Gestión de entregas: los cinco pasos de un proceso exitoso

Imagen del colaborador - Equipo de AsanaTeam Asana22 de julio de 20217 min de lectura
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Si alguna vez has participado en el lanzamiento de un software, sabes lo complejo que puede ser. Desde gestionar el cronograma del proyecto, hasta dar seguimiento al alcance y supervisar los vencimientos, es mucho trabajo para que lo gestione una sola persona. Es aquí donde entra en juego la gestión de entregas. Si implementas el proceso correcto, podrás gestionar incluso las tareas más complejas.

La gestión de entregas es una técnica usada para gestionar, planificar y controlar una actualización de software para mejorar la calidad, la velocidad y la eficiencia. 

En este artículo, repasaremos en detalle qué es el proceso de gestión de entregas y proporcionaremos una lista de verificación para ayudarte a planificar tus lanzamientos con éxito. 

¿Qué es la gestión de entregas?

La gestión de entregas es una técnica usada para gestionar, planificar y controlar una actualización de software durante las diferentes etapas. El objetivo es mejorar la calidad, la velocidad y la eficiencia de la entrega del software. Esto asegura que tu equipo obtenga la información correcta en el momento adecuado, lo que aumenta la probabilidad de un lanzamiento exitoso. 

¿Qué es la gestión de entregas?

El ciclo de vida de la gestión de entregas consta de cinco etapas: planificación, desarrollo, pruebas, preparación e implementación de una actualización de software. Cada etapa es importante para planificar y ejecutar correctamente un lanzamiento exitoso. 

1. Planificación

El primer paso en el lanzamiento de un software es iniciar la planificación con los participantes del equipo de Desarrollo. Si bien hay varias maneras de hacerlo, las iniciativas más comunes incluyen: organizar una reunión inicial, redactar un caso de negocios y crear una estructura de desglose del trabajo para establecer las dependencias del proyecto.

Ciclo del proceso de gestión de entregas

Como gerente, cada una de estas tareas te ayudarán a ejecutar el ciclo de desarrollo del sistema. Además, durante la fase de planificación, deberás trabajar con el equipo de Operaciones y el equipo directivo para aprobar la construcción del software y tener todo listo para la fase de desarrollo. 

A continuación, encontrarás una lista de verificación que puedes usar para iniciar el proceso de planificación de la entrega:

  1. Ponte en contacto con los participantes: Crea un informe de resumen del proyecto y envíalo a los participantes con anticipación para que puedan revisarlo antes de la reunión inicial.

  2. Organiza una reunión inicial del proyecto: Presenta los detalles clave del proyecto, incluidos los objetivos y las métricas de éxito. 

  3. Redacta un caso de negocios: Explica el valor del proyecto y el impacto que tendrá en la empresa, así como los beneficios que brindará a largo plazo. 

  4. Crea una estructura de desglose del trabajo: Visualiza el proyecto dividiendo las dependencias en pequeñas tareas que sean fáciles de entender. 

  5. Envía el software para su aprobación: Obtén la aprobación de las partes interesadas y realiza los cambios necesarios en el proyecto antes de que el equipo comience a trabajar. 

  6. Planifica el cronograma de lanzamiento: Establece, asigna y haz un seguimiento de las tareas del proyecto para que el lanzamiento del software avance sin problemas. 

Una vez que hayas completado esta lista de verificación, estarás listo para pasar a la siguiente etapa: desarrollo del software. 

2. Desarrollo

El segundo paso del proceso es el más extenso, ya que es cuando los miembros empiezan a desarrollar el software. Durante esta etapa, se deben asignar las tareas a los participantes y se debe comunicar la información del proyecto. 

Una vez que se haya comunicado la información y aclarado todos los detalles, los miembros del equipo pueden comenzar a desarrollar el software y, al mismo tiempo, realizar pruebas para mejorar las funciones necesarias. Es una buena idea empezar a detectar los errores o riesgos potenciales en el entorno de producción para estar preparados para la fase de prueba.

