El 24 de septiembre de 2019, un terremoto de 5.8 grados de magnitud azotó Pakistán. Desde 2015, cientos de miles de rohingyas han huido de Myanmar para escapar de la persecución étnica de su país. En Siria, millones de personas han muerto o huido del conflicto civil, provocando una de las peores crisis humanitarias de nuestros tiempos.

Islamic Relief Canada (IRC) brinda ayuda en estas crisis e involucra a los canadienses para que participen con donaciones y así ayudar a los afectados en estas emergencias. Con más de doscientos proyectos activos y más de tres millones de beneficiarios directos, IRC trabaja con las comunidades para fortalecer su resiliencia ante las calamidades y brinda asistencia vital en situaciones de emergencia cuando se producen las catástrofes. También brindan acceso a los servicios básicos como la educación, el agua, la higiene y la atención sanitaria.

Como parte de una organización global con más de 3500 empleados en 35 países, IRC presta servicios en Canadá con un equipo de 50 personas. Dado que su alcance es tan amplio y su equipo tan pequeño, todos cumplen varias funciones a la vez y trabajan como una empresa emergente. Yusra Rizwan y Usama Khan son dos integrantes del equipo con base en Ontario que supervisan los programas de Voluntariado y RR. HH., Finanzas, Tecnología y Operaciones respectivamente. Su trabajo ayuda a que la organización participe y active donantes canadienses con lo que se ha logrado aumentar sus ingresos por recaudación de fondos de $1 millón a $60 millones de dólares desde 2007.

Este crecimiento se manifiesta en el aumento del impacto a través de sus trabajos de socorro y ayuda. Pero a medida que el equipo crece y los programas evolucionan, se enfrentan a varios desafíos que los llevaron a buscar una herramienta nueva para gestionar su trabajo:

• Requisitos normativos y de conformidad: para hacer su trabajo financiero, Usama necesita contar con documentación de respaldo para todas sus transacciones internacionales, algo que el equipo no pudo proporcionarle con las herramientas que tenían.

• Con los flujos de trabajo aislados faltaba visibilidad: como dependían de una tecnología más adecuada para una empresa pequeña, los sistemas que usaban no se conectaban entre sí. Esto llevó a que los flujos de trabajo tuvieran poca visibilidad y estuvieran aislados y, en consecuencia, les impidieran alcanzar efectivamente sus más ambiciosos objetivos.

• Poca participación de los empleados: las encuestas más recientes de IRC mostraban continuamente que las personas estaban insatisfechas con la información que se compartía y con las comunicaciones en toda la organización. No contar con una fuente certera llevó a que muchos empleados se sintieran frustrados con su trabajo.

• Procesos más lentos y ayuda que llega más lento: la capacidad de IRC de distribuir la ayuda y el apoyo se vio afectada por las demoras en el trabajo. Sin métodos rápidos para activar los programas y brindar ayuda, no podían lograr que sus misiones fueran tan efectivas como en realidad podían serlo.

Un tema muy recurrente en nuestras encuestas de participación de empleados fue la oportunidad de mejorar la forma en que se compartían la información y las comunicaciones en toda la organización; así que buscamos una manera de hacerlo.”

De la incorporación de los directivos a la adopción en todo el equipo

Mientras el equipo evaluaba posibles soluciones, buscaban una que mejorara la forma en que se comparte la información y las comunicaciones, que permitiera la colaboración entre los distintos departamentos, aportara documentación de respaldo para las transacciones financieras y se adaptara al crecimiento del equipo. El director general de IRC, Zaid Al-Rawni, había oído hablar de Asana entre sus contactos y decidió probarla con su equipo.

Lanzaron Asana gradualmente en la organización. Identificaron a los primeros que la adoptaron como Yusra y Usama y los invitaron a dictar sesiones de capacitación para todo el equipo. Repasaron los conceptos básicos de Asana en la capacitación y animaron a los gerentes a migrar sus proyectos a Asana e incorporar a sus equipos. Comenzaron con proyectos que abarcaban a toda la empresa, como las agendas de reuniones, y después ahondaron en proyectos más centrados en los equipos; de esta forma, pudieron dominar con destreza las funciones básicas rápidamente e implementar flujos de trabajo aun más complejos.

Con Asana todo gira en torno a compartir conocimientos. Mientras más funciones descubrimos e incorporamos a los distintos equipos, más se aprecia lo valiosa que es la herramienta y todos empiezan a usarla.”

