tu agenda con herramientas de gestión del tiempo puede ayudarte a reducir las pérdidas de tiempo, y así brindarte más tiempo para concentrarte y dedicarte al trabajo profundo

  2. Menos estrés. Cuando estás organizado, sabes dónde está cada cosa, cuándo debe entregarse el trabajo y qué pasos debes seguir para realizarlo. No hay necesidad de preocuparse porque cada tarea está asignada y tiene una fecha límite. 

  3. Más espacio para la creatividad. ¿Conoces esa lista de tareas mental que no deja de recordarte lo que hay que hacer? Eso ocupa una enorme cantidad de valiosa capacidad cerebral. Quitar esta preocupación de tu mente liberará más espacio para que lo uses para el trabajo creativo y enfocado.

  4. Menos riesgo de agotamiento. Cuando te sientes estresado y abrumado, es más probable que tomes decisiones apresuradas. Esto aumenta el estrés y, cuando se agrava con el correr del tiempo, conduce al agotamiento. A menudo, el agobio comienza con esa sensación de que hay mucho que hacer y poco tiempo para hacerlo. Organizarte te ayuda a sentirte en control de tu trabajo y reducir la sobrecarga de trabajo.

  5. Aumento de la productividad. En un sistema de organización perfecto, cada trabajo tiene un propósito, un encargado y una fecha límite. Incluso si tu trabajo no es perfecto (que, seamos honestos, nunca lo es) tener un sistema organizado reduce la cantidad de tiempo dedicado a tareas sin sentido y aumenta la productividad.

La organización también ayuda a reducir los pormenores del trabajo, cosas como dar seguimiento a las tareas, alternar entre aplicaciones y buscar actualizaciones de estado. El 60 % de nuestros días está dominado por los pormenores del trabajo, y solo nos queda un 40 % para dedicarlo al trabajo especializado y la estrategia, los aspectos más importantes de tu trabajo. Cuando sabes dónde está cada cosa, puedes pasar menos tiempo buscando información y más tiempo ejecutando el trabajo.

[Mis tareas] Lista de tareas pendientes en la sección Mis tareas de Asana, una herramienta de gestión de proyectos con formato de hoja de cálculo con fechas de entrega y prioridades
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17 formas de organizarte y mantenerte organizado

Organizar tu trabajo puede resultar abrumador, especialmente si no te resulta natural. Pero, como muchos otros aspectos del lugar de trabajo, puedes abordar la organización dividiéndola en pasos más manejables. Ya sea que estés buscando organizar tus tareas individuales, tu trabajo a nivel de proyecto o todo el sistema de tu equipo, aquí te mostramos por dónde comenzar.

6 formas de organizar tus tareas pendientes

Uno de los mejores puntos de partida es organizar tus tareas individuales. Anotar tus tareas pendientes y darles seguimiento te ayuda a hacer las cosas de manera más rápida y efectiva.

1. Da seguimiento a las tareas pendientes en un punto central

Cuanto más tiempo dediques a querer dar seguimiento a tus tareas de forma mental, menos productivo serás. El primer paso para elaborar una lista de tareas pendientes efectiva es quitarla de tu cabeza.

Este es un principio clave del método GTD (Getting Things Done), que te alienta a liberar capacidad mental al dar seguimiento a las tareas pendientes mediante una herramienta en lugar de hacerlo en tu cabeza. Una vez que hayas escrito todas tus tareas pendientes, usa una herramienta de lista de tareas pendientes para convertir esas tareas en pasos organizados y que puedas llevar a la práctica. Con un gestor digital de lista de tareas pendientes, puedes ver todas tus tareas, plazos y fechas de entrega en un solo lugar, para que puedas tomar medidas de manera más rápida y efectiva.

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2. Aprende a gestionar el tiempo

La gestión del tiempo es una parte fundamental de la organización. Si no tienes el control de tu tiempo, no puedes tener el control de tus tareas. 

Afortunadamente, la gestión del tiempo, al igual que la organización, es una habilidad que se puede aprender. Existe una gran variedad de técnicas y estrategias que puedes implementar para mejorar la gestión de tu tiempo. 

