Cómo usar los tableros de ideas para fomentar la colaboración efectiva en los equipos

Cuando tu equipo se reúne para pensar nuevas ideas, pueden saltar muchas chispas, pero registrar las ideas correctamente de manera que tengan sentido a posteriori es todo un desafío. Escribir las ideas en notas adhesivas puede ser divertido y eficiente en el apuro del momento. ¿Pero qué sucede después cuando tienes que convertir los papeles color rosa y verde neón en acciones concretas que debes presentar al equipo directivo?

Los tableros de ideas digitales no son simplemente una opción efectiva para realizar sesiones de lluvia de ideas con equipos virtuales, sino que también son la herramienta perfecta para mantener todas las grandiosas (y no tan grandiosas) ideas en un solo lugar. 

Sigue leyendo para obtener más información sobre los diferentes tipos de tableros de ideas, los beneficios de usar los digitales y las integraciones de tableros de ideas en Asana que todos deberían conocer.

¿Qué es un tablero de ideas?

Un tablero de ideas es una colección visual de pensamientos que tu equipo selecciona. Los tableros de ideas son un lugar excelente para registrar, organizar y editar las ideas antes de convertirlas en planes de acción.

Los tableros vienen de tantas formas y tamaños como las ideas de las que están hechos; puedes escribirlas en una papel en blanco, crear un colección de notas adhesivas en una pared o reunir todos los pensamientos de tu equipo en una pizarra digital.

Cuándo usar los tableros de ideas

Los tableros de ideas son una herramienta excelente para proponer ideas nuevas y creativas. Por lo general, es lo que se produce durante una sesión de lluvia de ideas.

Se pueden usar para registrar las ideas cuando el equipo realiza una sesión de lluvia de ideas para cualquiera de los siguientes casos:

• Nombres de productos.

• Conceptos creativos.

• Soluciones. 

• Análisis retrospectivos o reuniones post mortem.

• Ideas de diseño.

• Conceptos publicitarios.

• Ideas para eventos.

• Mejoras de productos o procesos.

Cualquier tipo de proceso de generación de ideas puede beneficiarse del uso de un tablero de ideas.

Cómo crear un tablero de ideas

Ya sea que uses una pizarra física o un tablero de ideas en línea, los pasos para crearlo son bastante similares.

Paso 1: establece un objetivo y un plazo

Una sesión de lluvia de ideas solo puede estar orientada al objetivo si todos saben cuál es ese objetivo. Reúne a tus compañeros de equipo y hazles saber qué es lo que buscas. Según la naturaleza de la lluvia de ideas, incluso puede resultar útil poner a tu equipo al día antes de la reunión para que puedan investigar y pensar las ideas de antemano.

Luego, cuando estés listo para comenzar con la sesión de lluvia de ideas, establece un plazo. Para que las sesiones de lluvia de ideas sean efectivas deben durar entre 15 y 45 minutos. Establecer un plazo te ayudará a mantener a tu equipo enfocado en la tarea que están realizando.

En función de tus objetivos específicos, suele resultar útil dividir la sesión en partes más pequeñas para ayudar a tu equipo a mantenerse encaminado.

En una sesión reciente de lluvia de ideas, nuestro equipo de Marketing pasó los primeros diez minutos pensando en los temas y los siguientes diez minutos pensando en las ideas específicas para esos temas. Cuando le pones restricciones de tiempo a la sesión, es más probable que tu equipo comience a trabajar de inmediato y se mantenga concentrado, en lugar de esperar a sentirse inspirados.”

Paso 2: crea un entorno abierto y positivo

Tus compañeros de equipo estarán mucho más dispuestos a contribuir con sus ideas si no se sienten intimidados o asustados de que sus ideas sean malas. De hecho, puede resultar útil preguntar al equipo por sus “malas ideas” al comienzo de la sesión para quitar algo de presión y dejar que fluya la creatividad. Quién sabe, quizás una de esas “malas ideas” sea una idea brillante encubierta.

Paso 3: asigna a alguien para que tome notas o invita a tu equipo a colaborar

Cuando reúnas a los miembros del equipo en el mismo espacio físico, asigna a una persona para que anote todas las ideas que surjan durante la sesión. Es útil usar una herramienta digital para lluvias de ideas que te permita compartir las ideas de inmediato después de la reunión sin tener que transcribirlas primero.

Si usas un tablero de ideas en un entorno remoto, otra opción es compartir una plantilla de lluvia de ideas virtual con tus compañeros de equipo. De ese modo, ellos pueden colaborar en el tablero de ideas en tiempo real o de forma asincrónica cuando les resulte más conveniente.

Paso 4: analiza las ideas

Una vez que se hayan registrado todas las ideas, revísalas una por una. Según cuántas ideas se les haya ocurrido a tu equipo, es recomendable votar por las mejores y reducir la cantidad que analizará en detalle.

Dale a la persona que se le ocurrió cada idea la oportunidad para explicar mejor lo que tenía en mente, haz preguntas para aclarar sus pensamientos e invita a los demás a que aporten más ideas. Sigue registrando todos los aportes nuevos para crear una colección de ideas completa.

Paso 5: edita tu tablero de ideas.

