¿Qué es una organización matricial y cómo funciona?

¿Cómo puedes ayudar a los equipos a avanzar rápidamente en proyectos complejos sin que se demoren con las revisiones y aprobaciones de las partes interesadas? La estructura organizacional puede ser la respuesta. En la mayoría de los entornos laborales existen cadenas de mando que permiten saber quién es responsable de la toma de decisiones.

Un organigrama jerárquico tiene al director general en la parte superior y al director de operaciones y al de finanzas justo debajo. Luego, debajo de los roles directivos más altos, se incluyen los gerentes de departamentos, y los gerentes de proyectos se ramifican desde allí.

Una organización matricial se diferencia de esta estructura clásica porque los miembros del equipo dependen tanto del gerente del proyecto como del líder del departamento. En esta guía, analizaremos qué es una organización matricial y cómo puedes usarla para proyectos complejos.

Además, si necesitas aclarar los roles y responsabilidades entre los miembros del equipo puedes usar un gráfico RACI.

¿Qué es una organización matricial?

Una organización matricial es una estructura de trabajo en la que los miembros del equipo dependen de varios líderes. En este tipo de organización, los miembros del equipo (ya sean externos o internos) informan a un gerente de proyecto, así como al líder del departamento. Esta estructura de gestión puede ayudar a tu empresa a crear nuevos productos y servicios sin realinear los equipos.

¿Cómo funcionan las organizaciones matriciales?

Las organizaciones matriciales tienen dos o más estructuras de informes de gestión. Si bien esto puede parecer confuso al principio, los miembros del equipo suelen tener un gerente principal para su departamento.

Informar a un gerente de departamento es similar a una estructura de trabajo tradicional. Por ejemplo, los miembros del equipo de TI informan al líder del departamento de TI. A su vez, el director del departamento de TI depende del vicepresidente de su división. Eventualmente, todas las dependencias conducen al director general (CEO).

La diferencia en una estructura matricial es que los miembros del equipo también informan a los gerentes de proyectos. Para un proyecto, a menudo se requiere la colaboración de varios departamentos como TI, Marketing y Finanzas, por lo que tiene sentido contar con un gerente separado para proyectos individuales.

Tipos de gestión matricial

Existen tres tipos de gestión matricial, con más o menos autoridad del gerente del proyecto. Puedes visualizar estos tipos de gestión en una escala, con el gerente del proyecto en un extremo y el líder del departamento en el otro.

Matriz débil

En una matriz débil, el gerente del proyecto tiene la menor cantidad de poder de decisión en comparación con los otros tipos de gestión matricial. Cuando el gerente del proyecto tiene una autoridad limitada sobre el proyecto, la matriz se debilita porque el presupuesto y el cronograma del proyecto están en manos del líder del departamento. Unplan de comunicación puede evitar las fallas de comunicación en una matriz débil.

Matriz equilibrada

En una matriz equilibrada, el líder del departamento y el gerente del proyecto tienen la misma autoridad y los miembros del equipo rinden cuentas a ambos. Esto mantiene una comunicación abierta entre todas las personas en roles de liderazgo y permite que el proyecto avance sin problemas.

Matriz fuerte

En una matriz fuerte, el gerente del proyecto tiene la mayor parte del poder de decisión y el líder del departamento tiene una autoridad más limitada. Esto crea una estructura organizacional sólida, porque el gerente es el encargado pleno del proyecto. El líder del departamento puede supervisar el proyecto, pero no toma decisiones clave.

Ventajas de la estructura matricial

La estructura matricial es más compleja que la estructura jerárquica, pero tiene muchas ventajas, como objetivos del proyecto claros, un uso eficiente de los recursos, un flujo libre de información y capacitación para los gerentes del proyecto.

Objetivos del proyecto claros

El diseño de la organización matricial puede garantizar una mayor claridad sobre los objetivos del proyecto. Cuando el equipo informa su progreso tanto al gerente del proyecto como al líder del departamento, es fundamental consolidar los objetivos del proyecto. Cuando el gerente siente el apoyo de otros miembros de la alta dirección, la organización del proyecto se convierte en una prioridad.