No tengas miedo de probar algunas técnicas diferentes hasta que encuentres la que funciona mejor para ti. Estos son algunos ejemplos: 

  • Time blocking: el time blocking se da cuando programas cada momento de tu día. Aquí incluirás tus reuniones, tareas y todo lo demás, desde el momento para revisar Instagram hasta las pausas de descanso para almorzar. Crear un programa detallado te da control sobre tu calendario. Tendrás información precisa sobre cómo estás usando tu tiempo y sobre toda oportunidad de mejora.

  • Timeboxing: para cada tarea, crea el objetivo de terminarla en un tiempo específico. Si no lo haces, las tareas pueden caer en la trampa de la Ley de Parkinson, donde el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible. La técnica de timeboxing evita esto, asegurando que las tareas tomen solo el tiempo necesario. 

  • La técnica Pomodoro: esta técnica puede ayudarte a realizar tu trabajo con un nivel hiperalto de concentración. Es una estructura sencilla: cada Pomodoro consta de bloques de trabajo de 25 minutos con descansos de 5 minutos. Cuando estés en un Pomodoro, limita las distracciones y desactiva las notificaciones. El objetivo es centrarse únicamente en la tarea en cuestión. 

  • “Cómete esa rana”: puede sonar como una extraña técnica de gestión del tiempo, pero el método “Cómete esa rana” proviene de una famosa cita de Mark Twain que indica que si debes hacer algo que no te gusta, como comerte una rana, lo mejor es que lo hagas a primera hora de la mañana. Esencialmente, esto significa abordar primero las tareas más difíciles. Comienza cada día identificando y realizando las tareas más difíciles, y avanza hasta que te queden los elementos más fáciles para terminar el día. Esto te ayudará a aprovechar tus horas de trabajo más productivas, que suelen ser cuando comienzas a trabajar, para empezar con el pie derecho.

Al implementar la gestión del tiempo, puedes tomar el control de tu horario y tener más tiempo para... bueno, lo que quieras. 

Lee: 18 consejos, estrategias y soluciones rápidas de gestión del tiempo para lograr trabajos excelentes

3. Pon en práctica el método de la “bandeja de entrada vacía”

En contra de lo que indica la creencia popular, tener la bandeja de entrada vacía no siempre significa tener cero emails en tu bandeja de entrada. El concepto se refiere más a organizar tus emails y reducir el desorden digital para que puedas estar al tanto de las tareas y actualizaciones importantes.

Para aplicar el método de la “bandeja de entrada vacía”, establece una hora cada semana, o todos los días si es necesario, para clasificar los mensajes entrantes. Revisa tu bandeja de entrada y organiza cada elemento por tareas o prioridades. Intenta aplicar reglas simples que ayuden a que el proceso avance. Por ejemplo, si usas una plataforma de gestión del trabajo, asigna tareas a medida que vas leyendo los mensajes. O usa atajos del teclado para leer rápidamente los mensajes y enviar respuestas rápidas según sea necesario. 

Cada vez que pongas en práctica el método de la “bandeja de entrada vacía”, irá volviéndose más fácil de replicar. Usa un recordatorio de calendario semanal o una alarma diaria para asegurarte de estar al tanto de los mensajes entrantes, o posiblemente ir un paso delante. 

4. Prioriza tu trabajo más importante

Existe una diferencia entre el trabajo que te hace sentir productivo (trabajo ajetreado) y el trabajo que ayuda a que tu equipo y tu negocio avancen. El primero puede hacerte sentir realizado, ¿a quién no le gusta marcar una casilla en la lista de tareas pendientes; pero el otro es el tipo de trabajo que, en última instancia, te ayudará a hacer que tu carrera, tu equipo y tu empresa crezcan. 

La identificación del trabajo más importante comienza con el plan estratégico de tu empresa y los OKR de toda la organización. Cada tarea, por pequeña que sea, debe aportar a esos objetivos más amplios y generales. Conectar tus tareas individuales con los objetivos más amplios te brinda el contexto necesario para realizar tu trabajo más importante.

Cuando sabes cómo tu trabajo contribuye a las iniciativas más amplias de la empresa, tienes el contexto que necesitas para ajustar los plazos y las prioridades. De esa manera, cuando se modifica una fecha de entrega o se agrega un nuevo proyecto a tus responsabilidades, puedes evaluar cómo ese trabajo se compara con tus prioridades actuales y hacer los ajustes correspondientes. 