A continuación, encontrarás una lista de verificación que puedes usar para iniciar el proceso de desarrollo del software:

  1. Asignar tareas a los participantes

  2. Establecer las dependencias del proyecto

  3. Usar un registro de riesgos para documentar los riesgos del software

  4. Recurrir al trabajo en equipo para resolver los problemas

  5. Implementar las funciones nuevas en un entorno de producción

  6. Automatizar la fase inicial de pruebas

Si bien el trabajo en equipo y las pruebas son necesarios durante el desarrollo del software, las pruebas reales del software comenzarán en la fase siguiente. 

Automatiza el trabajo con Asana

3. Pruebas de lanzamiento

La fase de prueba es muy importante, incluso más importante que la fase de desarrollo, ya que debes asegurarte de que el software funcione correctamente y esté listo para su lanzamiento.

Durante esta fase, es de gran utilidad que los miembros del equipo ayuden a detectar y corregir cualquier error que surja, pero también es importante poder comenzar con las pruebas de usuario. Si bien dependerá de cuán compleja sea la entrega del software, las pruebas de usuario son una gran oportunidad para que los clientes prueben el software, generalmente a cambio de algún tipo de recompensa. 

También se recomienda realizar pruebas de regresión, cuyo objetivo es repetir las pruebas que se han realizado previamente para comprobar que las funciones que ya fueron aprobadas sigan funcionan correctamente. 

A continuación, encontrarás una lista de verificación que puedes usar para iniciar el proceso de pruebas:

  1. Iniciar la prueba de aceptación de usuario (UAT, por sus siglas en inglés)

  2. Intentar resolver o mitigar los riesgos del software

  3. Identificar errores del software

  4. Realiza pruebas de regresión

Las pruebas son una parte muy importante de cualquier plan de lanzamiento de software y puede llevar mucho tiempo si se necesita realizar muchos cambios.

4. Preparación

Durante la fase de preparación de un lanzamiento de software, tu equipo deberá realizar todos los cambios necesarios y optimizar la funcionalidad del software en un entorno de pruebas. Esto garantiza que todas las partes del software funcionen correctamente y estén listas para ser implementadas.

Siempre es recomendable realizar un control de calidad final, si no varios, para asegurarse de que todas las funcionalidades se hayan implementado correctamente. Esto lo puedes hacer tú junto a tu equipo, aunque también puede ser muy útil obtener ayuda de aquellos miembros del equipo que no están involucrados en esta implementación, ya que podrán analizar el software con una nueva mirada.

A continuación, encontrarás una lista de verificación que puedes usar para iniciar el proceso de preparación:

  1. Reproducir cada escenario de software

  2. Optimizar las integraciones de software

  3. Solucionar los errores del software

  4. Realizar pruebas de control de calidad final

Una vez que hayas realizado la revisión final y el software haya sido aprobado, podrás implementarlo en un entorno real. 

5. Implementación del software

La gestión de la implementación se realiza durante la etapa final del lanzamiento del software. Se refiere al proceso de implementar las primeras ideas de software y trasladar las funcionalidades a un entorno real. 

Para implementar el software con éxito, es necesario realizar más pruebas para garantizar el correcto funcionamiento de todas las funcionalidades del software en un entorno real. Una vez que se hayan realizado todas las pruebas pertinentes, se recomienda verificar constantemente las integraciones del software y realizar los cambios necesarios para mejorar la funcionalidad.

A continuación, encontrarás una lista de verificación que puedes usar para iniciar el proceso de implementación:

  1. Implementar en un entorno real

  2. Realizar las pruebas en un entorno real

  3. Analizar los los indicadores clave de rendimiento (KPI)

  4. Configurar las integraciones

También recomendamos marcar las tareas del proyecto como finalizadas una vez que el software esté en funcionamiento y se hayan realizado los cambios necesarios en las integraciones.

Gestión de entregas vs. gestión de cambios

Si bien existen algunas similitudes entre la gestión de entregas y la gestión de cambios, son dos conceptos muy diferentes. La gestión de entregas se refiere al proceso de implementación de un software, en tanto la gestión de cambios es un proceso para coordinar cambios en un proyecto o negocio mediante un proceso de control de cambios

A continuación, se encuentran las principales diferencias:

  • La gestión de entregas se centra en la configuración, planificación, lanzamiento y pruebas de un proyecto. 

  • La gestión de cambios se centra en la solicitud, evaluación, aprobación y revisión de los cambios de un proyecto. 