Un aspecto crucial del éxito de su adopción fue la incorporación de los directivos. El equipo de directores fue el primero en adoptar Asana y la promovió para que la usaran los gerentes y líderes de toda la organización. Al impulsar a los equipos y dar el ejemplo a todos los empleados, los directivos aceleraron la adopción en todo IRC. Pronto, la organización completa se terminó de incorporar porque todos descubrieron cómo hacer su trabajo de manera más eficiente con Asana.

Se trabaja de forma más efectiva para lograr cumplir con su misión

Hoy en día, IRC usa Asana para gestionar todo su trabajo, desde las reuniones hasta dar seguimiento a sus metas y objetivos. Con Asana pueden hacer lo siguiente:

• Cumplir con las normativas y guardar información de respaldo: al usar Asana para gestionar la información y los procesos financieros, Usama y su equipo ahora cuentan con documentación de respaldo para fines de auditoría y reducen la cantidad de desechos al no usar recibos en papel. Todos saben en qué etapa se encuentra cada pago y con las funciones de privacidad de Asana se garantiza que la información confidencial esté segura y que solamente accedan a ella las personas que realmente la necesiten.

• Conservar el compromiso de los voluntarios: al gestionar los programas de voluntariado en Asana, todo el equipo de Yusra logró tener visibilidad de sus numerosas iniciativas. También se estandarizaron elementos del programa como las comunicaciones entre voluntarios, los eventos y la selección de personal con tareas y proyectos basados en plantillas.

• Conectar a toda la organización: a través del boletín de IRC, un proyecto al que todos los empleados tienen acceso, se comparte información útil y se analizan cuestiones que surgen en toda la organización, como las lecciones aprendidas, los atajos tecnológicos o los procesos de aprobaciones para vuelos de la empresa.

• Reducir las reuniones: al gestionar las agendas de las reuniones con Asana se ahorra tiempo, las referencias están al alcance de la mano y es menos necesario dar tanto seguimiento a las reuniones o hacer tantas consultas.

• Alinear la misión con el trabajo diario: IRC da seguimiento a los objetivos y a los indicadores clave de rendimiento en Asana para que todos estén en sintonía a medida que la organización crece y se trabaja en más iniciativas. Los objetivos se siguen durante todo el proceso; desde su origen en la dirección hasta que llegan a los equipos y empleados. Todos pueden ver cómo se conecta su trabajo con la misión y los objetivos de la empresa.

Además de alcanzar la eficiencia, cumplir con las normas y lograr claridad organizativa con Asana, IRC también conserva una memoria institucional útil y precisa del trabajo. Desde las transiciones entre compañeros de equipo o el trabajo recurrente, como los eventos para recaudación de fondos, siempre tienen el contexto y la información que necesitan para trabajar más rápido y con confianza.

Notamos los resultados de nuestro proceso de colaboración simplificado para emergencias inmediatamente después de que se produjera el terremoto en Pakistán. Asana desempeñó un papel fundamental, nos ayudó a comunicarnos y colaborar un 75 % más rápido con los equipos de campo para que pudiéramos responder a la mayor cantidad posible de personas.”

Con esta sólida memoria institucional, IRC se centra en extender su misión para brindar ayuda vital ante emergencias. Los equipos de marketing, recaudación de fondos, relaciones con los donantes y de programas ahora pueden conectar rápidamente los puntos de sus proyectos compartidos en Asana cuando surge una emergencia y esto les permite poder responder más rápido. Después del reciente terremoto que azotó Pakistán, se comprobó el nuevo proceso en Asana y se pudieron lanzar campañas de socorro y concientización un 75 % más rápido. Los voluntarios de Yusra se pudieron involucrar más rápido y Usama pudo dar seguimiento a las donaciones internacionales para colaborar con las operaciones de socorro.

Se involucra a los donantes para que puedan ayudar más

En los próximos meses, IRC no dejará de responder cada vez más rápido ante las emergencias ni cesará en el crecimiento de su impacto global. Yusra, Usama y sus equipos están empezando a usar Asana para gestionar sus procesos de donación. Automatizan los procesos de seguimiento de donantes para alcanzar y poner en marcha a incluso más canadienses y así promover la acción y la ayuda a más personas afectadas por las crisis.