La pirámide de la claridad

5. Delega tareas

La tercerización o delegación de tareas te permite centrarte en proyectos de alto impacto. Pero delegar puede resultar incómodo, especialmente si estás delegando trabajo a compañeros o incluso, en raras ocasiones, a un superior. Pero en realidad, delegar tareas a la persona adecuada es un acto de confianza y validación. 

Para delegar, comienza por identificar todas las tareas de tu carga de trabajo actual. Luego, determina cuáles son las de mayor prioridad mediante una matriz de Eisenhower, clasificando las tareas como:

  • Importante y urgente. Este es tu trabajo más importante. Asígnate estas tareas a ti mismo y prioriza cualquier trabajo que pertenezca a esta sección. 

  • Importante pero no urgente. Estas son tareas valiosas, pero es posible que no sea necesario hacerlas hoy. Programa el momento en que se realizarán para asegurarte de que así sea.

  • No importante pero urgente. Estas son las tareas pendientes que debes delegar. No son importantes para ti, pero es absolutamente necesario que se lleven a cabo. Asigna estos proyectos a otras personas que puedan encargarse de manera rápida y eficiente.

  • No importante y no urgente. Elimínalas por completo. Esto es trabajar por trabajar.

Si hay trabajo en la categoría “no importante pero urgente” que otra persona podría hacer mejor, la realidad es que delegar es lo mejor que puedes hacer.  

Los cuatro cuadrantes de la matriz de Eisenhower

6. Ordena tu espacio de trabajo físico y virtual

Es energizante y emocionante entrar a trabajar en un espacio de trabajo limpio y acogedor. El hecho de limpiar tu escritorio para que esté libre de distracciones, puede ayudarte a ganar más confianza en ti mismo, a ser más creativo e incluso a reducir la ansiedad. Lo mismo podría aplicarse al ámbito digital. Todos esos emails no leídos y tareas atrasadas son el equivalente virtual a tener montones de documentos atrasados en tu escritorio. 

En lugar de dejar que las tareas y los emails se acumulen hasta que sientas que son estresantes o inmanejables, dedica tiempo cada semana, trimestre o mes, lo que te resulte mejor, para realizar una rutina de limpieza. Para llevar a cabo la limpieza virtual, prueba lo siguiente: 

  • Reasigna cualquier tarea atrasada estableciendo fechas de entrega nuevas y relevantes.

  • Lee y borra tus notificaciones.

  • Pon en práctica el método de la “bandeja de entrada vacía”.

  • Aplica la técnica de time blocking en tu calendario para dejar espacio para una mayor fluidez.

A medida que avances en el proceso de orden y limpieza, recuerda que lo que realmente estás haciendo es proteger a tu yo del futuro del estrés innecesario. 

Lee: 31 ideas para organizar tu escritorio y oficina para el trabajo remoto

6 consejos para organizar el trabajo del proyecto

Organizar las tareas pendientes es el primer paso para organizarse. Después de eso, deberás organizar el trabajo del proyecto. Si nunca has pensado en cómo organizar el trabajo de tu proyecto, estos seis consejos pueden ayudarte a empezar a hacerlo.

1. Crea un lugar para cada cosa

Además de hacer que tu espacio de trabajo sea más funcional, tener cada elemento, tanto digital como físico, en su lugar correspondiente te ahorra tiempo y puede aumentar la productividad

Puedes lograrlo organizando los archivos y las tareas en los proyectos correspondientes. Esto funciona por partida doble: por un lado, tu equipo no tendrá que buscar archivos una y otra vez y, por el otro, puedes reducir la cantidad de reuniones informativas al indicarle fácilmente a tus colegas cuál es el proceso o flujo de trabajo exacto que necesitan. 

A modo de preparación, crea un espacio de proyecto con todos los archivos, tareas, objetivos y documentos relevantes de tu equipo. Puedes usar una plataforma de gestión del trabajo como Asana para alojar toda esa información en un solo lugar, incluso los documentos de referencia y las plantillas.

2. Desglosa los entregables del proyecto

En esencia, un proyecto es una forma de agrupar todas las tareas y entregables asociados a una iniciativa en particular. Puede ser una iniciativa impulsada por una fecha límite, como un evento o el lanzamiento de un producto, o un proceso en curso, como un calendario editorial

Independientemente de en qué esté trabajando tu equipo, divide las tareas del proyecto en componentes que sean lo suficientemente pequeños como para asignarlos a una persona.