Entonces, mientras que la gestión de entregas se centra principalmente en las tareas relacionadas con la planificación y programación de proyectos, la gestión de cambios se centra en coordinar los cambios durante la ejecución del plan. 

Ahora que ya sabes qué es la gestión de entregas y en qué se diferencia de la gestión de cambios, veamos qué metodología es la más adecuada para ti.

Lee: ¿Qué es la gestión de cambios? 6 pasos para crear un excelente proceso de gestión de cambios

Metodologías de la gestión de entregas

El lanzamiento de un software debe seguir los cinco pasos detallados anteriormente, independientemente del método que uses. Sin embargo, existen varias formas diferentes de ejecutar el lanzamiento, como por ejemplo, el desarrollo ágil y el desarrollo en cascada.

Metodologías de la gestión de entregas

Aunque son diferentes, ambos enfoques ofrecen resultados similares. El método que uses dependerá de la complejidad del software en sí y del tamaño de tu equipo. Veamos a continuación las características de cada metodología.

Desarrollo ágil

El desarrollo ágil es un método que implica la planificación de un lanzamiento de software en pequeños pasos progresivos, también denominados sprints o iteraciones. Las funciones básicas de la gestión ágil son:

  • Elaboración de una hoja de ruta

  • Priorización del trabajo pendiente del producto

  • Definición de objetivos lógicos

  • División de las tareas en sprints más pequeños

El desarrollo ágil ayuda a los equipos a gestionar y ejecutar un proyecto complejo, como el lanzamiento de un software, con mayor facilidad. Es más adecuado para equipos que necesitan dividir sus tareas en pequeños objetivos. Este suele ser el caso de equipos más pequeños que trabajan en proyectos complejos. 

Desarrollo en cascada

El desarrollo en cascada es similar al desarrollo ágil en el sentido de que las tareas se dividen, pero se organizan en un orden lineal. Esto significa que cada tarea está vinculada a una dependencia y las tareas siguientes no podrán iniciarse hasta que se finalice la dependencia anterior. Estas son algunas de las funciones más importantes del desarrollo en cascada:

  • Obtención de requisitos

  • Planificación y programación de hitos

  • Implementación del plan

  • Verificación y pruebas

  • Mantenimiento y mejora del plan

El desarrollo en cascada es más adecuado para proyectos más grandes ya que tiende a ser más detallado y para equipos que buscan trabajar en tareas organizadas por etapas. Suele ser el caso de equipos más grandes que tienen los recursos necesarios pero que necesitan un método de ejecución organizado. De todos modos, cualquiera de los métodos debería garantizar un lanzamiento exitoso del software si se implementa correctamente.

La metodología más adecuada para tu equipo dependerá del tamaño y del estilo de organización preferido por el equipo. En caso de dudas, prueba con ambos y descubre cuál se adapta mejor a las necesidades de tu equipo.

Herramientas de gestión de entregas

La gestión de entregas es importante por muchas razones. La más simple es que permite gestionar las fases individuales de un lanzamiento de software de manera sencilla, mediante un proceso más flexible en general. Por eso es tan importante tener implementado el software de gestión del trabajo correcto.

Las herramientas de gestión del trabajo cuentan con una variedad de funciones, como la organización de tareas, la automatización y el seguimiento de informes de errores, entre muchas otras. Las funciones más adecuadas para ti dependerán de los servicios de TI con los que tu equipo necesite ayuda.

La herramienta adecuada puede ayudar a tu equipo a:

  • Mejorar la visibilidad

  • Crear una estructura de desglose del trabajo

  • Aclarar los objetivos definidos

  • Archivar y dar seguimiento a informes de errores

  • Priorizar los cambios del proyecto

  • Optimizar la comunicación

  • Cumplir con los plazos

Estas funciones no solo contribuyen a un lanzamiento de software exitoso, sino que también ayudan a mejorar la dinámica general del equipo. 

Lee: El secreto de una excelente dinámica de grupo

Usa la gestión de entregas para futuros lanzamientos

La gestión de entregas es un excelente proceso que pueden implementar los desarrolladores de software y los equipos de Operaciones de Desarrollo para el lanzamiento de nuevos productos de software. No solo permite detectar errores de nuevas versiones en tiempo real, sino también garantiza que tu infraestructura de TI esté lista para futuras actualizaciones.

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