Por último, edita el tablero de ideas. Para esto, archiva o elimina las ideas que no fueron seleccionadas y destaca las que quieres convertir en acciones pendientes. Un tablero de ideas digital hará que este paso sea mucho más fácil para tu equipo, ya que puedes arrastrar y soltar elementos de un lado a otro y crear un documento más estructurado y organizado. También te permite seleccionar ideas y guardarlas para la próxima sesión de lluvia de ideas sin el riesgo de perderlas.

Tipos de tableros de ideas

Para empezar, existen tableros de ideas físicos y digitales. Puedes recopilar ideas e información en papel, pizarras, notas adhesivas, paredes de vidrio; o puedes ir por el camino digital, que hace que sea mucho más fácil compartir tus ideas con los miembros del equipo a través de diferentes oficinas o incluso países.

Los tableros de ideas tienen una gran variedad de formas y diseños:

• Gráficos o tableros: estos tableros de ideas te permiten organizar las ideas en diferentes categorías mientras se realiza la sesión de lluvia de ideas. Una de las herramientas más populares es un tablero Kanban que ordena tus ideas en tareas. Por ejemplo, tu tablero Kanban puede tener columnas que indican tareas abiertas, tareas en progreso y tareas finalizadas.

• Mapas mentales o clústeres: estos diagramas son una excelente forma de visualizar las conexiones entre las ideas. Puedes usar estas conexiones para destacar aún más las prioridades a través de jerarquías.

• Tableros de inspiración: si trabajas en algo que está más relacionado con la creatividad, como el diseño de un nuevo producto o una campaña publicitaria, crea un tablero de ideas lleno de imágenes, colores e ilustraciones para que surjan nuevas ideas.

Beneficios de los tableros digitales de ideas

Usar tableros de ideas digitales o virtuales en lugar de físicos puede beneficiar a tu equipo de muchas maneras.

• Inclusión: todos los miembros de tu equipo pueden participar. Dado que el tablero de ideas se completa de forma digital, incluso los miembros más tímidos de tu equipo tienen la posibilidad de contribuir con sus ideas sin sentir que toda la atención está sobre ellos.

• Capacidad para compartir: ya sea que estés haciendo una sesión de lluvia de ideas virtual o una reunión con tu equipo en el mismo espacio físico, puedes compartir fácilmente el tablero de ideas con todos. Ya no tendrás que preocuparte por tomar fotos de la pizarra e intentar descifrar la letra garabateada de algún compañero; compartir y editar tus ideas nunca ha sido tan fácil.

• Edición sin límites: como el tablero de ideas es digital puedes agregar, eliminar y reestructurar el tablero tanto y tantas veces como quieras sin que se transforme en un caos de notas adhesivas. 

• Flexibilidad: por lo general, los miembros del equipos no están siempre disponibles al mismo tiempo. Si gestionas un equipo disperso a nivel geográfico o un equipo remoto, los tableros de ideas digitales permiten que tus compañeros de equipo aporten sus ideas cuando les resulte más conveniente.

• Organización: con los tableros de ideas digitales no tienes que preocuparte por pensar en un diseño u orden antes de escribir tus ideas. Elige una plantilla de tablero de ideas que coincida con tu visión y simplemente comienza con la lluvia de ideas. Todas las ideas de tu equipo se guardarán en tiempo real, y se pueden organizar con solo un clic. Las ideas que no necesitas en este momento pero que quieras guardar para referencia futura se pueden archivar y volver a buscar más adelante.

• Detalle: puedes agregar enlaces, imágenes, videos o documentos a tus tableros de ideas digitales para respaldar aún más tus puntos. Esto hace que sea más fácil tener todas las ideas en un solo lugar y conectar la información relevante.

• Fácil implementación: una vez que hayas elegido tus ideas favoritas, lo único que tienes que hacer es copiarlas y pegarlas en el calendario, herramienta de tablero Kanban o software de gestión del trabajo.

Tableros digitales de ideas en Asana

Asana puede ayudarte a compartir los tableros digitales de ideas con el equipo mediante integraciones como las que tiene con Lucidchart o Miro. Reúne todas tus herramientas e ideas en un solo lugar para que puedas enfocarte en lo que realmente importa: conectarte con tu equipo para generar ideas innovadoras.

Lucidchart 

Lucidchart te permite crear diagramas y tableros de ideas virtuales. Con el conjunto de programas para colaboración visual de Lucid puedes definir de manera rápida y fácil las lluvias de ideas, los procesos, los sistemas y las personas de tu organización. Gracias a la integración con Asana, puedes compartir fácilmente los diagramas y tableros de ideas con el equipo.

Miro

Miro es una plataforma de pizarra digital que te permite colaborar con tu equipo independientemente de si comparten la misma oficina o están geográficamente dispersos por todo el mundo. La integración entre Asana y Miro es perfecta para las sesiones de lluvia de ideas del equipo. Esta integración puede ayudarte a facilitar ceremonias de la metodología ágil y a realizar revisiones de diseño.

Convierte las ideas en acciones pendientes

Los tableros de visualización no solo son útiles cuando tienes que pensar en nuevas ideas. También te ayudan a organizar lo que tienes que hacer al ordenar las acciones pendientes en categorías útiles para dar seguimiento al progreso de cada tarea.

Un tablero Kanban virtual es el lugar perfecto para crear un resumen dinámico del trabajo de tu proyecto para que el equipo pueda mantenerse informado sobre lo que debe hacerse, lo que está en progreso y lo que ya se finalizó.