Situación: Imagina que tu equipo está trabajando en un proyecto de desarrollo de aplicaciones. Como usan una estructura matricial, los desarrolladores de TI te informan a ti, como gerente del proyecto, y al líder del departamento de TI. El objetivo del proyecto es crear una aplicación de búsqueda de palabras clave para que los especialistas en Marketing la utilicen sobre la marcha. Cuando el líder del departamento de TI y el gerente del proyecto comunican un objetivo claro a los desarrolladores, la aplicación se desarrolla más rápido.

Uso eficiente de los recursos

La estructura matricial permite aprovechar los recursos de forma eficiente, ya que los equipos incluyen especialistas de varios departamentos. Esto reduce los costos generales y la cantidad de tiempo que se necesita para llevar a cabo un proyecto. En una estructura jerárquica donde cada equipo depende de un solo gerente, hay menos gerentes por equipo. Estos equipos pueden necesitar más tiempo para crear el producto final porque no tienen miembros con diferentes conocimientos.

Situación: El equipo para crear la aplicación de investigación de palabras clave incluye a especialistas del departamento de TI, de Finanzas y de Marketing. Cuando estas personas informan con éxito a los líderes del departamento y al gerente del proyecto, aumenta la productividad del equipo, se ahorra tiempo y se completa el proyecto de manera más eficiente.

El equipo matricial permite reducir los costos, porque sin un grupo combinado de especialistas, las empresas tendrían que reestructurar los equipos y posiblemente contratar miembros nuevos cada vez que se desarrolla un nuevo producto o servicio.

Libre flujo de la información

Trabajar con una estructura matricial crea un flujo de información libre entre los equipos porque los miembros informan a varios líderes. Y, si bien deben transmitir información en un sistema jerárquico, la matriz hace que el flujo de información sea un requisito. Presentar información a varios líderes puede parecer tedioso, pero con el sistema de gestión de proyectos adecuado, requiere poco o ningún esfuerzo adicional de los miembros del equipo.

Situación: Si el equipo de desarrollo de la aplicación solo rinde cuentas al gerente del proyecto, la información sobre la corrección de un error podría perderse. Es fácil recordar que debes transmitir la información al líder del departamento de TI cuando forma parte del proceso de la matriz.

Capacitación para los gerentes de proyectos

La estructura única de la organización matricial otorga a los gerentes del proyecto una gran cantidad de responsabilidad. Ellos deben guiar a su equipo a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Además, esta estructura desafía a los gerentes del proyecto y capacita a aquellos que quieren ser gerentes multifuncionales en otros departamentos.

Situación: Durante este proyecto, el equipo debe solucionar algunas fallas y ocurre un retraso en el cronograma. Como gerente del proyecto, es tu responsabilidad trabajar con el líder del departamento de TI para resolver con éxito todos los problemas. Al hacerlo, descubres un interés personal en TI y una posible oportunidad profesional en el futuro.

Retención de equipos

La organización matricial es conocida por su gran capacidad de retención, porque cuando los especialistas trabajan juntos, el equipo de Productos se mantiene fuerte. Estas personas tienen líderes de departamento operativos y luego se asignan a los gerentes del proyecto. Los especialistas suelen disfrutar trabajar juntos y esto puede mejorar el rendimiento del proyecto.

Situación: Para trabajar en el desarrollo de la aplicación de investigación de palabras clave, el equipo del proyecto se compone de varios especialistas en TI, Marketing y Finanzas, que comprenden todos los pormenores de la creación de una aplicación para dispositivos móviles. Este equipo de especialistas probablemente se mantendrá unido para trabajar en muchos proyectos en el futuro.