A continuación, te explicamos por qué eso es tan importante: Imagina que tienes un entregable complejo que requiere de la colaboración de varias personas para que se concrete. Supongamos que es un blog. Tienes al escritor, al corrector de estilo y al diseñador. Pero si esa única responsabilidad se comparte por igual entre las tres personas, ¿quién se ocupa de que el trabajo avance? ¿Quién le da seguimiento? ¿Quién es responsable de cambiar la fecha límite o mantener a las partes interesadas actualizadas? 

Lo que debes hacer es dividir los entregables del proyecto en fracciones de trabajo más pequeñas. Asigna a cada miembro del equipo su propia tarea, en este caso, una para el diseño, otra para el borrador y otra para la revisión del blog, para que todos sepan quién está haciendo qué y cuándo. Esto también se conoce como estructura de desglose del trabajo (WBS)

Usar un software de seguimiento de proyectos es la forma más fácil de lograrlo. Configura un proyecto bien definido y asigna tareas para que todos puedan ver claramente quién es responsable de qué. De esa manera, los miembros del equipo que tengan preguntas pueden dirigirse directamente a la persona a cargo, eliminando el proceso de tratar de averiguar el “quién”, el “qué”, el “por qué” o el “cuándo” detrás de cada tarea y pregunta.

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3. Haz una copia de seguridad de tus archivos

Todos hemos pasado por ese terrible momento en el que una falla en la computadora o en el software hace que pierdas todo tu trabajo. Pero cada vez más, el almacenamiento en la nube está haciendo que eso sea algo del pasado. Muchas empresas ofrecen soluciones de almacenamiento para empleados, así que si está a tu disposición, aprovéchalo.

Comienza por crear un sistema para todos tus archivos. Realiza una organización previa del espacio que tenga sentido para ti, agregando carpetas y subdivisiones según lo consideres necesario. Si comienzas a realizar copias de seguridad de tus archivos en grandes cantidades sin un sistema de organización real, experimentarás un dolor de cabeza cuando necesites encontrar algo específico en el futuro. 

Asegúrate de que donde sea que trabajes haya una función de autoguardado o de incorporar la rutina de ingresar y guardar tu trabajo. Luego, configura copias de seguridad automáticas si es posible hacerlo. Si no es así, configura recordatorios para hacer una copia de seguridad de todo una vez que termines una tarea y nuevamente al final del día. 

4. Centraliza los informes de estado

Elaborar informes puede ser una de las partes que conlleva más trabajo manual y que consume más tiempo. Todos hemos asistido a una reunión de estado que podría haber sido un email; además, se necesita mucho tiempo para recopilar datos de múltiples fuentes y compilarlos de forma manual en un lugar central. 

En vez de hacer eso, busca una manera de generar el informe en el mismo lugar en el que se realiza el trabajo. Considera usar una herramienta de gestión de proyectos con informes universales que te permita crear paneles de informes en el mismo espacio en el que das seguimiento al trabajo. Utiliza estos paneles para generar informes de estado del proyecto que minimicen las reuniones, al mantener a las partes interesadas actualizadas o permitir que el equipo revise los datos en el momento en el que les resulte más conveniente. 

[Informes] Paneles interactivos de informes universales en Asana
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5. Automatiza tareas y procesos que se repiten

¿Sabías que el trabajador promedio dedica el 13 % de su tiempo a realizar trabajos que ya estaban hechos? Como resultado, los empleados pierden la enorme cantidad de 236 horas al año por realizar trabajo duplicado.

La organización puede ayudarte a reducir los procesos manuales y duplicados y darle a tu equipo más tiempo para el trabajo que realmente importa. Y una de las mejores formas de impulsar la organización es con tecnología de automatización.

La automatización de tareas ayuda a que el trabajo se haga cuando debe hacerse, lo cual es fundamental ya que, todas las semanas, el 26 % de los plazos no se cumplen. Dicho de otra manera, eso significa que 1 de cada 4 tareas no se realiza cuando se supone que debe realizarse. Esa es una gran cantidad de trabajo atrasado que podría evitarse fácilmente. 

Si eres nuevo en la automatización, prueba comenzar con lo básico:

  • Utiliza tecnología de automatización para asignar automáticamente el trabajo a las personas adecuadas.

  • Cambia y ajusta las fechas de entrega en función de las dependencias

  • Estandariza los procesos manuales con plantillas de proyectos personalizables.

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6. Da seguimiento al trabajo en una herramienta central

Cuando todo el trabajo de tu equipo está organizado en una herramienta central, puedes ver exactamente quién está haciendo qué y para cuándo. Esto elimina las conjeturas de la planificación porque sabes cuándo se finalizan las tareas, cuándo es tu turno de intervenir y avanzar con el proyecto, y qué elementos debes priorizar primero.

Para comenzar, asegúrate de que todas las tareas pendientes de tu equipo estén en un solo lugar. Organízalas para que todos tengan acceso a todas las tareas y solicita a cada persona que vaya actualizando en qué está trabajando en tiempo real. De esta forma, todos conocen el estado exacto de cada tarea.

Puedes ir un paso más allá y configurar flujos de trabajo automatizados que alerten a los colegas cuando es su turno de intervenir y hacer avanzar el proyecto. Los flujos de trabajo pueden desencadenar los pasos subsiguientes y asignar fechas de entrega automáticamente, lo que garantiza que los proyectos se mantengan encaminados. Se requiere algo de trabajo de backend para configurarlos, pero una vez que están listos para funcionar, los flujos de trabajo actúan como una fuente central de información para ti, tu equipo y tus tareas diarias.

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5 pasos para organizarte con varios equipos

El último paso, y el más difícil, para organizarte es facilitar el trabajo entre equipos. Cada departamento tiene su propia forma de hacer las cosas, las herramientas que les gusta usar y los procesos que han implementado a lo largo del tiempo. Pero la mayor parte del trabajo se realiza de forma interdisciplinaria abarcando varios departamentos. Prueba estos cinco consejos para simplificar el trabajo entre diferentes equipos y asegurar el éxito de tus proyectos.

Lee: Equipos interdisciplinarios: 9 consejos y beneficios

1. Integra tus herramientas de negocios favoritas

El cambio de contexto, moverse rápidamente de una tarea o aplicación a otra, es un factor de disrupción muy importante. Cada vez que alternas, tu cerebro tiene que adaptarse. Esto agota tu energía y concentración, lo que hace difícil que te concentres en el trabajo o que tomes decisiones efectivas. 

El cambio de contexto es un problema para muchos de nosotros. El trabajador promedio alterna entre 10 aplicaciones hasta 25 veces al día. Como resultado, más de una cuarta parte (el 27 %) de los trabajadores dice que, al cambiar de aplicación, se pasan por alto tanto acciones como mensajes, y el 26 % dice que la sobrecarga de aplicaciones los vuelve menos eficientes. 

Puedes reducir la cantidad de aplicaciones que usas (y, por consiguiente, reducir también parte de esta tensión mental) gracias a la integración de dichas herramientas de negocios. Integrar tus herramientas de negocios favoritas te permite acceder a información de diferentes fuentes, todo en un solo lugar. Eso significa que puedes centralizar tu información en una plataforma de gestión del trabajo y, al mismo tiempo, aprovechar los beneficios que ofrecen herramientas poderosas como Salesforce o Google Docs, combinando así lo mejor de ambos mundos. 

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2. Divide los objetivos más grandes en tareas más pequeñas

Los objetivos grandes pueden parecer abrumadores. Cuando estos objetivos grandes, complicados y audaces no se organizan correctamente, tu equipo puede sentir que alcanzarlos es imposible o que su trabajo no tiene relevancia. Por eso, motivar a los trabajadores es crucial para desarrollar un equipo exitoso: el 39 % de los trabajadores quiere saber que su trabajo agregará valor a la empresa. 

Si conectas estos objetivos generales más amplios a las responsabilidades individuales puedes demostrarle a tu equipo que su trabajo es importante. Por ejemplo, supongamos que tu objetivo a largo plazo es hacer crecer tu base de clientes en un 300 % durante los próximos 5 años. En este nivel tan amplio, es difícil comprender cómo lograrlo o lo que eso significa para la empresa hasta que lo desglosas en objetivos a corto plazo, año por año, tarea por tarea. En este caso, podría ser algo más o menos así:

Objetivo: Aumentar la base de clientes en un 300 % en 5 años

Objetivo anual: Aumentar un 30 % para el final del primer año

Subobjetivos: 

Aumentar el equipo de ventas en un 25 %

  • Implementar el programa de recomendación para empleados y aumentar las recomendaciones en un 5 %

Lanzar una función del producto cada trimestre

  • Contratar a un gerente de Éxito del cliente para que comunique sobre el producto

Aumentar el alcance del marketing en un 10 %

  • Contratar 3 nuevos líderes de equipo

  • Programar 300 publicaciones en redes sociales

Al desglosar tus objetivos en pasos prácticos, te aseguras de mantener un buen ritmo para cumplir con los plazos previstos y, además, muestras a los empleados cómo sus tareas diarias están contribuyendo a los objetivos de alto impacto a gran escala. 