Desventajas de la estructura matricial

Al igual que la estructura jerárquica de informes, la organización matricial también tiene desventajas. La mayoría generadas por la complejidad de la estructura. Si bien los diseños complejos ofrecen beneficios cuando funcionan, también pueden causar conflictos y complicar los procesos.

Informes complejos

La complejidad de la organización matricial puede representar una desventaja porque los equipos pueden tener problemas para saber a quién informar y cuándo. Si bien el propósito de esta estructura es beneficiar a los equipos, puede complicar los proyectos y dificultar el proceso general.

Solución: La mejor manera de evitar problemas en el momento de rendir cuentas es asegurarse de que todos los miembros de la matriz comprendan a quién informar y cómo hacerlo. Usar una plataforma de gestión de proyectos intuitiva que facilita el trabajo entre los equipos puede hacer que la estructura matricial resulte menos compleja.

Tiempos de respuesta lentos

La complejidad de la matriz puede generar tiempos de respuesta lentos y retrasos en los proyectos. Los tiempos de respuesta lentos provienen de la necesidad de compartir información con varias personas. Que más personas estén involucradas es algo bueno, pero la desventaja es que transmitir la información a todos lleva tiempo.

Solución: Usar un sistema de gestión de proyectos resolverá el problema de los tiempos de respuesta lentos de la estructura matricial. Como fuente centralizada de información, Asana puede evitar el trabajo duplicado y aumentar la visibilidad entre los equipos y la alta dirección.

Instrucciones contradictorias

Las instrucciones contradictorias ocurren cuando el gerente del proyecto y el líder de departamento no están alineados. Si bien la estructura matricial está destinada a fomentar el trabajo en equipo, puede generar lo contrario dependiendo de las personalidades involucradas.

Solución: Para evitar proporcionar instrucciones contradictorias, establece un sistema que permita a los gerentes interactuar directamente entre sí. Los miembros del equipo no se sentirán atrapados en el medio si los gerentes están en sintonía y alineados sobre los objetivos del proyecto.

Posibles conflictos

La principal diferencia entre la estructura jerárquica y la matricial es que en esta última los miembros del equipo informan a dos gerentes. Esto hace que sea más compleja y pone más responsabilidad en los miembros del equipo. Con dos gerentes, pueden recibir más comentarios y orientación, pero también se puede generar fricciones.

Solución: Para evitar posibles fricciones, es fundamental que el líder de departamento y el gerente del proyecto se comuniquen. No es responsabilidad del equipo elegir entre gerentes cuando ocurre un conflicto. Entonces, ya sea en persona o mediante sistemas virtuales, los gerentes pueden evitar problemas futuros al definir objetivos claros para el proyecto desde el primer día y al trabajar juntos para crear un producto exitoso.

Gestión de múltiples prioridades

En una estructura matricial, puede ser difícil para los miembros del equipo hacer malabares con las prioridades si los gerentes no trabajan juntos. Si el líder del departamento cree que sus tareas son las más importantes y el gerente del proyecto piensa lo mismo, el equipo puede tener problemas para determinar qué instrucción priorizar.

Solución: Cuando los miembros del equipo tienen problemas para priorizar el trabajo debido a una falta de comunicación entre los gerentes, estos últimos deben evaluar las tareas y determinar qué se debe hacer primero. La mayoría de los problemas que pueden surgir con una estructura matricial se resuelven con una sólida colaboración, comunicación y claridad entre los equipos.

Mejora la estructura matricial con herramientas de gestión de proyectos

Usar herramientas de gestión de proyectos es la mejor manera de lograr que la estructura matricial funcione. Además, estas permiten que el gerente del proyecto y el líder del departamento puedan alinearse en torno a los objetivos del proyecto, planificar el trabajo juntos y establecer una línea de comunicación clara. Cuando cada pieza está en su lugar, los miembros del equipo tienen la claridad que necesitan para trabajar de manera eficiente y lograr los objetivos del proyecto.

¿Necesitas aclarar los roles y responsabilidades entre los miembros del equipo? Usa un gráfico RACI.