3. Da seguimiento a las dependencias del proyecto

Como equipo, dependemos unos de otros para hacer nuestro trabajo. Pero, ¿qué sucede cuando tu trabajo depende del trabajo de alguien más y ese trabajo se retrasa? Sin una manera sencilla de visualizar las dependencias, no sabes cuándo se retrasa el trabajo y debes hacer ajustes, y los miembros de tu equipo no saben que su retraso realmente está afectando a otra persona. 

El seguimiento claro de las dependencias del proyecto ayuda a reducir las incógnitas para todos los miembros del equipo. Las dependencias del proyecto te permiten ver cuándo tu trabajo depende de la tarea de otra persona, lo que significa que debes esperar a que esa persona termine antes de poder comenzar. Al dar seguimiento a las dependencias con un software de gestión de proyectos, puedes asegurarte de que los miembros del equipo reciban una notificación cuando su tarea se desbloquee. Y si algo se retrasa, los encargados de las tareas saben exactamente a quién contactar para obtener una fecha límite o de entrega actualizada.

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4. Crea plantillas reutilizables y guías de referencia

Incluso si es algo que haces con regularidad, lanzar un nuevo proyecto puede traer consigo factores estresantes subyacentes. Hay muchos detalles a considerar, por ejemplo, recordar cada parte interesada y tarea clave, por lo que es fácil pasar por alto un elemento importante. Al mismo tiempo, no quieres pasar horas reinventando la pólvora para cada nuevo plan de proyecto. La solución es una plantilla de proyectos personalizable que puedes usar y adaptar a las necesidades específicas de tu proyecto. 

Las plantillas y las guías de referencia dan estructura a las tareas repetitivas. Esto facilita el seguimiento y ayuda a evitar la duplicación del trabajo. Son una herramienta adaptable que puede ayudarte a trabajar mejor y más rápido.

¿Por qué usar plantillas?

  • Es menos probable que pases por alto las tareas pequeñas, ya que las supervisas a todas en un solo lugar.

  • Las plantillas son fáciles de modificar y adaptar en función de las lecciones aprendidas.

  • Las plantillas democratizan el conocimiento del gerente de proyectos, volviéndolo accesible para todos.

  • Ayudan a que los nuevos equipos se apoyen en iniciativas existentes.

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5. Crea un núcleo central de información

Organizar el trabajo de tu equipo a menudo se reduce a crear una fuente de información centralizada. Cuando operas utilizando un núcleo de información, reduces la confusión para todo el equipo porque cada persona sabe en qué se supone que debe trabajar, cuándo hacerlo y dónde obtener las herramientas para realizar el trabajo. También permite a las partes interesadas obtener información de un vistazo y hace que sea sencillo proporcionar actualizaciones de estado y reducir las reuniones de estado innecesarias. 

Gracias a la gestión de portafolios de proyectos, puedes simplificar el trabajo al colocarlo en portafolios centralizados para obtener una vista panorámica de tus programas y proyectos. Esta es la versión digital de una pizarra en el espacio común. Aquí, se hace un listado del trabajo de todos y se asigna a los miembros del equipo apropiados, lo que crea un espacio de proyecto activo en el que se pueden hacer modificaciones y generar informes en tiempo real.

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Organizarte te ayuda a trabajar de manera más inteligente

Se necesita un poco de esfuerzo y tiempo para implementar estos consejos de organización y simplificar tu vida. Pero realizar este trabajo con anticipación para organizarte mejor te traerá muchos beneficios en el futuro. Con el tiempo, generarás más espacio en tu jornada laboral para concentrarte en las tareas que mejor realizas o que te brindan mayor satisfacción y, por consiguiente, te permiten trabajar mejor y más feliz.

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